Harvest
Gastos
Regístrate

Software T&E

Harvest simplifica la gestión global de gastos con soporte multimoneda, ayudando a las empresas a rastrear gastos de proyectos y tiempo de manera eficiente a través de fronteras.

INFORME DE GASTOS BORRADOR

Arrastra tus recibos aquí o haz clic para subir

Imágenes y PDFs (máx. 10 MB cada uno)

Fecha
Categoría
Proveedor
Descripción
Importe
Total
$0.00

Personalizar informe

Apariencia

Mostrar título del informe

Configuración del informe

Entendiendo las Necesidades del Software de T&E

Los gastos de Viaje y Entretenimiento (T&E) representan una parte significativa del presupuesto de una organización, a menudo constituyendo entre el 8% y el 12% de los costos operativos totales. Gestionar estos gastos de manera eficiente es crucial para mantener la salud financiera y el cumplimiento normativo. Los desafíos comunes incluyen errores en los informes de gastos manuales, con uno de cada diez viajeros presentando gastos duplicados, lo que cuesta a las empresas aproximadamente $50 por error. Además, la falta de visibilidad en tiempo real sobre el gasto puede llevar a presupuestos descontrolados y oportunidades perdidas para ahorrar costos.

Las soluciones de software de T&E automatizadas pueden mitigar estos desafíos al proporcionar instantáneas en tiempo real de los gastos, informes automatizados y reducción de errores. Al pasar de procesos tradicionales en papel a sistemas digitales, las organizaciones pueden lograr hasta un 21% de ahorro en la reserva de viajes y la presentación de informes de gastos. Este cambio no solo reduce el fraude y los riesgos de cumplimiento, sino que también mejora la satisfacción de los empleados a través de procesos de reembolso más rápidos.

Harvest: Simplificando la Gestión Global de Gastos

Para las empresas que operan en diferentes países, gestionar gastos en múltiples monedas es una tarea compleja. Harvest aborda esto con su soporte multi-moneda, permitiendo a las organizaciones establecer una moneda predeterminada para las cuentas y una moneda preferida por cliente. Aunque Harvest requiere conversión manual para gastos en diferentes monedas, asegura que la facturación y el seguimiento financiero se mantengan precisos y cumplan con las normativas.

La integración de Harvest con plataformas como QuickBooks Online y Xero facilita la facturación sin problemas, haciendo más fácil gestionar los gastos de proyectos y el seguimiento del tiempo. A pesar de no ofrecer visibilidad en tiempo real a través de los sistemas o controles de cumplimiento impulsados por IA, los informes detallados de gastos de Harvest pueden filtrarse por cliente, proyecto, persona y fecha, ofreciendo una visión completa de las actividades financieras.

Mejorando el Cumplimiento y Reduciendo Errores

El cumplimiento de las regulaciones financieras es primordial, especialmente con el riesgo de sanciones que oscilan entre $60 y $680 por formulario por presentaciones incorrectas. El software de T&E juega un papel crítico en asegurar el cumplimiento al automatizar la documentación y proporcionar datos listos para auditoría. Harvest, aunque no cuenta con controles de cumplimiento impulsados por IA, apoya la toma de decisiones humanas a través de sus simples procesos de aprobación, asegurando que todos los gastos se alineen con las políticas de la empresa antes de su aprobación.

Para mejorar aún más el cumplimiento, las empresas pueden aprovechar las capacidades de informes de Harvest para identificar y rectificar discrepancias de manera proactiva. Este enfoque ayuda a prevenir presentaciones duplicadas y otros errores comunes que pueden llevar a pérdidas financieras y sanciones regulatorias.

Beneficios Prácticos de la Adopción del Software de T&E

Adoptar un software de T&E como Harvest puede llevar a mejoras operativas inmediatas. Un estudio mostró que las organizaciones podrían ahorrar hasta un 40% en sus suscripciones al consolidar sus plataformas de gestión de T&E, con un período de recuperación de solo seis meses. Además, al automatizar tareas rutinarias, los equipos de finanzas pueden reducir el tiempo dedicado a procesos manuales de 22 horas a solo 2 horas, aumentando significativamente la productividad.

Los sistemas automatizados también mejoran la satisfacción de los empleados al acelerar los procesos de reembolso, una fuente común de frustración y retrasos. Al proporcionar una visión completa de los gastos, Harvest permite a las empresas gestionar sus presupuestos de manera efectiva y tomar decisiones financieras informadas sin la molestia de la conciliación manual.

Gestiona T&E con Harvest

Descubre cómo Harvest gestiona los gastos de viaje y entretenimiento con soporte multi-moneda y características de integración.

Captura de pantalla de las características del software T&E de Harvest.

Preguntas Frecuentes sobre Software de T&E

  • El software de T&E se utiliza para gestionar los gastos de viaje y entretenimiento, agilizar la presentación de informes, asegurar el cumplimiento y reducir errores en las presentaciones de gastos. Automatiza procesos que tradicionalmente eran manuales, facilitando a las empresas el control del gasto y la mejora de la eficiencia.

  • Harvest ofrece soporte multi-moneda, permitiendo a las empresas establecer una moneda predeterminada para sus cuentas y una moneda preferida por cliente. Esto facilita la facturación precisa y la gestión financiera en diferentes países, aunque se requiere conversión manual para los gastos.

  • Sí, Harvest se integra con QuickBooks Online y Xero, facilitando la gestión de la facturación y el seguimiento financiero. Esta integración asegura que los datos de gastos y seguimiento del tiempo se incorporen sin problemas a los sistemas financieros existentes.

  • El software de T&E mejora el cumplimiento al automatizar la documentación, proporcionar datos listos para auditoría y asegurar que todos los gastos se alineen con las políticas de la empresa. Esto reduce el riesgo de errores y sanciones asociadas con presentaciones incorrectas.

  • La presentación de informes de gastos automatizada reduce errores, acelera los procesos de reembolso y proporciona visibilidad en tiempo real sobre el gasto. Ayuda a las organizaciones a ahorrar tiempo y dinero mientras asegura el cumplimiento de las regulaciones financieras.

  • El soporte multi-moneda es crucial para las empresas que operan internacionalmente, ya que asegura una gestión y presentación de informes financieros precisos en diferentes monedas. Esta característica simplifica las complejidades de la gestión de gastos globales.

  • Si bien Harvest proporciona informes detallados de gastos que pueden filtrarse por varios criterios, no ofrece visibilidad en tiempo real a través de los sistemas. Sin embargo, permite un seguimiento y gestión exhaustivos de los gastos a lo largo del tiempo.