Imprimer une Facture pour le Vietnam

Harvest propose des solutions de facturation flexibles qui peuvent inclure des informations fiscales spécifiques, telles que les numéros de TVA, pour répondre aux besoins commerciaux généraux.

Comprendre les Réglementations sur les E-Factures au Vietnam

La facturation électronique est devenue obligatoire pour la plupart des entreprises au Vietnam le 1er juillet 2022, marquant un changement significatif par rapport aux systèmes traditionnels basés sur papier. Ce mandat national, principalement régi par le Décret 123/2020/ND-CP et la Circulaire 78/2021/TT-BTC, vise à améliorer la transparence, à lutter contre l'évasion fiscale et à rationaliser l'administration fiscale. Les entreprises doivent s'enregistrer auprès de la Direction Générale des Impôts (GDT) pour émettre des e-factures. Ce processus d'enregistrement implique généralement de soumettre le Formulaire 01/ĐKTĐ-HĐĐT, qui détaille le type de facture choisi (avec ou sans code d'authentification de l'autorité fiscale) et une adresse e-mail active pour les notifications.

Les mises à jour législatives récentes, notamment le Décret 70/2025/ND-CP et la Circulaire 32/2025/TT-BTC, en vigueur le 1er juin 2025, ont encore affiné le régime des e-factures. Ces amendements élargissent le champ d'application pour inclure certaines entreprises numériques étrangères sur une base volontaire et introduisent des exigences plus strictes pour les secteurs de détail et de consommation, y compris la facturation obligatoire connectée aux Points de Vente (POS) pour les grands détaillants. Le non-respect de ces réglementations peut entraîner des amendes administratives, les pénalités pour défaut d'émission de factures variant de 5 millions à 10 millions de VND par violation, et potentiellement plus élevées en cas de non-conformité persistante.

Formats Acceptés et Exigences Légales pour les E-Factures

Pour garantir la validité légale, les e-factures vietnamiennes doivent respecter des formats spécifiques et contenir des informations obligatoires. Le format légal requis pour les e-factures est un fichier XML structuré (Extensible Markup Language), qui est la norme officielle établie par l'autorité fiscale. Bien qu'une copie PDF lisible par l'homme puisse être générée pour plus de commodité, le fichier de données XML est la forme légalement contraignante. Un élément crucial pour l'authenticité et l'intégrité est la signature numérique, qui est obligatoire pour la plupart des e-factures, à l'exception de celles générées à partir de caisses enregistreuses POS.

Les e-factures doivent inclure des détails complets, reflétant les informations trouvées sur les factures papier de TVA traditionnelles. Cela inclut :

• Nom, adresse et numéro d'identification fiscale du vendeur.
• Nom, adresse et numéro d'identification fiscale de l'acheteur (ou ID personnel pour B2C si demandé).
• Code et numéro de série de la facture, et date d'émission.
• Une description claire des biens ou services, quantité, prix unitaire, valeur totale, taux de TVA applicables et le montant de la TVA correspondant, menant au montant total à payer.

Le système d'e-facturation du Vietnam catégorise les factures en deux types principaux : e-factures avec code de vérification et e-factures sans code de vérification. Les factures avec code de vérification sont essentiellement validées en temps réel ; le système du vendeur soumet les données de la facture à la plateforme de la GDT, qui émet ensuite un code unique à inclure sur la facture avant qu'elle ne soit livrée à l'acheteur. Pour les factures sans code de vérification, les données doivent tout de même être transmises à l'autorité fiscale au plus tard le jour de la livraison de la facture à l'acheteur.

Stockage et Sécurité des E-Factures

Maintenir l'intégrité et l'accessibilité des e-factures est primordial au Vietnam, avec des exigences strictes en matière de stockage et de sécurité. Les entreprises sont légalement tenues de stocker les e-factures en toute sécurité pendant une période d'au moins 10 ans conformément aux réglementations fiscales. Cette période de conservation s'aligne sur le délai de prescription pour les audits fiscaux, garantissant que les dossiers sont disponibles pour référence future et inspections.

L'archive électronique doit préserver l'intégrité des factures, ce qui signifie que le format XML d'origine, les signatures numériques et tous les codes d'autorité fiscale doivent rester intacts à des fins d'audit. Les principales mesures de sécurité pour protéger les données des e-factures incluent :

• Protection contre l'accès non autorisé : Mise en œuvre de contrôles d'accès robustes et de cryptage pour empêcher la visualisation ou la modification par des individus non autorisés.
• Intégrité des données : Assurer que les données de la facture ne peuvent pas être modifiées après émission sans détection. Cela est largement soutenu par la signature numérique.
• Systèmes de récupération de données : Disposer de mécanismes pour récupérer les données en cas de défaillance du système ou de perte de données.

Les entreprises peuvent choisir de stocker les e-factures en interne ou de sous-traiter le stockage à des fournisseurs de services d'e-facturation certifiés. Même le stockage sur des serveurs étrangers est autorisé sous certaines conditions, à condition que l'intégrité et l'accessibilité des données soient maintenues. Avec les factures elles-mêmes, tous les dossiers électroniques connexes, tels que les bons de livraison électroniques et les listes de soutien, doivent également être conservés pendant la même durée.

