Fatura por Email para a Dinamarca

A Harvest oferece suporte robusto para a preparação de faturas eletrônicas no formato UBL, com integração Peppol opcional, tornando-se uma ferramenta valiosa para empresas que navegam pelos padrões de faturamento eletrônico europeus.

Entendendo as Regulamentações de Faturamento Eletrônico na Dinamarca

O faturamento eletrônico na Dinamarca é uma prática bem estabelecida, com uma clara distinção entre transações Business-to-Government (B2G) e Business-to-Business (B2B). Para transações B2G, o faturamento eletrônico é obrigatório desde 2005, exigindo que todos os fornecedores de autoridades públicas enviem suas faturas eletronicamente. As autoridades públicas são obrigadas a aceitar e processar essas faturas eletrônicas, desde que estejam em conformidade com a Norma Europeia EN 16931, geralmente trocadas através da plataforma nacional NemHandel.

Embora o faturamento eletrônico B2B ainda não seja universalmente obrigatório, a Lei de Contabilidade de 2022 impacta significativamente todas as empresas, exigindo que elas possuam a capacidade de enviar e receber faturas eletrônicas estruturadas. Esta Lei exige o uso de sistemas de contabilidade digital (DBS) que suportem faturamento eletrônico estruturado e a geração de Arquivos de Auditoria Padrão para Imposto (SAF-T).

Os prazos de conformidade para a Lei de Contabilidade são escalonados:

• 1º de julho de 2024: Aplicável a empresas obrigadas a apresentar relatórios anuais e que já utilizam sistemas de contabilidade registrados.
• 1º de janeiro de 2025: Estendido a empresas que apresentam relatórios anuais, mas utilizam sistemas contábeis não registrados ou personalizados.
• 1º de janeiro de 2026: A exigência se aplicará a empresas sem obrigação de relatório anual, como empresários individuais, se seu faturamento líquido anual exceder DKK 300.000 por dois anos consecutivos. Para aqueles que utilizam sistemas contábeis internos, o prazo esperado é julho de 2026.

A não conformidade com as regulamentações de faturamento eletrônico B2G pode levar a consequências severas, incluindo rejeição automática de faturas, atrasos nos pagamentos, auditorias, multas administrativas e até mesmo a exclusão de futuros contratos governamentais.

Formatos e Padrões para Faturamento Eletrônico na Dinamarca

O framework de faturamento eletrônico da Dinamarca é construído sobre padrões técnicos específicos para garantir interoperabilidade e conformidade, fortemente influenciado por diretrizes europeias. Os principais formatos de faturamento eletrônico exigidos para transações B2G historicamente incluíram tanto Peppol BIS 3.0 quanto o OIOUBL 2.1 nacional.

Um desenvolvimento significativo no cenário de faturamento eletrônico dinamarquês é a recente decisão de descontinuar o formato OIOUBL 3.0 planejado, que foi formalmente cancelado em 14 de janeiro de 2026. Essa mudança sinaliza a mudança estratégica da Dinamarca em direção a um padrão de documento unificado, alinhando-se cada vez mais com o ecossistema internacional Peppol. O país está agora eliminando o OIOUBL 2.1 em favor do NemHandel BIS 4, uma adaptação localizada do formato internacional Peppol BIS 4, com um candidato de lançamento previsto para 2028 e migração esperada até meados de 2029.

A Norma Europeia EN 16931 desempenha um papel crucial, tendo sido adotada pelas autoridades públicas dinamarquesas. Esta norma define os elementos principais e o modelo de dados semântico para faturas eletrônicas, garantindo que sejam estruturadas, legíveis por máquina e compatíveis com sistemas da UE. Todas as autoridades contratantes públicas na Dinamarca são obrigadas a aceitar e processar faturas eletrônicas que estejam em conformidade com a EN 16931 para contratos de aquisição pública acima dos limites da UE. O Peppol BIS 3.0 está totalmente alinhado com esta norma europeia.

Passos Práticos para Implementar o Faturamento Eletrônico

Implementar o faturamento eletrônico na Dinamarca envolve vários passos práticos para garantir conformidade com o framework regulatório em evolução, particularmente a Lei de Contabilidade de 2022. O requisito central é que as empresas utilizem sistemas de contabilidade digital (DBS) compatíveis. Esses sistemas, sejam soluções certificadas ou sistemas ERP personalizados, devem ser capazes de emitir, receber, armazenar e arquivar faturas eletrônicas estruturadas, bem como gerar Arquivos de Auditoria Padrão para Imposto (SAF-T) mediante solicitação.

