Envie Fatura na Dinamarca

A Harvest apoia a preparação de e-faturas UBL, facilitando a conformidade com os padrões europeus de e-faturamento. Com integração à rede Peppol, a Harvest auxilia na submissão de e-faturas para empresas que negociam na Dinamarca.

Entendendo as Regulamentações de E-Faturamento na Dinamarca

A Dinamarca tem sido pioneira na digitalização de seus processos de faturamento, particularmente no setor público. O e-faturamento obrigatório para transações de business-to-government (B2G) foi introduzido em 2005, tornando a Dinamarca um dos primeiros países europeus a implementar tal requisito. Essa medida pioneira visava agilizar a aquisição pública e aumentar a eficiência. Fornecedores que oferecem bens ou serviços a autoridades públicas devem enviar faturas eletronicamente, pois faturas em papel não são aceitas.

O quadro legal para faturamento a autoridades públicas exige a conformidade com formatos estruturados específicos, principalmente Peppol BIS Billing 3.0 e OIOUBL 2.1, ambos em conformidade com o padrão europeu de e-faturamento (EN 16931). A infraestrutura digital nacional, NemHandel, foi estabelecida para apoiar esse requisito, e está interconectada com a rede Peppol mais ampla, permitindo métodos de submissão flexíveis.

Mais recentemente, a Lei de Contabilidade Digital, adotada em 2022, ampliou significativamente o escopo dos requisitos digitais. Embora atualmente não haja um requisito obrigatório de e-faturamento para business-to-business (B2B), a Lei exige que as empresas utilizem sistemas de contabilidade digital certificados capazes de gerar e receber faturas eletrônicas estruturadas. Essa legislação está sendo implementada em fases, com a maioria das empresas, incluindo pequenas empresas com um faturamento anual superior a DKK 300.000 por dois anos consecutivos, esperando-se que cumpram até janeiro de 2026 (ou julho de 2026 para aquelas que utilizam sistemas contábeis internos). A Autoridade de Negócios Dinamarquesa (Erhvervsstyrelsen ou ERST) é o órgão responsável por essas políticas e pela certificação de sistemas de contabilidade. Essa evolução significa uma mudança para uma jurisdição de e-faturamento "baseada em prontidão", onde a ênfase está na capacidade do sistema em vez de um mandato estrito de transação por transação para B2B.

Navegando pelo Sistema NemHandel

O sistema NemHandel serve como a infraestrutura digital nacional da Dinamarca para a troca segura de documentos eletrônicos de negócios, incluindo e-faturas, particularmente para transações com autoridades públicas. O NemHandel opera em um modelo de quatro cantos, semelhante à rede Peppol, que facilita o comércio eletrônico em toda a Europa. Seu principal benefício é permitir o envio e recebimento seguro e eficiente de faturas eletrônicas, eliminando a necessidade de processos em papel para transações B2G.

• Inscreva-se na plataforma NemHandel: Isso envolve conectar seu sistema contábil a um ponto de acesso.
• Garanta o registro do destinatário: Verifique se o destinatário está registrado no Registro NemHandel (NHR) e obtenha seu número de destinatário de e-fatura, frequentemente um número GLN/EAN.
• Escolha seu método de submissão: As opções incluem soluções ERP totalmente integradas com e-faturamento, soluções ERP combinadas com software de código aberto da Autoridade de Negócios Dinamarquesa, ou um portal de faturamento baseado na web.
• Selecione um Provedor de Ponto de Acesso: Esse provedor garante que sua fatura atenda aos padrões obrigatórios e a entrega ao ponto de acesso do destinatário.
• Transmissão: A fatura é então enviada através do seu provedor de ponto de acesso para o ponto de acesso do destinatário.

Um desafio comum pode ser garantir que todos os detalhes do destinatário, especialmente o número GLN/EAN correto, estejam precisos, pois erros podem levar a faturas rejeitadas e pagamentos atrasados. É crucial verificar regularmente as informações do destinatário dentro do Registro NemHandel. Outra dica é aproveitar a interconexão do NemHandel com a rede Peppol; se sua empresa já usa Peppol para transações internacionais, você pode frequentemente usar o mesmo ponto de acesso para alcançar entidades públicas dinamarquesas, simplificando seu fluxo de trabalho.

