Carte de Dépenses d'Entreprise

Les cartes de dépenses d'entreprise offrent aux entreprises un contrôle, une visibilité et une efficacité accrus dans la gestion des dépenses. Ces cartes ne sont pas seulement des outils de paiement, mais des solutions intégrées de gestion financière. En 2023, les dépenses liées aux cartes commerciales ont dépassé 4 trillions de dollars, reflétant une croissance de 8 % et soulignant leur importance stratégique dans la gestion des dépenses. L'utilisation de cartes numériques et virtuelles a explosé, avec une adoption des cartes virtuelles parmi les entreprises américaines atteignant 70 % en 2024, contre 55 % en 2022.

Ces cartes offrent des économies de coûts significatives et des gains d'efficacité. Les entreprises utilisant des systèmes de gestion des dépenses automatisés signalent une réduction de 30 à 40 % du temps consacré à la gestion des dépenses par rapport aux systèmes manuels. De plus, les entreprises économisent environ 10 $ par rapport en automatisant les processus de dépenses, réduisant le coût moyen de traitement de 35 $ à environ 25 $ par rapport.

L'intégration des cartes de dépenses d'entreprise avec les systèmes comptables améliore la supervision financière et la précision des données. Bien que le traitement manuel des rapports de dépenses reste courant, entraînant des défis de conformité, l'intégration de ces cartes avec les systèmes comptables peut atténuer de tels problèmes. Par exemple, seulement 2 % des entreprises ont intégré des logiciels de gestion des dépenses malgré l'augmentation de l'utilisation des cartes d'entreprise.

En liant les transactions par carte directement aux systèmes comme l'ERP ou le grand livre général, les entreprises peuvent automatiser les flux de données et éliminer la saisie manuelle. Cela garantit des rapports financiers précis et réduit le temps consacré au rapprochement. Les entreprises ayant une visibilité en temps réel sur les dépenses signalent une réduction de 5,8 % de leurs dépenses totales, mettant en évidence les avantages financiers de l'intégration.

Les cartes de dépenses d'entreprise se présentent sous différentes formes, chacune adaptée à des besoins commerciaux spécifiques. Les types les plus courants incluent les cartes d'entreprise, les cartes d'achat, les cartes virtuelles et les cartes fantômes. Les cartes virtuelles, en particulier, ont connu une augmentation de 48 % de leur utilisation parmi les PME en 2024 en raison de leurs fonctionnalités de sécurité améliorées et de leurs contrôles de dépenses.

Les entreprises peuvent mettre en place des limites de dépenses, des restrictions de code de catégorie de commerçant (MCC) et des dates d'expiration des cartes, en particulier pour les cartes virtuelles. Ces fonctionnalités aident à garantir le respect des budgets et des politiques, empêchant les achats non autorisés. Les experts du secteur s'accordent à dire que les cartes virtuelles redéfinissent les paiements B2B en offrant un contrôle et une supervision solides.

Bien que Harvest n'offre pas de fonctionnalités de carte d'entreprise, il fournit une solution simple pour le suivi des dépenses saisies manuellement par les employés. Cette approche est idéale pour les entreprises qui préfèrent un contrôle manuel sur les processus automatisés. Harvest permet de catégoriser les dépenses par projet, permettant aux entreprises de maintenir une structure de dépenses organisée.

Harvest s'intègre avec des outils de facturation, permettant aux entreprises de suivre les dépenses en parallèle de la facturation. Bien qu'il ne fournisse pas de visibilité en temps réel sur les dépenses, la possibilité de synchroniser les factures avec QuickBooks Online et Xero offre un certain degré d'intégration financière. Cette configuration peut être particulièrement utile pour les petites entreprises à la recherche d'une approche simple et manuelle de la gestion des dépenses.