Fatura por Email para a Rússia

A Harvest oferece poderosas capacidades de e-faturamento com suporte para UBL XML, tornando-se adequada para mercados europeus. Garanta conformidade com regulamentos específicos da Rússia.

Entendendo os Regulamentos de E-Faturamento na Rússia

A Rússia possui um quadro legal específico e em evolução para e-faturamento, com requisitos obrigatórios para certos bens e penalidades significativas por não conformidade. Embora o faturamento eletrônico para transações B2B seja permitido na Rússia desde 2012, sua adoção generalizada tem sido gradual e em grande parte voluntária. O Serviço Federal de Impostos (FTS) é o principal órgão regulador, responsável por estabelecer padrões técnicos, autorizar operadores de troca de dados eletrônicos e supervisionar a conformidade.

Uma mudança significativa ocorreu com a introdução do sistema nacional de rastreabilidade, tornando o e-faturamento obrigatório para categorias específicas de bens. Desde 1º de julho de 2021, sob a Lei Federal nº 371-FZ, empresas que lidam com esses bens rastreáveis são obrigadas a emitir e aceitar e-faturas. Essa medida visa aumentar o controle sobre o fluxo de bens e combater a evasão fiscal. Os bens sujeitos a e-faturamento obrigatório incluem:

• Equipamentos de refrigeração e congelamento
• Empilhadeiras industriais (como empilhadeiras, escavadeiras e rolos de estrada)
• Máquinas de lavar e secar (para aplicações domésticas e comerciais)
• Monitores e projetores (excluindo equipamentos de recepção de televisão)
• Circuitos integrados eletrônicos e elementos
• Carrinhos de bebê e cadeirinhas de segurança para crianças
• Produtos farmacêuticos, álcool e tabaco também são identificados como bens de alto risco fiscal que requerem e-faturamento.

A não conformidade com esses regulamentos pode levar a consequências sérias. O FTS monitora ativamente as transações e pode comparar os registros de IVA de vendedores e compradores para detectar erros ou fraudes. Inconsistências na declaração de bens rastreáveis durante auditorias fiscais podem resultar em responsabilidades, uma vez que o sistema é projetado para eliminar contrabando e evasão fiscal.

Formatos de E-Fatura e Requisitos de Conformidade

As e-faturas russas devem aderir a um formato XML estruturado, especificamente o padrão de Documento de Transferência Universal (UTD), com diretrizes rigorosas de linguagem e marcação, e ser processadas através de Operadores de Troca de Dados Eletrônicos (EDEOs) autorizados. As e-faturas na Rússia devem ser geradas em um formato XML estruturado, que é um padrão técnico chave para conformidade. O formato mais comumente utilizado e exigido é o Documento de Transferência Universal (UTD), que foi estabelecido pelo Serviço Federal de Impostos (FTS). Este formato UTD é abrangente, muitas vezes combinando tanto a fatura quanto o comprovante de entrega em um único documento digital, agilizando o processo de troca.

Um aspecto crucial da conformidade envolve diretrizes específicas de linguagem e marcação. Os arquivos XML devem conter tags escritas em língua russa, garantindo clareza e consistência para as autoridades fiscais durante sua revisão e processamento. Essas diretrizes são estabelecidas pelo FTS para padronizar a troca de informações em todo o ecossistema de e-faturamento.

Além disso, as e-faturas devem ser transmitidas através de Operadores de Troca de Dados Eletrônicos (EDEOs) certificados, que são autorizados pelo FTS. Esses EDEOs atuam como intermediários técnicos e legais vitais, facilitando a troca segura e confidencial de informações entre as empresas emissoras, os destinatários e a administração fiscal. Eles também desempenham um papel na geração de registros digitais da criação de e-faturas para fins de auditoria e estão sujeitos a auditorias regulares pela autoridade fiscal. Atualmente, existem aproximadamente 42 a 50 provedores de software russos certificados e EDEOs apoiando a submissão de faturas eletrônicas.

Obtendo e Usando Assinaturas Eletrônicas Qualificadas

Obter uma Assinatura Eletrônica Qualificada (QES) na Rússia é um processo preciso que envolve autoridades de certificação autorizadas e é crucial para garantir a validade legal e autenticidade das e-faturas. Todas as e-faturas na Rússia devem ser autenticadas com uma assinatura eletrônica qualificada (QES). Uma QES possui o mais alto nível de garantia legal, sendo equivalente a uma assinatura em papel, e é obrigatória para transações de alto risco, como declarações fiscais e submissões judiciais. Ela serve para identificar de forma confiável o signatário e garantir a integridade do conteúdo da fatura, prevenindo quaisquer alterações não autorizadas após a assinatura do documento.

