E-mail Factuur voor Maleisië

Harvest ondersteunt het genereren van e-facturen in XML-formaat, wat naleving van gestructureerde gegevensvereisten voor Maleisische regelgeving vergemakkelijkt.

Begrijpen van Maleisië's E-Factureringsregels

De e-factureringsregels van Maleisië worden geleid door de Inland Revenue Board of Malaysia (IRBM) om de belastingadministratie te verbeteren en digitalisering binnen de economie te bevorderen. Dit initiatief, verplicht onder Sectie 82C van de Inkomstenbelastingwet 1967, heeft als doel de belastingnaleving te verbeteren, de efficiëntie van bedrijven te verhogen en de schaduw economie te verminderen door belastingprocessen te stroomlijnen en lekken die verband houden met traditionele papieren facturen te voorkomen. De reikwijdte van e-facturering is uitgebreid en omvat alle soorten zakelijke transacties: Business-to-Business (B2B), Business-to-Consumer (B2C) en Business-to-Government (B2G). De rol van de IRBM is centraal, aangezien zij de richtlijnen, het MyInvois-portaal voor indiening en het validatiemechanisme voor alle e-facturen biedt. Bedrijven moeten zich strikt aan deze regels houden, aangezien niet-naleving kan leiden tot aanzienlijke boetes, waaronder boetes variërend van RM200 tot RM20.000 of gevangenisstraf tot zes maanden, of beide.

Verplichte Velden en Formaatvereisten voor E-Facturen

Maleisische e-facturen vereisen specifieke verplichte velden en voldoen aan voorgeschreven formaten zoals XML of JSON om gegevensconsistentie en interoperabiliteit te waarborgen. De richtlijnen van de IRBM stipuleren dat een e-factuur tot 55 gegevensvelden moet bevatten, waarvan 37 verplicht zijn. Deze velden zijn cruciaal voor het nauwkeurig vastleggen van transactiegegevens en het faciliteren van realtime validatie door het MyInvois-systeem.

• Leverancier Gegevens: Naam, Belastingidentificatienummer (TIN), registratienummer, SST-registratienummer (indien van toepassing), e-mailadres en officieel adres.
• Koper Gegevens: Naam, TIN, registratienummer/identificatienummer, SST-registratienummer (indien van toepassing), e-mailadres en officieel adres.
• Factuur Gegevens: E-factuurtype (bijv. factuur, creditnota, debetnota, terugbetalingsnota), uniek factuurnummer, datum en tijd van uitgifte, valutacode en wisselkoers (indien van toepassing).
• Product-/Diensteninformatie: Gedetailleerde beschrijving van goederen of diensten, eenheidsprijs, belastingtype, belastingtarief, berekend belastingbedrag en eventuele belastingvrijstellingen.
• Betalingsinformatie: Totaalbedrag exclusief belasting, totaal belastingbedrag en totaalbedrag inclusief belasting.

Buiten deze velden kan het belang van digitale elementen niet worden overschat. Alle e-facturen moeten een digitale handtekening bevatten, die is gekoppeld aan een digitaal certificaat dat is uitgegeven op basis van het TIN van de belastingplichtige. Deze handtekening verifieert de identiteit van de afzender en waarborgt de integriteit en authenticiteit van de e-factuur. Bovendien is er een QR-code ingebed in de gevalideerde e-factuur, waardoor kopers deze kunnen scannen en de geldigheid ervan kunnen verifiëren tegen het systeem van de IRBM.

Proces van het Verzenden van E-Facturen via E-mail in Maleisië

Het verzenden van e-facturen via e-mail in Maleisië vereist naleving van specifieke richtlijnen om naleving en veilige verzending te waarborgen. De kernworkflow omvat dat de leverancier een e-factuur genereert en deze indient bij het MyInvois-systeem van de IRBM voor validatie. Deze indiening kan handmatig via het MyInvois-portaal of automatisch via een Application Programming Interface (API) voor hogere transactievolumes worden gedaan.

Hier is een stapsgewijze gids:

1. E-Factuurcreatie: De leverancier maakt de e-factuur, waarbij ervoor wordt gezorgd dat alle verplichte velden nauwkeurig zijn ingevuld en het document voldoet aan het voorgeschreven XML- of JSON-formaat.
2. Indiening voor Validatie: De e-factuur wordt ingediend bij het MyInvois-systeem van de IRBM.
3. Realtime Validatie: De IRBM voert bijna realtime validatie uit. Na succesvolle validatie ontvangt de leverancier een Uniek Identificatienummer.
4. Notificatie: De IRBM stelt zowel de leverancier als de koper op de hoogte van de gevalideerde e-factuur.
5. Delen met Koper: De leverancier deelt de gevalideerde e-factuur met de koper, vaak in een leesbaar formaat zoals PDF, dat de ingebedde QR-code bevat. Hoewel e-mail een verzendmethode voor dit gevalideerde document kan zijn, is het cruciaal om een veilige levering te waarborgen, mogelijk via versleutelde bijlagen of door een veilige link te bieden om de e-factuur van een portaal te downloaden.

Veelvoorkomende valkuilen om te vermijden tijdens de e-mailverzending zijn onnauwkeurige factuurgegevens, wat kan leiden tot afwijzing door het IRBM-systeem, en het verwaarlozen van het belang van digitale handtekeningen. Bovendien moeten bedrijven zich ervan bewust zijn dat kopers een termijn van 72 uur hebben vanaf het moment van validatie om een afwijzing van de e-factuur met geldige redenen aan te vragen.

