Gastos de T&E

Los gastos de Viaje y Entretenimiento (T&E) son un gasto operativo significativo para muchas organizaciones, representando entre el 8% y el 10% de los costos operativos totales. Esta categoría incluye viajes de negocios, comidas, entretenimiento de clientes e incluso regalos. A medida que las empresas navegan por el panorama post-pandémico, los gastos de T&E han aumentado, con los costos de entretenimiento y comidas subiendo un 23% en comparación con 2019. La gestión efectiva de estos gastos es crucial para controlar costos, asegurar el cumplimiento y mejorar la satisfacción de los empleados.

Para gestionar los gastos de T&E de manera efectiva, son esenciales políticas claras y sistemas de seguimiento robustos. Las empresas deben definir categorías de gastos y limitaciones, establecer procedimientos de reembolso y definir flujos de trabajo de aprobación. Harvest apoya esto permitiendo a los administradores categorizar gastos como Comidas, Transporte y Kilometraje, asegurando que todas las transacciones se alineen con las políticas de la empresa y los requisitos regulatorios.

Gestionar los gastos de T&E está lleno de desafíos, incluidos problemas de cumplimiento y el riesgo de sobrepasar el presupuesto. La falta de cumplimiento puede llevar a sanciones severas, como lo evidenció una empresa farmacéutica que enfrentó una sanción de $490 millones debido a reclamaciones fraudulentas de T&E. Además, los procesos de informes manuales no solo son propensos a errores, sino que también son costosos, con organizaciones gastando hasta $58 por informe y incurriendo en costos adicionales por correcciones.

Harvest ofrece una solución al proporcionar procesos de informes detallados que aseguran el cumplimiento y ayudan a reducir el fraude. Con Harvest, los usuarios pueden generar informes de gastos detallados filtrados por cliente, proyecto o fecha, que pueden exportarse a CSV o Excel para un análisis más profundo. Esta capacidad empodera a las empresas para mantener la transparencia y la responsabilidad en sus gastos de T&E.

El cambio hacia la automatización en la gestión de gastos de T&E se está volviendo cada vez más crítico. Las soluciones automatizadas pueden reducir el costo por informe a menos de $10 y disminuir los tiempos de procesamiento de reembolsos en hasta un 32%. A pesar de que Harvest depende de la entrada manual y las aprobaciones de los gerentes en lugar de la automatización completa, aún ofrece un sistema de seguimiento de gastos basado en proyectos que es ideal para pequeñas y medianas empresas.

Al utilizar Harvest, las organizaciones pueden asegurarse de que sus gastos de T&E estén meticulosamente rastreados y categorizados. Este enfoque manual pero optimizado ayuda a las empresas a mantener el control sobre su gasto sin la necesidad de sistemas de automatización complejos. Además, los informes detallados de gastos generados por Harvest pueden descubrir patrones de gasto que ayudan a tomar decisiones financieras informadas.

Implementar mejores prácticas para gestionar los gastos de T&E puede llevar a ahorros sustanciales y a un mejor cumplimiento. Las empresas deben centrarse en establecer políticas integrales, promover el uso de tarjetas corporativas y realizar análisis de gastos regulares. Por ejemplo, establecer límites de gasto claros para cada categoría de gastos puede prevenir el sobrepaso del presupuesto y asegurar la adherencia a los mismos.

Harvest facilita estas mejores prácticas al permitir a las empresas definir categorías específicas para los gastos de T&E, como Comidas y Kilometraje, que se alinean con las políticas corporativas. Además, la capacidad de generar informes detallados permite a las empresas revisar y analizar los datos de gastos regularmente, ayudándolas a identificar oportunidades de ahorro y mejoras en las políticas.