Suivi de Kilométrage CRA

Pour se conformer aux règlements de l'Agence du revenu du Canada (ARC), il est essentiel de maintenir un registre détaillé du kilométrage pour quiconque revendique des dépenses de véhicule à des fins professionnelles. L'ARC exige que les registres incluent la date, la destination, le but du voyage et les relevés du compteur kilométrique au début et à la fin de chaque voyage. Cela garantit un calcul précis des kilomètres parcourus.

Pour ceux qui utilisent un véhicule à des fins professionnelles, il est crucial d'enregistrer les relevés du compteur kilométrique au début et à la fin de l'année pour établir le kilométrage total annuel. L'ARC propose deux méthodes de suivi : le carnet de bord détaillé sur l'année, qui nécessite des enregistrements sur toute l'année, et le carnet de bord simplifié, qui permet un échantillon de trois mois après une année de suivi détaillé. Respecter ces exigences peut prévenir des déductions non autorisées et des pénalités lors des audits de l'ARC.

Les solutions numériques ont révolutionné la manière dont les entreprises et les particuliers suivent leurs kilomètres pour se conformer aux exigences de l'ARC. Bien que les journaux papier soient encore acceptés, les enregistrements électroniques gagnent en popularité grâce à leur commodité et leur précision. L'ARC accepte les enregistrements numériques tant qu'ils contiennent tous les détails requis et peuvent être présentés facilement lors d'un audit.

Les applications de suivi des kilomètres numériques réduisent les erreurs humaines et simplifient le processus de documentation. Ces applications utilisent souvent le GPS pour enregistrer automatiquement les trajets, facilitant ainsi la catégorisation des kilomètres professionnels et personnels et la génération de rapports conformes aux normes de l'ARC. Ce changement améliore non seulement la précision, mais permet également de gagner un temps considérable par rapport au suivi manuel.

Le suivi manuel des kilomètres entraîne souvent des erreurs telles que l'omission de trajets personnels ou des distances estimées plutôt qu'effectives, ce qui peut entraîner des réclamations non autorisées. De plus, ne pas enregistrer les relevés de compteur à la fin de l'année ou perdre des reçus de dépenses de véhicule sont des pièges courants qui peuvent compliquer les audits de l'ARC.

Beaucoup ont relevé ces défis en adoptant des applications de suivi des kilomètres basées sur le GPS qui enregistrent automatiquement les trajets et les catégorisent avec précision. Cette approche aide à simplifier la soumission des rapports de dépenses et garantit la conformité aux exigences de l'ARC. Un suivi précis peut également permettre de réclamer 5 % supplémentaires en déductions, offrant des avantages financiers en plus de la conformité.

Bien que Harvest ne propose pas de méthodes de journal spécifiques à l'ARC, il offre un moyen simple de suivre manuellement les dépenses kilométriques, idéal pour les petites équipes ayant besoin de facturer des clients pour des déplacements. Les utilisateurs peuvent saisir les kilomètres en tant que quantité et définir un tarif personnalisé par kilomètre, garantissant que les dépenses de déplacement sont facturées avec précision aux clients.

La plateforme de Harvest facilite la saisie manuelle des kilomètres dans le cadre des dépenses de projet, offrant une solution aux entreprises qui ont besoin d'un moyen simple mais efficace de suivre et de facturer les coûts liés aux déplacements. Bien qu'elle ne fasse pas la distinction entre les kilomètres personnels et professionnels, elle constitue un outil précieux pour gérer les dépenses de voyage liées aux projets.