Factuur Afdrukken voor Vietnam

Harvest biedt flexibele factureringsoplossingen die specifieke belastinginformatie, zoals btw-nummers, kunnen bevatten om aan algemene zakelijke behoeften te voldoen.

Begrijpen van Vietnamese E-Factureringseisen

Elektronische facturering werd verplicht voor de meeste bedrijven in Vietnam op 1 juli 2022, wat een significante verschuiving markeert van traditionele papieren systemen. Dit landelijke mandaat, voornamelijk geregeld door Besluit 123/2020/ND-CP en Circulaire 78/2021/TT-BTC, heeft als doel de transparantie te vergroten, belastingontduiking tegen te gaan en de belastingadministratie te stroomlijnen. Bedrijven zijn verplicht zich te registreren bij de Algemene Belastingdienst (GDT) om e-facturen uit te geven. Dit registratieproces omvat doorgaans het indienen van Formulier 01/ĐKTĐ-HĐĐT, waarin het gekozen factuurtype (met of zonder authenticatiecode van de belastingautoriteit) en een actief e-mailadres voor meldingen worden vermeld.

Recente wetgevende updates, met name Besluit 70/2025/ND-CP en Circulaire 32/2025/TT-BTC, die op 1 juni 2025 van kracht worden, hebben het e-factureringsregime verder verfijnd. Deze wijzigingen breiden de reikwijdte uit om bepaalde buitenlandse digitale bedrijven op vrijwillige basis op te nemen en introduceren strengere eisen voor de detailhandel en consumentgerichte sectoren, waaronder verplichte aangesloten Point-of-Sale (POS) facturering voor grote detailhandelaars. Niet-naleving van deze regels kan leiden tot administratieve boetes, met straffen voor het niet uitgeven van facturen variërend van VND 5 miljoen tot 10 miljoen per overtreding, en mogelijk hoger voor aanhoudende niet-naleving.

Geaccepteerde Formaten en Wettelijke Vereisten voor E-Facturen

Om wettelijke geldigheid te waarborgen, moeten Vietnamese e-facturen voldoen aan specifieke formaten en verplichte informatie bevatten. Het wettelijk vereiste formaat voor e-facturen is een gestructureerd XML-bestand (Extensible Markup Language), dat de officiële standaard is vastgesteld door de belastingautoriteit. Hoewel een leesbare PDF-kopie kan worden gegenereerd voor gemak, is het XML-gegevensbestand de wettelijk bindende vorm. Een cruciaal element voor authenticiteit en integriteit is de digitale handtekening, die verplicht is voor de meeste e-facturen, met uitzondering van die welke zijn gegenereerd vanuit POS-kassasystemen.

E-facturen moeten uitgebreide details bevatten, die overeenkomen met de informatie die op traditionele papieren btw-facturen te vinden is. Dit omvat:

• Naam, adres en belastingidentificatienummer van de verkoper.
• Naam, adres en belastingidentificatienummer van de koper (of persoonlijk ID voor B2C indien gevraagd).
• Factuurnummer en -code, en datum van uitgifte.
• Een duidelijke beschrijving van goederen of diensten, hoeveelheid, eenheidsprijs, totale waarde, toepasselijke btw-tarieven en het bijbehorende btw-bedrag, leidend tot het totaal te betalen bedrag.

Het e-factureringssysteem van Vietnam categoriseert facturen in twee hoofdtypen: gecodeerde e-facturen en niet-gecodeerde e-facturen. Gecodeerde facturen worden in real-time goedgekeurd; het systeem van de verkoper dient de factuurgegevens in bij het GDT-platform, dat vervolgens een unieke code uitgeeft die op de factuur moet worden opgenomen voordat deze aan de koper wordt geleverd. Voor niet-gecodeerde facturen moeten de gegevens nog steeds uiterlijk op de dag dat de factuur aan de koper wordt geleverd aan de belastingautoriteit worden verzonden.

