Rechnung drucken für Vietnam

Harvest bietet flexible Rechnungsstellungslösungen, die spezifische Steuerinformationen wie USt-Nummern enthalten können, um allgemeinen Geschäftsbedürfnissen gerecht zu werden.

Verstehen der vietnamesischen E-Rechnungs-Vorschriften

Elektronische Rechnungsstellung wurde für die meisten Unternehmen in Vietnam am 1. Juli 2022 verpflichtend, was einen bedeutenden Wandel von traditionellen papierbasierten Systemen darstellt. Dieses landesweite Mandat, das hauptsächlich durch das Dekret 123/2020/ND-CP und den Rundschreiben 78/2021/TT-BTC geregelt wird, zielt darauf ab, die Transparenz zu erhöhen, Steuerhinterziehung zu bekämpfen und die Steuerverwaltung zu optimieren. Unternehmen sind verpflichtet, sich beim General Department of Taxation (GDT) zu registrieren, um E-Rechnungen auszustellen. Dieser Registrierungsprozess umfasst in der Regel die Einreichung des Formulars 01/ĐKTĐ-HĐĐT, das den gewählten Rechnungstyp (mit oder ohne Authentifizierungscode der Steuerbehörde) und eine aktive E-Mail-Adresse für Benachrichtigungen angibt.

Neueste gesetzliche Aktualisierungen, insbesondere das Dekret 70/2025/ND-CP und das Rundschreiben 32/2025/TT-BTC, die am 1. Juni 2025 in Kraft treten, haben das E-Rechnungsregime weiter verfeinert. Diese Änderungen erweitern den Anwendungsbereich auf bestimmte ausländische digitale Unternehmen auf freiwilliger Basis und führen strengere Anforderungen für den Einzelhandel und kundenorientierte Sektoren ein, einschließlich der verpflichtenden Anbindung von Point-of-Sale (POS)-Rechnungen für große Einzelhändler. Die Nichteinhaltung dieser Vorschriften kann zu Verwaltungsstrafen führen, wobei die Strafen für das Versäumnis, Rechnungen auszustellen, zwischen 5 Millionen und 10 Millionen VND pro Verstoß liegen und bei wiederholter Nichteinhaltung möglicherweise höher ausfallen.

Akzeptierte Formate und gesetzliche Anforderungen für E-Rechnungen

Um die rechtliche Gültigkeit sicherzustellen, müssen vietnamesische E-Rechnungen bestimmten Formaten entsprechen und obligatorische Informationen enthalten. Das gesetzlich vorgeschriebene Format für E-Rechnungen ist eine strukturierte XML-Datei (Extensible Markup Language), die der offizielle Standard der Steuerbehörde ist. Während eine für Menschen lesbare PDF-Kopie zur Bequemlichkeit erstellt werden kann, ist die XML-Datendatei die rechtlich bindende Form. Ein entscheidendes Element für Authentizität und Integrität ist die digitale Signatur, die für die meisten E-Rechnungen obligatorisch ist, mit Ausnahme derjenigen, die aus POS-Kassen generiert werden.

E-Rechnungen müssen umfassende Details enthalten, die den Informationen auf traditionellen papierbasierten USt-Rechnungen entsprechen. Dazu gehören:

• Name, Adresse und Steueridentifikationsnummer des Verkäufers.
• Name, Adresse und Steueridentifikationsnummer des Käufers (oder persönliche ID für B2C, falls angefordert).
• Rechnungsseriencode und -nummer sowie Ausstellungsdatum.
• Eine klare Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen, Menge, Einzelpreis, Gesamtwert, anwendbare USt-Sätze und der entsprechende USt-Betrag, der zum Gesamtbetrag führt.

Das E-Rechnungssystem Vietnams kategorisiert Rechnungen in zwei Haupttypen: verifizierungscodierte E-Rechnungen und nicht-verifizierungscodierte E-Rechnungen. Verifizierungscodierte Rechnungen werden in Echtzeit genehmigt; das System des Verkäufers übermittelt die Rechnungsdaten an die GDT-Plattform, die dann einen einzigartigen Code ausstellt, der auf der Rechnung enthalten sein muss, bevor sie an den Käufer geliefert wird. Bei nicht-verifizierungscodierten Rechnungen müssen die Daten dennoch spätestens am Tag der Lieferung an den Käufer an die Steuerbehörde übermittelt werden.

