Factuur verzenden in de Filipijnen

Harvest vereenvoudigt internationale facturering met ondersteuning voor meerdere valuta en eenvoudige online betalingsintegratie.

Inzicht in de Filipijnse factureringsregels

Het navigeren door de Filipijnse factureringsregels is cruciaal voor elk bedrijf dat in het land opereert, aangezien naleving van het Bureau of Internal Revenue (BIR) strikt wordt gehandhaafd. Het juridische kader voor facturering heeft aanzienlijke updates ondergaan, vooral met de implementatie van de Ease of Paying Taxes (EoPT) Act en de voortdurende overgang naar elektronische facturering. Vanaf 27 april 2024 is de verkoopfactuur vervangen door de officiële ontvangst als het primaire document voor het aantonen van zowel de verkoop van goederen als diensten. Dit betekent dat dienstverleners, die traditioneel officiële ontvangstbewijzen uitgaven, nu verkoopfacturen voor hun transacties moeten uitgeven.

Voor BTW-geregistreerde bedrijven moet voor elke verkoop een BTW-factuur worden uitgegeven, ongeacht het bedrag, en moet duidelijk worden vermeld dat de verkoper BTW-geregistreerd is, hun belastingidentificatienummer (TIN) met het filiaalnummer, het totaalbedrag inclusief 12% BTW (met het BTW-bedrag apart weergegeven), de transactiedatum, hoeveelheid, eenheidsprijs en beschrijving van goederen of diensten. Niet-BTW-geregistreerde bedrijven zijn verplicht om een niet-BTW-factuur uit te geven voor transacties ter waarde van ₱500 of meer, of op verzoek van de koper. Als het totale bedrag van transacties van minder dan ₱500 aan het einde van de dag de ₱500-drempel overschrijdt, moet ook een factuur worden uitgegeven. Alle facturen moeten de geregistreerde naam van de verkoper, TIN, bedrijfsadres en een uniek serienummer bevatten.

De Filipijnen bewegen zich ook richting verplichte e-facturering. Terwijl een pilotprogramma in juli 2022 begon voor de top 100 grote belastingbetalers, is de verplichte uitrol voor Fase 1, die grote belastingbetalers, e-commercebedrijven en exporteurs omvat, verlengd tot 31 december 2026. E-facturen moeten in JSON/XML-formaat met een digitale handtekening worden gegenereerd en gerapporteerd aan het BIR's Electronic Invoicing/Receipting System (EIS) binnen drie kalenderdagen na de transactie. Bedrijven zijn verplicht om e-facturen 10 jaar te archiveren.

Best practices voor het verzenden van facturen in de Filipijnen

Effectieve facturering in de Filipijnen gaat verder dan alleen naleving; het omvat ook het begrijpen van lokale zakelijke etiquette en het waarborgen van soepele betalingsprocessen. Om tijdige betalingen te waarborgen en goede klantrelaties te onderhouden, overweeg deze best practices:

