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Software T&E

O Harvest simplifica a gestão global de despesas com suporte a múltiplas moedas, ajudando as empresas a rastrear despesas de projetos e tempo de forma eficiente em diferentes países.

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Entendendo as Necessidades de Software de T&E

As despesas de Viagem e Entretenimento (T&E) representam uma parte significativa do orçamento de uma organização, frequentemente compreendendo de 8% a 12% dos custos operacionais totais. Gerenciar essas despesas de forma eficiente é crucial para manter a saúde financeira e a conformidade. Os desafios comuns incluem erros em relatórios de despesas manuais, com um em cada dez viajantes submetendo despesas duplicadas, custando às empresas aproximadamente $50 por erro. Além disso, a falta de visibilidade em tempo real sobre os gastos pode levar a orçamentos descontrolados e oportunidades perdidas de economia.

Soluções de software de T&E automatizadas podem mitigar esses desafios ao fornecer instantâneas em tempo real das despesas, relatórios automatizados e redução de erros. Ao fazer a transição de processos tradicionais em papel para sistemas digitais, as organizações podem alcançar até 21% de economia em reservas de viagem e relatórios de despesas. Essa mudança não apenas reduz fraudes e riscos de conformidade, mas também melhora a satisfação dos funcionários por meio de processos de reembolso mais rápidos.

Harvest: Simplificando a Gestão Global de Despesas

Para empresas que operam em diferentes países, gerenciar despesas em múltiplas moedas é uma tarefa complexa. O Harvest aborda isso com seu suporte a múltiplas moedas, permitindo que as organizações definam uma moeda padrão para contas e uma moeda preferida por cliente. Embora o Harvest exija conversão manual para despesas em diferentes moedas, ele garante que a faturação e o rastreamento financeiro permaneçam precisos e em conformidade.

A integração do Harvest com plataformas como QuickBooks Online e Xero facilita a faturação, tornando mais fácil gerenciar despesas de projetos e o rastreamento de tempo. Apesar de não fornecer visibilidade em tempo real entre sistemas ou verificações de conformidade baseadas em IA, os relatórios detalhados de despesas do Harvest podem ser filtrados por cliente, projeto, pessoa e data, oferecendo uma visão abrangente das atividades financeiras.

Aprimorando a Conformidade e Reduzindo Erros

A conformidade com as regulamentações financeiras é fundamental, especialmente com o risco de penalidades variando de $60 a $680 por formulário para declarações incorretas. O software de T&E desempenha um papel crítico em garantir a conformidade ao automatizar a documentação e fornecer dados prontos para auditoria. O Harvest, embora não apresente verificações de conformidade baseadas em IA, apoia a tomada de decisões humanas por meio de seus processos de aprovação simples, garantindo que todas as despesas estejam alinhadas com as políticas da empresa antes da aprovação.

Para aprimorar ainda mais a conformidade, as empresas podem aproveitar as capacidades de relatórios do Harvest para identificar e corrigir discrepâncias proativamente. Essa abordagem ajuda a prevenir submissões duplicadas e outros erros comuns que podem levar a perdas financeiras e penalidades regulatórias.

Benefícios Práticos da Adoção de Software de T&E

A adoção de software de T&E como o Harvest pode levar a melhorias operacionais imediatas. Um estudo mostrou que as organizações podem economizar até 40% em assinaturas ao consolidar suas plataformas de gestão de T&E, com um período de retorno de apenas seis meses. Além disso, ao automatizar tarefas rotineiras, as equipes financeiras podem reduzir o tempo gasto em processos manuais de 22 horas para apenas 2 horas, aumentando significativamente a produtividade.

Sistemas automatizados também melhoram a satisfação dos funcionários ao acelerar os processos de reembolso, uma fonte comum de frustração e atrasos. Ao fornecer uma visão abrangente das despesas, o Harvest permite que as empresas gerenciem seus orçamentos de forma eficaz e tomem decisões financeiras informadas sem a complicação da reconciliação manual.

Gerencie T&E com Harvest

Veja como o Harvest gerencia despesas de viagem e entretenimento com suporte a múltiplas moedas e recursos de integração.

Captura de tela dos recursos do software T&E do Harvest.

Perguntas Frequentes sobre Software de T&E

  • O software de T&E é usado para gerenciar despesas de viagem e entretenimento, simplificar relatórios, garantir conformidade e reduzir erros nas submissões de despesas. Ele automatiza processos que eram tradicionalmente manuais, facilitando para as empresas controlar gastos e melhorar a eficiência.

  • O Harvest oferece suporte a múltiplas moedas, permitindo que as empresas definam uma moeda padrão para suas contas e uma moeda preferida por cliente. Isso facilita a faturação precisa e a gestão financeira em diferentes países, embora a conversão manual para despesas seja necessária.

  • Sim, o Harvest se integra ao QuickBooks Online e ao Xero, facilitando a gestão da faturação e do rastreamento financeiro. Essa integração garante que os dados de despesas e rastreamento de tempo sejam incorporados de forma contínua aos sistemas financeiros existentes.

  • O software de T&E melhora a conformidade ao automatizar a documentação, fornecer dados prontos para auditoria e garantir que todas as despesas estejam alinhadas com as políticas da empresa. Isso reduz o risco de erros e penalidades associadas a declarações incorretas.

  • A geração automatizada de relatórios de despesas reduz erros, acelera os processos de reembolso e fornece visibilidade em tempo real sobre os gastos. Isso ajuda as organizações a economizar tempo e dinheiro enquanto garante conformidade com as regulamentações financeiras.

  • O suporte a múltiplas moedas é crucial para empresas que operam internacionalmente, pois garante uma gestão financeira e relatórios precisos em diferentes moedas. Esse recurso simplifica as complexidades da gestão de despesas globais.

  • Embora o Harvest forneça relatórios detalhados de despesas que podem ser filtrados por vários critérios, ele não oferece visibilidade em tempo real entre sistemas. No entanto, permite um rastreamento e gestão abrangentes das despesas ao longo do tempo.