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Scannen Sie alle Ihre Belege

Harvest bietet eine nahtlose Möglichkeit, Ausgaben mit manuellen Beleg-Uploads zu verwalten, unterstützt mehrere Währungen und die Kilometerverfolgung und gewährleistet Compliance und Genauigkeit.

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Die Bedeutung der Digitalisierung von Belegen

Die Digitalisierung von Belegen ist entscheidend für moderne Unternehmen, die Effizienz und Genauigkeit im Ausgabenmanagement anstreben. Mit dem digitalen Belegmarkt, der bis 2033 voraussichtlich 5,1 Milliarden USD erreichen wird, übernehmen Unternehmen zunehmend digitale Lösungen zur Optimierung ihrer Abläufe. Unternehmen, die diese Systeme implementieren, verzeichnen oft eine Akzeptanzrate von 60–75 % innerhalb von sechs Monaten und einen Anstieg der Kundenzufriedenheit um 12–18 %. Dieser Wandel wird durch die Notwendigkeit vorangetrieben, die durchschnittlichen Verarbeitungskosten von 58 USD pro Ausgabenbericht zu senken und die Fehlerquote von 19 %, die 52 USD an Nachbearbeitungskosten hinzufügt, zu minimieren.

Viele Organisationen stehen vor Herausforderungen wie verlorenen oder beschädigten Belegen, die digitale Lösungen effektiv angehen können. Durch die Digitalisierung von Belegen speichern Unternehmen nicht nur permanente Backups, sondern erleichtern auch das einfache Teilen, schnelle Suchen und den Cloud-Zugriff. Dieser Übergang spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch erheblich die jährlichen Arbeitskosten von 8.000–15.000 USD, die mittelständische Unternehmen bei der Verarbeitung von Papierbelegen anfallen. Mit Harvest können Unternehmen Belege manuell hochladen und kategorisieren, um Compliance und Genauigkeit bei der Verfolgung von Ausgaben sicherzustellen.

Wie Harvest die Verwaltung von Belegen unterstützt

Obwohl Harvest keine OCR-Technologie für die automatische Datenerfassung anbietet, stellt es eine zuverlässige Plattform zur Verwaltung von Ausgaben bereit, indem Benutzer Belegbilder manuell hochladen und kategorisieren können. Diese manuelle Eingabe gewährleistet, dass die Benutzer die Kontrolle über die Genauigkeit ihrer Finanzdaten behalten, was für die Einhaltung von Vorschriften und Prüfungszwecke von entscheidender Bedeutung ist. Die Unterstützung verschiedener Währungen durch Harvest erhöht zusätzlich den Nutzen für Unternehmen, die international tätig sind.

Zu den Funktionen von Harvest gehört die Möglichkeit, Kilometer zu verfolgen, indem eine Kategorie für Kilometerkosten erstellt wird, die die Beleguploads für Steuerabzüge ergänzt. Mit Harvest können Unternehmen ihre Ausgaben effektiv verwalten und sicherstellen, dass alle Finanzunterlagen genau und aktuell sind, was die Vorbereitung von Steuererklärungen und Prüfungsprozesse erleichtert.

Effiziente Ausgabenberichterstattung mit Harvest

Effiziente Ausgabenberichterstattung ist entscheidend für die Transparenz der Organisation und die finanzielle Gesundheit. Traditionelle Methoden sind oft mit arbeitsintensiven Prozessen verbunden, wobei ein durchschnittlicher Ausgabenbericht 20 Minuten für die manuelle Bearbeitung benötigt. Harvest begegnet dieser Herausforderung, indem es den Benutzern ermöglicht, detaillierte Ausgabenberichte basierend auf manuell eingegebenen Daten zu filtern und zu erstellen. Dieser Ansatz hilft Unternehmen, die durchschnittliche Bearbeitungszeit für Mitarbeitererstattungen von 14 Tagen auf nur 3 Tage zu reduzieren.

Obwohl Harvest die Kategorisierung von Ausgaben nicht automatisiert, ermöglicht es den Benutzern, Finanzdaten effektiv zu organisieren und klare Einblicke für eine bessere Budgetprognose und Compliance zu bieten. Mit seinen Integrationsmöglichkeiten mit QuickBooks Online und Xero für das Rechnungsmanagement sorgt Harvest dafür, dass wesentliche Finanzoperationen nahtlos und effizient bleiben.

