E-mailfactuur voor Rusland

Harvest biedt krachtige e-facturatiecapaciteiten met ondersteuning voor UBL XML, waardoor het geschikt is voor Europese markten. Zorg voor naleving van Russische specifieke regelgeving.

Inzicht in e-facturatieregels in Rusland

Rusland heeft een specifieke en evoluerende juridische structuur voor e-facturatie, met verplichte vereisten voor bepaalde goederen en aanzienlijke boetes voor niet-naleving. Hoewel elektronische facturatie voor business-to-business (B2B) transacties sinds 2012 in Rusland is toegestaan, is de brede acceptatie geleidelijk en grotendeels vrijwillig geweest. De Federale Belastingdienst (FTS) is de belangrijkste regelgevende instantie, verantwoordelijk voor het vaststellen van technische normen, het autoriseren van operators voor elektronische gegevensuitwisseling en het toezicht houden op naleving.

Een belangrijke verschuiving vond plaats met de introductie van het nationale traceersysteem, waardoor e-facturatie verplicht werd voor specifieke categorieën goederen. Sinds 1 juli 2021 zijn bedrijven die met deze traceerbare goederen werken verplicht om e-facturen uit te geven en te accepteren onder Federale Wet nr. 371-FZ. Deze maatregel is bedoeld om de controle over de goederenstroom te verbeteren en belastingontduiking tegen te gaan. De goederen die onderworpen zijn aan verplichte e-facturatie zijn onder andere:

• Koel- en vriesapparatuur
• Industrieel vrachtvervoer (zoals heftrucks, bulldozers en wegwalsen)
• Was- en droogmachines (voor huishoudelijk en commercieel gebruik)
• Monitoren en projectoren (exclusief televisieontvangapparatuur)
• Elektronische geïntegreerde circuits en elementen
• Kinderwagens en autostoelen
• Farmaceutische producten, alcohol en tabak worden ook als goederen met een hoog belastingrisico beschouwd die e-facturatie vereisen.

Niet-naleving van deze regels kan ernstige gevolgen hebben. De FTS houdt actief toezicht op transacties en kan de btw-registraties van verkopers en kopers vergelijken om fouten of fraude op te sporen. Inconsistenties in het rapporteren van traceerbare goederen tijdens belastingcontroles kunnen leiden tot aansprakelijkheden, aangezien het systeem is ontworpen om smokkelen en belastingontduiking te elimineren.

E-factuurformaten en nalevingsvereisten

Russische e-facturen moeten voldoen aan een gestructureerd XML-formaat, specifiek de standaard van het Universele Overdrachtsdocument (UTD), met strikte taal- en taggingrichtlijnen, en moeten worden verwerkt via geautoriseerde Operators voor Elektronische Gegevensuitwisseling (EDEO's). E-facturen in Rusland moeten worden gegenereerd in een gestructureerd XML-formaat, wat een belangrijke technische norm voor naleving is. Het meest gebruikte en verplichte formaat is het Universele Overdrachtsdocument (UTD), dat is vastgesteld door de Federale Belastingdienst (FTS). Dit UTD-formaat is uitgebreid en combineert vaak zowel de factuur als de leveringsbon in één digitaal document, wat het uitwisselingsproces stroomlijnt.

Een cruciaal aspect van naleving betreft specifieke taal- en taggingrichtlijnen. De XML-bestanden moeten tags bevatten die in de Russische taal zijn geschreven, wat zorgt voor duidelijkheid en consistentie voor belastingautoriteiten tijdens hun beoordeling en verwerking. Deze richtlijnen zijn vastgesteld door de FTS om de informatie-uitwisseling in het hele e-facturatie-ecosysteem te standaardiseren.

