Factuur Maken voor Mexico

Harvest biedt flexibele factureringsopties, inclusief ondersteuning voor meerdere valuta zoals Mexicaanse Pesos, waardoor het aanpasbaar is voor internationale klanten.

Begrijpen van Mexicaanse Factureringsregels

Het maken van facturen voor Mexico vereist een grondig begrip van de strikte belastingregels van het land, voornamelijk beheerd door de Código Fiscal de la Federación (CFF) en regels uitgegeven door de Servicio de Administración Tributaria (SAT). Niet-naleving kan leiden tot aanzienlijke boetes, waaronder boetes variërend van MXN $400 tot MXN $600 voor onjuiste facturen, en zelfs hoger voor het helemaal niet uitgeven ervan, wat kan oplopen tot MXN $19,730. De basis van Mexicaanse facturering is de Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), wat het enige wettelijk geldige type factuur is.

Belangrijke componenten die vereist zijn op een Mexicaanse factuur zijn onder andere:

• RFC-nummers van de uitgever en ontvanger: Dit is een uniek belastingidentificatienummer, vergelijkbaar met een U.S. EIN of een Canadese BN, en is absoluut essentieel voor beide partijen.
• Belastingregime van de uitgever: Geeft de belastingcategorie aan waaronder de uitgever opereert.
• Plaats en datum van uitgifte: De locatie en exacte datum waarop de factuur is gegenereerd.
• Type CFDI: Geeft aan of het een inkomsten-, uitgaven-, overdracht-, loon- of betalingsbewijs is.
• Beschrijving van goederen of diensten: Gedetailleerde informatie over wat is verkocht of geleverd.
• Eenheidsprijs, hoeveelheid en totaalbedrag: Duidelijk gespecificeerde kosten.
• Toepasselijke belastingen: Gespecificeerde uitsplitsing van de Belasting over de Toegevoegde Waarde (IVA) en andere toepasselijke belastingen, zoals ISR (Inkomstenbelasting). Het algemene IVA-tarief in Mexico is 16%, hoewel een 0% tarief van toepassing is op bepaalde goederen en diensten, en een 8% tarief geldt in de noordelijke en zuidelijke grensgebieden.
• Betalingsmethode en -vorm: Hoe de betaling is gedaan (bijv. contant, overboeking) en de betalingsvoorwaarden.
• Digitale zegel (sello digital) en fiscale folio: Dit zijn unieke identificatoren die door de SAT en een gecertificeerde provider (PAC) worden verstrekt om authenticiteit en integriteit te waarborgen.

Het RFC-nummer is van groot belang voor belastingidentificatie in Mexico, en dient als de primaire identificator voor alle belastinggerelateerde activiteiten. Zonder een geldig RFC voor zowel de uitgever als de ontvanger kan een factuur niet wettelijk worden gegenereerd of gevalideerd, waardoor het onmogelijk is voor de ontvanger om kosten af te trekken of IVA-credits te claimen.

Opmaak en Valuta Overwegingen

Juiste opmaak is cruciaal voor Mexicaanse facturen, vooral bij het omgaan met de Mexicaanse Peso (MXN) en grensoverschrijdende transacties. Bij het factureren in Mexicaanse Pesos is het essentieel om de valuta duidelijk aan te geven als "MXN" of "Pesos Mexicanos" om verwarring te voorkomen. De standaard decimaal scheidingsteken in Mexico is een punt (.) en de duizendtallen scheidingsteken is een komma (,). Bijvoorbeeld, "MXN 1.234,56" is het juiste formaat, niet "MXN 1.234,56". Data moeten doorgaans het YYYY-MM-DD formaat volgen, hoewel DD/MM/YYYY ook vaak wordt begrepen.

Veelvoorkomende opmaakfouten om te vermijden zijn onder andere:

• Onjuiste decimaal of duizendtallen scheidingstekens: Het gebruik van een komma voor decimalen of een punt voor duizenden kan leiden tot misinterpretatie van bedragen.
• Onduidelijke valutanotatie: Gewoon "$" vermelden kan verwarrend zijn, omdat het kan verwijzen naar USD of MXN. Geef altijd "MXN" aan.
• Ontbrekende of onjuiste belastinguitsplitsingen: IVA moet duidelijk worden gespecificeerd, niet alleen in een totaal worden opgenomen.
• Inconsistente datumformaten: Houd je aan één duidelijk datumformaat gedurende de hele factuur.
• Ontbreken van officiële taal: Hoewel Engels misschien wordt begrepen, is de officiële taal voor Mexicaanse facturen Spaans.

