Rechnung in Russland senden

Harvest bietet flexible Rechnungsstellungslösungen, obwohl die spezifische Compliance mit den russischen E-Rechnungsregulierungen derzeit nicht unterstützt wird.

Verständnis der russischen E-Rechnungsregulierungen

Rechnungen in Russland zu senden, erfordert das Navigieren durch einen spezifischen Regulierungsrahmen, insbesondere in Bezug auf elektronische Rechnungsstellung. Obwohl nicht universell obligatorisch, ist die E-Rechnung für bestimmte Waren entscheidend und bietet erhebliche Vorteile für alle Unternehmen, die innerhalb der Russischen Föderation tätig sind.

Die russischen E-Rechnungsregulierungen verlangen hauptsächlich die Verwendung elektronischer Rechnungen für bestimmte Kategorien von nachverfolgbaren Waren. Seit dem 1. Juli 2021, gemäß dem Bundesgesetz Nr. 371-FZ, erfordern Transaktionen mit bestimmten Produkten die obligatorische elektronische Rechnungsstellung im Rahmen eines nationalen Nachverfolgbarkeitssystems. Dieses System zielt darauf ab, die Bewegung von Waren, die nach Russland und in die Eurasische Wirtschaftsunion (EAWU) importiert werden, in allen Transaktionsphasen zu überwachen.

Der Föderale Steuerdienst (FTS) Russlands ist die primäre Regulierungsbehörde, die für die Überwachung der E-Rechnung zuständig ist, technische Standards festlegt und Betreiber des elektronischen Datenaustauschs autorisiert. Während die E-Rechnung für die meisten B2B-Transaktionen freiwillig bleibt, ermutigt der FTS nachdrücklich ihre Annahme und arbeitet auf eine größere Digitalisierung hin, mit dem Ziel, bis Ende 2024 95 % der Rechnungen in elektronischer Form zu haben.

• Kühl- und Gefriergeräte
• Industrietransporter (wie Gabelstapler, Bulldozer und Bagger)
• Wasch- und Trockenmaschinen (Haushalts- und Gewerbe)
• Monitore und Projektoren (außer Fernsehempfangsgeräten)
• Elektronische integrierte Schaltungen und Komponenten
• Babywagen und Kindersitze

Unternehmen, die mit diesen nachverfolgbaren Waren handeln, müssen eine Chargenregistrierungsnummer (BRN) auf ihren elektronischen USt-Rechnungen angeben und diese Transaktionen den Steuerbehörden melden.

Die Struktur und das Format von E-Rechnungen in Russland

E-Rechnungen in Russland müssen einem spezifischen strukturierten XML-Format entsprechen, um Konsistenz und maschinenlesbare Compliance zu gewährleisten. Das am häufigsten verwendete und vorgeschriebene Format ist der Universelle Übertragungsdokument (UTD)-Standard, der vom Föderalen Steuerdienst (FTS) festgelegt wird. Dieses UTD-Format ist umfassend und kombiniert oft sowohl die Rechnung als auch den Lieferschein in einem einzigen digitalen Dokument.

• XML-Struktur: Alle E-Rechnungen müssen aus XML-Dateien generiert werden.
• Sprache: Tags innerhalb der XML-Dateien müssen in russischer Sprache sein.
• Datenkennzeichnung: Bestimmte Datenfelder werden durch die Richtlinien des FTS definiert, um sicherzustellen, dass alle notwendigen Informationen für Steuer- und Buchhaltungszwecke vorhanden sind. Für nachverfolgbare Waren ist die Chargenregistrierungsnummer (RNPT) eine obligatorische Angabe.

Häufige Fehler im Format von E-Rechnungen entstehen oft durch Abweichungen vom vom FTS genehmigten XML-Schema oder falsche Datenkennzeichnung. Diese können zur Ablehnung durch Betreiber des elektronischen Dokumentenaustauschs (EDEOs) oder zur Nichteinhaltung der Anforderungen der Steuerbehörden führen. Eine strikte Einhaltung des UTD-Standards und eine ordnungsgemäße Kennzeichnung in russischer Sprache sind entscheidend, um Verarbeitungsverzögerungen und mögliche Strafen zu vermeiden.

Erhalt einer qualifizierten elektronischen Signatur

Eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist unerlässlich für die Validierung von E-Rechnungen in Russland, da sie den rechtlichen Authentizitäts- und Integritätsanspruch digitaler Dokumente gewährleistet. Nach dem Bundesgesetz Nr. 63-FZ "Über elektronische Signaturen" ist die QES die höchste Form der elektronischen Signatur, die rechtlich der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt ist. Sie stellt sicher, dass das Dokument seit der Unterzeichnung nicht verändert wurde und verifiziert die Identität des Unterzeichners.

