말레이시아 이메일 청구서

Harvest는 XML 형식으로 전자 청구서를 생성하는 것을 지원하여 말레이시아 규정의 구조화된 데이터 요구 사항을 준수할 수 있도록 합니다.

말레이시아의 전자 청구서 규정 이해하기

말레이시아의 전자 청구서 규정은 말레이시아 내국세청(IRBM)에 의해 주도되어 세금 행정을 개선하고 경제 내 디지털화를 촉진합니다. 이 이니셔티브는 1967년 소득세법 제82C조에 따라 의무화되어 세금 준수를 개선하고 비즈니스 효율성을 높이며 전통적인 종이 청구서와 관련된 누수를 방지하여 그림자 경제를 줄이는 것을 목표로 합니다. 전자 청구서의 범위는 포괄적이며, 모든 유형의 비즈니스 거래(B2B, B2C, B2G)를 포함합니다. IRBM의 역할은 중심적이며, 모든 전자 청구서에 대한 가이드라인, 제출을 위한 MyInvois 포털 및 검증 메커니즘을 제공합니다. 기업은 이러한 규정을 엄격히 준수해야 하며, 비준수 시 RM200에서 RM20,000의 벌금 또는 최대 6개월의 징역형에 처해질 수 있습니다.

전자 청구서의 필수 필드 및 형식 요구 사항

말레이시아의 전자 청구서는 특정 필수 필드를 요구하며, 데이터 일관성과 상호 운용성을 보장하기 위해 XML 또는 JSON과 같은 규정된 형식을 준수해야 합니다. IRBM의 가이드라인에 따르면, 전자 청구서는 최대 55개의 데이터 필드를 포함해야 하며, 이 중 37개는 필수입니다. 이러한 필드는 거래 세부 정보를 정확하게 캡처하고 MyInvois 시스템에 의해 실시간 검증을 용이하게 하는 데 중요합니다.

• 공급자 세부정보: 이름, 세금 식별 번호(TIN), 등록 번호, SST 등록 번호(해당되는 경우), 이메일 주소 및 공식 주소.
• 구매자 세부정보: 이름, TIN, 등록/식별 번호, SST 등록 번호(해당되는 경우), 이메일 주소 및 공식 주소.
• 청구서 세부정보: 전자 청구서 유형(예: 청구서, 신용 노트, 차감 노트, 환불 노트), 고유 청구서 번호, 발행 날짜 및 시간, 통화 코드 및 환율(해당되는 경우).
• 상품/서비스 정보: 상품 또는 서비스에 대한 상세 설명, 단가, 세금 유형, 세율, 계산된 세금 금액 및 세금 면제 세부정보.
• 결제 정보: 세금 제외 총액, 총 세금 금액 및 세금 포함 총액.

이러한 필드 외에도 디지털 요소의 중요성은 과소평가할 수 없습니다. 모든 전자 청구서에는 납세자의 TIN을 기반으로 발급된 디지털 인증서와 연결된 디지털 서명이 포함되어야 합니다. 이 서명은 발신자의 신원을 확인하고 전자 청구서의 무결성과 진정성을 보장합니다. 또한, 검증된 전자 청구서에는 구매자가 스캔하여 IRBM 시스템에 대한 유효성을 확인할 수 있도록 QR 코드가 포함됩니다.

말레이시아에서 이메일을 통한 전자 청구서 발송 프로세스

말레이시아에서 이메일을 통해 전자 청구서를 발송하려면 준수를 보장하고 안전한 전송을 위해 특정 가이드라인을 따라야 합니다. 핵심 워크플로우는 공급자가 전자 청구서를 생성하고 이를 IRBM의 MyInvois 시스템에 제출하여 검증하는 것입니다. 이 제출은 MyInvois 포털을 통해 수동으로 하거나, 더 높은 거래량을 위해 API를 통해 자동으로 할 수 있습니다.

단계별 가이드는 다음과 같습니다:

1. 전자 청구서 생성: 공급자는 전자 청구서를 생성하고 모든 필수 필드가 정확하게 작성되었으며 문서가 규정된 XML 또는 JSON 형식을 준수하는지 확인합니다.
2. 검증을 위한 제출: 전자 청구서를 IRBM의 MyInvois 시스템에 제출합니다.
3. 실시간 검증: IRBM은 거의 실시간으로 검증을 수행합니다. 검증이 성공적으로 완료되면 공급자는 고유 식별 번호를 받습니다.
4. 알림: IRBM은 검증된 전자 청구서에 대해 공급자와 구매자 모두에게 알립니다.
5. 구매자와 공유: 공급자는 검증된 전자 청구서를 구매자와 공유하며, 종종 PDF와 같은 사람이 읽을 수 있는 형식으로 제공하며, 여기에는 포함된 QR 코드가 포함됩니다. 이메일은 이 검증된 문서를 전송하는 방법이 될 수 있지만, 안전한 전달을 보장하는 것이 중요하며, 암호화된 첨부 파일을 사용하거나 포털에서 전자 청구서를 다운로드할 수 있는 안전한 링크를 제공하는 것이 좋습니다.

이메일 전송 중 피해야 할 일반적인 실수에는 부정확한 청구서 데이터가 포함되어 있으며, 이는 IRBM 시스템에서 거부될 수 있습니다. 또한 디지털 서명의 중요성을 간과해서는 안 됩니다. 기업은 구매자가 검증 시점부터 72시간 이내에 유효한 사유로 전자 청구서의 거부를 요청할 수 있다는 점도 인지해야 합니다.

