Rechnung in Malaysia senden

Harvest vereinfacht den Rechnungsprozess, indem es Nutzern ermöglicht, Rechnungen im UBL-Format zu senden, das internationale Standards für die Einhaltung in Malaysia unterstützt.

Verstehen der E-Rechnungsregulierungen in Malaysia

Das Versenden von Rechnungen in Malaysia unterliegt einem bedeutenden Wandel durch die schrittweise Einführung der E-Rechnung, einer digitalen Initiative des malaysischen Finanzamts (IRBM), um die Steuerverwaltung zu modernisieren und die Effizienz der Unternehmen zu steigern. Dieser Leitfaden führt Sie durch die wesentlichen Aspekte der E-Rechnung, von den Regulierungen und dem Workflow bis hin zu den Schlüsselfaktoren und der Überwindung häufiger Herausforderungen.

Die E-Rechnung wird in Malaysia für die meisten Unternehmen verpflichtend, was sowohl Geschäfts-zu-Geschäft (B2B) als auch Geschäfts-zu-Regierung (B2G) Transaktionen sowie Geschäfts-zu-Verbraucher (B2C) Transaktionen betrifft. Der schrittweise Rollout begann am 1. August 2024 für Steuerpflichtige mit einem Jahresumsatz von über RM100 Millionen. Die folgenden Phasen umfassen Unternehmen mit einem Jahresumsatz zwischen RM25 Millionen und RM100 Millionen ab dem 1. Januar 2025 und solche mit einem Umsatz zwischen RM5 Millionen und RM25 Millionen ab dem 1. Juli 2025. Unternehmen mit einem Jahresumsatz zwischen RM1 Million und RM5 Millionen sind ab dem 1. Januar 2026 verpflichtet, wobei eine Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2026 gewährt wird.

Es gibt spezifische Ausnahmen von diesen Vorgaben. Ab dem 7. Dezember 2025 wurde die Freigrenze für die verpflichtende E-Rechnung auf RM1 Million Jahresumsatz angehoben. Das bedeutet, dass Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter RM1 Million derzeit von der Pflicht befreit sind. Zudem sind bestimmte Einrichtungen wie ausländische diplomatische oder konsularische Vertretungen und Personen, die kein Geschäft betreiben, ebenfalls ausgenommen.

Die Nichteinhaltung der E-Rechnungsregulierungen zieht erhebliche Strafen nach sich. Das Versäumnis, eine E-Rechnung auszustellen, ist eine Straftat gemäß Abschnitt 120(1)(d) des Einkommensteuergesetzes von 1967. Die Strafen können von einer Geldbuße von nicht weniger als RM200 bis zu RM20.000 oder einer Freiheitsstrafe von bis zu 6 Monaten oder beidem für jeden Fall der Nichteinhaltung reichen. Für Unternehmen der Phase 4 (Jahresumsatz von RM1 Million bis RM5 Millionen) wird zwar die Umsetzung ab dem 1. Januar 2026 erwartet, jedoch werden während der Übergangszeit vom 1. Januar bis 31. Dezember 2026 keine Strafen für Nichteinhaltung verhängt, sofern sie die Übergangsregeln des IRBM einhalten.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Versenden von E-Rechnungen in Malaysia

Das Versenden von E-Rechnungen in Malaysia erfolgt hauptsächlich über das MyInvois-System, eine kostenlose E-Rechnungslösung des malaysischen Finanzamts (IRBM). Dieses System erleichtert die Erstellung, Validierung und Einreichung von E-Rechnungen und gewährleistet die Einhaltung der nationalen Steuervorschriften.

Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Versenden von E-Rechnungen über das MyInvois-Portal:

• Registrieren und Anmelden im MyTax-Portal: Unternehmen müssen sich zunächst beim MyTax-Portal (mytax.hasil.gov.my) registrieren. Nach der Registrierung können Sie sich mit Ihren bestehenden MyTax-Anmeldedaten im MyInvois-Portal anmelden. Erstbenutzer müssen möglicherweise ihr Konto aktivieren und ein digitales Zertifikat erstellen.
• Einrichten Ihres Unternehmensprofils: Nach der Anmeldung überprüfen und aktualisieren Sie Ihr Unternehmens- und Steuerzahlerprofil, um sicherzustellen, dass die Angaben mit Ihren SSM-Daten übereinstimmen, um Validierungsverzögerungen zu vermeiden. Sie können auch Benutzerrollen verwalten und Benachrichtigungen einrichten.
• Zur Rechnungserstellung navigieren: Klicken Sie im MyInvois-Dashboard auf „Neues Dokument erstellen“ oder „Rechnung erstellen“ und wählen Sie „Rechnung“ als Dokumenttyp aus.
• Rechnungsdetails ausfüllen: Geben Sie alle erforderlichen Informationen ein, einschließlich der Angaben zu Lieferant und Käufer (Name, Steueridentifikationsnummer (TIN), Adresse), Rechnungsnummer (oft automatisch generiert), Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum und detaillierte Listen von Produkten oder Dienstleistungen mit Menge, Einzelpreis und Gesamtbetrag.
• Echtzeitvalidierung und digitale Signatur: Das MyInvois-System führt eine Echtzeitvalidierung gemäß dem E-Rechnungsschema des IRBM durch. Jede E-Rechnung muss durch die digitale Signatur des autorisierten Unterzeichners authentifiziert werden. Das System weist nach erfolgreicher Validierung eine eindeutige Identifikationsnummer (UIN) und einen QR-Code zu.
• Einreichung und Teilen: Nach der Validierung wird die E-Rechnung beim IRBM eingereicht. Der Lieferant teilt dann die validierte E-Rechnung mit dem Käufer. Käufer können den QR-Code scannen, um die Gültigkeit der E-Rechnung zu überprüfen. Das Portal ermöglicht auch das Herunterladen von E-Rechnungen im PDF-Format für Aufzeichnungen und Audits.

Unternehmen können auch E-Rechnungen in großen Mengen über Excel oder über API-Integration für automatisierte, hochvolumige Einreichungen erstellen.

Wesentliche Elemente einer malaysischen E-Rechnung

Eine konforme malaysische E-Rechnung muss spezifische Elemente enthalten, um ihre Authentizität, Integrität und Einhaltung der Regulierungsstandards zu gewährleisten. Diese Elemente sind entscheidend für die nahtlose Verarbeitung und Validierung durch das MyInvois-System.

Wesentliche Elemente umfassen:

• Eindeutige Identifikationsnummer (UIN) und QR-Code: Nach erfolgreicher Validierung durch das MyInvois-System des IRBM erhält jede E-Rechnung eine eindeutige Identifikationsnummer (UIN) und einen QR-Code. Der QR-Code ermöglicht es Käufern, die Gültigkeit der E-Rechnung zu überprüfen.
• Angaben zu Lieferant und Käufer: Dazu gehören der registrierte Name, die vom IRBM zugewiesene Steueridentifikationsnummer (TIN), die Unternehmensregistrierungsnummer (für SSM-registrierte Einheiten), die vollständige registrierte Adresse und Kontaktdaten (Telefon/Fax, E-Mail). Für nicht-malaysische Käufer ist eine TIN oder Passnummer erforderlich.
• Rechnungsdetails: Obligatorische Felder umfassen die E-Rechnungsversion, den Typ (z.B. Rechnung, Gutschrift, Lastschrift, Rückerstattung), den eindeutigen Rechnungs-Code/Nummer, Datum und Uhrzeit der Ausstellung sowie den Währungscode. Für Gutschriften oder Lastschriften ist auch die Referenznummer der ursprünglichen E-Rechnung erforderlich.
• Produkt- oder Dienstleistungsinformationen: Jede Position muss eine Beschreibung des Produkts oder der Dienstleistung, Menge, Einzelpreis und Gesamtbetrag enthalten.
• Steuerbezogene Informationen: Dazu gehören anwendbare Steuern, Sätze und Beträge, einschließlich der Umsatzsteuer-/Dienstleistungssteuer-Registrierungsnummer sowohl des Lieferanten als auch des Käufers, falls zutreffend.
• Digitale Signatur: Eine digitale Signatur des autorisierten Unterzeichners ist erforderlich, um die Authentizität und Integrität der E-Rechnung sicherzustellen. Die Richtlinien des IRBM schreiben die Verwendung des XAdES (XML Advanced Electronic Signature)-Algorithmus, des SHA 256-Hash-Algorithmus und des RSA-Signaturalgorithmus vor.
• Besondere Formatvorgaben (UBL 2.1): E-Rechnungen müssen in einem strukturierten digitalen Format, typischerweise XML oder JSON, gemäß dem Standard der Universal Business Language Version 2.1 (UBL 2.1) erstellt werden. Dieses standardisierte Format erleichtert die automatisierte Verarbeitung und Integration mit Finanzsystemen.