Opslag en Beveiliging van E-Facturen

Het handhaven van de integriteit en toegankelijkheid van elektronische facturen is van groot belang in Vietnam, met strikte eisen voor opslag en beveiliging. Bedrijven zijn wettelijk verplicht om e-facturen veilig op te slaan voor een periode van ten minste 10 jaar in overeenstemming met belastingvoorschriften. Deze bewaartermijn komt overeen met de verjaringstermijn voor belastingcontroles, zodat records beschikbaar zijn voor toekomstige referentie en inspecties.

Het elektronische archief moet de integriteit van de facturen waarborgen, wat betekent dat het originele XML-formaat, digitale handtekeningen en eventuele belastingautoriteitcodes intact moeten blijven voor controle doeleinden. Belangrijke beveiligingsmaatregelen om e-factuurgegevens te beschermen zijn onder andere:

• Bescherming tegen ongeautoriseerde toegang: Het implementeren van robuuste toegangscontroles en encryptie om te voorkomen dat ongeautoriseerde personen de gegevens kunnen bekijken of wijzigen.
• Gegevensintegriteit: Zorgen dat de factuurgegevens na uitgifte niet kunnen worden gewijzigd zonder detectie. Dit wordt grotendeels ondersteund door de digitale handtekening.
• Gegevensherstel systemen: Mechanismen hebben om gegevens te herstellen in geval van systeemfouten of gegevensverlies.

Bedrijven kunnen ervoor kiezen om e-facturen intern op te slaan of de opslag uit te besteden aan gecertificeerde e-factuurserviceproviders. Zelfs opslag op buitenlandse servers is onder bepaalde voorwaarden toegestaan, mits de integriteit en toegankelijkheid van de gegevens behouden blijven. Naast de facturen zelf moeten ook alle gerelateerde elektronische records, zoals e-leveringsbonnen en ondersteunende lijsten, voor dezelfde periode worden opgeslagen.

Gebruik van E-Leveringsbonnen voor Goederenbeweging

Naast e-facturen vereist het belastingstelsel van Vietnam ook het gebruik van e-leveringsbonnen om de beweging van goederen nauwkeurig te documenteren en te controleren. Deze elektronische documenten spelen een cruciale rol in het aanvullen van e-facturen, vooral wanneer goederen apart van de factureringsgebeurtenis worden vervoerd of voor interne overdrachten. E-leveringsbonnen zorgen voor traceerbaarheid en bieden een duidelijke audittrail voor de fysieke goederenbeweging, wat een aspect is dat vaak over het hoofd wordt gezien maar essentieel is voor uitgebreide naleving.

Er zijn doorgaans twee hoofdtypen e-leveringsbonnen:

• Interne Overdrachtsleveringsbon: Gebruikt voor goederen die tussen magazijnen of faciliteiten van hetzelfde bedrijf worden verplaatst.
• Commerciële Distributieleveringsbon: Gebruikt wanneer goederen naar verkoopagenten, tussenpersonen of andere derden worden verzonden.

Regelgeving rondom e-leveringsbonnen stipuleert dat ze aan vergelijkbare formele vereisten moeten voldoen als e-facturen, inclusief verplichte inhoud, digitaal formaat en de mogelijkheid om aan de belastingautoriteit te worden gerapporteerd of geverifieerd. Dit zorgt ervoor dat de beweging van goederen transparant en verifieerbaar is, in lijn met de bredere doelen van het e-factureringssysteem om fiscale controle te verbeteren en fraude te verminderen. Deze bonnen, net als e-facturen, moeten ook elektronisch worden opgeslagen voor de wettelijke bewaartermijn van 10 jaar.