Bovendien moeten e-facturen worden verzonden via gecertificeerde Operators voor Elektronische Gegevensuitwisseling (EDEO's), die zijn geautoriseerd door de FTS. Deze EDEO's fungeren als belangrijke technische en juridische tussenpersonen, die een veilige en vertrouwelijke informatie-uitwisseling tussen de uitgevende bedrijven, de ontvangers en de belastingadministratie faciliteren. Ze spelen ook een rol bij het genereren van digitale records van de creatie van e-facturen voor auditdoeleinden en zijn onderworpen aan regelmatige audits door de belastingautoriteit. Momenteel zijn er ongeveer 42 tot 50 gecertificeerde Russische softwareleveranciers en EDEO's die elektronische factuurindiening ondersteunen.

Verkrijgen en gebruiken van gekwalificeerde elektronische handtekeningen

Het verkrijgen van een Gekwalificeerde Elektronische Handtekening (QES) in Rusland is een nauwkeurig proces dat betrokkenheid van geautoriseerde certificeringsinstanties vereist en cruciaal is voor het waarborgen van de juridische geldigheid en authenticiteit van e-facturen. Alle e-facturen in Rusland moeten worden geauthenticeerd met een gekwalificeerde elektronische handtekening (QES). Een QES biedt het hoogste niveau van juridische zekerheid, gelijkwaardig aan een handtekening met inkt, en is verplicht voor transacties met hoge inzet, zoals belastingaangiften en rechtszaken. Het dient om de ondertekenaar betrouwbaar te identificeren en de integriteit van de factuurinhoud te waarborgen, waardoor ongeautoriseerde wijzigingen na ondertekening worden voorkomen.

Het proces voor het verkrijgen van een gekwalificeerde elektronische handtekening omvat doorgaans verschillende stappen:

• Aanvraag: Bedrijven en individuele ondernemers kunnen de aanvraag voor een e-certificaat indienen via de website van de Federale Belastingdienst (FTS) via hun persoonlijke account of door een direct bezoek aan een belastingkantoor.
• Identiteitsverificatie: Voor afstandsverlening zijn een bevestigde account op het overheidsdienstenportaal en bevestigde registratie in het Geünificeerde Biometrische Systeem vereisten. Voor persoonlijke aanvragen moet de CEO of individuele ondernemer een paspoort, SNILS (individueel verzekeringsnummer) en belasting-ID overleggen.
• E-token: Een e-token, dat een beveiligd hardwareapparaat is dat is gecertificeerd door de Federale Veiligheidsdienst (FSB) of FSTEC van Rusland, is vereist om de elektronische sleutels veilig op te slaan. Veelvoorkomende voorbeelden van geschikte e-tokens zijn Rutoken Lite, Rutoken EDS 2.0 en JaCarta LT.
• Certificaatuitgifte: De FTS Certificeringsautoriteit is verantwoordelijk voor het uitgeven van het gekwalificeerde certificaat. Het is belangrijk op te merken dat vanaf 28 augustus 2025 certificaten die door de FTS Certificeringsautoriteit zijn uitgegeven, een extra "Sleutelovereenkomst"-attribuut zullen bevatten, dat verplicht zal worden voor rapportage aan het Sociale Fonds van Rusland na 1 september 2026.

QES-certificaten moeten worden uitgegeven door geautoriseerde Russische certificeringsinstanties (CA's) die zijn geaccrediteerd door de FTS of het Ministerie van Digitale Ontwikkeling, Communicatie en Massamedia. Certificaten die buiten Rusland zijn uitgegeven, worden over het algemeen niet geaccepteerd voor de doeleinden van Russische e-facturatie.

Beste praktijken voor e-factuurarchivering

Juiste archivering van e-facturen in Rusland gaat verder dan alleen opslag, en vereist naleving van specifieke bewaartermijnen, veilige digitale methoden en afstemming op belastingauditvereisten om juridische naleving en toegankelijkheid te waarborgen. De verplichte bewaartermijn voor e-facturen in Rusland is vijf jaar. Deze periode komt overeen met de verjaringstermijn voor belastingaudits onder de Russische wet en werd verhoogd van vier jaar in januari 2024, onder Order nr. 236 van 2019. Deze bewaarplicht geldt zowel voor leveranciers als voor klanten die bij de transactie betrokken zijn.

