Enregistrement des Kilomètres dans Quickbooks Online

Le suivi des kilomètres est un aspect critique pour les entreprises, surtout pour prévenir la fraude et garantir des remboursements précis. Avec 39 % des employés admettant avoir gonflé leurs demandes de kilométrage, les entreprises font face à des risques significatifs de perte de revenus. En moyenne, les entreprises perdent environ 5 % de leur chiffre d'affaires annuel à cause de la fraude, les petites entreprises étant particulièrement vulnérables, rapportant 16,5 % des cas de fraude sur les remboursements de dépenses. Les méthodes de suivi manuelles peuvent entraîner un surenregistrement allant jusqu'à 29 %, soulignant la nécessité de solutions plus fiables.

Le suivi automatisé des kilomètres est devenu un véritable atout, réduisant les soumissions de kilomètres de 25 % et augmentant l'efficacité en faisant gagner jusqu'à 21 heures par an par employé. Cependant, toutes les entreprises ne sont pas prêtes pour des solutions automatisées. Pour les équipes basées sur des projets nécessitant une gestion simple des dépenses, la saisie manuelle peut encore être efficace si elle est bien réalisée.

Bien que les systèmes automatisés offrent de la précision, Harvest fournit une solution pratique pour les équipes qui préfèrent ou nécessitent une saisie manuelle des kilomètres. Harvest permet de créer une catégorie de dépenses de kilométrage avec un prix unitaire par mile ou par kilomètre, permettant aux utilisateurs de suivre et de rapporter efficacement les kilomètres. Cela est particulièrement utile pour les équipes basées sur des projets gérant des structures de dépenses simples.

Dans Harvest, seuls les Administrateurs ont la permission de gérer les catégories de dépenses et de mettre à jour les tarifs de kilométrage, garantissant que les enregistrements restent cohérents et précis. Cette approche basée sur les permissions aide à maintenir le contrôle sur les données financières et réduit le risque de modifications non autorisées pouvant entraîner des erreurs ou des incohérences dans les rapports.

Pour les entreprises cherchant à rationaliser leur reporting des dépenses, Harvest offre de robustes capacités d'exportation. Des rapports de dépenses détaillés, y compris les données de kilométrage, peuvent être facilement exportés, facilitant les déclarations fiscales et les processus de remboursement. Cette fonctionnalité est essentielle pour les entreprises qui doivent fournir une documentation précise pour les audits ou les examens financiers.

Exporter des données dans Harvest garantit que tous les détails nécessaires — tels que la date, la destination, le but professionnel et les kilomètres parcourus — sont capturés et prêts pour analyse ou soumission aux autorités fiscales. Cela simplifie non seulement le processus de reporting, mais aide également à maintenir la conformité avec les exigences réglementaires.

Bien que le suivi automatisé ne soit pas disponible, l'application mobile de Harvest prend en charge la saisie manuelle des dépenses de kilométrage. Cela permet aux employés d'enregistrer leurs déplacements au fur et à mesure, réduisant le risque d'entrées oubliées et garantissant des enregistrements plus précis. Une approche mobile-first améliore la précision et réduit les charges administratives.

En intégrant le suivi des kilomètres avec le système complet de gestion des dépenses de Harvest, les entreprises peuvent rationaliser leurs processus de comptabilité. Cette intégration élimine la saisie de données redondantes et garantit que toutes les informations financières s'intègrent directement dans les rapports financiers, soutenant une meilleure prise de décision et une planification financière efficace.