Voor grensoverschrijdende facturering, als je een buitenlandse entiteit bent die een Mexicaanse klant factureert, moet je factuur nog steeds voldoen aan bepaalde Mexicaanse vereisten zodat je klant deze voor belastingdoeleinden kan aftrekken. Hoewel je zelf geen CFDI zult uitgeven, moet je Mexicaanse klant vaak een "Complemento de Pagos" (Betalingsaanvulling) of een "CFDI de Recepción de Pagos" (CFDI van Betalingsontvangst) genereren om te koppelen aan je buitenlandse factuur. Dit proces zorgt ervoor dat de buitenlandse transactie correct wordt geregistreerd binnen het Mexicaanse belastingsysteem. Het is van vitaal belang om alle noodzakelijke details te verstrekken, zoals je volledige wettelijke naam, adres en een buitenlands belastingidentificatienummer, om de naleving van je klant te vergemakkelijken.

Het Proces van Elektronische Facturering in Mexico

Elektronische facturering in Mexico is verplicht en strikt gereguleerd via het Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) systeem. Alle facturen, kredietnota's, debetnota's en betalingsontvangsten moeten worden uitgegeven als CFDI's. Dit zorgt voor realtime validatie en transparantie met de belastingautoriteiten. Het proces van het genereren van een conforme elektronische factuur omvat verschillende belangrijke stappen:

1. Verkrijg een Digitale Zegel (Sello Digital): Bedrijven moeten eerst een digitaal certificaat (Certificado de Sello Digital of CSD) van de SAT verkrijgen. Dit certificaat wordt gebruikt om de CFDI's digitaal te ondertekenen, waardoor hun authenticiteit en integriteit worden gewaarborgd.
2. Kies een Gecertificeerde Provider (PAC): Een Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) is een derde partij die door de SAT is gemachtigd om CFDI's te valideren, te stempelen en naar de SAT te verzenden. Bedrijven kunnen ofwel gebruik maken van de factureringssoftware van een PAC of hun eigen systemen integreren met de diensten van een PAC.
3. Genereer het CFDI XML-bestand: Het factureringssysteem (ofwel geleverd door een PAC of een interne oplossing) maakt een XML-bestand aan met alle vereiste factuurgegevens, inclusief de RFC's, bedragen, belastingen en betalingsdetails.
4. Valideer en Stempel de CFDI: Het XML-bestand wordt naar de PAC gestuurd, die de structuur en inhoud valideert volgens de regels van de SAT. Als het geldig is, voegt de PAC een digitale stempel (Timbre Fiscal Digital) en een unieke UUID (Universal Unique Identifier) toe aan de CFDI. Dit stempelproces is cruciaal omdat het de factuur officieel certificeert bij de SAT.
5. Lever de CFDI: Zodra deze is gestempeld, retourneert de PAC het gevalideerde XML-bestand en de PDF-representatie aan de uitgever, die beide vervolgens aan de ontvanger levert. De ontvanger moet het XML-bestand bewaren voor belastingdoeleinden.

Integratie met lokale betalingssysteem is ook cruciaal. Voor transacties waarbij de betaling niet wordt ontvangen op het moment van factuuruitgifte (bijv. kredietverkopen), moet een "Complemento de Recepción de Pagos" (Betalingsontvangst Aanvulling) CFDI worden uitgegeven wanneer de betaling is ontvangen. Deze aparte CFDI koppelt aan de oorspronkelijke factuur(en) en geeft de betalingsmethode, het bedrag en de datum aan, zodat alle betalingsgebeurtenissen nauwkeurig aan de SAT worden gerapporteerd. Dit zorgt voor een volledige audit trail voor alle financiële transacties.