Tijdlijn en Implementatiefasen voor E-Facturering

De implementatie van e-facturering in Maleisië volgt een gefaseerde aanpak, te beginnen met grote belastingplichtigen en geleidelijk uit te breiden naar alle bedrijven op basis van hun jaarlijkse omzet. Deze gefaseerde uitrol is ontworpen om bedrijven voldoende tijd te geven om zich aan te passen aan het nieuwe systeem.

De belangrijkste deadlines en mijlpalen zijn als volgt:

1. Fase 1 (1 augustus 2024): Verplicht voor belastingplichtigen met een jaarlijkse omzet of inkomsten van meer dan RM100 miljoen.
2. Fase 2 (1 januari 2025): Van toepassing op belastingplichtigen met een jaarlijkse omzet of inkomsten tussen RM25 miljoen en RM100 miljoen.
3. Fase 3 (1 juli 2025): Omvat belastingplichtigen met een jaarlijkse omzet of inkomsten tussen RM5 miljoen en RM25 miljoen.
4. Fase 4 (1 januari 2026): Verplicht voor belastingplichtigen met een jaarlijkse omzet of inkomsten tussen RM1 miljoen en RM5 miljoen.

Opmerkelijk is dat de vrijstellingsdrempel voor verplichte e-facturering is verhoogd naar RM1 miljoen, wat betekent dat bedrijven met een jaarlijkse omzet of inkomsten onder dit bedrag momenteel zijn vrijgesteld. Om de overgang te vergemakkelijken, heeft de IRBM ook ontspanningsperiodes (grace periods) van zes maanden na de verplichte startdatum van elke groep verleend, waarbij gedurende deze periode geen boetes voor niet-naleving worden opgelegd, mits redelijke inspanningen om te voldoen worden aangetoond. Voor bedrijven in Fase 4 is deze tijdelijke ontspanningsperiode verlengd tot 31 december 2026.

Archiverings- en Bewaarvereisten voor E-Facturen

Bedrijven in Maleisië moeten zich houden aan specifieke wettelijke vereisten voor het archiveren van e-facturen, doorgaans gedurende een periode van zeven jaar. Deze bewaartijd is verplicht onder de Inkomstenbelastingwet 1967, die belastingplichtigen verplicht om voldoende gegevens met betrekking tot hun bedrijfs- of operationele inkomsten gedurende ten minste zeven jaar na het einde van het jaar van beoordeling te bewaren. Deze gegevens zijn cruciaal voor het vaststellen van belastbaar inkomen en verschuldigde belasting.

E-facturen kunnen zowel handmatig als elektronisch worden bewaard. Als gegevens elektronisch worden bewaard, moeten ze echter gemakkelijk om te zetten zijn in een leesbaar formaat. Alle gevalideerde e-facturen, die een Uniek Identificatienummer en QR-code bevatten, worden ook opgeslagen in de database van de IRBM, wat een extra beveiligings- en toegankelijkheidslaag biedt.

• Veilige Opslag: Gebruik maken van veilige cloudopslag of robuuste on-premise oplossingen met sterke toegangscontroles en encryptie om gevoelige financiële gegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang of inbreuken.
• Gegevensintegriteit: Maatregelen implementeren om de authenticiteit en integriteit van e-facturen gedurende hun bewaartijd te waarborgen, en wijziging of corruptie te voorkomen.
• Toegankelijkheid: Zorgen dat gearchiveerde e-facturen gemakkelijk kunnen worden opgehaald en toegankelijk zijn wanneer nodig voor audits, vragen of bedrijfsactiviteiten.
• Regelmatige Back-ups: Regelmatig back-ups maken van elektronische gegevens om gegevensverlies door systeemfouten of onvoorziene gebeurtenissen te voorkomen.
• Naleving van Gegevensbeschermingsregels: Voldoen aan bredere gegevensbeschermingswetten om persoonlijke en bedrijfsinformatie die in e-facturen is opgenomen te beschermen.

E-mail Factuur voor Maleisië Veelgestelde Vragen

• Wat zijn de specifieke formaatvereisten voor e-facturen in Maleisië?
  Harvest ondersteunt de creatie van e-facturen in XML-formaat, wat mogelijk in overeenstemming is met de specificaties van de IRBM.
• Hoe zorg ik ervoor dat mijn e-factuur voldoet aan de Maleisische regelgeving?
  Om te voldoen aan de Maleisische e-factureringsregels, moeten bedrijven alle verplichte velden opnemen die door de IRBM zijn voorgeschreven, goedgekeurde formaten zoals XML of JSON gebruiken, en ervoor zorgen dat de e-factuur een digitale handtekening en QR-code voor validatie bevat.
• Kan ik verschillende belastingtarieven voor verschillende klanten in Harvest instellen?
  Harvest stelt je in staat om meerdere belastingtarieven in te stellen die op verschillende klanten of projecten kunnen worden toegepast. Deze flexibiliteit helpt je om facturering in overeenstemming met verschillende belastingregels in verschillende regio's te beheren.
• Kunnen e-mailfacturen de naleving van de Maleisische e-factureringswetten garanderen?
  E-mailfacturen alleen garanderen niet de naleving van de Maleisische e-factureringswetten. Naleving vereist dat wordt voldaan aan formaat, verplichte velden en validatieprocessen die door de IRBM zijn vastgesteld. E-mail is slechts een verzendmethode, geen nalevingsinstrument.
• Welke rol speelt de Inland Revenue Board of Malaysia in e-facturering?
  De Inland Revenue Board of Malaysia (IRBM) houdt toezicht op de e-factureringsregels, biedt richtlijnen, het MyInvois-portaal voor indiening en validatiemechanismen voor e-facturen om naleving te waarborgen en de belastingadministratie te verbeteren.