Einhaltung von Vorschriften mit digitaler Belegverwaltung

Die Einhaltung finanzieller Vorschriften hat für Unternehmen oberste Priorität, insbesondere bei der Verwaltung von Belegen und Ausgaben. Die IRS und andere Regulierungsbehörden verlangen, dass digitale Kopien von Belegen leserlich, genau und leicht abrufbar sind. Harvest unterstützt die Einhaltung, indem es den Benutzern ermöglicht, Belegbilder hochzuladen und Informationen manuell zu überprüfen, sodass alle finanziellen Transaktionen den regulatorischen Standards entsprechen.

Darüber hinaus erleichtern digitale Systeme wie Harvest die Durchsetzung von Unternehmensausgabenrichtlinien, indem sie Validierungen automatisieren und verdächtige Muster kennzeichnen. Diese Fähigkeit reduziert Betrug um bis zu 80 % und bietet eine sichere Umgebung für Finanzoperationen. Durch die Nutzung von Harvest können Unternehmen sicherstellen, dass sie die erforderlichen gesetzlichen Anforderungen einhalten und gleichzeitig ihre Ausgabenmanagementprozesse optimieren.

Belege mit Harvest verwalten

Erfahren Sie, wie Harvest es Ihnen ermöglicht, Belege manuell hochzuladen und zu kategorisieren, Kilometer zu verfolgen und Ausgaben in mehreren Währungen für eine genaue Verwaltung zu bearbeiten.

Screenshot der Harvest-Oberfläche für das Ausgabenmanagement für Beleg-Uploads

Häufig gestellte Fragen zur Belegverwaltung

  • Um Belege effizient zu digitalisieren, verwenden Sie eine spezielle Scanning-App oder ein Smartphone mit einer Scanfunktion. Erfassen Sie Belege umgehend, um ein Verblassen zu vermeiden, und stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Details sichtbar sind. Speichern Sie sie in der Cloud für einfachen Zugriff und Backup.

  • Harvest ermöglicht manuelle Beleguploads, unterstützt jedoch kein automatisches Scannen oder OCR-Technologie. Benutzer müssen Daten manuell eingeben und kategorisieren, um Genauigkeit und Compliance sicherzustellen.

  • Ja, Harvest unterstützt mehrere Währungen, indem Benutzer eine Standardwährung und kundenspezifische Währungen festlegen können. Diese Funktion hilft Unternehmen, internationale Ausgaben effizient zu verwalten.

  • Harvest hilft Benutzern, Kilometer zu verfolgen, indem sie eine Kategorie für Kilometerkosten erstellen und die gefahrenen Kilometer manuell eingeben können. Diese Funktion kann zusammen mit Beleguploads für präzise Steuerabzüge verwendet werden.

  • Die digitale Belegverwaltung bietet permanente Backups, erleichtert das Teilen und Suchen und spart im Durchschnitt 8.000–15.000 $ jährlich an Arbeitskosten für mittelständische Unternehmen. Sie verbessert auch die Compliance und beschleunigt die Erstattungen für Mitarbeiter.

  • Stellen Sie sicher, dass Belege leserlich, genau und leicht abrufbar sind, indem Sie Systeme wie Harvest verwenden. Regelmäßige Prüfungen und manuelle Überprüfungen der hochgeladenen Daten helfen, die Einhaltung der IRS- und anderer regulatorischer Standards aufrechtzuerhalten.

  • Unternehmen stehen häufig vor Herausforderungen wie verlorenen oder beschädigten Papierbelegen und den hohen Kosten der manuellen Verarbeitung. Digitale Lösungen adressieren diese Probleme, indem sie permanente, leicht zugängliche Backups bereitstellen und die Bearbeitungszeit und -kosten reduzieren.

  • Harvest integriert sich mit QuickBooks Online und Xero für das Rechnungsmanagement, sodass ein nahtloser Datenfluss und effiziente Finanzoperationen gewährleistet sind. Allerdings synchronisieren sich die Ausgaben nicht direkt mit diesen Plattformen.