Aufbewahrung und Sicherheit von E-Rechnungen

Die Integrität und Zugänglichkeit elektronischer Rechnungen ist in Vietnam von größter Bedeutung, mit strengen Anforderungen an Aufbewahrung und Sicherheit. Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, E-Rechnungen sicher für einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren gemäß den Steuervorschriften aufzubewahren. Dieser Aufbewahrungszeitraum entspricht der Verjährungsfrist für Steuerprüfungen und stellt sicher, dass Aufzeichnungen für zukünftige Referenzen und Prüfungen verfügbar sind.

Das elektronische Archiv muss die Integrität der Rechnungen bewahren, was bedeutet, dass das ursprüngliche XML-Format, digitale Signaturen und alle Codes der Steuerbehörde für Prüfungszwecke intakt bleiben müssen. Wichtige Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz der E-Rechnungsdaten umfassen:

• Schutz vor unbefugtem Zugriff: Implementierung robuster Zugangskontrollen und Verschlüsselung, um das Ansehen oder die Änderung durch unbefugte Personen zu verhindern.
• Datenintegrität: Sicherstellen, dass die Rechnungsdaten nach der Ausstellung nicht ohne Erkennung geändert werden können. Dies wird weitgehend durch die digitale Signatur unterstützt.
• Datenwiederherstellungssysteme: Vorhandensein von Mechanismen zur Wiederherstellung von Daten im Falle von Systemausfällen oder Datenverlust.

Unternehmen können wählen, ob sie E-Rechnungen intern speichern oder die Speicherung an zertifizierte E-Rechnungsdienstleister auslagern. Selbst die Speicherung auf ausländischen Servern ist unter bestimmten Bedingungen zulässig, sofern die Integrität und Zugänglichkeit der Daten gewahrt bleibt. Neben den Rechnungen selbst müssen auch alle zugehörigen elektronischen Aufzeichnungen, wie E-Lieferbelege und unterstützende Listen, für denselben Zeitraum aufbewahrt werden.

Nutzung von E-Lieferbelegen für den Warenverkehr

Über E-Rechnungen hinaus verlangt das vietnamesische Steuersystem auch die Verwendung von E-Lieferbelegen, um die Bewegung von Waren sorgfältig zu dokumentieren und zu kontrollieren. Diese elektronischen Dokumente spielen eine entscheidende Rolle bei der Ergänzung von E-Rechnungen, insbesondere wenn Waren getrennt von der Rechnungsstellung transportiert werden oder für interne Transfers. E-Lieferbelege gewährleisten die Rückverfolgbarkeit und bieten eine klare Prüfspur für die physische Warenbewegung, was ein oft übersehener, aber wesentlicher Aspekt für umfassende Compliance ist.

Es gibt im Allgemeinen zwei Haupttypen von E-Lieferbelegen:

• Interner Transfer-Lieferbeleg: Wird für Waren verwendet, die zwischen Lagern oder Einrichtungen desselben Unternehmens bewegt werden.
• Kommerzieller Vertriebs-Lieferbeleg: Wird verwendet, wenn Waren an Verkaufsagenten, Zwischenhändler oder andere Dritte versendet werden.

Die Vorschriften zu E-Lieferbelegen besagen, dass sie ähnliche formale Anforderungen wie E-Rechnungen erfüllen müssen, einschließlich obligatorischer Inhalte, digitalem Format und der Möglichkeit, an die Steuerbehörde gemeldet oder von ihr überprüft zu werden. Dies gewährleistet, dass die Bewegung von Waren transparent und überprüfbar ist und mit den übergeordneten Zielen des E-Rechnungssystems übereinstimmt, die fiskalische Kontrolle zu verbessern und Betrug zu reduzieren. Diese Belege müssen, wie E-Rechnungen, ebenfalls elektronisch für den gesetzlichen Aufbewahrungszeitraum von 10 Jahren gespeichert werden.

