Gestiona los Gastos de los Empleados

Gestionar los gastos de los empleados manualmente puede ser costoso e ineficiente. Según datos de la industria, los informes de gastos manuales promedian $58 por informe, significativamente más que los informes electrónicos, que cuestan alrededor de $20. Además, el 19% de los informes de gastos contienen errores, cada uno costando un promedio de $52 y tomando 18 minutos para corregir. Estas ineficiencias pueden llevar a una fricción administrativa sustancial, como lo demuestra que el 78% de las reclamaciones rechazadas se deben a información vaga o incompleta.

Harvest aborda estos desafíos proporcionando una solución simplificada para gestionar gastos. Al permitir que los equipos rastreen gastos por fecha, proyecto y categoría, Harvest ayuda a reducir errores y el tiempo dedicado al procesamiento. Este enfoque puede disminuir notablemente la fricción administrativa, mejorando tanto la precisión como la eficiencia en la gestión de gastos.

Una gestión eficiente de gastos exige flujos de aprobación optimizados. Los retrasos en las aprobaciones pueden llevar a insatisfacción e ineficiencias, especialmente cuando los gastos de bajo valor se ven atrapados en una burocracia innecesaria. Se aconseja a las empresas automatizar las aprobaciones para gastos menores e implementar revisiones secundarias aleatorias para mantener la exhaustividad sin causar retrasos innecesarios.

Harvest ayuda a optimizar estos procesos a través de su seguimiento de gastos basado en proyectos. Los administradores pueden establecer procesos de gasto claros y límites presupuestarios para diferentes categorías de gastos, reduciendo la necesidad de intervención manual. Esto no solo acelera el proceso de aprobación, sino que también asegura el cumplimiento de las políticas de la empresa, lo que lleva a reembolsos más rápidos y empleados más satisfechos.

La visibilidad en tiempo real de los gastos es una prioridad para el 70% de los equipos financieros. Sin ella, gestionar y prever presupuestos se convierte en un juego de adivinanzas. Harvest proporciona una forma efectiva de mejorar la visibilidad a través de sus completas funciones de seguimiento de gastos. Al permitir que los administradores creen categorías de gastos personalizadas y rastreen el gasto por proyecto, Harvest ofrece una visión clara de a dónde van los fondos y cómo se alinean con los presupuestos establecidos.

Por ejemplo, empresas como Centric Infrastructure Group han logrado una reducción del 90% en errores al permitir que los empleados codifiquen los gastos en el origen. Las capacidades de integración de Harvest con software contable agilizan aún más este proceso, proporcionando un flujo de datos sin interrupciones que ayuda en la elaboración de informes financieros precisos y en la toma de decisiones estratégicas.

El cumplimiento de normas legales y regulatorias es un aspecto crítico de la gestión de gastos de empleados. En EE. UU., varias leyes estatales exigen el reembolso de gastos comerciales necesarios. Políticas efectivas son esenciales no solo para el cumplimiento, sino también para reducir el riesgo de problemas de auditoría. Las empresas deben definir todos los términos en su política de gastos de manera clara, con límites estrictos y recibos obligatorios para todos los gastos.

Si bien Harvest no automatiza la aplicación de políticas, facilita el cumplimiento al permitir un seguimiento y un informe detallados de gastos. Esto permite a las empresas monitorear fácilmente la adherencia a las políticas y asegurar que todos los gastos estén documentados con precisión, reduciendo el riesgo de complicaciones legales y discrepancias financieras.

Crear un plan integral de gestión de gastos de empleados es esencial para guiar el gasto y prevenir excesos. Las mejores prácticas incluyen establecer límites de gasto claros, utilizar métodos de pago separados para transacciones comerciales y fomentar el uso de aplicaciones de gastos para capturar recibos inmediatamente después de la compra.

Harvest apoya estas prácticas al permitir que las empresas creen planes detallados de gestión de gastos. Con funciones que rastrean gastos por fecha, proyecto y categoría, Harvest ofrece un enfoque estructurado para gestionar los gastos de los empleados. Esto asegura que el gasto se alinee con los presupuestos y que todos los gastos estén contabilizados, proporcionando tranquilidad tanto a los empleados como a la dirección.