Gestiona los Gastos del Equipo

Una gestión efectiva de los gastos del equipo es crucial para mantener la salud financiera y alcanzar los objetivos empresariales. Las organizaciones enfrentan desafíos significativos, como problemas de cumplimiento y brechas de visibilidad, especialmente cuando el uso de tarjetas corporativas aumenta pero la adopción de software se mantiene estancada, oscilando entre el 39% y el 47% desde 2021. Además, el procesamiento manual de gastos es costoso e ineficiente, con cada informe tomando un promedio de 20 minutos y $58 para procesar. Abordar estas ineficiencias puede llevar a ahorros sustanciales y mejorar la productividad.

Harvest proporciona una solución sencilla adaptada para pequeñas y medianas empresas al permitir el seguimiento basado en proyectos y categorías personalizadas. Este enfoque ayuda a las empresas a crear planes detallados de gestión de gastos y establecer presupuestos para categorías específicas, controlando así el gasto y reduciendo los riesgos asociados con el procesamiento manual.

Harvest simplifica el complejo proceso de seguimiento de gastos al permitir a las empresas establecer categorías y presupuestos personalizados. Esta función es particularmente útil en industrias donde es necesario un seguimiento detallado de proyectos, como la construcción y los servicios profesionales. Por ejemplo, Construction One redujo el tiempo de conciliación en un 75% después de adoptar una plataforma moderna de gestión de gastos, destacando las ganancias de eficiencia posibles con sistemas de seguimiento estructurados.

Con Harvest, los equipos pueden rastrear gastos por fecha, proyecto y categoría, generando informes completos que ofrecen información sobre los patrones de gasto. Este nivel de detalle ayuda a las organizaciones a entender a dónde va su dinero, identificar áreas para ahorrar costos y tomar decisiones financieras informadas. Además, al integrar la facturación con el seguimiento de gastos, Harvest asegura que todos los datos financieros estén consolidados y sean fácilmente accesibles.

Establecer un presupuesto para los gastos del equipo es un movimiento estratégico que puede prevenir el exceso de gasto y asegurar la estabilidad financiera. Un presupuesto efectivo implica establecer límites claros de gasto y monitorear los gastos en relación con estos parámetros. Mientras que el 76% de los equipos legales priorizan el control de costos, muchas empresas luchan con gastos no capturados que llevan a sobrecostos.

Harvest ayuda en este proceso al permitir a las empresas establecer presupuestos para categorías específicas de gastos, proporcionando un marco claro para gestionar los costos. Esta función es esencial para mantener el control sobre el gasto del equipo y alinear los gastos con los objetivos organizacionales. Al utilizar Harvest, las empresas pueden evitar errores comunes como pagos duplicados y mala categorización de gastos, que son prevalentes en sistemas manuales.

El cumplimiento es un aspecto crítico de la gestión de gastos, con sanciones significativas por incumplimiento. Por ejemplo, el IRS evaluó más de $28 mil millones en sanciones fiscales civiles en 2024 debido a la falta de adherencia a las regulaciones. Las empresas deben asegurarse de que sus procesos de informes de gastos cumplan con las leyes federales y estatales, como la Ley de Normas Laborales Justas de EE. UU. y los requisitos de reembolso específicos de cada estado.

Aunque Harvest no automatiza las verificaciones de cumplimiento, apoya los procesos de entrada y aprobación manual, asegurando que todos los gastos se rastreen por proyecto y categoría. Esta supervisión manual ayuda a las empresas a mantener el cumplimiento al mantener registros detallados para fines fiscales y de auditoría. Aunque no es automatizado, el seguimiento basado en proyectos de Harvest puede ayudar significativamente a cumplir con los requisitos de cumplimiento.