E-Mail-Rechnung für Russland

Harvest bietet leistungsstarke E-Rechnungsfunktionen mit Unterstützung für UBL XML, die für europäische Märkte geeignet sind. Stellen Sie die Einhaltung russischer Vorschriften sicher.

Verständnis der E-Rechnungs-Vorschriften in Russland

Russland hat einen spezifischen und sich entwickelnden rechtlichen Rahmen für E-Rechnungen, mit verbindlichen Anforderungen für bestimmte Waren und erheblichen Strafen bei Nichteinhaltung. Während die elektronische Rechnungsstellung für Geschäftstransaktionen (B2B) in Russland seit 2012 erlaubt ist, war ihre weitreichende Einführung schrittweise und weitgehend freiwillig. Der Föderale Steuerdienst (FTS) ist die primäre Regulierungsbehörde, verantwortlich für die Festlegung technischer Standards, die Genehmigung von Betreibern des elektronischen Datenaustauschs und die Überwachung der Einhaltung.

Ein wesentlicher Wandel trat mit der Einführung des nationalen Rückverfolgbarkeitssystems ein, das die E-Rechnung für bestimmte Warengruppen verpflichtend machte. Seit dem 1. Juli 2021 sind Unternehmen, die mit diesen rückverfolgbaren Waren handeln, verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen und zu akzeptieren. Diese Maßnahme zielt darauf ab, die Kontrolle über den Warenfluss zu verbessern und Steuerhinterziehung zu bekämpfen. Die Waren, die der verpflichtenden E-Rechnung unterliegen, umfassen:

• Kühl- und Gefriergeräte
• Industrietransportfahrzeuge (wie Gabelstapler, Bagger und Straßenwalzen)
• Wasch- und Trockenmaschinen (für Haushalts- und Gewerbeanwendungen)
• Monitore und Projektoren (ausgenommen Fernsehgeräte)
• Elektronische integrierte Schaltungen und Elemente
• Babywagen und Kindersitze
• Pharmazeutika, Alkohol und Tabak gelten ebenfalls als hochsteuerliche Waren, die eine E-Rechnung erfordern.

Die Nichteinhaltung dieser Vorschriften kann schwerwiegende Folgen haben. Der FTS überwacht aktiv Transaktionen und kann die Umsatzsteueraufzeichnungen von Verkäufern und Käufern vergleichen, um Fehler oder Betrug zu erkennen. Inkonsistenzen bei der Meldung rückverfolgbarer Waren während Steuerprüfungen können zu Haftungen führen, da das System darauf ausgelegt ist, Schmuggel und Steuerhinterziehung zu beseitigen.

E-Rechnungsformate und Compliance-Anforderungen

Russische E-Rechnungen müssen einem strukturierten XML-Format entsprechen, insbesondere dem Standard des Universellen Übertragungsdokuments (UTD), mit strengen Sprach- und Tagging-Richtlinien, und über autorisierte Betreiber des elektronischen Datenaustauschs (EDEOs) verarbeitet werden. E-Rechnungen in Russland müssen in einem strukturierten XML-Format erstellt werden, das ein wichtiger technischer Standard für die Einhaltung ist. Das am häufigsten verwendete und vorgeschriebene Format ist das Universelle Übertragungsdokument (UTD), das vom Föderalen Steuerdienst (FTS) festgelegt wurde. Dieses UTD-Format ist umfassend und kombiniert oft sowohl die Rechnung als auch den Lieferschein in einem einzigen digitalen Dokument, was den Austauschprozess optimiert.

Ein entscheidender Aspekt der Compliance umfasst spezifische Sprach- und Tagging-Richtlinien. Die XML-Dateien müssen Tags in russischer Sprache enthalten, um Klarheit und Konsistenz für die Steuerbehörden während ihrer Überprüfung und Verarbeitung zu gewährleisten. Diese Richtlinien werden vom FTS festgelegt, um den Informationsaustausch im gesamten E-Rechnungs-Ökosystem zu standardisieren.