Der Prozess zur Erlangung einer QES für juristische Personen und Einzelunternehmer wurde vereinfacht. Seit dem 1. Juli 2021 können diese Einheiten eine QES kostenlos vom Zertifizierungszentrum des Föderalen Steuerdienstes (FTS) Russlands erhalten. Dieser zentralisierte Ansatz zielt darauf ab, die Compliance zu vereinfachen und die weit verbreitete Annahme der E-Rechnung zu fördern.

• Stellen Sie einen Antrag bei einer autorisierten Zertifizierungsstelle. Das Zertifizierungszentrum des FTS ist die primäre Stelle für juristische Personen und Einzelunternehmer.
• Reichen Sie die erforderlichen Identifikationsdokumente und Unternehmensregistrierungsdetails ein.
• Erhalten Sie ein qualifiziertes Zertifikat für den Schlüssel zur elektronischen Signaturverifizierung.

Zertifikate oder Signaturen, die außerhalb Russlands ausgestellt werden, werden in der Regel nicht für russische E-Rechnungszwecke akzeptiert. Die QES muss durch ein digitales Zertifikat unterstützt werden, das von einer lokal autorisierten Zertifizierungsstelle ausgestellt wurde, um ihre rechtliche Gültigkeit im russischen Regulierungsrahmen sicherzustellen.

Rolle der Betreiber des elektronischen Dokumentenaustauschs

Betreiber des elektronischen Dokumentenaustauschs (EDEOs) spielen eine entscheidende Rolle als Vermittler im russischen E-Rechnungssystem, indem sie die sichere und konforme Übertragung elektronischer Dokumente erleichtern. Diese zertifizierten Anbieter fungieren sowohl als technische als auch als rechtliche Brücken zwischen Unternehmen, ihren Handelspartnern und der Steuerverwaltung. EDEOs gewährleisten die sichere Übertragung von E-Rechnungen durch ihre zertifizierten Infrastruktursysteme, die strengen technischen und Sicherheitsanforderungen entsprechen.

• Sichere Übertragung: Sie bieten ein sicheres Netzwerk für den Austausch von E-Rechnungen und gewährleisten die Vertraulichkeit und Integrität der Daten während des Transports.
• Formatvalidierung: EDEOs validieren häufig E-Rechnungen gegen das vom FTS vorgeschriebene XML-Format (UTD) vor der Übertragung, um häufige Formatierungsfehler zu vermeiden.
• Verwaltung digitaler Signaturen: Sie unterstützen die Anwendung und Verifizierung von qualifizierten elektronischen Signaturen (QES) auf E-Rechnungen.
• Regulatorische Berichterstattung: EDEOs erstellen digitale Aufzeichnungen über die Erstellung und den Austausch von E-Rechnungen, die von den Steuerbehörden für Prüfungen verwendet werden können. Sie übermitteln auch Bestätigungen zwischen den Parteien und der Steuerbehörde.

Bei der Auswahl eines EDEOs sollten Unternehmen mehrere Faktoren berücksichtigen:

• Zertifizierung: Stellen Sie sicher, dass der EDEO vom Föderalen Steuerdienst autorisiert und zertifiziert ist. Im ersten Quartal 2025 wurden über 40 zertifizierte EDEOs vom FTS lizenziert.
• Integrationsfähigkeiten: Suchen Sie nach EDEOs, die eine nahtlose Integration mit Ihren bestehenden ERP-Systemen anbieten, um die Rechnungsstellung zu automatisieren und die finanzielle Dokumentation zu optimieren.
• Sicherheitsmaßnahmen: Überprüfen Sie deren Sicherheitsprotokolle und die Einhaltung der Datenschutzvorschriften.
• Unterstützung und Dienstleistungen: Bewerten Sie den Grad der Kundenunterstützung, Schulung und zusätzliche Dienstleistungen wie Archivierung.
• Interoperabilität: Berücksichtigen Sie deren Netzwerkreichweite und die Fähigkeit, sich mit einer Vielzahl von Handelspartnern zu verbinden.

Aufbewahrung und Compliance: Archivierung von E-Rechnungen

Die ordnungsgemäße Archivierung von E-Rechnungen ist ein kritischer Aspekt der Compliance in Russland, um sicherzustellen, dass Dokumente authentisch, unverändert und für Prüfungszwecke zugänglich bleiben. Die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist für E-Rechnungen in Russland beträgt fünf Jahre, was mit der Verjährungsfrist für Steuerprüfungen übereinstimmt. Dieser Zeitraum wurde im Januar 2024 von vier Jahren auf fünf Jahre erhöht. Sowohl Anbieter als auch Kunden sind dafür verantwortlich, E-Rechnungen aufzubewahren.

