Cartão de Despesas Corporativas

Os cartões de despesas corporativas oferecem às empresas controle, visibilidade e eficiência aprimorados na gestão de despesas. Esses cartões não são apenas ferramentas de pagamento, mas soluções financeiras integradas. Em 2023, os gastos com cartões comerciais ultrapassaram US$ 4 trilhões, refletindo um crescimento de 8% e destacando sua importância estratégica na gestão de despesas. O uso de cartões digitais e virtuais aumentou, com a adoção de cartões virtuais entre empresas dos EUA alcançando 70% em 2024, acima de 55% em 2022.

Esses cartões proporcionam economias significativas e eficiências de processo. Empresas que utilizam sistemas automatizados de gestão de despesas relatam uma redução de 30-40% no tempo gasto na gestão de despesas em comparação com sistemas manuais. Além disso, as empresas economizam aproximadamente US$ 10 por relatório ao automatizar processos de despesas, reduzindo o custo médio de processamento de US$ 35 para cerca de US$ 25 por relatório.

A integração de cartões de despesas corporativas com sistemas contábeis aprimora a supervisão financeira e a precisão dos dados. Embora o processamento manual de relatórios de despesas permaneça prevalente, levando a desafios de conformidade, integrar esses cartões com sistemas contábeis pode mitigar tais problemas. Por exemplo, apenas 2% das empresas integraram software de gestão de despesas, apesar do aumento no uso de cartões corporativos.

Ao vincular transações de cartões diretamente a sistemas como ERP ou livro razão, as empresas podem automatizar fluxos de dados e eliminar a entrada manual. Isso garante relatórios financeiros precisos e reduz o tempo gasto na conciliação. Empresas com visibilidade de gastos em tempo real relatam uma redução de 5,8% no gasto total, mostrando os benefícios financeiros da integração.

Os cartões de despesas corporativas vêm em várias formas, cada uma adaptada a necessidades específicas de negócios. Os tipos mais comuns incluem cartões corporativos, cartões de compras, cartões virtuais e cartões fantasmas. Os cartões virtuais, em particular, tiveram um aumento de 48% no uso entre PMEs em 2024 devido aos seus recursos de segurança aprimorados e controles de gastos.

As empresas podem implementar limites de gastos, restrições de código de categoria de comerciante (MCC) e datas de validade dos cartões, especialmente para cartões virtuais. Esses recursos ajudam a garantir a adesão a orçamentos e políticas, prevenindo compras não autorizadas. Especialistas da indústria concordam que os cartões virtuais redefinem os pagamentos B2B ao oferecer forte supervisão e controle.

Embora a Harvest não ofereça funcionalidades de cartão corporativo, ela fornece uma solução simples para rastreamento de despesas manualmente inseridas pelos funcionários. Essa abordagem é ideal para empresas que preferem controle manual sobre processos automatizados. A Harvest permite que as despesas sejam categorizadas por projeto, permitindo que as empresas mantenham uma estrutura de despesas organizada.

A Harvest se integra com ferramentas de faturamento, permitindo que as empresas rastreiem despesas juntamente com a cobrança. Embora não forneça visibilidade em tempo real sobre os gastos, a capacidade de sincronizar faturas com QuickBooks Online e Xero oferece um grau de integração financeira. Essa configuração pode ser particularmente útil para pequenas empresas que buscam uma abordagem simples e manual para a gestão de despesas.