Utilisation des Bons de Livraison Électroniques pour le Mouvement des Biens

Au-delà des e-factures, le système fiscal vietnamien exige également l'utilisation de bons de livraison électroniques pour documenter et contrôler méticuleusement le mouvement des biens. Ces documents électroniques jouent un rôle crucial en complément des e-factures, en particulier lorsque les biens sont transportés séparément de l'événement de facturation ou pour des transferts internes. Les bons de livraison électroniques garantissent la traçabilité et fournissent une piste d'audit claire pour le mouvement physique des biens, ce qui est un aspect souvent négligé mais vital pour une conformité complète.

Il existe généralement deux types principaux de bons de livraison électroniques :

• Bons de Livraison pour Transfert Interne : Utilisés pour les biens déplacés entre des entrepôts ou des installations appartenant à la même entreprise.
• Bons de Livraison pour Distribution Commerciale : Utilisés lorsque des biens sont expédiés à des agents commerciaux, des intermédiaires ou d'autres tiers.

Les réglementations concernant les bons de livraison électroniques stipulent qu'ils doivent répondre à des exigences formelles similaires à celles des e-factures, y compris le contenu obligatoire, le format numérique et la capacité d'être signalés ou vérifiés par l'autorité fiscale. Cela garantit que le mouvement des biens est transparent et vérifiable, s'alignant sur les objectifs plus larges du système d'e-facturation pour améliorer le contrôle fiscal et réduire la fraude. Ces bons, comme les e-factures, doivent également être stockés électroniquement pendant la période de conservation légale de 10 ans.

Modèles et Outils pour Créer des Factures Conformes

Créer des e-factures conformes au Vietnam est facilité par la disponibilité de divers modèles et outils logiciels spécialisés. Les entreprises peuvent tirer parti de ces ressources pour garantir que leurs factures respectent les normes vietnamiennes strictes. De nombreux fournisseurs de services d'e-facturation proposent des modèles PDF personnalisables qui sont alignés avec les directives de la Direction Générale des Impôts (GDT). Ces modèles intègrent généralement tous les champs obligatoires requis par le Décret 123/2020/ND-CP et ses amendements, tels que les détails du vendeur et de l'acheteur, les codes fiscaux, les numéros de facture, les descriptions de transaction et les décomptes de TVA.

Lors de la personnalisation des modèles, il est essentiel de :

• Assurer la conformité linguistique vietnamienne : Le texte de la facture doit être principalement en vietnamien. Si un texte en langue étrangère est nécessaire, il doit être placé entre parenthèses à droite ou en dessous du texte vietnamien et formaté en police plus petite.
• Utiliser des chiffres arabes : Tous les chiffres sur la facture doivent utiliser des chiffres arabes (0-9).
• Incorporer des signatures numériques : Assurez-vous que le design du modèle permet l'affichage clair de la signature numérique, qui est cruciale pour la validité légale.
• S'aligner avec les codes fiscaux : Vérifiez que le modèle affiche correctement le code fiscal de la GDT, en particulier pour les e-factures avec code de vérification.

Les logiciels et plateformes spécialisés sont inestimables pour automatiser le processus de création d'e-factures. Ces outils s'intègrent souvent aux systèmes de planification des ressources d'entreprise (ERP) ou de comptabilité existants, rationalisant les flux de travail et réduisant considérablement les erreurs de saisie manuelle. Ils peuvent automatiquement formater les factures dans la structure XML requise, appliquer des signatures numériques et faciliter la transmission sécurisée des données de facturation aux autorités fiscales, soit directement, soit par l'intermédiaire de fournisseurs de services accrédités. Cette automatisation améliore non seulement la conformité, mais aussi l'efficacité opérationnelle et réduit les coûts administratifs.

FAQ sur les Factures Imprimables pour le Vietnam

• Comment puis-je ajouter des numéros de TVA à mes factures pour le Vietnam ?
  Harvest vous permet d'ajouter des informations fiscales spécifiques, y compris des numéros de TVA, aux factures.
• Quelles sont les pénalités pour non-conformité aux réglementations vietnamiennes sur les e-factures ?
  Les pénalités pour non-conformité aux réglementations vietnamiennes sur les e-factures peuvent inclure des amendes administratives variant de 5 millions à 10 millions de VND par violation. Une non-conformité persistante peut entraîner des pénalités plus élevées.
• Comment Harvest gère-t-il la sécurité des données des clients ?
  Harvest prend la sécurité des données très au sérieux et emploie diverses mesures, y compris le cryptage, des serveurs sécurisés et des sauvegardes régulières pour protéger les données des clients. Ils respectent également les réglementations sur la protection des données pour garantir que vos informations sont en sécurité.
• Y a-t-il des limitations à l'utilisation des e-factures pour les transactions internationales depuis le Vietnam ?
  Une limitation de l'utilisation des e-factures pour les transactions internationales depuis le Vietnam est que tous les pays ne reconnaissent pas ou n'acceptent pas les e-factures étrangères, ce qui peut compliquer les transactions transfrontalières. De plus, les variations des lois fiscales et des exigences selon les juridictions peuvent nécessiter des adaptations ou une documentation supplémentaires.
• Quels formats sont acceptables pour imprimer des e-factures au Vietnam ?
  Au Vietnam, le format acceptable pour les e-factures est un fichier XML structuré, qui est la forme légalement contraignante. Bien qu'une version PDF puisse être imprimée pour plus de commodité, les données XML sont le document officiel reconnu à des fins de conformité.