Formatos e Padrões para E-Faturas

Na Dinamarca, seguir formatos e padrões específicos é crucial para e-faturas, especialmente ao lidar com autoridades públicas. Os dois principais formatos estruturados aceitos são OIOUBL 2.1 e Peppol BIS Billing 3.0. Ambos os formatos estão em conformidade com o padrão europeu de e-faturamento (EN 16931), garantindo interoperabilidade entre os sistemas da UE.

OIOUBL (Offentlig Information Online - Universal Business Language) é o formato de fatura XML nacional da Dinamarca, baseado no padrão UBL 2.0. Tem sido o padrão nacional de longa data para transações B2G. Peppol BIS Billing 3.0, por outro lado, é um padrão europeu amplamente adotado que oferece maior compatibilidade internacional. Enquanto OIOUBL 2.1 tem sido um pilar, a crescente adoção do Peppol BIS 3.0 reflete um movimento em direção a uma maior harmonização com as práticas de e-faturamento da Europa.

Para identificar destinatários, números GLN (Número de Localização Global) ou EAN (Número de Artigo Europeu) são essenciais. Esses números de identificação únicos são usados por autoridades públicas para garantir que as faturas sejam roteadas corretamente através das redes NemHandel ou Peppol. As empresas devem obter o número GLN/EAN correto de seus clientes do setor público para garantir a entrega bem-sucedida da fatura.

Quando usar cada formato muitas vezes depende do destinatário e da sua infraestrutura existente. Se você lida principalmente com entidades do setor público dinamarquês e tem sistemas configurados para isso, OIOUBL 2.1 continua sendo uma opção válida. No entanto, para empresas envolvidas em comércio transfronteiriço ou aquelas que buscam um padrão mais à prova de futuro e reconhecido internacionalmente, adotar o Peppol BIS Billing 3.0 oferece vantagens significativas devido ao seu uso generalizado em toda a Europa. A Autoridade de Negócios Dinamarquesa até revisou o formato nacional OIOUBL em relação à crescente adoção do Peppol, indicando uma tendência estratégica em direção a este último para maior compatibilidade.

O Papel da Rede Peppol no Faturamento Transfronteiriço

A rede Peppol desempenha um papel fundamental na facilitação do e-faturamento transfronteiriço para empresas que operam na Dinamarca, estendendo capacidades além das fronteiras nacionais. Embora o NemHandel seja a plataforma nacional de e-faturamento da Dinamarca, ela está interconectada com a rede Peppol, o que significa que os fornecedores podem transmitir faturas através de pontos de acesso Peppol para autoridades públicas dinamarquesas. Essa integração é crucial para empresas envolvidas em comércio internacional, pois o Peppol fornece uma estrutura padronizada e segura para a troca de documentos eletrônicos entre diferentes países.

• Agilizar transações transfronteiriças: O Peppol elimina as complexidades de diferentes padrões nacionais de e-faturamento, permitindo que as empresas usem uma única conexão para alcançar parceiros comerciais em todo o mundo.
• Melhorar a interoperabilidade: Como um modelo de rede aberta, o Peppol garante que documentos eletrônicos possam ser trocados de forma contínua entre vários sistemas contábeis e ERP, independentemente de sua localização.
• Aumentar a eficiência e reduzir erros: Formatos padronizados como Peppol BIS Billing 3.0 reduzem a entrada manual de dados e os riscos associados de erros, levando a um processamento mais rápido e menos disputas.
• Preparar operações para o futuro: Com a crescente adoção global do Peppol e iniciativas como "IVA na Era Digital" (ViDA) na UE, usar o Peppol posiciona as empresas para se adaptarem a requisitos de relatórios digitais em evolução.

A Autoridade de Negócios Dinamarquesa atua como a Autoridade Peppol da Dinamarca, solidificando ainda mais a posição do Peppol dentro do ecossistema de e-faturamento do país. Isso significa que as empresas que adotam o Peppol não estão apenas atendendo aos requisitos dinamarqueses, mas também se alinhando a um padrão internacional mais amplo, oferecendo uma vantagem competitiva no mercado global.

