Factura por Correo Electrónico para Dinamarca

Harvest ofrece un sólido soporte para la preparación de facturas electrónicas en formato UBL, con integración opcional de Peppol, convirtiéndolo en una herramienta valiosa para empresas que navegan por los estándares de facturación electrónica europeos.

Entendiendo las Regulaciones de Facturación Electrónica en Dinamarca

La facturación electrónica en Dinamarca es una práctica bien establecida, con una clara distinción entre transacciones de Empresa a Gobierno (B2G) y de Empresa a Empresa (B2B). Para las transacciones B2G, la facturación electrónica ha sido obligatoria desde 2005, exigiendo a todos los proveedores de autoridades públicas que envíen sus facturas electrónicamente. Las autoridades públicas están obligadas a aceptar y procesar estas facturas electrónicas, siempre que cumplan con la Norma Europea EN 16931, que generalmente se intercambia a través de la plataforma nacional NemHandel.

Aunque la facturación electrónica B2B aún no es universalmente obligatoria, la Ley de Contabilidad de 2022 impacta significativamente a todas las empresas al exigirles que tengan la capacidad de enviar y recibir facturas electrónicas estructuradas. Esta Ley exige el uso de sistemas de contabilidad digital (DBS) que soporten la facturación electrónica estructurada y la generación de Archivos de Auditoría Estándar para Impuestos (SAF-T).

Los plazos de cumplimiento para la Ley de Contabilidad son escalonados:

• 1 de julio de 2024: Aplicable a empresas que deben presentar informes anuales y que ya utilizan sistemas de contabilidad registrados.
• 1 de enero de 2025: Ampliado a empresas que presentan informes anuales pero utilizan sistemas contables no registrados o personalizados.
• 1 de enero de 2026: El requisito se aplicará a empresas sin obligación de presentar informes anuales, como los propietarios únicos, si su facturación neta anual ha superado los DKK 300,000 durante dos años consecutivos. Para aquellos que utilizan sistemas contables internos, se espera que el plazo sea julio de 2026.

El incumplimiento de las regulaciones de facturación electrónica B2G puede llevar a severas consecuencias, incluyendo el rechazo automático de facturas, retrasos en los pagos, auditorías, multas administrativas e incluso la posible exclusión de futuros contratos gubernamentales.

Formatos y Normas para la Facturación Electrónica en Dinamarca

El marco de facturación electrónica de Dinamarca se basa en estándares técnicos específicos para garantizar la interoperabilidad y el cumplimiento, influenciado en gran medida por directivas europeas. Los formatos de facturación electrónica requeridos para transacciones B2G han incluido históricamente tanto Peppol BIS 3.0 como el OIOUBL nacional 2.1.

Un desarrollo significativo en el panorama de la facturación electrónica danesa es la reciente decisión de discontinuar el formato OIOUBL 3.0, que fue cancelado formalmente el 14 de enero de 2026. Este movimiento señala un cambio estratégico de Dinamarca hacia un estándar de documento unificado, alineándose cada vez más con el ecosistema internacional de Peppol. El país está eliminando gradualmente OIOUBL 2.1 a favor de NemHandel BIS 4, una adaptación localizada del formato internacional Peppol BIS 4, con un candidato de lanzamiento anticipado en 2028 y migración esperada hasta mediados de 2029.

La Norma Europea EN 16931 juega un papel crucial, habiendo sido adoptada por las autoridades públicas danesas. Esta norma define los elementos centrales y el modelo de datos semántico para facturas electrónicas, asegurando que sean estructuradas, legibles por máquina y compatibles con los sistemas de la UE. Todas las autoridades de contratación pública en Dinamarca están obligadas a aceptar y procesar facturas electrónicas que cumplan con EN 16931 para contratos de adquisición pública por encima de los umbrales de la UE. Peppol BIS 3.0 está completamente alineado con esta norma europea.

Pasos Prácticos para Implementar la Facturación Electrónica

Implementar la facturación electrónica en Dinamarca implica varios pasos prácticos para asegurar el cumplimiento con el marco regulatorio en evolución, particularmente la Ley de Contabilidad de 2022. El requisito central es que las empresas utilicen sistemas de contabilidad digital (DBS) que cumplan. Estos sistemas, ya sean soluciones certificadas o sistemas ERP personalizados, deben ser capaces de emitir, recibir, almacenar y archivar facturas electrónicas estructuradas, así como generar Archivos de Auditoría Estándar para Impuestos (SAF-T) a solicitud.