• Duidelijkheid en detail zijn essentieel: Geef altijd duidelijke, gespecificeerde beschrijvingen van diensten of goederen, inclusief hoeveelheden, eenheidsprijzen en het totaal verschuldigde bedrag. Dit minimaliseert geschillen en helpt klanten precies te begrijpen waarvoor ze betalen. Voor BTW-geregistreerde bedrijven moet het 12% BTW-bedrag apart worden weergegeven.
• Gestandaardiseerde sjablonen: Het gebruik van een consistente, professionele factuursjabloon helpt om consistentie te behouden en fouten te verminderen. Veel factureringssoftware-oplossingen bieden aanpasbare sjablonen die automatisch essentiële informatie zoals je bedrijfsnaam, TIN, adres en factuurnummer opnemen.
• Duidelijke betalingsvoorwaarden: Vermeld je betalingsvoorwaarden duidelijk, inclusief de vervaldatum, geaccepteerde betaalmethoden en eventuele late betalingsbeleid, vooraf. Veelvoorkomende betalingsvoorwaarden kunnen "Netto 30" (betaling verschuldigd binnen 30 dagen) of "Verschuldigd bij ontvangst" zijn.
• Diverse betaalmethoden: Het aanbieden van verschillende betaalmethoden speelt in op diverse klantvoorkeuren en het evoluerende digitale betalingslandschap in de Filipijnen. Populaire opties zijn bankoverschrijvingen (InstaPay voor directe overschrijvingen tot ₱50.000, PESONet voor grotere, eind-dag overschrijvingen), digitale portemonnees zoals GCash en Maya, en credit-/debetkaarten. Contant geld blijft gebruikelijk, vooral bij kleinere bedrijven.
• Proactieve follow-up: Implementeer een systeem om openstaande facturen te volgen en tijdige herinneringen te sturen naarmate de vervaldatum nadert. Hoewel direct en beleefd, moeten follow-ups de lokale zakelijke communicatiestijlen respecteren. Voor late betalingen wordt een professionele en geruststellende aanpak aanbevolen, waarbij het hele proces wordt gedocumenteerd.

Facturering voor freelancers en kleine bedrijven

Freelancers en kleine bedrijven in de Filipijnen staan voor unieke factureringsuitdagingen, waardoor op maat gemaakte strategieën essentieel zijn voor naleving en efficiënte cashflow. Alle freelancers zijn wettelijk verplicht om zich te registreren bij het Bureau of Internal Revenue (BIR) en een belastingidentificatienummer (TIN) te verkrijgen om hun bedrijf te legitimeren en officiële ontvangstbewijzen of facturen uit te geven. Vanaf 27 april 2024 moeten freelancers, net als andere dienstverleners, verkoopfacturen uitgeven als het primaire document voor hun diensten, ter vervanging van het traditionele officiële ontvangstbewijs.

Om zich bij het BIR te registreren als zelfstandige of eenmanszaak, moeten freelancers doorgaans BIR-formulier 1901 indienen, een door de overheid uitgegeven ID, bewijs van adres en mogelijk een DTI-certificaat als ze een bedrijfsnaam gebruiken. De jaarlijkse registratievergoeding van ₱500 is vanaf 2025 afgeschaft, met alleen een documentbelasting van ₱30 bij de eerste registratie. Na registratie moeten freelancers ook hun boekhouding registreren en een Autoriteit om te Drukken (ATP) facturen aanvragen.

• Je bedrijfsgegevens: Volledige naam of bedrijfsnaam, adres, e-mail en TIN.
• Klantgegevens: Naam, adres en contactpersoon (voor bedrijven).
• Uniek factuurnummer en datum: Gebruik een sequentieel nummeringssysteem.
• Gespecificeerde diensten: Beschrijf duidelijk het uitgevoerde werk, uren of projecttarief, en de periode die gedekt wordt.
• Betalingsvoorwaarden en -methoden: Geef de vervaldatum en hoe klanten kunnen betalen aan.
• Totaal verschuldigd bedrag: Neem eventuele toepasselijke belastingen op (bijv. 12% BTW als BTW-geregistreerd).

Veel freelancers gebruiken eenvoudige tools zoals Google Docs of Excel voor facturering, terwijl anderen kiezen voor factureringssoftware die taken zoals het genereren van professionele sjablonen, het volgen van betalingen en het versturen van herinneringen kan automatiseren.

Beheer van facturering in meerdere valuta

Bij het factureren van internationale klanten vanuit de Filipijnen wordt het beheren van meerdere valuta en wisselkoersoverwegingen een cruciaal aspect van financieel beheer. Het primaire doel is om duidelijkheid voor beide partijen te waarborgen en mogelijke verliezen door valutaconversie te minimaliseren.

