Gastos de T&E

Os gastos de Viagem e Entretenimento (T&E) são uma despesa operacional significativa para muitas organizações, representando de 8% a 10% dos custos operacionais totais. Essa categoria inclui viagens de negócios, refeições, entretenimento de clientes e até presentes. À medida que as empresas navegam no cenário pós-pandemia, as despesas de T&E aumentaram, com os custos de entretenimento e refeições subindo 23% em comparação a 2019. A gestão eficaz dessas despesas é crucial para controlar custos, garantir conformidade e aumentar a satisfação dos funcionários.

Para gerenciar os gastos de T&E de forma eficaz, políticas claras e sistemas de rastreamento robustos são essenciais. As empresas devem definir categorias de despesas e limitações, estabelecer procedimentos de reembolso e definir fluxos de aprovação. O Harvest apoia isso permitindo que os administradores categorizem despesas como Refeições, Transporte e Quilometragem, garantindo que todas as transações estejam alinhadas com as políticas da empresa e os requisitos regulatórios.

Gerenciar despesas de T&E é repleto de desafios, incluindo questões de conformidade e o risco de gastos excessivos. A não conformidade pode levar a penalidades severas, como evidenciado por uma empresa farmacêutica que enfrentou uma penalidade de $490 milhões devido a reivindicações fraudulentas de T&E. Além disso, os processos de relatórios manuais não são apenas propensos a erros, mas também custosos, com organizações gastando até $58 por relatório e incorrendo em custos extras para correções.

O Harvest oferece uma solução ao fornecer processos de relatórios detalhados que garantem conformidade e ajudam a reduzir fraudes. Com o Harvest, os usuários podem gerar relatórios de despesas detalhados filtrados por cliente, projeto ou data, que podem ser exportados para CSV ou Excel para análise adicional. Essa capacidade capacita as empresas a manter transparência e responsabilidade em seus gastos de T&E.

A transição para a automação na gestão de despesas de T&E está se tornando cada vez mais crítica. Soluções automatizadas podem reduzir o custo por relatório para menos de $10 e diminuir os tempos de processamento de reembolso em até 32%. Apesar da dependência do Harvest em entradas manuais e aprovações de gerentes em vez de automação total, ele ainda oferece um sistema eficiente de rastreamento de despesas baseado em projetos que é ideal para pequenas e médias empresas.

Ao usar o Harvest, as organizações podem garantir que suas despesas de T&E sejam meticulosamente rastreadas e categorizadas. Essa abordagem manual, mas simplificada, ajuda as empresas a manter o controle sobre seus gastos sem a necessidade de sistemas de automação complexos. Além disso, os relatórios detalhados de despesas gerados pelo Harvest podem revelar padrões de gastos que ajudam na tomada de decisões financeiras informadas.

Implementar melhores práticas para gerenciar gastos de T&E pode levar a economias substanciais e melhoria na conformidade. As empresas devem se concentrar em estabelecer políticas abrangentes, promover o uso de cartões corporativos e realizar análises regulares de gastos. Por exemplo, definir limites claros de gastos para cada categoria de despesa pode prevenir gastos excessivos e garantir a adesão aos orçamentos.

O Harvest facilita essas melhores práticas ao permitir que as empresas definam categorias específicas para despesas de T&E, como Refeições e Quilometragem, que estão alinhadas com as políticas corporativas. Além disso, a capacidade de gerar relatórios detalhados permite que as empresas revisem e analisem dados de gastos regularmente, ajudando-as a identificar oportunidades de economia e melhorias nas políticas.