Rechnung in Deutschland senden

Harvest unterstützt Unternehmen beim Versenden von Rechnungen in Deutschland, indem es robuste E-Rechnungsfunktionen mit UBL- und Peppol-Formaten anbietet. Dies optimiert die Rechnungsprozesse und gewährleistet die Einhaltung europäischer Standards.

Verstehen der Rechnungsregeln in Deutschland

Die Navigation im Bereich der Rechnungsstellung in Deutschland erfordert ein klares Verständnis der sich entwickelnden Vorschriften, insbesondere im Hinblick auf den laufenden Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung. Dieser Leitfaden bietet wesentliche Einblicke in die Praktiken, Arbeitsabläufe und Standards, die für die Einhaltung erforderlich sind.

Die Rechnungsstellung in Deutschland unterliegt strengen Vorschriften, die hauptsächlich im deutschen Umsatzsteuergesetz (UStG), insbesondere in § 14, festgelegt sind. Damit eine Rechnung rechtlich gültig ist, muss sie eine Reihe von Pflichtangaben enthalten, unabhängig davon, ob es sich um eine traditionelle Papierrechnung oder eine elektronische handelt.

Wesentliche gesetzliche Anforderungen für Rechnungen sind:

• Der vollständige Name und die Adresse sowohl des Lieferanten als auch des Empfängers.
• Eine eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer.
• Das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde.
• Das Datum der Lieferung oder Leistung, falls es vom Ausstellungsdatum abweicht.
• Die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Lieferanten.
• Eine klare Beschreibung der Menge und Art der gelieferten Waren oder des Umfangs und der Art der erbrachten Dienstleistungen.
• Der Nettopreis, der geltende Umsatzsteuersatz (Regelsatz 19 %, ermäßigter Satz 7 % für bestimmte Artikel), der entsprechende Umsatzsteuerbetrag und der Gesamtbruttobetrag. source domain
• Alle vereinbarten Boni, Rabatte oder Nachlässe, sofern sie nicht bereits im angegebenen Betrag enthalten sind.
• Ein Hinweis auf etwaige Steuerbefreiungen, falls zutreffend.

Für Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von nicht mehr als 250 € gelten vereinfachte Anforderungen, die die Pflichtangaben auf den vollständigen Namen und die Adresse des Lieferanten, das Ausstellungsdatum, die Menge und Art der Waren/Dienstleistungen, den Nettobetrag, den geltenden Steuersatz/-betrag und den Bruttobetrag beschränken. Im Allgemeinen müssen Rechnungen für B2B-Transaktionen innerhalb von sechs Monaten nach Lieferung von Waren oder Dienstleistungen ausgestellt werden.

Elektronische Rechnungsstellung: Formate und Compliance

Deutschland befindet sich im fortschreitenden Übergang zur verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung (E-Rechnung) für B2B-Transaktionen, basierend auf dem bestehenden Mandat für Business-to-Government (B2G)-Transaktionen seit dem 27. November 2020. Eine E-Rechnung, wie sie durch deutsche Vorschriften definiert ist, muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, das eine automatische elektronische Verarbeitung ermöglicht, was bedeutet, dass einfache PDFs, die per E-Mail gesendet werden, im Allgemeinen nicht als konforme E-Rechnungen gelten.

Die primär akzeptierten Formate für elektronische Rechnungen in Deutschland sind:

• XRechnung: Dies ist ein rein XML-basiertes Format, das für B2G-Transaktionen vorgeschrieben ist und vollständig mit dem europäischen Standard EN 16931 übereinstimmt. Es unterstützt die Syntaxen der Universal Business Language (UBL) und der UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII).
• ZUGFeRD: Steht für "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland", ist ZUGFeRD ein hybrides Format, das ein menschenlesbares PDF/A-3-Dokument mit einer eingebetteten maschinenlesbaren XML-Datei kombiniert. Die Versionen 2.0.1 und höher sind konform mit EN 16931 und werden für B2B-Transaktionen weitgehend akzeptiert.

Der Zeitplan für die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung in Deutschland ist phasenweise:

1. 1. Januar 2025: Alle in Deutschland ansässigen Unternehmen müssen in der Lage sein, E-Rechnungen gemäß EN 16931 zu empfangen. Während 2025 und 2026 können Papierrechnungen oder nicht konforme elektronische Rechnungen (wie PDFs) weiterhin mit Zustimmung des Empfängers ausgestellt werden.
2. 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 800.000 € sind verpflichtet, E-Rechnungen für inländische B2B-Transaktionen auszustellen.
3. 1. Januar 2028: Die Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen wird auf alle deutschen Steuerpflichtigen für inländische B2B-Transaktionen ausgeweitet, wodurch die strukturierte elektronische Rechnungsstellung zur Norm wird.

