Envoyer une Facture en Allemagne

Harvest aide les entreprises à envoyer des factures en Allemagne en offrant des capacités robustes de facturation électronique avec les formats UBL et Peppol. Cela simplifie les processus de facturation et garantit la conformité avec les normes européennes.

Comprendre les Réglementations de Facturation en Allemagne

Comprendre le paysage de la facturation en Allemagne nécessite une connaissance claire de ses réglementations en évolution, notamment avec le passage en cours à la facturation électronique. Ce guide fournit des informations essentielles sur les pratiques, les flux de travail et les normes nécessaires pour garantir la conformité.

La facturation en Allemagne est régie par des réglementations strictes, principalement décrites dans la Loi allemande sur la taxe sur la valeur ajoutée (UStG), spécifiquement à l'Article 14. Pour qu'une facture soit légalement valide, elle doit contenir un ensemble de détails obligatoires, qu'il s'agisse d'une facture papier traditionnelle ou électronique.

Les exigences légales clés pour les factures incluent :

• Le nom et l'adresse complets du fournisseur et du destinataire.
• Un numéro de facture unique et séquentiel.
• La date d'émission de la facture.
• La date de livraison ou de service, si différente de la date d'émission.
• Le numéro fiscal du fournisseur ou le numéro d'identification TVA (TVA ID).
• Une description claire de la quantité et du type de biens livrés ou de l'étendue et de la nature du service fourni.
• Le prix net, le taux de TVA applicable (le taux standard est de 19 %, le taux réduit est de 7 % pour certains articles), le montant de la TVA correspondant et le montant total brut. source domain
• Tous les bonus, remises ou réductions convenus, s'ils ne sont pas déjà inclus dans le montant indiqué.
• Une référence à toute exonération fiscale, le cas échéant.

Pour les factures totalisant au plus 250 €, des exigences simplifiées s'appliquent, limitant les informations obligatoires au nom et à l'adresse complets du fournisseur, à la date d'émission, à la quantité et au type de biens/services, au montant net, au taux/montant de taxe applicable et au montant brut. En général, les factures pour les transactions B2B doivent être émises dans les six mois suivant la fourniture de biens ou de services.

Facturation Électronique : Formats et Conformité

L'Allemagne est en train de passer progressivement à la facturation électronique obligatoire (e-facturation) pour les transactions B2B, s'appuyant sur le mandat existant pour les transactions Business-to-Government (B2G) depuis le 27 novembre 2020. Une e-facture, telle que définie par les réglementations allemandes, doit être émise, transmise et reçue dans un format électronique structuré permettant un traitement électronique automatique, ce qui signifie que des PDF simples envoyés par email ne sont généralement pas considérés comme des e-factures conformes.

Les formats principalement acceptables pour les factures électroniques en Allemagne sont :

• XRechnung : Il s'agit d'un format purement basé sur XML, mandaté pour les transactions B2G et entièrement conforme à la norme européenne EN 16931. Il prend en charge les syntaxes Universal Business Language (UBL) et UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII).
• ZUGFeRD : Signifiant "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland", ZUGFeRD est un format hybride qui combine un document PDF/A-3 lisible par l'homme avec un fichier XML intégré lisible par machine. Les versions 2.0.1 et supérieures sont conformes à la norme EN 16931 et sont largement acceptées pour les transactions B2B.

Le calendrier pour la facturation électronique obligatoire en Allemagne est échelonné :

1. 1er janvier 2025 : Toutes les entreprises basées en Allemagne doivent être en mesure de recevoir des e-factures conformément à la norme EN 16931. Au cours de 2025 et 2026, des factures papier ou des e-factures non conformes (comme des PDF) peuvent encore être émises avec le consentement du destinataire.
2. 1er janvier 2027 : Les entreprises ayant un chiffre d'affaires annuel supérieur à 800 000 € seront tenues d'émettre des e-factures pour les transactions B2B nationales.
3. 1er janvier 2028 : L'obligation d'émettre des e-factures s'étendra à tous les contribuables allemands pour les transactions B2B nationales, faisant de la facturation électronique structurée la norme.

Les conseils de conformité incluent la garantie que votre infrastructure informatique peut gérer la réception et le traitement des e-factures structurées, la mise à jour des politiques internes et la communication avec les fournisseurs et clients concernant les formats préférés.

Exigences d'Archivage et de Conservation

Un archivage et une conservation appropriés sont essentiels pour la conformité en Allemagne, régis par les Principes de Conservation et de Conservation Correctes des Livres, Registres et Documents sous Forme Électronique (GoBD). Ces principes définissent comment les entreprises doivent enregistrer, gérer et conserver les fichiers pertinents pour la fiscalité.

Les exigences clés pour l'archivage des factures incluent :

• Durée : Les factures, qu'elles soient papier ou électroniques, doivent généralement être archivées pendant une période de 10 ans. Cette période garantit que les documents sont disponibles pour d'éventuels audits fiscaux.
• Préservation du Format Original : Les e-factures doivent être stockées dans leur format électronique original. Par exemple, un fichier XML doit rester un fichier XML, et une facture ZUGFeRD (un format hybride) doit conserver à la fois ses composants PDF/A-3 et XML intégrés. Convertir une e-facture dans un autre format, comme imprimer une facture XML sur papier ou la convertir en un simple PDF, n'est généralement pas suffisant à des fins d'archivage.
• Intégrité et Authenticité : Les factures archivées doivent maintenir leur intégrité et leur authenticité, ce qui signifie qu'elles doivent être protégées contre toute modification, et toute modification doit être traçable et enregistrée.
• Lisibilité et Accessibilité : Les factures doivent rester lisibles, consultables et exportables tout au long de la période de conservation. Les autorités fiscales doivent pouvoir accéder aux données stockées via une interface en lecture seule ou un export structuré.
• Formats Hybrides : Pour les formats hybrides comme ZUGFeRD, le XML structuré intégré est considéré comme l'élément juridiquement contraignant et doit être archivé. Le composant PDF est optionnel, sauf s'il contient des informations fiscales supplémentaires non présentes dans le XML.