Aqui estão os passos-chave para a implementação:

• Selecionar um Sistema de Contabilidade Digital Compatível: Escolha um sistema que seja certificado pela Autoridade de Negócios Dinamarquesa (Erhvervsstyrelsen) ou uma solução personalizada que comprove atender a todos os requisitos legais. Se utilizar um sistema não registrado, a empresa assume total responsabilidade pela conformidade.
• Integrar com NemHandel ou Peppol: Para trocar faturas eletrônicas, seu sistema deve estar conectado à plataforma NemHandel, a infraestrutura nacional da Dinamarca, ou à rede Peppol. O NemHandel está interconectado com o Peppol, oferecendo flexibilidade.
• Garantir Autenticidade e Integridade dos Dados: O sistema de faturamento eletrônico escolhido deve garantir a autenticidade e integridade dos dados da fatura. Isso inclui implementar medidas robustas de segurança de TI, como gerenciamento de usuários e acessos, e garantir backups automáticos semanais em um servidor seguro, idealmente com um terceiro independente localizado na UE/EEE.
• Estabelecer Procedimentos de Arquivamento: Todas as faturas eletrônicas e registros contábeis relacionados devem ser armazenados de forma segura por um mínimo de cinco anos a partir do final do exercício financeiro ao qual se referem.
• Preparar para Geração de SAF-T: Seu sistema de contabilidade digital deve ser capaz de gerar arquivos SAF-T, um formato eletrônico para relatar dados fiscais e financeiros, mediante solicitação da Agência Tributária Dinamarquesa (Skattestyrelsen).
• Documentar Procedimentos de Contabilidade: As empresas são obrigadas a criar e manter uma descrição formal e escrita de seus procedimentos contábeis, delineando claramente os controles internos e responsabilidades.

O Papel das Faturas Eletrônicas Estruturadas na Aquisição Pública

Faturas eletrônicas estruturadas são fundamentais para a aquisição pública na Dinamarca, servindo como um alicerce do setor público altamente digitalizado do país. Desde 2005, é obrigatório que todos os fornecedores de autoridades públicas enviem suas faturas eletronicamente. Este mandato sublinha a importância crítica das faturas estruturadas na facilitação de transações governamentais eficientes e transparentes.

Os principais benefícios das faturas estruturadas na aquisição pública incluem:

• Processos Otimizados: Faturas estruturadas contêm dados em um formato legível por máquina, permitindo processamento automatizado por entidades públicas. Isso reduz significativamente a entrada manual de dados, minimiza erros humanos e acelera todo o ciclo de faturamento até o pagamento.

Perguntas Frequentes sobre Fatura por Email para a Dinamarca

• Quais são os formatos de faturamento eletrônico exigidos na Dinamarca?
  A Harvest suporta faturas eletrônicas UBL e permite que você as prepare com detalhes da rede Peppol, que são necessários para conformidade com muitos padrões europeus de faturamento eletrônico.
• Como a rede Peppol facilita o faturamento eletrônico na Dinamarca?
  A Harvest ajuda você a preparar faturas eletrônicas estruturadas que podem ser enviadas através de um gateway Peppol externo, facilitando processos de aquisição pública.
• Posso configurar diferentes taxas de imposto para vários clientes na Harvest?
  A Harvest permite que você configure várias taxas de imposto que podem ser aplicadas a diferentes clientes ou projetos. Essa flexibilidade ajuda você a gerenciar o faturamento em conformidade com as diferentes regulamentações fiscais em várias regiões.
• Quais são os requisitos legais para enviar faturas por email na Dinamarca?
  Na Dinamarca, as faturas por email devem cumprir os requisitos gerais para faturamento eletrônico, que incluem o uso de um formato estruturado como Peppol BIS ou OIOUBL para transações públicas. As empresas devem garantir a autenticidade e integridade dos dados, e as faturas eletrônicas devem ser arquivadas por pelo menos cinco anos.
• Existem limitações no uso de email para faturamento na Dinamarca?
  Embora o email possa ser usado para enviar faturas, pode não garantir o formato estruturado exigido para conformidade na Dinamarca, especialmente para transações B2G. A principal limitação é que o email sozinho não garante a autenticidade ou integridade dos dados da fatura, que é crítico para a conformidade legal.