Darüber hinaus müssen E-Rechnungen über zertifizierte Betreiber des elektronischen Datenaustauschs (EDEOs) übertragen werden, die vom FTS autorisiert sind. Diese EDEOs fungieren als wichtige technische und rechtliche Vermittler, die den sicheren und vertraulichen Informationsaustausch zwischen den ausstellenden Unternehmen, den Empfängern und der Steuerverwaltung erleichtern. Sie spielen auch eine Rolle bei der Erstellung digitaler Aufzeichnungen über die Erstellung von E-Rechnungen für Prüfungszwecke und unterliegen regelmäßigen Prüfungen durch die Steuerbehörde. Derzeit gibt es etwa 42 bis 50 zertifizierte russische Softwareanbieter und EDEOs, die die elektronische Rechnungsstellung unterstützen.

Erhalt und Nutzung qualifizierter elektronischer Signaturen

Der Erhalt einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) in Russland ist ein präziser Prozess, der autorisierte Zertifizierungsstellen einbezieht und entscheidend für die rechtliche Gültigkeit und Authentizität von E-Rechnungen ist. Alle E-Rechnungen in Russland müssen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) authentifiziert werden. Eine QES hat das höchste Maß an rechtlicher Sicherheit und ist gleichwertig mit einer handschriftlichen Unterschrift. Sie ist für hochriskante Transaktionen wie Steuererklärungen und Gerichtseinreichungen obligatorisch. Sie dient dazu, den Unterzeichner zuverlässig zu identifizieren und die Integrität des Rechnungsinhalts sicherzustellen, um unbefugte Änderungen nach der Unterzeichnung des Dokuments zu verhindern.

Der Prozess zur Erlangung einer qualifizierten elektronischen Signatur umfasst typischerweise mehrere Schritte:

• Beantragung: Unternehmen und Einzelunternehmer können die Beantragung eines E-Zertifikats entweder über die Website des Föderalen Steuerdienstes (FTS) über ihr persönliches Konto oder durch einen direkten Besuch eines Steuerbüros einleiten.
• Identitätsprüfung: Für die Fernausstellung sind ein bestätigtes Konto im Portal für staatliche Dienstleistungen und eine bestätigte Registrierung im einheitlichen biometrischen System Voraussetzung. Bei persönlichen Anträgen muss der Geschäftsführer oder Einzelunternehmer einen Reisepass, SNILS (individuelle Versicherungsnummer) und Steuer-ID vorlegen.
• E-Token: Ein E-Token, das ein sicheres Hardwaregerät ist, das vom Föderalen Sicherheitsdienst (FSB) oder FSTEC Russlands zertifiziert ist, ist erforderlich, um die elektronischen Schlüssel sicher zu speichern. Zu den gängigen Beispielen geeigneter E-Tokens gehören Rutoken Lite, Rutoken EDS 2.0 und JaCarta LT.
• Zertifikatsausstellung: Die Zertifizierungsstelle des FTS ist für die Ausstellung des qualifizierten Zertifikats verantwortlich. Es ist wichtig zu beachten, dass ab dem 28. August 2025 die vom FTS ausgestellten Zertifikate ein zusätzliches Attribut „Key Agreement“ enthalten, das nach dem 1. September 2026 für die Berichterstattung an den Sozialfonds Russlands obligatorisch wird.

QES-Zertifikate müssen von autorisierten russischen Zertifizierungsstellen (CAs) ausgestellt werden, die vom FTS oder dem Ministerium für digitale Entwicklung, Kommunikation und Massenkommunikation akkreditiert sind. Zertifikate, die außerhalb Russlands ausgestellt werden, werden im Allgemeinen nicht für die russische E-Rechnung akzeptiert.

Best Practices für die Archivierung von E-Rechnungen

Die ordnungsgemäße Archivierung von E-Rechnungen in Russland geht über die bloße Speicherung hinaus und erfordert die Einhaltung spezifischer Aufbewahrungsfristen, sicherer digitaler Methoden und die Übereinstimmung mit den Anforderungen an Steuerprüfungen, um die rechtliche Compliance und Zugänglichkeit sicherzustellen. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für E-Rechnungen in Russland beträgt fünf Jahre. Dieser Zeitraum entspricht der Verjährungsfrist für Steuerprüfungen nach russischem Recht und wurde im Januar 2024 von vier Jahren auf fünf Jahre verlängert, gemäß der Verordnung Nr. 236 von 2019. Diese Aufbewahrungspflicht gilt gleichermaßen für sowohl Lieferanten als auch Kunden, die an der Transaktion beteiligt sind.

