Imprimir Factura para Vietnam

Harvest ofrece soluciones de facturación flexibles que pueden incluir información fiscal específica, como números de IVA, para satisfacer las necesidades generales de negocio.

Entendiendo las Regulaciones de E-Facturación en Vietnam

La facturación electrónica se volvió obligatoria para la mayoría de las empresas en Vietnam el 1 de julio de 2022, marcando un cambio significativo de los sistemas tradicionales en papel. Este mandato nacional, principalmente regido por el Decreto 123/2020/ND-CP y la Circular 78/2021/TT-BTC, tiene como objetivo mejorar la transparencia, combatir la evasión fiscal y agilizar la administración tributaria. Las empresas deben registrarse en la Dirección General de Impuestos (GDT) para emitir e-facturas. Este proceso de registro generalmente implica presentar el Formulario 01/ĐKTĐ-HĐĐT, que detalla el tipo de factura elegida (con o sin código de autenticación de la autoridad fiscal) y una dirección de correo electrónico activa para notificaciones.

Las actualizaciones legislativas recientes, particularmente el Decreto 70/2025/ND-CP y la Circular 32/2025/TT-BTC, que entrarán en vigor el 1 de junio de 2025, han refinado aún más el régimen de e-facturación. Estas enmiendas amplían el alcance para incluir ciertos negocios digitales extranjeros de manera voluntaria e introducen requisitos más estrictos para los sectores minoristas y de atención al consumidor, incluyendo la facturación conectada obligatoria para grandes minoristas. El incumplimiento de estas regulaciones puede llevar a multas administrativas, con sanciones por no emitir facturas que oscilan entre 5 millones y 10 millones de VND por violación, y potencialmente más altas por incumplimiento persistente.

Formatos Aceptables y Requisitos Legales para E-Facturas

Para asegurar la validez legal, las e-facturas vietnamitas deben adherirse a formatos específicos y contener información obligatoria. El formato legalmente requerido para las e-facturas es un archivo XML estructurado (Extensible Markup Language), que es el estándar oficial establecido por la autoridad fiscal. Si bien se puede generar una copia en PDF legible por humanos para conveniencia, el archivo de datos XML es la forma legalmente vinculante. Un elemento crucial para la autenticidad e integridad es la firma digital, que es obligatoria para la mayoría de las e-facturas, con excepción de aquellas generadas desde cajas registradoras de POS.

Las e-facturas deben incluir detalles completos, reflejando la información que se encuentra en las facturas de IVA tradicionales en papel. Esto incluye:

• Nombre, dirección y número de identificación fiscal del vendedor.
• Nombre, dirección y número de identificación fiscal del comprador (o identificación personal para B2C si se solicita).
• Código y número de serie de la factura, y fecha de emisión.
• Una descripción clara de bienes o servicios, cantidad, precio unitario, valor total, tasas de IVA aplicables y el monto correspondiente de IVA, que lleva al monto total a pagar.

El sistema de e-facturación de Vietnam categoriza las facturas en dos tipos principales: e-facturas con código de verificación y e-facturas sin código de verificación. Las facturas con código de verificación se validan en tiempo real; el sistema del vendedor envía los datos de la factura a la plataforma de la GDT, que luego emite un código único que debe incluirse en la factura antes de ser entregada al comprador. Para las facturas sin código de verificación, los datos aún deben ser transmitidos a la autoridad fiscal a más tardar el día en que la factura se entrega al comprador.

Almacenamiento y Seguridad de las E-Facturas

Mantener la integridad y accesibilidad de las e-facturas es primordial en Vietnam, con estrictos requisitos para almacenamiento y seguridad. Las empresas están legalmente obligadas a almacenar e-facturas de manera segura durante un período de al menos 10 años en cumplimiento con las regulaciones fiscales. Este período de retención se alinea con el estatuto de limitaciones para auditorías fiscales, asegurando que los registros estén disponibles para referencia futura e inspecciones.

El archivo electrónico debe preservar la integridad de las facturas, lo que significa que el formato XML original, las firmas digitales y cualquier código de la autoridad fiscal deben permanecer intactos para fines de auditoría. Las medidas de seguridad clave para proteger los datos de las e-facturas incluyen:

• Protección contra accesos no autorizados: Implementar controles de acceso robustos y cifrado para evitar la visualización o modificación por individuos no autorizados.
• Integridad de los datos: Asegurar que los datos de la factura no puedan ser alterados después de la emisión sin detección. Esto se apoya en gran medida por la firma digital.
• Sistemas de recuperación de datos: Tener mecanismos en su lugar para recuperar datos en caso de fallos del sistema o pérdida de datos.

Las empresas pueden optar por almacenar e-facturas internamente o subcontratar el almacenamiento a proveedores de servicios de e-facturación certificados. Incluso el almacenamiento en servidores extranjeros está permitido bajo ciertas condiciones, siempre que se mantenga la integridad y accesibilidad de los datos. Junto con las facturas mismas, cualquier registro electrónico relacionado, como notas de entrega electrónicas y listas de soporte, también debe almacenarse durante el mismo período.

