Rechnung per E-Mail für Deutschland

Harvest erleichtert die E-Rechnung in Deutschland, indem es UBL-Exporte unterstützt und Rechnungen für die Übertragung im Peppol-Netzwerk vorbereitet.

Verstehen der E-Rechnungsregeln in Deutschland

Deutschland hat schrittweise E-Rechnungsregeln eingeführt, mit einem starken Fokus auf die Digitalisierung von Geschäftstransaktionen zur Verbesserung der Effizienz und Bekämpfung von Steuerbetrug. Der Weg begann mit der verpflichtenden Einführung der E-Rechnung für Geschäftstransaktionen zwischen Unternehmen und der Regierung (B2G), die am 27. November 2020 für Rechnungen an Bundesbehörden in Kraft trat. Dieses Mandat erfordert von Lieferanten an Bundesbehörden, Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format einzureichen, weg von traditionellen PDF- oder Papierrechnungen.

In Zukunft wird Deutschland auch die verpflichtende E-Rechnung für Geschäftstransaktionen zwischen Unternehmen (B2B) schrittweise einführen. Die erste Phase soll am 1. Januar 2025 beginnen, wobei Unternehmen in der Lage sein müssen, E-Rechnungen zu empfangen. Ein breiteres Mandat zur Ausstellung von E-Rechnungen in B2B-Transaktionen wird voraussichtlich folgen, mit vollständiger Compliance bis zum 1. Januar 2028 für alle inländischen Transaktionen zwischen steuerpflichtigen Personen. Dieser schrittweise Ansatz gibt Unternehmen Zeit, ihre Systeme und Prozesse anzupassen und einen reibungsloseren Übergang zur digitalen Rechnungsstellung zu gewährleisten. Das übergeordnete Ziel ist es, sich an die breiteren Bemühungen der Europäischen Union anzupassen, die elektronische Rechnungsstellung zu standardisieren und die Mehrwertsteuereinnahmen in den Mitgliedstaaten zu verbessern.

Akzeptierte Formate für E-Rechnungen in Deutschland

Damit elektronische Rechnungen in Deutschland rechtlich gültig sind, müssen sie bestimmten strukturierten elektronischen Formaten entsprechen, die dem europäischen Standard EN 16931 entsprechen. Die beiden primären akzeptierten Formate sind ZUGFeRD und Factur-X, die beide darauf ausgelegt sind, die automatisierte Verarbeitung zu erleichtern.

• ZUGFeRD 2.1-Format: Dies ist ein hybrides Format, das bedeutet, dass es ein für Menschen lesbares PDF-Dokument mit einer eingebetteten XML-Datei enthält, die strukturierte Rechnungsdaten enthält. Der PDF-Teil stellt sicher, dass die Rechnung leicht von Einzelpersonen angesehen und verstanden werden kann, während der XML-Teil die automatisierte Verarbeitung durch Buchhaltungssoftware ermöglicht. ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist in Deutschland aufgrund seiner Flexibilität und einfachen Übernahme für viele Unternehmen besonders beliebt.
• Factur-X-Format: Entwickelt als ein deutsch-französischer Standard, ist Factur-X im Wesentlichen die internationale Version von ZUGFeRD, die ebenfalls dem Standard EN 16931 entspricht. Es bietet die gleiche hybride Funktionalität, indem strukturierte XML-Daten in ein PDF/A-3-Dokument eingebettet werden. Dieses Format ist vorteilhaft für Unternehmen, die grenzüberschreitend zwischen Deutschland und Frankreich tätig sind, da es einen harmonisierten Ansatz für die elektronische Rechnungsstellung bietet.

Beide Formate stellen sicher, dass die Rechnungsdaten maschinenlesbar und konform mit den technischen Anforderungen für strukturierte elektronische Rechnungen gemäß EN 16931 sind, die das semantische Datenmodell für die Kernelemente einer elektronischen Rechnung spezifizieren. Diese Standardisierung ist entscheidend für die Interoperabilität und effiziente Verarbeitung über verschiedene Systeme hinweg.

Best Practices für die Erstellung konformer Rechnungen per E-Mail

Die Erstellung konformer Rechnungen per E-Mail in Deutschland erfordert mehr als nur das Versenden eines Anhangs; es erfordert die Einhaltung spezifischer gesetzlicher und inhaltlicher Anforderungen, um die Gültigkeit sicherzustellen und Probleme mit den Steuerbehörden zu vermeiden.