Voor veilige digitale archivering moeten e-facturen in hun oorspronkelijke elektronische formaat worden bewaard, zodat de integriteit van het document en de toegankelijkheid voor mogelijke inspecties door de belastingautoriteiten gedurende de gehele bewaartermijn van vijf jaar gewaarborgd zijn. Beste praktijken voor veilige digitale archivering omvatten:

• Oorspronkelijke indeling behouden: Het is cruciaal dat documenten, samen met hun bijbehorende elektronische handtekeningen, bevestigingen en meldingen van Operators voor Elektronische Documentuitwisseling (EDEO's), in hun oorspronkelijke elektronische vorm worden opgeslagen.
• Authenticiteit en integriteit waarborgen: De authenticiteit van de oorsprong en de integriteit van de inhoud van de e-factuur moeten vanaf het moment van uitgifte tot het einde van de bewaartermijn worden gegarandeerd.
• Toegankelijkheid behouden: Gearchiveerde documenten moeten gemakkelijk toegankelijk zijn voor beoordeling door belastingautoriteiten tijdens audits.

Veelgestelde vragen over e-mailfacturen voor Rusland

• Wat zijn de wettelijke vereisten voor het verzenden van e-facturen in Rusland?

  In Rusland omvatten de wettelijke vereisten voor het verzenden van e-facturen naleving van het Universele Overdrachtsdocument (UTD) formaat, het gebruik van een gekwalificeerde elektronische handtekening (QES) voor authenticatie, en het verzenden van facturen via gecertificeerde Operators voor Elektronische Gegevensuitwisseling (EDEO's). Naleving van deze normen helpt ervoor te zorgen dat e-facturen juridisch geldig zijn en voldoen aan de regulatoire verwachtingen die zijn vastgesteld door de Federale Belastingdienst (FTS).

• Kan e-facturatiesoftware automatisch voldoen aan alle Russische regelgeving?

  Hoewel e-facturatiesoftware kan helpen bij de naleving van veel regelgeving, kan het mogelijk niet automatisch volledige naleving van alle Russische specifieke wettelijke vereisten garanderen. Bedrijven moeten ervoor zorgen dat hun software is bijgewerkt om de laatste regulatoire wijzigingen te verwerken en moeten samenwerken met gecertificeerde Operators voor Elektronische Gegevensuitwisseling (EDEO's) om aan precieze lokale normen te voldoen. Handmatige tussenkomst kan nog steeds nodig zijn om volledige naleving te waarborgen.

• Kan ik meldingen instellen voor specifieke factureringsgebeurtenissen in Harvest?
  Ja, Harvest stelt je in staat om meldingen aan te passen voor verschillende factureringsgebeurtenissen, zoals het aanmaken van facturen, betalingsontvangsten en herinneringen voor achterstallige facturen, zodat je op de hoogte blijft van je factureringsactiviteiten.
• Hoe verkrijg ik een gekwalificeerde elektronische handtekening in Rusland?

  Om een gekwalificeerde elektronische handtekening (QES) in Rusland te verkrijgen, moet je een aanvraag indienen bij geautoriseerde certificeringsinstanties die zijn geaccrediteerd door de Federale Belastingdienst (FTS) of het Ministerie van Digitale Ontwikkeling. Het proces omvat identiteitsverificatie, het veiligstellen van een e-token en het verkrijgen van een certificaat van deze autoriteiten. Deze handtekening is essentieel voor het waarborgen van de juridische geldigheid van e-facturen.

• In welk formaat moeten e-facturen zijn voor naleving in Rusland?

  E-facturen in Rusland moeten in het formaat van het Universele Overdrachtsdocument (UTD) zijn, een gestructureerd XML-formaat dat is vastgesteld door de Federale Belastingdienst (FTS). Dit formaat bevat specifieke taal- en taggingrichtlijnen om consistentie en duidelijkheid voor belastingverwerking te waarborgen. Naleving van dit formaat is cruciaal voor de juridische acceptatie van e-facturen.