Sjablonen en Bronnen voor Mexicaanse Facturering

Het vinden en aanpassen van conforme factuursjablonen is essentieel voor bedrijven die in Mexico opereren. Hoewel de SAT basisgereedschappen biedt voor het genereren van CFDI's, kiezen veel bedrijven voor robuustere oplossingen die worden aangeboden door Gecertificeerde Providers (PAC's). Deze PAC's bieden vaak hun eigen factureringssoftware of platforms die vooraf ontworpen, conforme CFDI-sjablonen bevatten. Deze sjablonen worden regelmatig bijgewerkt om eventuele wijzigingen in de SAT-regelgeving weer te geven, zodat voortdurende naleving wordt gewaarborgd.

Bij het aanpassen van sjablonen voor Mexicaanse regelgeving, richt je op het waarborgen dat alle verplichte velden aanwezig zijn en correct zijn opgemaakt. Dit omvat:

• RFC-nummers: Zorg voor speciale velden voor zowel het RFC van de uitgever als dat van de ontvanger.
• Belastinguitsplitsing: Scheid IVA, ISR en andere toepasselijke belastingen duidelijk.
• Betalingsdetails: Voeg velden toe voor betalingsmethode (bijv. "01-Efectivo" voor contant, "03-Transferencia electrónica de fondos" voor elektronische overboeking) en betalingsvorm.
• CFDI-type: Een duidelijke indicatie of het een inkomsten-, uitgaven- of betalings-CFDI is.
• Digitale zegel en fiscale folio: Hoewel deze door de PAC worden toegevoegd, moet het sjabloon hun weergave op de PDF-representatie mogelijk maken.
• Eenheden van maat: Gebruik standaard eenheden van maat zoals gedefinieerd door de catalogus van de SAT (bijv. "H87" voor activiteit, "E48" voor eenheid van dienst).

Voor voortdurende naleving is de belangrijkste bron de Servicio de Administración Tributaria (SAT) website. De SAT publiceert alle officiële regelgeving, technische specificaties voor CFDI's en catalogi (bijv. product/servicecodes, eenheden van maat, betalingsmethoden) die cruciaal zijn voor nauwkeurige facturering. Regelmatig controleren van de officiële publicaties en updates van de SAT is van vitaal belang. Bovendien bieden veel PAC's ondersteuning en bronnen, waaronder webinars en documentatie, om bedrijven te helpen compliant te blijven. Het is ook sterk aanbevolen om een lokale belastingadviseur te raadplegen die gespecialiseerd is in de Mexicaanse belastingwetgeving, vooral voor complexe transacties of grensoverschrijdende operaties, om ervoor te zorgen dat aan alle specifieke vereisten wordt voldaan en om eventuele wijzigingen in de wetgeving te navigeren.

Veelgestelde Vragen over Facturen voor Mexico

• Hoe kan ik een factuur in Mexicaanse Pesos opmaken?
  Harvest ondersteunt facturering in Mexicaanse Pesos door je in staat te stellen een klant-specifieke valuta in te stellen, zodat je facturen correct zijn opgemaakt voor Mexicaanse klanten.
• Wat zijn de wettelijke vereisten voor een factuur in Mexico?
  Facturen in Mexico moeten voldoen aan het Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) systeem, dat vereisten bevat voor RFC-nummers, belastinguitsplitsingen en digitale zegels. Ze moeten in het Spaans worden uitgegeven en alle noodzakelijke belastinginformatie bevatten.
• Hoe kan ik mijn team binnen Harvest beheren?
  Je kunt je team beheren door leden uit te nodigen voor je Harvest-account, specifieke rollen en rechten toe te wijzen, en hun tijd en projectbijdragen bij te houden. Dit zorgt voor effectieve samenwerking en toezicht op projecten.
• Kan facturatiesoftware automatisch voldoen aan Mexicaanse belastingregels?
  Facturatiesoftware kan helpen bij het voldoen aan Mexicaanse belastingregels door opmaak- en berekeningsprocessen te automatiseren, maar gebruikers moeten ervoor zorgen dat de software is bijgewerkt met de laatste vereisten en correct is geconfigureerd voor naleving.
• Hoe werkt elektronische facturering in Mexico?
  Elektronische facturering in Mexico houdt in dat een CFDI wordt aangemaakt, wat een digitale factuur is die wordt gevalideerd door een gecertificeerde provider (PAC) en de SAT. Het omvat stappen zoals het verkrijgen van een digitale zegel, het genereren van een XML-bestand en ervoor zorgen dat het digitaal is gestempeld.