Insgesamt muss eine E-Rechnung 55 Felder enthalten, von denen 37 obligatorisch sind.

Häufige Herausforderungen und Lösungen bei der E-Rechnung

Der Übergang zur E-Rechnung in Malaysia kann mehrere Herausforderungen mit sich bringen, aber das Verständnis häufiger Fallstricke und deren Lösungen kann einen reibungsloseren Compliance-Prozess gewährleisten.

• Technische Probleme mit digitalen Signaturen: Digitale Signaturen sind entscheidend für die Authentizität von E-Rechnungen. Probleme können auftreten, wenn das digitale Zertifikat ungültig, abgelaufen oder fehlerhaft angewendet ist. Lösung: Stellen Sie sicher, dass Ihr digitales Zertifikat von einer autorisierten Zertifizierungsstelle (CA) in Malaysia ausgestellt wurde und aktuell ist. Das IRBM verlangt spezifische Algorithmen (XAdES, SHA 256, RSA) für digitale Signaturen. Wenn Sie eine E-Rechnungslösung verwenden, stellen Sie sicher, dass sie den digitalen Signierungsprozess ordnungsgemäß integriert.
• Fehler bei der Echtzeitvalidierung: Das MyInvois-System führt eine Echtzeitvalidierung durch, und Fehler können zu sofortiger Ablehnung führen. Häufige Gründe sind fehlende Pflichtfelder, falsche Datenformate, ungültige Steueridentifikationsnummern (TINs) oder inkonsistente Daten. Lösung: Implementieren Sie robuste Validierungsprüfungen vor der Einreichung in Ihrem Buchhaltungs- oder ERP-System, um Fehler vor der Einreichung zu erfassen. Überprüfen Sie regelmäßig die E-Rechnungsrichtlinien des IRBM für die vollständige Liste der 55 Felder (37 obligatorisch) und deren spezifische Formatvorgaben. Bei API-Einreichungen stellen Sie sicher, dass die XML- oder JSON-Struktur den UBL 2.1-Standard und die korrekte Elementreihenfolge einhält.
• Umgang mit Ausnahmen und Sonderfällen: Missverständnisse über die Ausnahmekriterien oder wie man spezifische Transaktionstypen (z.B. B2C, grenzüberschreitend) verwaltet, können zu Nichteinhaltungen führen. Lösung: Bleiben Sie über die neuesten Richtlinien des IRBM informiert, insbesondere hinsichtlich der jährlichen Umsatzgrenze für Ausnahmen (derzeit RM1 Million). Für B2C-Transaktionen sind individuelle E-Rechnungen für Transaktionen über RM10.000 ab dem 1. Januar 2026 obligatorisch, während konsolidierte E-Rechnungen für andere B2C-Transaktionen oder auf Anfrage des Verbrauchers verwendet werden können. Für ausländische Unternehmen muss der malaysische Käufer, wenn ein ausländischer Lieferant keine E-Rechnung ausstellt, über MyInvois selbst abrechnen.
• API-Integration und Systembereitschaft: Unternehmen, die API-Integration nutzen, könnten auf Probleme wie häufige Anmeldeversuche, hohe Einreichungsgrenzen oder „Nicht autorisiert“-Fehler aufgrund abgelaufener Tokens stoßen. Lösung: Für API-Nutzer nutzen Sie das Systemtoken, das 60 Minuten gültig ist, anstatt für jede Anfrage ein neues zu generieren. Reichen Sie E-Rechnungen in Chargen ein, um die Nutzungslimits einzuhalten. Stellen Sie sicher, dass Ihre Client-ID und Ihr Client-Secret für die Umgebung (Sandbox vs. Produktion), auf die Sie zugreifen, korrekt sind. Überwachen Sie regelmäßig den Einreichungsstatus und beheben Sie umgehend alle gekennzeichneten Probleme.

