Crie Relatório de Despesas a Partir de Recibos

Criar um relatório de despesas a partir de recibos requer uma abordagem sistemática para garantir precisão e conformidade. Para começar, digitalize seus recibos usando um aplicativo móvel para evitar perda ou dano. Este simples passo pode reduzir o risco de perder documentação crítica. Em seguida, categorize suas despesas com base em categorias predefinidas, como viagens, refeições e suprimentos. Isso ajuda a manter clareza e consistência em todo o seu relatório.

Uma vez que suas despesas estejam devidamente categorizadas, documente o propósito comercial de cada transação. Isso é crucial para trilhas de auditoria e conformidade com órgãos reguladores como o IRS, que exige registros detalhados para deduções. Por fim, compile seus dados em um relatório abrangente que descreva claramente todas as despesas, o propósito comercial associado e quaisquer notas relevantes. Essa abordagem estruturada não apenas agiliza o processo de reembolso, mas também garante conformidade com as regulamentações financeiras.

A gestão de despesas automatizada pode aumentar significativamente a eficiência e a precisão na criação de relatórios de despesas. Empresas que fazem a transição de processos manuais para automatizados podem experimentar uma redução de até 78% no custo de processamento de cada reivindicação de despesa. Além disso, essa mudança pode economizar aproximadamente 330 horas por ano para uma empresa de 200 pessoas que, de outra forma, seriam gastas em processamento manual.

Apesar dessas vantagens, muitas empresas ainda dependem de métodos manuais, que são propensos a erros. De fato, 19% dos relatórios de despesas processados manualmente contêm erros, e corrigir esses erros pode custar um adicional de $52 por relatório. Ao automatizar a gestão de despesas, as empresas podem reduzir erros, economizar tempo e obter melhores insights sobre padrões de gastos, levando a decisões financeiras mais informadas.

O Harvest oferece uma solução prática para criar relatórios de despesas a partir de recibos, particularmente para empresas que buscam uma abordagem simples sem as complicações da automação completa. Com os recursos do aplicativo móvel do Harvest, os usuários podem gerenciar despesas em movimento, fazendo upload de imagens de recibos e rastreando despesas por projeto. Isso garante que todas as despesas sejam documentadas em tempo real, reduzindo a chance de descuidos.

Além disso, o Harvest fornece categorias de despesas personalizáveis, permitindo que as empresas adaptem seu rastreamento de despesas para atender às necessidades específicas do setor. Seja na área da saúde, construção ou em outro setor, essas categorias personalizadas ajudam a manter registros organizados e precisos. Além disso, o Harvest suporta rastreamento em múltiplas moedas, facilitando para empresas com operações internacionais gerenciar despesas em diferentes moedas.

Desafios comuns na criação de relatórios de despesas incluem recibos perdidos, submissões atrasadas e despesas mal categorizadas. Para enfrentar esses problemas, é crucial digitalizar recibos imediatamente usando aplicativos móveis. Isso não apenas garante a segurança dos recibos, mas também assegura que eles sejam legíveis e prontos para processamento.

Definir políticas e prazos claros é outra maneira eficaz de evitar submissões atrasadas. Por exemplo, exigir submissões dentro de 30 dias após uma compra pode ajudar a manter relatórios pontuais. Além disso, usar métodos de pagamento separados para despesas pessoais e de negócios, como cartões corporativos, ajuda a evitar a mistura de despesas e simplifica o processo de categorização. Ao implementar essas estratégias, as empresas podem agilizar a criação de relatórios de despesas e minimizar erros.