Vorlagen und Werkzeuge zur Erstellung konformer Rechnungen

Die Erstellung konformer E-Rechnungen in Vietnam wird durch die Verfügbarkeit verschiedener Vorlagen und spezialisierter Softwaretools erleichtert. Unternehmen können diese Ressourcen nutzen, um sicherzustellen, dass ihre Rechnungen den strengen vietnamesischen Standards entsprechen. Viele E-Rechnungsdienstleister bieten anpassbare PDF-Vorlagen an, die den Richtlinien des General Department of Taxation (GDT) entsprechen. Diese Vorlagen enthalten in der Regel alle Pflichtfelder, die durch das Dekret 123/2020/ND-CP und dessen Änderungen erforderlich sind, wie Verkäufer- und Käuferdetails, Steuercodes, Rechnungsnummern, Transaktionsbeschreibungen und USt-Aufschlüsselungen.

Bei der Anpassung von Vorlagen ist es wichtig:

• Die Einhaltung der vietnamesischen Sprache sicherzustellen: Der Rechnungstext muss hauptsächlich in vietnamesischer Sprache verfasst sein. Wenn fremdsprachiger Text erforderlich ist, sollte er in Klammern rechts oder unter dem vietnamesischen Text platziert und in kleinerer Schriftart formatiert werden.
• Arabische Ziffern zu verwenden: Alle Zahlen auf der Rechnung müssen arabische Ziffern (0-9) verwenden.
• Digitale Signaturen einzufügen: Sicherzustellen, dass das Vorlagendesign die klare Anzeige der digitalen Signatur ermöglicht, die für die rechtliche Gültigkeit entscheidend ist.
• Mit Steuercodes übereinzustimmen: Überprüfen, dass die Vorlage den GDT-Steuercode korrekt anzeigt, insbesondere für verifizierungscodierte Rechnungen.

Spezialisierte Software und Plattformen sind von unschätzbarem Wert für die Automatisierung des E-Rechnungserstellungsprozesses. Diese Tools integrieren sich häufig in bestehende Enterprise Resource Planning (ERP)- oder Buchhaltungssysteme, optimieren die Arbeitsabläufe und reduzieren erheblich manuelle Dateneingabefehler. Sie können Rechnungen automatisch in die erforderliche XML-Struktur formatieren, digitale Signaturen anwenden und die sichere Übertragung von Rechnungsdaten an die Steuerbehörden entweder direkt oder über akkreditierte Dienstleister erleichtern. Diese Automatisierung verbessert nicht nur die Compliance, sondern steigert auch die betriebliche Effizienz und senkt die Verwaltungskosten.

Häufige Fragen zur Rechnungsstellung für Vietnam

• Wie kann ich USt-Nummern zu meinen Rechnungen für Vietnam hinzufügen?
  Harvest ermöglicht es Ihnen, spezifische Steuerinformationen, einschließlich USt-Nummern, zu Rechnungen hinzuzufügen.
• Was sind die Strafen für die Nichteinhaltung der vietnamesischen E-Rechnungs-Vorschriften?
  Strafen für die Nichteinhaltung der vietnamesischen E-Rechnungs-Vorschriften können Verwaltungsstrafen von 5 Millionen bis 10 Millionen VND pro Verstoß umfassen. Bei wiederholter Nichteinhaltung können höhere Strafen verhängt werden.
• Wie geht Harvest mit der Datensicherheit von Kunden um?
  Harvest nimmt die Datensicherheit ernst und setzt verschiedene Maßnahmen ein, darunter Verschlüsselung, sichere Server und regelmäßige Backups, um die Kundendaten zu schützen. Sie halten auch die Datenschutzvorschriften ein, um sicherzustellen, dass Ihre Informationen sicher sind.
• Gibt es Einschränkungen bei der Verwendung von E-Rechnungen für internationale Transaktionen aus Vietnam?
  Eine Einschränkung bei der Verwendung von E-Rechnungen für internationale Transaktionen aus Vietnam besteht darin, dass nicht alle Länder ausländische E-Rechnungen anerkennen oder akzeptieren, was grenzüberschreitende Transaktionen komplizieren kann. Darüber hinaus können Unterschiede in den Steuergesetzen und Anforderungen in verschiedenen Rechtsordnungen zusätzliche Anpassungen oder Dokumentationen erforderlich machen.
• Welche Formate sind für den Druck von E-Rechnungen in Vietnam akzeptabel?
  In Vietnam ist das akzeptable Format für E-Rechnungen eine strukturierte XML-Datei, die die rechtlich bindende Form darstellt. Während eine PDF-Version zur Bequemlichkeit gedruckt werden kann, ist die XML-Daten die offizielle Dokumentation, die für Compliance-Zwecke anerkannt wird.