Escáner de Recibos

Una gestión eficiente de gastos es crucial para las empresas que buscan optimizar operaciones y reducir costos. Según se informa, aproximadamente el 83% de las empresas están adoptando soluciones automatizadas para mejorar sus procesos de gastos. Esta tendencia es impulsada por los significativos ahorros de costos que estas soluciones ofrecen, con la automatización reduciendo el costo promedio de procesar un informe de gastos de $58 a solo $10. Además, las empresas que utilizan la automatización ahorran más de 1,800 horas de trabajo al año, destacando los beneficios de productividad.

A pesar del cambio general, las pequeñas y medianas empresas (PYMES) se quedan atrás en la adopción, con solo un aumento del 2% desde 2021. Esto presenta un desafío de cumplimiento, ya que los procesos manuales son propensos a errores, cada uno costando $52 y 18 minutos para corregir. Harvest aborda estos desafíos al ofrecer seguimiento de gastos basado en proyectos y seguimiento de kilometraje personalizable, ideal para freelancers y pequeños equipos que buscan mejorar su eficiencia sin la complejidad de la automatización completa.

Harvest proporciona una solución simplificada para las empresas que buscan mejorar sus capacidades de seguimiento de gastos. Si bien no ofrece escaneo automático de recibos ni tecnología OCR, Harvest soporta cargas manuales de recibos, permitiendo a los usuarios adjuntar imágenes o PDFs a sus gastos. Esta función es particularmente beneficiosa para pequeñas empresas y freelancers que necesitan un método sencillo para gestionar sus gastos sin una complejidad abrumadora.

Además, la capacidad de Harvest para agrupar gastos en informes para facturación a clientes es una ventaja significativa. Los usuarios pueden filtrar gastos por cliente o proyecto, asegurando un enfoque detallado y organizado para la facturación. Esta funcionalidad se complementa con el seguimiento de kilometraje personalizable de Harvest, que ayuda a asegurar el cumplimiento fiscal al permitir a los administradores establecer y actualizar tarifas de kilometraje según necesidades específicas.

La gestión de recibos digitales no solo simplifica el seguimiento de gastos, sino que también apoya el cumplimiento de regulaciones legales y fiscales. Por ejemplo, los recibos digitales son generalmente aceptados por el IRS, siempre que sean precisos y accesibles. Los sistemas automatizados juegan un papel crucial en el mantenimiento del cumplimiento, ya que hacen cumplir políticas en tiempo real y reducen errores manuales.

Harvest apoya esta necesidad al permitir a los usuarios subir recibos manualmente, una función que se alinea con los estándares regulatorios de EE. UU. y la UE para registros digitales. Con Harvest, las empresas pueden almacenar de manera segura recibos digitales, asegurando que permanezcan legibles y accesibles para auditorías, facilitando así el cumplimiento a largo plazo con los requisitos de retención.

El seguimiento de gastos basado en proyectos ofrece ventajas significativas para las empresas, especialmente aquellas con fuerzas laborales descentralizadas. A medida que el trabajo remoto y los viajes de negocios aumentan, gestionar gastos a través de diversas ubicaciones se vuelve un desafío. Harvest aborda esto al ofrecer funcionalidad offline para su aplicación móvil, permitiendo a los usuarios rastrear gastos sin conexión a internet y sincronizar datos una vez en línea.

Esta función es invaluable para contratistas y consultores autónomos que necesitan un seguimiento de gastos flexible y confiable. Al agrupar gastos en informes específicos de proyectos, Harvest no solo mejora la precisión de la facturación, sino que también proporciona una visión clara de los patrones de gasto, ayudando en la adherencia al presupuesto y la planificación financiera. Esta capacidad asegura que las empresas puedan mantener el control sobre sus gastos mientras se adaptan a la naturaleza dinámica de los entornos laborales modernos.