Utilizando Notas de Entrega Electrónicas para el Movimiento de Bienes

Más allá de las e-facturas, el sistema fiscal de Vietnam también exige el uso de notas de entrega electrónicas para documentar y controlar meticulosamente el movimiento de bienes. Estos documentos electrónicos juegan un papel crucial en complementar las e-facturas, particularmente cuando los bienes se transportan por separado del evento de facturación o para transferencias internas. Las notas de entrega electrónicas aseguran la trazabilidad y proporcionan una clara pista de auditoría para el movimiento físico de bienes, que es un aspecto a menudo pasado por alto pero vital para el cumplimiento integral.

Generalmente hay dos tipos principales de notas de entrega electrónicas:

• Nota de Entrega de Transferencia Interna: Utilizada para bienes trasladados entre almacenes o instalaciones pertenecientes a la misma empresa.
• Nota de Entrega de Distribución Comercial: Utilizada cuando los bienes son enviados a agentes de ventas, intermediarios u otras partes.

Las regulaciones sobre notas de entrega electrónicas estipulan que deben cumplir con requisitos formales similares a los de las e-facturas, incluyendo contenido obligatorio, formato digital y la capacidad de ser reportadas o verificadas por la autoridad fiscal. Esto asegura que el movimiento de bienes sea transparente y verificable, alineándose con los objetivos más amplios del sistema de e-facturación para mejorar el control fiscal y reducir el fraude. Estas notas, al igual que las e-facturas, también deben almacenarse electrónicamente durante el período de retención legal de 10 años.

Plantillas y Herramientas para Crear Facturas Cumplidoras

Crear e-facturas cumplidoras en Vietnam es más accesible gracias a la disponibilidad de diversas plantillas y herramientas de software especializadas. Las empresas pueden aprovechar estos recursos para asegurar que sus facturas cumplan con los estrictos estándares vietnamitas. Muchos proveedores de servicios de e-facturación ofrecen plantillas PDF personalizables que están alineadas con las directrices de la Dirección General de Impuestos (GDT). Estas plantillas suelen incorporar todos los campos obligatorios requeridos por el Decreto 123/2020/ND-CP y sus enmiendas, como detalles del vendedor y comprador, códigos fiscales, números de factura, descripciones de transacciones y desglose de IVA.

Al personalizar plantillas, es esencial:

• Asegurar el cumplimiento del idioma vietnamita: El texto de la factura debe estar principalmente en vietnamita. Si es necesario incluir texto en otro idioma, debe colocarse entre paréntesis a la derecha o debajo del texto vietnamita y formatearse en una fuente más pequeña.
• Usar números arábigos: Todos los números en la factura deben usar números arábigos (0-9).
• Incorporar firmas digitales: Asegurar que el diseño de la plantilla permita la visualización clara de la firma digital, que es crucial para la validez legal.
• Alinear con códigos fiscales: Verificar que la plantilla muestre correctamente el código fiscal de la GDT, especialmente para facturas con código de verificación.

El software y las plataformas especializadas son invaluables para automatizar el proceso de creación de e-facturas. Estas herramientas a menudo se integran con sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) o contables existentes, agilizando flujos de trabajo y reduciendo significativamente los errores de entrada de datos manuales. Pueden formatear automáticamente las facturas en la estructura XML requerida, aplicar firmas digitales y facilitar la transmisión segura de datos de facturas a las autoridades fiscales, ya sea directamente o a través de proveedores de servicios acreditados. Esta automatización no solo mejora el cumplimiento, sino que también mejora la eficiencia operativa y reduce los costos administrativos.

Preguntas Frecuentes sobre la Factura para Vietnam

• ¿Cómo puedo agregar números de IVA a mis facturas para Vietnam?
  Harvest te permite agregar información fiscal específica, incluidos números de IVA, a las facturas.
• ¿Cuáles son las sanciones por incumplimiento de las regulaciones de e-facturación en Vietnam?
  Las sanciones por incumplimiento de las regulaciones de e-facturación en Vietnam pueden incluir multas administrativas que oscilan entre 5 millones y 10 millones de VND por violación. El incumplimiento persistente puede llevar a sanciones más altas.
• ¿Cómo maneja Harvest la seguridad de los datos de los clientes?
  Harvest toma muy en serio la seguridad de los datos y emplea diversas medidas, incluyendo cifrado, servidores seguros y copias de seguridad regulares para proteger los datos de los clientes. También cumplen con las regulaciones de protección de datos para asegurar que tu información esté segura.
• ¿Existen limitaciones en el uso de e-facturas para transacciones internacionales desde Vietnam?
  Una limitación del uso de e-facturas para transacciones internacionales desde Vietnam es que no todos los países reconocen o aceptan e-facturas extranjeras, lo que puede complicar las transacciones transfronterizas. Además, las variaciones en las leyes fiscales y requisitos entre jurisdicciones pueden requerir adaptaciones o documentación adicional.
• ¿Qué formatos son aceptables para imprimir e-facturas en Vietnam?
  En Vietnam, el formato aceptable para e-facturas es un archivo XML estructurado, que es la forma legalmente vinculante. Si bien se puede imprimir una versión en PDF por conveniencia, los datos XML son el documento oficial reconocido para fines de cumplimiento.