Für die sichere digitale Archivierung müssen E-Rechnungen in ihrem ursprünglichen elektronischen Format aufbewahrt werden, um die Integrität des Dokuments und dessen Zugänglichkeit für mögliche Prüfungen durch die Steuerbehörden während der gesamten fünfjährigen Aufbewahrungsfrist zu gewährleisten. Best Practices für die sichere digitale Archivierung umfassen:

• Originalformat bewahren: Es ist entscheidend, dass Dokumente zusammen mit ihren zugehörigen elektronischen Signaturen, Bestätigungen und Benachrichtigungen von Betreibern des elektronischen Dokumentenaustauschs (EDEOs) in ihrem ursprünglichen elektronischen Format gespeichert werden.
• Authentizität und Integrität sicherstellen: Die Authentizität des Ursprungs und die Integrität des Inhalts der E-Rechnung müssen vom Zeitpunkt der Ausstellung bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein.
• Zugänglichkeit aufrechterhalten: Archivierte Dokumente müssen während Prüfungen durch die Steuerbehörden leicht zugänglich sein.

Häufig gestellte Fragen zur E-Mail-Rechnung für Russland

• Was sind die gesetzlichen Anforderungen für das Versenden von E-Rechnungen in Russland?

  In Russland umfassen die gesetzlichen Anforderungen für das Versenden von E-Rechnungen die Einhaltung des Formats des Universellen Übertragungsdokuments (UTD), die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) zur Authentifizierung und die Übertragung von Rechnungen über zertifizierte Betreiber des elektronischen Datenaustauschs (EDEOs). Die Einhaltung dieser Standards hilft sicherzustellen, dass E-Rechnungen rechtlich gültig sind und den regulatorischen Erwartungen des Föderalen Steuerdienstes (FTS) entsprechen.

• Kann E-Rechnungssoftware automatisch alle russischen Vorschriften einhalten?

  Obwohl E-Rechnungssoftware die Einhaltung vieler Vorschriften erleichtern kann, gewährleistet sie möglicherweise nicht automatisch die vollständige Einhaltung aller spezifischen gesetzlichen Anforderungen in Russland. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Software aktualisiert wird, um die neuesten regulatorischen Änderungen zu berücksichtigen, und mit zertifizierten Betreibern des elektronischen Datenaustauschs (EDEOs) zusammenarbeiten, um präzise lokale Standards zu erfüllen. Manuelle Eingriffe können weiterhin erforderlich sein, um die vollständige Compliance sicherzustellen.

• Kann ich Benachrichtigungen für bestimmte Rechnungsereignisse in Harvest einrichten?
  Ja, Harvest ermöglicht es Ihnen, Benachrichtigungen für verschiedene Rechnungsereignisse wie Rechnungserstellung, Zahlungseingänge und Erinnerungen für überfällige Rechnungen anzupassen, sodass Sie über Ihre Abrechnungsaktivitäten informiert bleiben.
• Wie erhalte ich eine qualifizierte elektronische Signatur in Russland?

  Um eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) in Russland zu erhalten, müssen Sie sich über autorisierte Zertifizierungsstellen bewerben, die vom Föderalen Steuerdienst (FTS) oder dem Ministerium für digitale Entwicklung akkreditiert sind. Der Prozess umfasst die Identitätsprüfung, die Sicherung eines E-Tokens und die Erlangung eines Zertifikats von diesen Behörden. Diese Signatur ist entscheidend für die rechtliche Gültigkeit von E-Rechnungen.

• In welchem Format sollten E-Rechnungen zur Einhaltung in Russland vorliegen?

  E-Rechnungen in Russland müssen im Format des Universellen Übertragungsdokuments (UTD) vorliegen, einem strukturierten XML-Format, das vom Föderalen Steuerdienst (FTS) festgelegt wurde. Dieses Format umfasst spezifische Sprach- und Tagging-Richtlinien, um Konsistenz und Klarheit für die Steuerverarbeitung sicherzustellen. Die Einhaltung dieses Formats ist entscheidend für die rechtliche Akzeptanz von E-Rechnungen.