• Geef de valuta duidelijk aan: Vermeld altijd de valuta van betaling prominent op je factuur om misverstanden of geschillen te voorkomen. Dit is fundamenteel voor internationale transacties.
• Stem vooraf overeen over wisselkoersen: Als de betaling in een andere valuta dan je operationele valuta moet worden gedaan, is het raadzaam om vooraf overeen te komen over de wisselkoers met je klant voordat je de factuur uitgeeft. Dit kan een vaste koers voor de transactie zijn of gebaseerd op een specifieke marktprijs op de factuurdatum.
• Overweeg multi-valuta-rekeningen: Het gebruik van multi-valuta-rekeningen kan helpen om conversieverliezen te minimaliseren door je in staat te stellen betalingen in verschillende valuta's te ontvangen en vast te houden. Sommige internationale betalingsoplossingen bieden deze functie, waardoor je onmiddellijke conversie naar Filipijnse pesos (PHP) kunt vermijden en fondsen kunt omzetten wanneer de wisselkoersen gunstiger zijn.
• Kies betrouwbare betalingsplatforms: Voor internationale transacties, kies betalingsgateways die meerdere valuta's ondersteunen en concurrerende wisselkoersen bieden. Platforms zoals PayPal en Stripe worden veel gebruikt vanwege hun wereldwijde bereik en multi-valuta-capaciteiten. Sommige lokale platforms vergemakkelijken ook internationale betalingen.
• Houd rekening met conversiekosten: Wees je bewust van mogelijke conversiekosten die door banken of betalingsverwerkers in rekening worden gebracht. Deze kosten kunnen je uiteindelijke ontvangen bedrag beïnvloeden, dus het is verstandig om ze in je prijsstelling op te nemen of ze met je klant te bespreken.
• Factuurgegevens voor internationale klanten: Zorg ervoor dat je factuur je volledige naam of bedrijfsnaam, adres, e-mail en eventuele registratienummers (TIN, bedrijfsvergunning of BIR-registratie) bevat. Vermeld ook de naam van de klant, adres, contactpersoon en land van registratie. Een uniek, sequentieel factuurnummer is ook cruciaal voor de auditdoeleinden van internationale klanten.

Veelgestelde vragen over factureren in de Filipijnen

• Hoe kan ik facturen in meerdere valuta's verzenden in de Filipijnen?

  Harvest stelt je in staat om klanten in verschillende valuta's te factureren door een standaardvaluta voor je account in te stellen en een specifieke valuta voor elke klant.

• Wat zijn de wettelijke vereisten voor het verzenden van facturen in de Filipijnen?

  In de Filipijnen omvatten de wettelijke vereisten voor het verzenden van facturen het uitgeven van een BTW-factuur voor elke verkoop als je BTW-geregistreerd bent, die het TIN van de verkoper, het totaalbedrag met 12% BTW en details van de goederen of diensten moet bevatten. Niet-BTW-geregistreerde bedrijven moeten een niet-BTW-factuur uitgeven voor transacties boven ₱500. De verschuiving naar elektronische facturering vereist dat e-facturen binnen drie dagen aan het systeem van het BIR worden gerapporteerd.

• Kan ik notities of opmerkingen aan mijn facturen in Harvest toevoegen?
  Ja, Harvest stelt je in staat om notities en opmerkingen aan je facturen toe te voegen. Deze functie kan nuttig zijn voor het verstrekken van extra context of informatie aan klanten over specifieke kosten of factureringsperiodes.
• Kan factureringssoftware automatisch zorgen voor BIR-naleving?

  Hoewel factureringssoftware kan helpen met veel aspecten van het genereren van conforme facturen, zoals formaat en inhoud, vereist volledige naleving van BIR-vereisten vaak handmatige verificatie, vooral voor nieuwe regelgeving. Bedrijven moeten op de hoogte blijven van de huidige regelgeving en ervoor zorgen dat hun processen in overeenstemming zijn met BIR-normen.

• Wat zijn de best practices voor het verzenden van facturen naar klanten in de Filipijnen?

  Harvest stelt je in staat om facturen rechtstreeks naar klanten te verzenden, betalingslinks toe te voegen en follow-ups met herinneringen en bedankjes te versturen.