Compliance-Tipps umfassen die Sicherstellung, dass Ihre IT-Infrastruktur in der Lage ist, strukturierte E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten, die Aktualisierung interner Richtlinien und die Kommunikation mit Lieferanten und Kunden über bevorzugte Formate.

Archivierungs- und Aufbewahrungspflichten

Eine ordnungsgemäße Archivierung und Aufbewahrung sind entscheidend für die Compliance in Deutschland, geregelt durch die Grundsätze für die ordnungsgemäße Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Dokumenten in elektronischer Form (GoBD). Diese Grundsätze definieren, wie Unternehmen steuerlich relevante Dateien aufzeichnen, verwalten und aufbewahren müssen.

Wesentliche Anforderungen an die Archivierung von Rechnungen sind:

• Dauer: Rechnungen, ob Papier oder elektronisch, müssen in der Regel für einen Zeitraum von 10 Jahren archiviert werden. Dieser Zeitraum stellt sicher, dass Dokumente für mögliche Steuerprüfungen verfügbar sind.
• Erhaltung des Originalformats: Elektronische Rechnungen müssen in ihrem ursprünglichen elektronischen Format gespeichert werden. Beispielsweise muss eine XML-Datei eine XML-Datei bleiben, und eine ZUGFeRD-Rechnung (ein hybrides Format) muss sowohl ihre PDF/A-3- als auch die eingebetteten XML-Komponenten beibehalten. Die Umwandlung einer E-Rechnung in ein anderes Format, wie das Drucken einer XML-Rechnung auf Papier oder die Umwandlung in ein einfaches PDF, ist in der Regel nicht ausreichend für Archivierungszwecke.
• Integrität und Authentizität: Die archivierten Rechnungen müssen ihre Integrität und Authentizität bewahren, was bedeutet, dass sie vor Änderungen geschützt sein sollten und alle Änderungen nachvollziehbar und protokolliert werden müssen.
• Lesbarkeit und Zugänglichkeit: Rechnungen müssen während der Aufbewahrungsfrist lesbar, durchsuchbar und exportierbar bleiben. Die Steuerbehörden müssen in der Lage sein, auf die gespeicherten Daten über eine schreibgeschützte Schnittstelle oder einen strukturierten Export zuzugreifen.
• Hybride Formate: Für hybride Formate wie ZUGFeRD wird das eingebettete strukturierte XML als rechtlich bindendes Element betrachtet und muss archiviert werden. Die PDF-Komponente ist optional, es sei denn, sie enthält zusätzliche steuerlich relevante Informationen, die im XML nicht vorhanden sind.

Die Einhaltung dieser Aufbewahrungspflichten ist entscheidend für den Abzug der Vorsteuer und zur Vermeidung von Strafen während Steuerprüfungen.

Ausnahmen und Sonderfälle bei der E-Rechnung

Obwohl Deutschland auf ein umfassendes Mandat zur elektronischen Rechnungsstellung hinarbeitet, gibt es bestimmte Ausnahmen und Sonderfälle, die einen differenzierten Blick auf die Compliance-Verpflichtungen bieten. Das Verständnis dieser kann Unternehmen helfen, festzustellen, ob sie für Ausnahmen in Frage kommen.

Wesentliche Ausnahmen von den verpflichtenden E-Rechnungsanforderungen sind:

• Kleinbetragsrechnungen: Rechnungen mit einem Bruttobetrag von 250 € oder weniger sind in der Regel von der strukturierten E-Rechnungsanforderung ausgenommen.
• Fahrkarten für den Personentransport: Fahrkarten für Personentransportdienstleistungen sind ebenfalls von den Anforderungen an strukturierte Rechnungen ausgenommen.
• Bestimmte umsatzsteuerbefreite Lieferungen: Transaktionen, die gemäß spezifischen Bestimmungen des Umsatzsteuergesetzes (UStG) von der Umsatzsteuer befreit sind, können ebenfalls von der E-Rechnungsanforderung ausgeschlossen sein, wenn die Ausstellung einer USt-Rechnung freiwillig ist.
• Kleinunternehmer: Unternehmen, die unter die Kleinunternehmerregelung (§19 UStG) fallen, typischerweise solche mit einem Jahresumsatz von bis zu 22.000 €, sind von der Ausstellung strukturierter E-Rechnungen befreit. Sie sind jedoch weiterhin verpflichtet, E-Rechnungen von ihren Lieferanten ab dem 1. Januar 2025 zu empfangen.
• Ausländische Unternehmen ohne feste Niederlassung: Ausländische Unternehmen, die nur in Deutschland umsatzsteuerlich registriert sind, aber keine feste Niederlassung haben, sind nicht verpflichtet, strukturierte E-Rechnungen für inländische B2B-Transaktionen auszustellen.
• Grenzüberschreitende Transaktionen: Die verpflichtenden B2B-E-Rechnungsregeln gelten hauptsächlich für inländische Transaktionen, bei denen sowohl der Lieferant als auch der Empfänger in Deutschland ansässig sind. Innergemeinschaftliche Transaktionen und Business-to-Consumer (B2C)-Transaktionen fallen im Allgemeinen nicht unter dieses Mandat.

