Factuur Verzenden in China

Harvest transformeert geregistreerde tijd en uitgaven in facturen, waardoor facturering voor bedrijven wereldwijd wordt vereenvoudigd. Dit helpt je om het unieke Fapiao-systeem van China gemakkelijk te navigeren.

Begrijp het Fapiao-systeem in China

Het Fapiao-systeem in China is het officiële factureringsmechanisme, dat dient als een wettelijk erkende ontvangst en een cruciaal onderdeel van de belastingadministratie van het land. In tegenstelling tot standaardfacturen in veel andere landen, is een Fapiao een belastingbewijs dat juridische bewijs van aankoop voor goederen en diensten biedt, essentieel voor boekhouding, onkostenvergoeding, en belastingaftrekken. Het systeem wordt centraal beheerd door de State Taxation Administration (STA), die toezicht houdt op de druk, distributie, en administratie van deze facturen. Historisch gezien moesten bedrijven Fapiao-boekjes kopen bij belastingautoriteiten op basis van hun bedrijfsomvang, wat effectief betekende dat ze belastingen voorafgaand aan verkopen moesten afdragen. Deze aanpak was ontworpen om belastingontduiking tegen te gaan en transparantie in economische transacties te verbeteren. De evolutie van het Fapiao-systeem weerspiegelt China's voortdurende inspanningen om de belastinginning te moderniseren en bedrijfsprocessen te stroomlijnen, waarbij het van een papieren systeem naar een digitaal systeem is overgestapt om de efficiëntie te verbeteren en fraude te verminderen.

Types Fapiao: Algemeen vs. Speciaal BTW

In China zijn er twee primaire categorieën Fapiao: de Algemene BTW Fapiao en de Speciale BTW Fapiao, elk met verschillende toepassingen en implicaties voor de naleving van de Belasting Toegevoegde Waarde (BTW). De Algemene BTW Fapiao dient als bewijs van betaling voor de meeste transacties en wordt vaak gebruikt in business-to-consumer (B2C) transacties, door kleine belastingplichtigen, en in sectoren zoals levensdiensten. Cruciaal is dat het BTW-bedrag dat op een Algemene BTW Fapiao staat, niet door de ontvanger kan worden gebruikt voor aftrek van input-BTW. Bijvoorbeeld, een kleine belastingplichtige, gedefinieerd als een onderneming met een cumulatief belastbaar inkomen van minder dan RMB 5 miljoen over 12 maanden, gebruikt doorgaans Algemene BTW Fapiao en is onderworpen aan een heffingspercentage van 3%, zonder de mogelijkheid om input-BTW af te trekken.

In tegenstelling hiermee wordt de Speciale BTW Fapiao voornamelijk gebruikt voor business-to-business (B2B) transacties en is essentieel voor algemene BTW belastingplichtigen om hun input-BTW tegen output-BTW te compenseren. Algemene BTW belastingplichtigen zijn doorgaans ondernemingen met een jaarlijks belastbaar inkomen van meer dan RMB 5 miljoen of degenen die vrijwillig deze status hebben aangevraagd. Standaard BTW-tarieven voor algemene belastingplichtigen kunnen 13%, 9%, of 6% zijn, afhankelijk van de geleverde goederen of diensten. Ter illustratie, als een productiebedrijf (een algemene BTW belastingplichtige) grondstoffen koopt, zou het een Speciale BTW Fapiao van zijn leverancier aanvragen. Deze Fapiao zou het belastbare bedrag en de BTW specificeren, waardoor het productiebedrijf deze input-BTW kan aftrekken van de BTW die het op zijn eigen verkopen int.

Overstappen naar e-Fapiao: Een Digitale Verschuiving

China ondergaat een significante digitale transformatie van zijn factureringssysteem, waarbij het overstapt naar een volledig gedigitaliseerd e-Fapiao-systeem, dat traditionele papieren facturen vervangt door veilige digitale. Deze verschuiving is integraal voor het Golden Tax System, het nationale belastingadministratieplatform van China, dat door verschillende generaties is geëvolueerd om een centraal goedkeuringsmodel voor facturen af te dwingen. Onder dit systeem is geen enkele factuur wettelijk geldig totdat deze is uitgegeven via STA-goedgekeurde software, ingediend bij het Golden Tax System/Leqi-platform, en teruggekeerd met een unieke sleutel en QR-code.

De implementatie van e-Fapiao begon met proefprogramma's in 2020, met een landelijke uitrol van volledig gedigitaliseerde e-Fapiao aangekondigd voor 1 december 2024. Een gefaseerde overgang wordt verwacht tot 30 september 2025, waarna alle bedrijven, ongeacht hun grootte of transactie type (B2B of B2C), moeten voldoen. Deze overgang biedt zowel technologische vooruitgangen als uitdagingen voor bedrijven. E-Fapiaos bieden voordelen zoals eenvoudigere en snellere verwerking, online authenticatie en verificatie, en lagere kosten in verband met papier, drukwerk, en levering. Bedrijven moeten echter hun Enterprise Resource Planning (ERP) systemen aanpassen, integreren met het STA-platform, en personeel trainen om digitale facturen effectief te beheren. De verschuiving betekent ook dat belastingtoezicht overgaat van "factuur-gebaseerd belastingbeheer" naar "data-gebaseerd belastingbeheer," wat grotere zorgvuldigheid in financiële rapportage en compliance vereist.