Tendências no E-Faturamento B2B na Dinamarca

Embora o e-faturamento business-to-government (B2G) seja obrigatório na Dinamarca desde 2005, o cenário para o e-faturamento business-to-business (B2B) está passando por mudanças significativas, impulsionadas pela Lei de Contabilidade Digital de 2022. Embora ainda não haja um mandato estrito para a emissão de e-faturas B2B, a Lei exige que as empresas sejam capazes de gerar e receber faturas eletrônicas estruturadas. Essa abordagem "baseada em prontidão" está fomentando uma adoção crescente do e-faturamento B2B.

As vantagens das e-faturas estruturadas em UBL (Universal Business Language), como o Peppol BIS 3.0, estão se tornando cada vez mais evidentes no setor B2B. Estas incluem:

• Automação aprimorada: Formatos estruturados permitem processamento automatizado, reduzindo o esforço manual e acelerando o manuseio de faturas.
• Melhoria na qualidade dos dados: Dados padronizados reduzem erros e discrepâncias, levando a registros financeiros mais precisos.
• Economia de custos: A automação e a redução da intervenção manual traduzem-se em custos operacionais mais baixos para as empresas.
• Melhores trilhas de auditoria: Faturas digitais e estruturadas fornecem registros claros e facilmente auditáveis, auxiliando na conformidade.

Tendências emergentes sugerem que, embora um mandato completo de e-faturamento B2B ainda não esteja em vigor, espera-se que se torne obrigatório para transações B2B até 2027 ou 2028. A implementação em fases da Lei de Contabilidade Digital, exigindo que todas as empresas utilizem sistemas de contabilidade digital certificados até janeiro de 2026 (ou julho de 2026 para sistemas internos), é um passo crucial nessa direção. Isso indica uma mudança clara no mercado em direção a uma maior digitalização, onde a capacidade de lidar com faturas eletrônicas estruturadas se tornará uma expectativa padrão para todas as empresas, independentemente de seus parceiros comerciais. A contínua expansão da rede Peppol na Dinamarca também a posiciona como uma infraestrutura chave para futuros desenvolvimentos de e-faturamento B2B.

Perguntas Frequentes sobre Envio de Fatura na Dinamarca

• Como a rede Peppol ajuda no envio de faturas na Dinamarca?

  A Harvest pode ajudar na preparação de e-faturas para submissão através da rede Peppol, facilitando o e-faturamento transfronteiriço para empresas que operam na Dinamarca. Embora a Harvest não seja um gateway Peppol em si, ela suporta o uso de e-faturas estruturadas UBL, que estão sendo cada vez mais adotadas em transações B2B.

• Quais são os requisitos legais para enviar faturas eletrônicas a autoridades públicas na Dinamarca?

  Na Dinamarca, faturas eletrônicas enviadas a autoridades públicas devem cumprir formatos estruturados específicos, como Peppol BIS Billing 3.0 e OIOUBL 2.1, alinhando-se ao padrão europeu de e-faturamento (EN 16931). O uso de sistemas de contabilidade digital também é exigido pela Lei de Contabilidade Digital.

• Como a Harvest garante a segurança dos dados para faturamento?
  A Harvest utiliza medidas de segurança padrão da indústria, incluindo criptografia e servidores seguros, para proteger seus dados de faturamento e financeiros. Auditorias de segurança regulares e conformidade com regulamentos de proteção de dados ajudam a manter um ambiente seguro para os usuários.
• Os sistemas de faturamento eletrônico conseguem lidar com todos os tipos de faturas na Dinamarca?

  Embora os sistemas de faturamento eletrônico sejam robustos, eles podem não lidar com todos os tipos de faturas de forma universal. Alguns sistemas podem ter limitações em relação a formatos específicos ou integrações com certas redes, como NemHandel ou Peppol. É importante garantir que seu sistema consiga gerenciar os formatos e conexões necessários para suas necessidades de faturamento específicas.

• Quais formatos são suportados para faturamento eletrônico a autoridades públicas na Dinamarca?

  A Harvest suporta faturas eletrônicas estruturadas em UBL, compatíveis com formatos como OIOUBL 2.1 e Peppol BIS Billing 3.0, que são aceitas pelas autoridades públicas dinamarquesas para faturamento eletrônico. Esses formatos estão alinhados com o padrão europeu de faturamento eletrônico, garantindo compatibilidade e conformidade.