Enviar factura en Rusia

Harvest ofrece soluciones de facturación flexibles, aunque el cumplimiento específico con las regulaciones de facturación electrónica rusas no se admite actualmente.

Entendiendo las regulaciones de facturación electrónica en Rusia

Enviar facturas en Rusia implica navegar un conjunto específico de regulaciones, particularmente en lo que respecta a la facturación electrónica. Aunque no es universalmente obligatorio, la facturación electrónica es crucial para ciertos bienes y ofrece beneficios significativos para todas las empresas que operan dentro de la Federación Rusa.

Las regulaciones de facturación electrónica rusas mandatan principalmente el uso de facturas electrónicas para categorías específicas de bienes rastreables. Desde el 1 de julio de 2021, bajo la Ley Federal No. 371-FZ, las transacciones que involucren ciertos productos requieren facturación electrónica obligatoria como parte de un sistema nacional de trazabilidad. Este sistema tiene como objetivo monitorear el movimiento de bienes importados a Rusia y la Unión Económica Euroasiática (EAEU) en todas las etapas de la transacción.

El Servicio Federal de Impuestos (FTS) de Rusia es el principal organismo regulador responsable de supervisar la facturación electrónica, estableciendo estándares técnicos y autorizando a los operadores de intercambio de datos electrónicos. Aunque la facturación electrónica para la mayoría de las transacciones de empresa a empresa (B2B) sigue siendo voluntaria, el FTS fomenta fuertemente su adopción y ha estado trabajando hacia una mayor digitalización, con el objetivo de tener el 95% de las facturas en forma electrónica para finales de 2024.

• Equipos de refrigeración y congelación
• Camiones industriales (como montacargas, bulldozers y excavadoras)
• Máquinas de lavado y secado (domésticas y comerciales)
• Monitores y proyectores (excluyendo equipos de recepción de televisión)
• Circuitos integrados y componentes electrónicos
• Carritos de bebé y asientos de seguridad para niños

Las empresas que manejan estos bienes rastreables deben incluir un número de registro de lote (BRN) en sus facturas electrónicas de IVA y reportar estas transacciones a las autoridades fiscales.

La estructura y formato de las facturas electrónicas en Rusia

Las facturas electrónicas en Rusia deben adherirse a un formato XML estructurado específico, asegurando consistencia y legibilidad por máquina para el cumplimiento regulatorio. El formato más comúnmente utilizado y mandatorio es el Documento de Transferencia Universal (UTD), que es establecido por el Servicio Federal de Impuestos (FTS). Este formato UTD es integral, a menudo combinando tanto la factura como el albarán en un solo documento digital.

• Estructura XML: Todas las facturas electrónicas deben generarse a partir de archivos XML.
• Idioma: Las etiquetas dentro de los archivos XML deben estar en ruso.
• Etiquetado de datos: Campos de datos específicos son definidos por las directrices del FTS para asegurar que toda la información necesaria para fines fiscales y contables esté presente. Para bienes rastreables, el número de registro de lote (RNPT) es una inclusión obligatoria.

Los errores comunes en el formato de las facturas electrónicas a menudo surgen de desviaciones del esquema XML aprobado por el FTS o etiquetado de datos incorrecto. Estos pueden llevar al rechazo por parte de los Operadores de Intercambio de Documentos Electrónicos (EDEOs) o al incumplimiento de los requisitos de las autoridades fiscales. Asegurar una estricta adherencia al estándar UTD y un etiquetado adecuado en ruso es crucial para evitar retrasos en el procesamiento y posibles sanciones.

Obtención de una firma electrónica calificada

Una Firma Electrónica Calificada (QES) es indispensable para validar las facturas electrónicas en Rusia, proporcionando autenticidad legal e integridad a los documentos digitales. Bajo la Ley Federal No. 63-FZ "Sobre Firmas Electrónicas", la QES es la forma más alta de firma electrónica, legalmente equivalente a una firma manuscrita. Asegura que el documento no ha sido alterado desde que fue firmado y verifica la identidad del firmante.

El proceso para obtener una QES para entidades legales y emprendedores individuales se ha simplificado. Desde el 1 de julio de 2021, estas entidades pueden obtener una QES de forma gratuita del Centro de Certificación del Servicio Federal de Impuestos (FTS) de Rusia. Este enfoque centralizado tiene como objetivo simplificar el cumplimiento y promover la adopción generalizada de la facturación electrónica.

• Presentar una solicitud a una autoridad de certificación autorizada. El Centro de Certificación del FTS es el organismo principal para entidades legales y emprendedores individuales.
• Proporcionar documentos de identificación necesarios y detalles de registro de la empresa.
• Recibir un certificado calificado para la clave de verificación de la firma electrónica.

Los certificados o firmas emitidos fuera de Rusia generalmente no son aceptados para fines de facturación electrónica rusa. La QES debe estar respaldada por un certificado digital emitido por una autoridad de certificación localmente autorizada para asegurar su validez legal dentro del marco regulatorio ruso.

Rol de los Operadores de Intercambio de Documentos Electrónicos

Los Operadores de Intercambio de Documentos Electrónicos (EDEOs) juegan un papel crucial como intermediarios en el ecosistema de facturación electrónica en Rusia, facilitando la transmisión segura y conforme de documentos electrónicos. Estos proveedores certificados actúan como puentes técnicos y legales entre las empresas, sus socios comerciales y la administración fiscal. Los EDEOs aseguran la transmisión segura de facturas electrónicas a través de sus sistemas de infraestructura certificados, que cumplen con estrictos requisitos técnicos y de seguridad.