O processo para obter uma assinatura eletrônica qualificada geralmente envolve várias etapas:

• Aplicação: Empresas e empreendedores individuais podem iniciar a solicitação de um e-certificado através do site do Serviço Federal de Impostos (FTS) via sua conta pessoal ou fazendo uma visita direta a um escritório fiscal.
• Verificação de Identidade: Para emissão remota, uma conta confirmada no portal de serviços governamentais e registro confirmado no Sistema Biométrico Unificado são pré-requisitos. Para solicitações presenciais, o CEO ou empreendedor individual deve apresentar um passaporte, SNILS (número de conta de seguro individual) e CPF.
• Token Eletrônico: Um token eletrônico, que é um dispositivo de hardware seguro certificado pelo Serviço Federal de Segurança (FSB) ou FSTEC da Rússia, é necessário para armazenar com segurança as chaves eletrônicas. Exemplos comuns de tokens eletrônicos adequados incluem Rutoken Lite, Rutoken EDS 2.0 e JaCarta LT.
• Emissão de Certificado: A Autoridade de Certificação do FTS é responsável pela emissão do certificado qualificado. É importante notar que, a partir de 28 de agosto de 2025, os certificados emitidos pela Autoridade de Certificação do FTS incluirão um atributo adicional de "Acordo de Chave", que se tornará obrigatório para relatórios ao Fundo Social da Rússia após 1º de setembro de 2026.

Os certificados QES devem ser emitidos por autoridades de certificação russas autorizadas (CAs) que são acreditadas pelo FTS ou pelo Ministério do Desenvolvimento Digital, Comunicações e Mídia de Massa. Certificados emitidos fora da Rússia geralmente não são aceitos para fins de e-faturamento russo.

Melhores Práticas para Arquivamento de E-Faturas

O arquivamento adequado de e-faturas na Rússia vai além do mero armazenamento, exigindo a adesão a períodos de retenção específicos, métodos digitais seguros e alinhamento com os requisitos de auditoria fiscal para garantir conformidade legal e acessibilidade. O período de retenção obrigatório para e-faturas na Rússia é de cinco anos. Este período está alinhado com o prazo de prescrição para auditorias fiscais sob a lei russa e foi aumentado de quatro anos em janeiro de 2024, sob a Ordem nº 236 de 2019. Esta obrigação de retenção se aplica igualmente a fornecedores e clientes envolvidos na transação.

Para arquivamento digital seguro, as e-faturas devem ser mantidas em seu formato eletrônico original, garantindo a integridade do documento e sua acessibilidade para possíveis inspeções da autoridade fiscal ao longo de todo o período de retenção de cinco anos. As melhores práticas para arquivamento digital seguro incluem:

• Preservar o Formato Original: É crucial que os documentos, juntamente com suas assinaturas eletrônicas associadas, confirmações e notificações de Operadores de Troca de Documentos Eletrônicos (EDEOs), sejam armazenados em sua forma eletrônica original.
• Garantir Autenticidade e Integridade: A autenticidade da origem e a integridade do conteúdo da e-fatura devem ser garantidas desde o momento de sua emissão até o final do período de retenção.
• Manter Acessibilidade: Documentos arquivados devem estar prontamente acessíveis para revisão pelas autoridades fiscais durante auditorias.

Perguntas Frequentes sobre Fatura por Email para a Rússia

• Quais são os requisitos legais para enviar e-faturas na Rússia?

  Na Rússia, os requisitos legais para enviar e-faturas incluem a adesão ao formato de Documento de Transferência Universal (UTD), o uso de uma assinatura eletrônica qualificada (QES) para autenticação e a transmissão de faturas através de Operadores de Troca de Dados Eletrônicos (EDEOs) certificados. A conformidade com esses padrões ajuda a garantir que as e-faturas sejam legalmente válidas e atendam às expectativas regulatórias estabelecidas pelo Serviço Federal de Impostos (FTS).

• O software de e-faturamento pode automaticamente cumprir todas as regulamentações russas?

  Embora o software de e-faturamento possa facilitar a conformidade com muitas regulamentações, ele pode não garantir automaticamente a conformidade total com todos os requisitos legais específicos da Rússia. As empresas devem garantir que seu software esteja atualizado para lidar com as últimas mudanças regulatórias e coordenar com Operadores de Troca de Dados Eletrônicos (EDEOs) certificados para atender aos padrões locais precisos. A intervenção manual ainda pode ser necessária para garantir a conformidade completa.

• Posso configurar notificações para eventos específicos de faturamento no Harvest?
  Sim, a Harvest permite que você personalize notificações para vários eventos de faturamento, como criação de faturas, recebimento de pagamentos e lembretes para faturas vencidas, garantindo que você esteja informado sobre suas atividades de faturamento.
• Como obtenho uma assinatura eletrônica qualificada na Rússia?

  Para obter uma assinatura eletrônica qualificada (QES) na Rússia, você deve solicitar através de autoridades de certificação autorizadas acreditadas pelo Serviço Federal de Impostos (FTS) ou pelo Ministério do Desenvolvimento Digital. O processo envolve verificação de identidade, obtenção de um token eletrônico e obtenção de um certificado dessas autoridades. Essa assinatura é essencial para garantir a validade legal das e-faturas.

• Qual formato as e-faturas devem ter para conformidade na Rússia?

  As e-faturas na Rússia devem estar no formato de Documento de Transferência Universal (UTD), um formato XML estruturado estabelecido pelo Serviço Federal de Impostos (FTS). Este formato inclui diretrizes específicas de linguagem e marcação para garantir consistência e clareza para o processamento fiscal. A conformidade com este formato é crucial para a aceitação legal das e-faturas.