Sjablonen en Tools voor het Creëren van Conforme Facturen

Het creëren van conforme e-facturen in Vietnam wordt toegankelijker door de beschikbaarheid van verschillende sjablonen en gespecialiseerde softwaretools. Bedrijven kunnen deze middelen benutten om ervoor te zorgen dat hun facturen voldoen aan de strenge Vietnamese normen. Veel e-factureringsserviceproviders bieden aanpasbare PDF-sjablonen die zijn afgestemd op de richtlijnen van de Algemene Belastingdienst (GDT). Deze sjablonen bevatten doorgaans alle verplichte velden die vereist zijn door Besluit 123/2020/ND-CP en de wijzigingen daarvan, zoals gegevens van verkoper en koper, belastingcodes, factuurnummers, transactieomschrijvingen en btw-uitsplitsingen.

Bij het aanpassen van sjablonen is het essentieel om:

• Zorgen voor naleving van de Vietnamese taal: De factuurtekst moet voornamelijk in het Vietnamees zijn. Als tekst in een vreemde taal nodig is, moet deze tussen haakjes rechts of onder de Vietnamese tekst worden geplaatst en in een kleiner lettertype worden opgemaakt.
• Arabische cijfers gebruiken: Alle nummers op de factuur moeten Arabische cijfers (0-9) gebruiken.
• Digitale handtekeningen opnemen: Zorg ervoor dat het sjabloonontwerp ruimte biedt voor de duidelijke weergave van de digitale handtekening, die cruciaal is voor wettelijke geldigheid.
• Afstemmen op belastingcodes: Controleer of het sjabloon de GDT-belastingcode correct weergeeft, vooral voor gecodeerde facturen.

Gespecialiseerde software en platforms zijn van onschatbare waarde voor het automatiseren van het e-factuurcreatieproces. Deze tools integreren vaak met bestaande Enterprise Resource Planning (ERP) of boekhoudsystemen, waardoor workflows worden gestroomlijnd en handmatige invoerfouten aanzienlijk worden verminderd. Ze kunnen facturen automatisch formatteren in de vereiste XML-structuur, digitale handtekeningen toepassen en de veilige verzending van factuurgegevens naar de belastingautoriteiten vergemakkelijken, hetzij rechtstreeks of via geaccrediteerde serviceproviders. Deze automatisering verbetert niet alleen de naleving, maar ook de operationele efficiëntie en vermindert administratieve kosten.

Veelgestelde Vragen over Factuur Afdrukken voor Vietnam

• Hoe kan ik btw-nummers aan mijn facturen voor Vietnam toevoegen?
  Harvest stelt je in staat om specifieke belastinginformatie, inclusief btw-nummers, aan facturen toe te voegen.
• Wat zijn de straffen voor niet-naleving van de Vietnamese e-factureringsregels?
  Strafmaatregelen voor niet-naleving van de Vietnamese e-factureringsregels kunnen administratieve boetes omvatten van VND 5 miljoen tot 10 miljoen per overtreding. Aanhoudende niet-naleving kan leiden tot hogere straffen.
• Hoe gaat Harvest om met de beveiliging van klantgegevens?
  Harvest neemt gegevensbeveiliging serieus en hanteert verschillende maatregelen, waaronder encryptie, veilige servers en regelmatige back-ups om klantgegevens te beschermen. Ze voldoen ook aan gegevensbeschermingsregels om ervoor te zorgen dat jouw informatie veilig is.
• Zijn er beperkingen bij het gebruik van e-facturen voor internationale transacties vanuit Vietnam?
  Een beperking van het gebruik van e-facturen voor internationale transacties vanuit Vietnam is dat niet alle landen buitenlandse e-facturen erkennen of accepteren, wat grensoverschrijdende transacties kan compliceren. Bovendien kunnen variaties in belastingwetten en vereisten in verschillende rechtsgebieden extra aanpassingen of documentatie vereisen.
• Welke formaten zijn acceptabel voor het afdrukken van e-facturen in Vietnam?
  In Vietnam is het acceptabele formaat voor e-facturen een gestructureerd XML-bestand, dat de wettelijk bindende vorm is. Hoewel een PDF-versie voor gemak kan worden afgedrukt, is het XML-gegevensbestand het officiële document dat voor nalevingsdoeleinden wordt erkend.