Zusätzlich zu diesen Ausnahmen ist es wichtig, das bestehende B2G-E-Rechnungsmandat zu beachten. Seit dem 27. November 2020 muss jedes Unternehmen, das eine Rechnung an eine deutsche Bundes- oder Landesbehörde ausstellt, eine strukturierte E-Rechnung, typischerweise im XRechnung-Format, einreichen, da Papier und PDFs für diese Transaktionen nicht mehr akzeptiert werden. Während das bundesweite Mandat einen klaren Weg vorgibt, können die einzelnen Bundesländer eigene Verordnungen bezüglich Kommunikationssystemen und Zugangspunkten für die B2G-E-Rechnung haben, wobei Peppol ein universell unterstützter Kanal ist.

Häufige Fragen zur Rechnungsstellung in Deutschland

• Welche Pflichtangaben sind auf einer Rechnung in Deutschland erforderlich?

  In Deutschland muss eine rechtlich gültige Rechnung mehrere Pflichtangaben enthalten. Dazu gehören der vollständige Name und die Adresse sowohl des Lieferanten als auch des Empfängers, eine eindeutige Rechnungsnummer, das Ausstellungsdatum und das Lieferdatum, falls abweichend. Zudem muss die Steuernummer oder USt-IdNr. des Lieferanten, eine Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen, der Nettopreis, der geltende Umsatzsteuersatz, der Umsatzsteuerbetrag und der Gesamtbruttobetrag angegeben werden. Für Rechnungen unter 250 € gelten vereinfachte Regeln, die weniger Details erfordern.

• Gibt es Ausnahmen von der verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung in Deutschland?

  Ja, es gibt einige Ausnahmen von der verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung in Deutschland. Rechnungen mit einem Bruttobetrag von 250 € oder weniger, Fahrkarten für den Personentransport und bestimmte umsatzsteuerbefreite Lieferungen sind in der Regel ausgenommen. Zudem sind Kleinunternehmer nach §19 UStG mit einem Umsatz von bis zu 22.000 € und ausländische Unternehmen ohne feste Niederlassung von der Ausstellung von E-Rechnungen befreit, müssen diese jedoch empfangen.

• Wie kann ich Feedback geben oder Funktionen an Harvest vorschlagen?
  Harvest schätzt das Feedback der Nutzer und bietet eine Möglichkeit, Vorschläge direkt über ihre Support-Kanäle einzureichen. Nutzerfeedback wird häufig für zukünftige Updates und Verbesserungen berücksichtigt.
• Können elektronische Rechnungsstellungssysteme alle Arten von Rechnungen in Deutschland verarbeiten?

  Elektronische Rechnungsstellungssysteme sind darauf ausgelegt, viele Arten von Rechnungen zu verarbeiten, aber es kann Einschränkungen geben. Komplexe oder nicht standardisierte Rechnungen erfordern möglicherweise zusätzliche Anpassungen oder manuelle Eingriffe. Zudem unterstützen nicht alle Systeme jedes E-Rechnungsformat, daher ist es wichtig, die Kompatibilität mit den von den deutschen Vorschriften geforderten Formaten zu überprüfen.

• Welche akzeptierten Formate gibt es für elektronische Rechnungen in Deutschland?

  In Deutschland sind die primär akzeptierten Formate für elektronische Rechnungen XRechnung und ZUGFeRD. XRechnung ist ein XML-basiertes Format, das für B2G-Transaktionen vorgeschrieben ist und mit dem Standard EN 16931 konform ist. ZUGFeRD ist ein hybrides Format, das ein PDF/A-3-Dokument mit eingebetteter XML kombiniert und für B2B-Transaktionen geeignet ist. Beide Formate unterstützen die automatische Verarbeitung und sind konform mit europäischen Standards.