• Transmisión segura: Proporcionan una red segura para el intercambio de facturas electrónicas, asegurando la confidencialidad e integridad de los datos durante el tránsito.
• Validación de formato: Los EDEOs a menudo validan las facturas electrónicas contra el formato XML mandado por el FTS (UTD) antes de la transmisión, ayudando a prevenir errores comunes de formato.
• Gestión de firmas digitales: Apoyan la aplicación y verificación de Firmas Electrónicas Calificadas (QES) a las facturas electrónicas.
• Informes regulatorios: Generan registros digitales de la creación e intercambio de facturas electrónicas, que pueden ser utilizados por las autoridades fiscales para auditorías. También transmiten acuses de recibo entre las partes y la autoridad fiscal.

Al elegir un EDEO, las empresas deben considerar varios factores:

• Certificación: Asegúrate de que el EDEO esté autorizado y certificado por el Servicio Federal de Impuestos. En el primer trimestre de 2025, más de 40 EDEOs certificados fueron licenciados por el FTS.
• Capacidades de integración: Busca EDEOs que ofrezcan integración sin problemas con tus sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) existentes para automatizar la facturación y agilizar la documentación financiera.
• Medidas de seguridad: Verifica sus protocolos de seguridad y cumplimiento con las regulaciones de protección de datos.
• Soporte y servicios: Evalúa el nivel de soporte al cliente, capacitación y servicios adicionales como archivo.
• Interoperabilidad: Considera su alcance de red y capacidad para conectarse con una amplia gama de socios comerciales.

Retención y cumplimiento: archivo de facturas electrónicas

El archivo adecuado de las facturas electrónicas es un aspecto crítico del cumplimiento en Rusia, asegurando que los documentos permanezcan auténticos, inalterados y accesibles para fines de auditoría. El período de retención obligatorio para las facturas electrónicas en Rusia es de cinco años, alineándose con el estatuto de limitaciones para auditorías fiscales. Este período se aumentó de cuatro años en enero de 2024. Tanto los proveedores como los clientes son responsables de retener las facturas electrónicas.

Las mejores prácticas para archivar facturas electrónicas incluyen:

• Mantenimiento del formato original: Las facturas electrónicas deben conservarse en su formato electrónico original (XML) para preservar su integridad y validez legal. Imprimir facturas electrónicas y descartar la versión digital generalmente no es conforme.
• Autenticidad e integridad: Implementar soluciones que garanticen la autenticidad del origen y la integridad del contenido durante todo el período de retención. Esto a menudo implica firmas digitales, sellos de tiempo y almacenamiento a prueba de manipulaciones.
• Legibilidad y accesibilidad: Asegurarse de que las facturas electrónicas archivadas permanezcan legibles y fácilmente accesibles para las autoridades fiscales a solicitud. Esto significa tener herramientas de visualización y mecanismos de recuperación apropiados.
• Almacenamiento seguro: Almacenar las facturas electrónicas en un entorno seguro, ya sea en las instalaciones o en la nube, siempre que se garantice la autenticidad, integridad y legibilidad.
• Archivo de documentos relacionados: Además de las facturas electrónicas en sí, las empresas también deben conservar cualquier mensaje técnico intercambiado a través de EDEOs, como confirmaciones y notificaciones de envío/recepción, notas de corrección y claves de verificación.

El cumplimiento con las regulaciones de auditoría fiscal requiere una estrategia de archivo robusta. El Servicio Federal de Impuestos puede comparar los registros de IVA del vendedor y del comprador, y las inconsistencias pueden llevar a evaluaciones fiscales y sanciones. Por lo tanto, mantener un archivo de facturas electrónicas bien organizado y conforme es esencial para demostrar la debida diligencia y evitar problemas potenciales durante las inspecciones fiscales.

Preguntas frecuentes sobre el envío de facturas en Rusia

• ¿Cuáles son las categorías obligatorias de bienes para la facturación electrónica en Rusia?

  Las categorías obligatorias de bienes para la facturación electrónica en Rusia incluyen equipos de refrigeración y congelación, camiones industriales como montacargas y bulldozers, máquinas de lavado y secado, monitores y proyectores, circuitos integrados electrónicos, y carritos de bebé y asientos de seguridad para niños.

• ¿Cómo obtengo una firma electrónica calificada en Rusia?

  Para obtener una firma electrónica calificada (QES) en Rusia, necesitas solicitarla a una autoridad de certificación autorizada, como el Centro de Certificación del Servicio Federal de Impuestos. Deberás proporcionar documentos de identificación y detalles de registro de la empresa. La QES se emite con un certificado digital que verifica la identidad del firmante y la integridad del documento.

• ¿Cómo puedo rastrear horas facturables vs. no facturables en Harvest?
  Harvest te permite categorizar las entradas de tiempo como facturables o no facturables al rastrear horas. Esta distinción te ayuda a monitorear tu productividad y asegurar una facturación precisa para tus clientes.
• ¿Las herramientas de facturación electrónica pueden cumplir automáticamente con todas las regulaciones rusas?

  Si bien las herramientas de facturación electrónica pueden ayudar con el cumplimiento, es posible que no cumplan automáticamente con todos los requisitos regulatorios rusos. Los usuarios deben asegurarse de que las herramientas se adhieran a formatos específicos, idioma y estándares de etiquetado de datos establecidos por el Servicio Federal de Impuestos e integrarse con EDEOs certificados para una transmisión segura.

• ¿Cuál es el papel de los Operadores de Intercambio de Documentos Electrónicos en Rusia?

  Los Operadores de Intercambio de Documentos Electrónicos (EDEOs) en Rusia facilitan la transmisión segura de facturas electrónicas entre empresas y las autoridades fiscales. Validan los formatos de las facturas electrónicas, gestionan las firmas digitales y aseguran que todos los intercambios cumplan con los requisitos regulatorios. Los EDEOs actúan como intermediarios, proporcionando una red segura y asistiendo con informes regulatorios.