Respecter ces exigences de conservation est essentiel pour déduire la TVA sur les intrants et éviter des pénalités lors des audits fiscaux.

Exemptions et Cas Particuliers en Facturation Électronique

Bien que l'Allemagne s'oriente vers un mandat de facturation électronique complet, certaines exemptions et cas particuliers existent, offrant une vue nuancée des obligations de conformité. Comprendre ces éléments peut aider les entreprises à déterminer si elles peuvent bénéficier d'exemptions.

Les principales exemptions aux exigences de facturation électronique obligatoire incluent :

• Factures de Montant Faible : Les factures d'un montant brut de 250 € ou moins sont généralement exemptées de l'obligation de facturation électronique structurée.
• Billets de Transport de Passagers : Les billets pour les services de transport de passagers sont également exemptés des exigences de facturation structurée.
• Certaines Fournitures Exonérées de TVA : Les transactions exonérées de TVA en vertu de dispositions spécifiques de la Loi sur la TVA (UStG) peuvent également être exclues du mandat de facturation électronique lorsque l'émission d'une facture de TVA est volontaire.
• Petites Entreprises (Kleinunternehmer) : Les entreprises opérant sous le régime des petites entreprises (§19 UStG), généralement celles ayant un chiffre d'affaires annuel jusqu'à 22 000 €, sont exemptées de l'émission d'e-factures structurées. Cependant, elles sont toujours tenues de recevoir des e-factures de leurs fournisseurs à partir du 1er janvier 2025.
• Entreprises Étrangères sans Établissement Fixe : Les entreprises étrangères qui ne sont enregistrées à la TVA en Allemagne mais n'ont pas d'établissement fixe ne sont pas tenues d'émettre des e-factures structurées pour les transactions B2B nationales.
• Transactions Transfrontalières : Les règles obligatoires de facturation électronique B2B s'appliquent principalement aux transactions nationales où le fournisseur et le destinataire sont établis en Allemagne. Les transactions intra-communautaires et les transactions Business-to-Consumer (B2C) sont généralement en dehors du champ d'application de ce mandat.

En plus de ces exemptions, il est important de noter le mandat établi de facturation électronique B2G. Depuis le 27 novembre 2020, toute entreprise facturant une autorité fédérale ou étatique allemande doit soumettre une e-facture structurée, généralement au format XRechnung, car les documents papier et les PDF ne sont plus acceptés pour ces transactions. Bien que le mandat fédéral fixe une voie claire, les États fédéraux (Bundesländer) peuvent avoir leurs propres décrets concernant les systèmes de communication et les points d'entrée pour la facturation électronique B2G, le Peppol étant un canal universellement pris en charge.

FAQ sur l'Envoi de Factures en Allemagne

• Quels sont les détails obligatoires requis sur une facture en Allemagne ?

  En Allemagne, une facture légalement valide doit inclure plusieurs détails obligatoires. Ceux-ci incluent le nom et l'adresse complets du fournisseur et du destinataire, un numéro de facture unique, la date d'émission et la date de fourniture si différente. De plus, elle doit indiquer le numéro fiscal du fournisseur ou le TVA ID, une description des biens ou services, le prix net, le taux de TVA applicable, le montant de la TVA et le montant total brut. Des règles simplifiées s'appliquent aux factures de moins de 250 €, nécessitant moins de détails.

• Y a-t-il des exemptions à la facturation électronique obligatoire en Allemagne ?

  Oui, il existe certaines exemptions à la facturation électronique obligatoire en Allemagne. Les factures d'un montant brut de 250 € ou moins, les billets de transport de passagers et certaines fournitures exonérées de TVA sont généralement exemptés. De plus, les petites entreprises sous le §19 UStG avec un chiffre d'affaires jusqu'à 22 000 € et les entreprises étrangères sans établissement fixe sont exemptées de l'émission d'e-factures mais doivent les recevoir.

• Comment puis-je donner mon avis ou suggérer des fonctionnalités à Harvest ?
  Harvest valorise les retours des utilisateurs et propose un moyen de soumettre des suggestions directement via ses canaux de support. Ils prennent souvent en compte les retours des utilisateurs pour les mises à jour et améliorations futures.
• Les systèmes de facturation électronique peuvent-ils gérer tous les types de factures en Allemagne ?

  Les systèmes de facturation électronique sont conçus pour gérer de nombreux types de factures, mais il peut y avoir des limitations. Les factures complexes ou non standard peuvent nécessiter des personnalisations supplémentaires ou une intervention manuelle. De plus, tous les systèmes ne prennent pas en charge tous les formats de facturation électronique, il est donc crucial de vérifier la compatibilité avec les formats requis par les réglementations allemandes.

• Quels sont les formats acceptables pour les factures électroniques en Allemagne ?

  En Allemagne, les formats principalement acceptables pour les factures électroniques sont XRechnung et ZUGFeRD. XRechnung est un format basé sur XML mandaté pour les transactions B2G et conforme à la norme EN 16931. ZUGFeRD est un format hybride combinant un document PDF/A-3 avec un XML intégré, adapté aux transactions B2B. Les deux formats prennent en charge le traitement automatique et sont conformes aux normes européennes.