Best Practices für die Archivierung von E-Rechnungen umfassen:

• Aufbewahrung im Originalformat: E-Rechnungen müssen in ihrem ursprünglichen elektronischen Format (XML) aufbewahrt werden, um ihre Integrität und rechtliche Gültigkeit zu gewährleisten. Das Ausdrucken elektronischer Rechnungen und das Entsorgen der digitalen Version ist in der Regel nicht konform.
• Authentizität und Integrität: Implementieren Sie Lösungen, die die Authentizität des Ursprungs und die Integrität des Inhalts während der gesamten Aufbewahrungsfrist gewährleisten. Dies umfasst häufig digitale Signaturen, Zeitstempel und manipulationssichere Speicherung.
• Lesbarkeit und Zugänglichkeit: Stellen Sie sicher, dass archivierte E-Rechnungen auf Anfrage für die Steuerbehörden lesbar und leicht zugänglich bleiben. Dies bedeutet, dass geeignete Anzeigetools und Abrufmechanismen vorhanden sein müssen.
• Sichere Speicherung: Bewahren Sie E-Rechnungen in einer sicheren Umgebung auf, sei es vor Ort oder in der Cloud, vorausgesetzt, dass Authentizität, Integrität und Lesbarkeit gewährleistet sind.
• Archivierung verwandter Dokumente: Neben den E-Rechnungen selbst sollten Unternehmen auch alle technischen Nachrichten aufbewahren, die über EDEOs ausgetauscht wurden, wie Bestätigungen und gesendete/erhaltene Benachrichtigungen, Korrekturhinweise und Verifizierungsschlüssel.

Die Einhaltung der Vorschriften zur Steuerprüfung erfordert eine robuste Archivierungsstrategie. Der Föderale Steuerdienst kann die USt-Aufzeichnungen von Verkäufern und Käufern vergleichen, und Unstimmigkeiten können zu Steuerfestsetzungen und Strafen führen. Daher ist die Aufrechterhaltung eines gut organisierten und konformen E-Rechnungsarchivs entscheidend, um die gebotene Sorgfalt nachzuweisen und potenzielle Probleme während Steuerprüfungen zu vermeiden.

Häufig gestellte Fragen zur Rechnung in Russland

• Was sind die obligatorischen Warengruppen für die E-Rechnung in Russland?

  Die obligatorischen Warengruppen für die E-Rechnung in Russland umfassen Kühl- und Gefriergeräte, Industrietransporter wie Gabelstapler und Bulldozer, Wasch- und Trockenmaschinen, Monitore und Projektoren, elektronische integrierte Schaltungen sowie Babywagen und Kindersitze.

• Wie erhalte ich eine qualifizierte elektronische Signatur in Russland?

  Um eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) in Russland zu erhalten, müssen Sie einen Antrag bei einer autorisierten Zertifizierungsstelle stellen, wie dem Zertifizierungszentrum des Föderalen Steuerdienstes. Sie müssen Identifikationsdokumente und Unternehmensregistrierungsdetails bereitstellen. Die QES wird mit einem digitalen Zertifikat ausgestellt, das die Identität des Unterzeichners und die Integrität des Dokuments verifiziert.

• Wie kann ich abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden in Harvest verfolgen?
  Harvest ermöglicht es Ihnen, Zeitbuchungen als abrechenbar oder nicht abrechenbar zu kategorisieren, wenn Sie Stunden verfolgen. Diese Unterscheidung hilft Ihnen, Ihre Produktivität zu überwachen und eine genaue Rechnungsstellung für Ihre Kunden sicherzustellen.
• Können E-Rechnungstools automatisch alle russischen Vorschriften einhalten?

  Obwohl E-Rechnungstools bei der Einhaltung helfen können, erfüllen sie möglicherweise nicht automatisch alle russischen regulatorischen Anforderungen. Die Benutzer müssen sicherstellen, dass die Tools den spezifischen Formaten, der Sprache und den Datenkennzeichnungsstandards des Föderalen Steuerdienstes entsprechen und mit zertifizierten EDEOs für die sichere Übertragung integriert sind.

• Welche Rolle spielen die Betreiber des elektronischen Dokumentenaustauschs in Russland?

  Betreiber des elektronischen Dokumentenaustauschs (EDEOs) in Russland erleichtern die sichere Übertragung von E-Rechnungen zwischen Unternehmen und den Steuerbehörden. Sie validieren die Formate von E-Rechnungen, verwalten digitale Signaturen und stellen sicher, dass alle Austausche den regulatorischen Anforderungen entsprechen. EDEOs fungieren als Vermittler, bieten ein sicheres Netzwerk und unterstützen bei der regulatorischen Berichterstattung.