• Gesetzliche Anforderungen für Rechnungen per E-Mail:
  • Authentizität des Ursprungs: Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Identität des Rechnungsstellers garantiert ist.
  • Integrität des Inhalts: Der Inhalt der Rechnung muss nach der Ausstellung unverändert bleiben.
  • Lesbarkeit: Die Rechnung muss leicht lesbar sein.
  Diese Anforderungen können durch verschiedene technische Lösungen erfüllt werden, wie z.B. qualifizierte elektronische Signaturen oder sichere Datenaustauschprotokolle.
• Best Practices für Rechnungsinhalt und -format:
  • Obligatorische Informationen: Stellen Sie sicher, dass alle gesetzlich geforderten Informationen vorhanden sind, einschließlich des vollständigen Namens und der Adresse des Ausstellers und des Empfängers, der Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, des Ausstellungsdatums, einer eindeutigen Rechnungsnummer, der Menge und Art der Waren/Dienstleistungen, des Lieferdatums, des Nettobetrags, des anwendbaren Mehrwertsteuersatzes, des Mehrwertsteuerbetrags und des Bruttobetrags.
  • Strukturiertes Format: Verwenden Sie akzeptierte strukturierte elektronische Formate wie ZUGFeRD oder Factur-X, auch wenn sie noch nicht für B2B verpflichtend sind, da dies auf zukünftige Vorschriften vorbereitet und die Verarbeitung optimiert.
  • Klare Betreffzeilen: Verwenden Sie beschreibende Betreffzeilen für Rechnungen per E-Mail (z.B. "Rechnung [Rechnungsnummer] - [Ihr Firmenname]") zur Unterstützung der Identifizierung des Empfängers und zur Vermeidung, dass E-Mails als Spam markiert werden.
• Sicherstellung der Einhaltung der Archivierungsanforderungen:
  • Das deutsche Steuerrecht verlangt, dass alle Rechnungen, ob Papier oder elektronisch, für einen Zeitraum von 10 Jahren archiviert werden müssen.
  • Elektronische Rechnungen müssen in ihrem ursprünglichen elektronischen Format gespeichert werden, was bedeutet, dass eine per E-Mail gesendete PDF-Rechnung als PDF archiviert werden sollte, nicht ausgedruckt und als Papier aufbewahrt werden sollte.
  • Das Archivierungssystem muss die Authentizität des Ursprungs und die Integrität des Inhalts während des gesamten Aufbewahrungszeitraums gewährleisten, sodass die Rechnung auf Anfrage der Steuerbehörden zugänglich und lesbar ist.

Ausnahmen und Sonderfälle in der deutschen E-Rechnung

Obwohl Deutschland auf eine weit verbreitete E-Rechnung hinarbeitet, gibt es bestimmte Ausnahmen und Sonderfälle, insbesondere in Bezug auf die verpflichtende B2B-E-Rechnung und das dezentrale B2G-Modell. Das Verständnis dieser Nuancen ist entscheidend für Unternehmen, um die regulatorische Landschaft effektiv zu navigieren.

Eine bemerkenswerte Ausnahme von der bevorstehenden verpflichtenden B2B-E-Rechnung betrifft Kleinbetragsrechnungen. Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von nicht mehr als 250 € sind im Allgemeinen von den strengen Anforderungen an das E-Rechnungsformat befreit, was bedeutet, dass sie weiterhin in einfacheren Formen, wie z.B. einem Standard-PDF oder sogar Papier, ausgestellt werden können, sofern sie die reduzierte Menge an obligatorischen Informationen enthalten. Diese Ausnahme zielt darauf ab, die administrative Belastung für kleine Unternehmen und für geringfügige Transaktionen zu verringern. Darüber hinaus können bestimmte Arten von Rechnungen, wie z.B. solche für spezifische Finanzdienstleistungen, ebenfalls andere Regeln oder Ausnahmen haben.

Bezüglich der B2G-E-Rechnung arbeitet Deutschland nach einem dezentralen Modell in seinen Bundesländern. Während die Bundesregierung die E-Rechnung für ihre Lieferanten vorschreibt, haben jedes der 16 Bundesländer und viele Kommunen ihre eigenen spezifischen E-Rechnungsportale und Anforderungen implementiert. Beispielsweise verwendet die Bundesregierung hauptsächlich das OZG-RE-Portal, das Peppol (Pan-European Public Procurement Online) für den sicheren und standardisierten Austausch elektronischer Dokumente unterstützt. Ein Lieferant, der eine Behörde in Bayern rechnet, muss möglicherweise ein anderes Portal oder ein anderes Übermittlungsverfahren verwenden als einer, der ein Bundesministerium rechnet. Dieser dezentrale Ansatz bedeutet, dass Unternehmen das spezifische Portal und die technischen Anforderungen des relevanten öffentlichen Sektorkunden, den sie abrechnen, identifizieren müssen, anstatt ein einheitliches nationales System zu haben.

Häufig gestellte Fragen zur Rechnung per E-Mail für Deutschland

• Wie erleichtert das Peppol-Netzwerk die E-Rechnung in Deutschland?
  Harvest unterstützt die Vorbereitung von E-Rechnungen für den Versand über ein externes Peppol-Gateway, das für die E-Rechnung in Deutschland verwendet wird.
• Welche gesetzlichen Anforderungen gelten für die Archivierung von E-Rechnungen in Deutschland?
  In Deutschland müssen E-Rechnungen für einen Zeitraum von 10 Jahren archiviert werden. Sie müssen im ursprünglichen elektronischen Format gespeichert werden, um die Authentizität und Integrität des Inhalts während der Aufbewahrungsfrist zu gewährleisten. Die archivierten Rechnungen sollten auf Anfrage für die Finanzbehörden zugänglich und lesbar bleiben.
• Welche Arten von Berichten kann ich in Harvest erstellen?
  Harvest bietet verschiedene Berichtsmöglichkeiten, darunter Zeiterfassungsberichte, Rechnungsübersichten und Projektberichte. Diese Berichte helfen Ihnen, die Leistung zu analysieren, Einnahmen zu verstehen und fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen.
• Können alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen für B2B-Transaktionen verwenden?
  Derzeit sind nicht alle Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen für B2B-Transaktionen zu verwenden, aber dies wird sich mit der schrittweisen Einführung der verpflichtenden E-Rechnung bis 2028 ändern. Bis dahin können Unternehmen E-Rechnungen verwenden, müssen jedoch die bestehenden gesetzlichen Anforderungen einhalten und sich auf kommende Vorschriften vorbereiten.
• Welche Formate werden für E-Rechnungen in Deutschland unterstützt?
  Harvest erleichtert die E-Rechnung in Deutschland, indem es UBL-Exporte unterstützt und Rechnungen für die Übertragung im Peppol-Netzwerk vorbereitet.