전자 청구서 발행을 위한 타임라인 및 구현 단계

말레이시아의 전자 청구서 발행은 대규모 납세자부터 시작하여 연간 매출에 따라 모든 기업으로 점진적으로 확대되는 단계적 접근 방식을 따릅니다. 이러한 단계적 롤아웃은 기업이 새로운 시스템에 적응할 수 있는 충분한 시간을 제공하기 위해 설계되었습니다.

주요 마감일 및 이정표는 다음과 같습니다:

1. 1단계 (2024년 8월 1일): 연간 매출이 RM100백만을 초과하는 납세자에게 의무화됩니다.
2. 2단계 (2025년 1월 1일): 연간 매출이 RM25백만에서 RM100백만 사이인 납세자에게 적용됩니다.
3. 3단계 (2025년 7월 1일): 연간 매출이 RM5백만에서 RM25백만 사이인 납세자에게 포함됩니다.
4. 4단계 (2026년 1월 1일): 연간 매출이 RM1백만에서 RM5백만 사이인 납세자에게 의무화됩니다.

특히, 의무 전자 청구서 발행에 대한 면제 기준이 RM1백만으로 상향 조정되어, 이 금액 이하의 연간 매출을 가진 기업은 현재 면제됩니다. 전환을 용이하게 하기 위해 IRBM은 각 그룹의 의무 시작일 이후 6개월의 유예 기간을 부여하여, 합리적인 준수 노력이 입증되는 경우 비준수에 대한 처벌이 부과되지 않도록 하고 있습니다. 4단계 기업의 경우, 이 임시 유예 기간은 2026년 12월 31일까지 연장되었습니다.

전자 청구서의 아카이빙 및 보관 요구 사항

말레이시아의 기업은 전자 청구서를 아카이빙하기 위한 특정 법적 요구 사항을 준수해야 하며, 일반적으로 7년 동안 보관해야 합니다. 이 보관 기간은 1967년 소득세법에 따라 납세자가 사업 또는 운영 소득과 관련된 충분한 기록을 최소 7년 동안 보관해야 한다고 요구합니다. 이러한 기록은 과세 소득 및 세금 납부를 확인하는 데 중요합니다.

전자 청구서는 수동 또는 전자 형식으로 보관할 수 있습니다. 그러나 기록이 전자적으로 유지되는 경우, 읽을 수 있는 형식으로 쉽게 변환할 수 있어야 합니다. 모든 검증된 전자 청구서는 고유 식별 번호 및 QR 코드가 포함되어 IRBM의 데이터베이스에 저장되어 추가적인 보안 및 접근성을 제공합니다.

• 안전한 저장: 민감한 재무 데이터를 무단 접근이나 침해로부터 보호하기 위해 강력한 접근 제어 및 암호화를 갖춘 안전한 클라우드 저장소 또는 견고한 온프레미스 솔루션을 활용합니다.
• 데이터 무결성: 보관 기간 동안 전자 청구서의 진정성과 무결성을 보장하기 위한 조치를 구현하여 변경이나 손상을 방지합니다.
• 접근성: 감사, 문의 또는 비즈니스 운영에 필요할 때 아카이브된 전자 청구서를 쉽게 검색하고 접근할 수 있도록 보장합니다.
• 정기 백업: 시스템 장애나 예기치 않은 사건으로 인한 데이터 손실을 방지하기 위해 전자 기록의 정기적인 백업을 수행합니다.
• 데이터 보호 규정 준수: 전자 청구서에 포함된 개인 및 비즈니스 정보를 보호하기 위해 더 넓은 데이터 보호 법률을 준수합니다.

말레이시아 이메일 청구서 FAQ

• 말레이시아의 전자 청구서에 대한 특정 형식 요구 사항은 무엇인가요?
  Harvest는 IRBM 사양에 맞는 XML 형식으로 전자 청구서를 생성하는 것을 지원합니다.
• 내 전자 청구서가 말레이시아 규정을 준수하는지 어떻게 확인하나요?
  말레이시아 전자 청구서 규정을 준수하려면 기업은 IRBM에서 규정한 모든 필수 필드를 포함하고, XML 또는 JSON과 같은 승인된 형식을 사용하며, 검증을 위한 디지털 서명 및 QR 코드를 포함해야 합니다.
• Harvest에서 다양한 고객을 위해 서로 다른 세율을 설정할 수 있나요?
  Harvest는 다양한 고객이나 프로젝트에 적용할 수 있는 여러 세율을 설정할 수 있도록 합니다. 이 유연성은 지역별로 상이한 세금 규정을 준수하는 데 도움이 됩니다.
• 이메일 청구서가 말레이시아 전자 청구서 법률 준수를 보장할 수 있나요?
  이메일 청구서만으로는 말레이시아 전자 청구서 법률 준수를 보장할 수 없습니다. 준수는 IRBM에서 설정한 형식, 필수 필드 및 검증 프로세스를 따라야 하며, 이메일은 단지 전송 방법일 뿐 준수 도구가 아닙니다.
• 말레이시아 내국세청의 전자 청구서에서의 역할은 무엇인가요?
  말레이시아 내국세청(IRBM)은 전자 청구서 규정을 감독하며, 가이드라인, 제출을 위한 MyInvois 포털 및 전자 청구서의 검증 메커니즘을 제공하여 준수를 보장하고 세금 행정을 개선합니다.