Häufige Fragen zur Rechnungsstellung in Malaysia

• Was sind die spezifischen Formatvorgaben für E-Rechnungen in Malaysia?
  Harvest kann Rechnungen im UBL-Format senden, wenn die UBL-Rechnungsstellung aktiviert ist, die den Standard der Universal Business Language Version 2.1 (UBL 2.1) erfüllt, der für E-Rechnungen in Malaysia erforderlich ist.
• Was ist das MyInvois-System und wie funktioniert es?
  Das MyInvois-System ist eine elektronische Rechnungsstellungslösung, die vom malaysischen Finanzamt (IRBM) bereitgestellt wird, um die Einreichung, Validierung und Verfolgung von E-Rechnungen zu erleichtern. Es gewährleistet die Einhaltung der malaysischen Steuervorschriften, indem es Unternehmen ermöglicht, E-Rechnungen zu erstellen, die spezifische Format- und Datenanforderungen erfüllen. Benutzer müssen sich über das MyTax-Portal registrieren, um auf das MyInvois-System zuzugreifen, wo sie E-Rechnungen elektronisch erstellen, validieren und einreichen können.
• Wie gewährleistet Harvest die Datensicherheit bei der Rechnungsstellung?
  Harvest verwendet branchenübliche Sicherheitsmaßnahmen, einschließlich Verschlüsselung und sicherer Server, um Ihre Rechnungs- und Finanzdaten zu schützen. Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen und die Einhaltung von Datenschutzvorschriften helfen, eine sichere Umgebung für die Benutzer aufrechtzuerhalten.
• Können E-Rechnungssysteme alle Arten von Rechnungen automatisch verarbeiten?
  Während E-Rechnungssysteme darauf ausgelegt sind, den Rechnungsprozess zu automatisieren, können sie möglicherweise nicht alle Arten von Rechnungen automatisch verarbeiten. Komplexe Rechnungen oder solche, die einzigartige Transaktionstypen betreffen, erfordern möglicherweise eine manuelle Überprüfung oder Anpassungen. Darüber hinaus können Systemkompatibilität, Integration mit bestehender Buchhaltungssoftware und die Einhaltung spezifischer regulatorischer Anforderungen die Automatisierungsfähigkeiten beeinflussen.
• Wie wirken sich Strafen für die Nichteinhaltung der E-Rechnungsregulierungen auf Unternehmen in Malaysia aus?
  Unternehmen in Malaysia, die die E-Rechnungsregulierungen nicht einhalten, können erheblichen Strafen ausgesetzt sein. Diese können Geldbußen von RM200 bis RM20.000, Freiheitsstrafen von bis zu sechs Monaten oder beides für jeden Fall der Nichteinhaltung umfassen. Nichteinhaltende Unternehmen riskieren auch einen Reputationsschaden und mögliche Störungen ihrer Geschäfte aufgrund regulatorischer Prüfungen.