Aquí están los pasos clave para la implementación:

• Selecciona un Sistema de Contabilidad Digital Cumplidor: Elige un sistema que esté certificado por la Autoridad Danesa de Negocios (Erhvervsstyrelsen) o una solución personalizada que demuestre cumplir con todos los requisitos legales. Si utilizas un sistema no registrado, la empresa asume toda la responsabilidad del cumplimiento.
• Integra con NemHandel o Peppol: Para intercambiar facturas electrónicas, tu sistema debe estar conectado a la plataforma NemHandel, la infraestructura nacional de Dinamarca, o a la red Peppol. NemHandel está interconectado con Peppol, ofreciendo flexibilidad.
• Asegura la Autenticidad e Integridad de los Datos: El sistema de facturación electrónica elegido debe garantizar la autenticidad e integridad de los datos de la factura. Esto incluye implementar medidas de seguridad informática robustas, como gestión de usuarios y accesos, y asegurar copias de seguridad automáticas semanales en un servidor seguro, idealmente con un tercero independiente ubicado dentro de la UE/EEE.
• Establece Procedimientos de Archivo: Todas las facturas electrónicas y registros contables relacionados deben ser almacenados de forma segura durante un mínimo de cinco años desde el final del año fiscal al que se refieren.
• Prepárate para la Generación de SAF-T: Tu sistema de contabilidad digital debe ser capaz de generar archivos SAF-T, un formato electrónico para reportar datos fiscales y financieros, a solicitud de la Agencia Tributaria Danesa (Skattestyrelsen).
• Documenta los Procedimientos de Contabilidad: Las empresas están obligadas a crear y mantener una descripción formal y escrita de sus procedimientos contables, delineando claramente los controles internos y responsabilidades.

El Papel de las Facturas Electrónicas Estructuradas en la Adquisición Pública

Las facturas electrónicas estructuradas son fundamentales para la adquisición pública en Dinamarca, sirviendo como piedra angular del sector público altamente digitalizado del país. Desde 2005, ha sido obligatorio para todos los proveedores de autoridades públicas enviar sus facturas electrónicamente. Este mandato subraya la importancia crítica de las facturas estructuradas en facilitar transacciones gubernamentales eficientes y transparentes.

Los beneficios clave de las facturas estructuradas en la adquisición pública incluyen:

• Procesos Eficientes: Las facturas estructuradas contienen datos en un formato legible por máquina, permitiendo el procesamiento automatizado por entidades públicas. Esto reduce significativamente la entrada manual de datos, minimiza errores humanos y acelera todo el ciclo de factura a pago.

Preguntas Frecuentes sobre Factura por Correo Electrónico para Dinamarca

• ¿Cuáles son los formatos de facturación electrónica requeridos en Dinamarca?
  Harvest soporta facturas electrónicas UBL y te permite prepararlas con detalles opcionales de la red Peppol, que son necesarios para cumplir con muchos estándares europeos de facturación electrónica.
• ¿Cómo facilita la red Peppol la facturación electrónica en Dinamarca?
  Harvest te ayuda a preparar facturas electrónicas estructuradas que pueden ser enviadas a través de un gateway externo de Peppol, facilitando los procesos de adquisición pública.
• ¿Puedo establecer diferentes tasas impositivas para varios clientes en Harvest?
  Harvest te permite establecer múltiples tasas impositivas que pueden aplicarse a diferentes clientes o proyectos. Esta flexibilidad te ayuda a gestionar la facturación en cumplimiento con las diversas regulaciones fiscales en diferentes regiones.
• ¿Cuáles son los requisitos legales para enviar facturas por correo electrónico en Dinamarca?
  En Dinamarca, las facturas por correo electrónico deben cumplir con los requisitos generales para la facturación electrónica, que incluyen el uso de un formato estructurado como Peppol BIS u OIOUBL para transacciones públicas. Las empresas deben asegurar la autenticidad e integridad de los datos, y las facturas electrónicas deben ser archivadas durante al menos cinco años.
• ¿Existen limitaciones para usar el correo electrónico para la facturación en Dinamarca?
  Si bien se puede usar el correo electrónico para enviar facturas, puede que no garantice el formato estructurado requerido para el cumplimiento en Dinamarca, especialmente para transacciones B2G. La principal limitación es que el correo electrónico por sí solo no garantiza la autenticidad o integridad de los datos de la factura, lo cual es crítico para el cumplimiento legal.