Compliance en Boetes voor Facturatie in China

Het handhaven van strikte compliance met de Fapiao-regelgeving in China is van groot belang voor bedrijven, vooral met de landelijke adoptie van e-Fapiao. Alle e-Fapiaos moeten voldoen aan het standaard elektronische factuurformaat van de State Taxation Administration (STA), geverifieerde digitale handtekeningen bevatten, en online verificatie door belastingautoriteiten mogelijk maken. Bedrijven zijn verplicht om alleen door de overheid goedgekeurde factureringssoftware of e-Fapiao-platforms te gebruiken, ervoor te zorgen dat hun bedrijfsomvang overeenkomt met de inhoud van de factuur, en belastingcodes en beschrijvingen nauwkeurig in te voeren. Bovendien moeten facturen onmiddellijk na een belastbare transactie worden uitgegeven en minimaal 30 jaar worden bewaard, waarbij elektronische opslag is toegestaan als integriteit, veiligheid, en toegankelijkheid worden gewaarborgd.

Non-compliance met deze facturatieregels kan leiden tot aanzienlijke boetes. Kleine overtredingen kunnen boetes van RMB 20.000 tot RMB 100.000 met zich meebrengen. Ernstigere overtredingen, zoals het niet voldoen aan rapportage- en belastingverificatievereisten, kunnen leiden tot boetes tot RMB 500.000 en zelfs de opschorting van bedrijfsactiviteiten. Illegaal geïnde of vervalste Fapiaos, of die niet gebaseerd zijn op echte zakelijke transacties, kunnen leiden tot belastingverliezen, geldboetes, en een verlaging van de belastingcreditrating van een bedrijf.

• STA Registratie: Zorg ervoor dat je bedrijf correct is geregistreerd bij de State Taxation Administration.
• Goedgekeurde Software: Gebruik alleen STA-goedgekeurde e-Fapiao-software voor uitgifte en beheer.
• Personeelstraining: Bied uitgebreide training aan je team over het nieuwe e-Fapiao-systeem en de integratie met boekhoudprocessen.
• Transactie-afstemming: Controleer of alle uitgegeven Fapiaos nauwkeurig echte zakelijke transacties weerspiegelen.
• Gegevensnauwkeurigheid: Zorg ervoor dat correcte belastingcodes, bedrijfsbeschrijvingen, en ontvangerinformatie consistent worden gebruikt.
• Tijdige Uitgifte: Geef Fapiaos onmiddellijk uit na belastbare transacties.
• Verificatieprocedures: Implementeer interne procedures voor het verifiëren van de authenticiteit van ontvangen Fapiaos via het officiële systeem van de STA.
• Recordkeeping: Stel robuuste systemen op voor langdurige digitale opslag van alle e-Fapiaos, waarbij integriteit en toegankelijkheid worden gewaarborgd.
• Regelgeving Monitoring: Houd regelmatig updates van Fapiao-regelgeving in de gaten en pas interne processen dienovereenkomstig aan.
• Interne Controles: Ontwikkel sterke interne controles om Fapiao-fraude en non-compliance te voorkomen en op te sporen.

Veelgestelde Vragen over Facturen in China

• Wat zijn de compliance vereisten voor het verzenden van e-Fapiaos in China?

  Om te voldoen aan de e-Fapiao vereisten in China, moeten bedrijven gebruik maken van door de overheid goedgekeurde factureringssoftware en ervoor zorgen dat hun facturen voldoen aan de elektronische formaten van de State Taxation Administration. Dit omvat het opnemen van geverifieerde digitale handtekeningen en het mogelijk maken van online verificatie door belastingautoriteiten. Bovendien moeten bedrijven ervoor zorgen dat hun facturen nauwkeurig hun bedrijfsomvang weerspiegelen, correcte belastingcodes gebruiken, en tijdig worden uitgegeven na belastbare transacties.

• Kan ik facturen in China verzenden zonder het Fapiao-systeem te gebruiken?

  In China is het Fapiao-systeem verplicht voor bedrijven om facturen wettelijk uit te geven. Zonder het gebruik van het Fapiao-systeem kunnen bedrijven geen wettelijk erkend bewijs van transacties leveren, wat essentieel is voor belastingdoeleinden en bedrijfsboekhouding. Daarom is het niet haalbaar om te opereren zonder integratie in dit systeem, aangezien het een fundamenteel onderdeel is van compliance met de Chinese belastingwetgeving.

• Hoe veilig zijn mijn gegevens bij Harvest?
  Harvest neemt gegevensbeveiliging serieus en gebruikt encryptie volgens de industrienormen om je informatie te beschermen. Ze hebben ook veilige datacenters en voeren regelmatig beveiligingsaudits uit om te voldoen aan de beste praktijken.
• Wat is de tijdlijn voor de overgang naar e-Fapiao in China?

  De overgang naar e-Fapiao in China begon met proefprogramma's in 2020. Een landelijke uitrol is gepland om te beginnen op 1 december 2024, met een overgangsperiode die zich uitstrekt tot 30 september 2025. Na deze datum moeten alle bedrijven voldoen aan de e-Fapiao vereisten, ongeacht hun grootte of de aard van hun transacties.

• Zijn er beperkingen aan het gebruik van e-Fapiao voor internationale transacties?

  Hoewel e-Fapiao voornamelijk is ontworpen voor binnenlandse transacties binnen China, kunnen er beperkingen zijn als het gaat om internationale transacties. Deze beperkingen kunnen compatibiliteitsproblemen met buitenlandse boekhoudsystemen en verschillende internationale belastingregels omvatten die mogelijk niet overeenkomen met het binnenlandse Fapiao-systeem. Bedrijven die zich bezighouden met internationale handel moeten deze factoren zorgvuldig beoordelen en ervoor zorgen dat ze voldoen aan zowel binnenlandse als internationale belastingvereisten.