Factuur Verzenden in Duitsland

Harvest ondersteunt bedrijven bij het verzenden van facturen in Duitsland door robuuste e-factureringsmogelijkheden met UBL en Peppol-formaten aan te bieden. Dit stroomlijnt de factureringsprocessen en zorgt voor naleving van de Europese normen.

Begrijpen van Factureringsregels in Duitsland

Het navigeren door het landschap van facturering in Duitsland vereist een duidelijk begrip van de evoluerende regels, vooral met de voortdurende verschuiving naar elektronische facturering. Deze gids biedt essentiële inzichten in de praktijken, workflows en normen die nodig zijn voor naleving.

Facturering in Duitsland wordt gereguleerd door strikte regels, voornamelijk uiteengezet in de Duitse Wet op de Belasting Toegevoegde Waarde (UStG), specifiek Sectie 14. Om ervoor te zorgen dat een factuur wettelijk geldig is, moet deze een reeks verplichte details bevatten, ongeacht of het een traditionele papieren factuur of een elektronische is.

Belangrijke wettelijke vereisten voor facturen zijn onder andere:

• De volledige naam en adres van zowel de leverancier als de ontvanger.
• Een uniek, opeenvolgend factuurnummer.
• De datum waarop de factuur is uitgegeven.
• De datum van levering of dienst, indien anders dan de uitgiftedatum.
• Het belastingnummer of btw-identificatienummer (btw-ID) van de leverancier.
• Een duidelijke beschrijving van de hoeveelheid en het type geleverde goederen of de reikwijdte en aard van de geleverde dienst.
• De netto prijs, het toepasselijke btw-tarief (standaardtarief is 19%, verlaagd tarief is 7% voor specifieke artikelen), het bijbehorende btw-bedrag en het totale bruto bedrag. source domain
• Eventuele overeengekomen bonussen, kortingen of kortingen, indien niet al inbegrepen in het vermelde bedrag.
• Een verwijzing naar eventuele belastingvrijstelling indien van toepassing.

Voor facturen die in totaal niet meer dan €250 bedragen, gelden vereenvoudigde eisen, waarbij de verplichte informatie is beperkt tot de volledige naam en het adres van de leverancier, de uitgiftedatum, de hoeveelheid en het type goederen/diensten, het netto bedrag, het toepasselijke belastingtarief/bedrag en het bruto bedrag. Over het algemeen moeten facturen voor B2B-transacties binnen zes maanden na de levering van goederen of diensten worden uitgegeven.

Elektronische Facturering: Formaten en Naleving

Duitsland is geleidelijk over te schakelen naar verplichte elektronische facturering (e-facturering) voor B2B-transacties, voortbouwend op het bestaande mandaat voor Business-to-Government (B2G) transacties sinds 27 november 2020. Een e-factuur, zoals gedefinieerd door de Duitse regelgeving, moet worden uitgegeven, verzonden en ontvangen in een gestructureerd elektronisch formaat dat automatische elektronische verwerking mogelijk maakt, wat betekent dat eenvoudige PDF's die via e-mail worden verzonden, over het algemeen niet als conforme e-facturen worden beschouwd.

De belangrijkste aanvaardbare formaten voor elektronische facturen in Duitsland zijn:

• XRechnung: Dit is een puur XML-gebaseerd formaat, verplicht voor B2G-transacties en volledig compliant met de Europese standaard EN 16931. Het ondersteunt Universal Business Language (UBL) en UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII) syntaxes.
• ZUGFeRD: Staande voor "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland," is ZUGFeRD een hybride formaat dat een menselijk leesbaar PDF/A-3-document combineert met een ingebed machine-leesbaar XML-bestand. Versies 2.0.1 en hoger zijn compliant met EN 16931 en worden veel gebruikt voor B2B-transacties.

De tijdlijn voor verplichte elektronische facturering in Duitsland is gefaseerd:

1. 1 januari 2025: Alle in Duitsland gevestigde bedrijven moeten in staat zijn om e-facturen te ontvangen in overeenstemming met EN 16931. Gedurende 2025 en 2026 kunnen papieren facturen of niet-conforme elektronische facturen (zoals PDF's) nog steeds worden uitgegeven met de toestemming van de ontvanger.
2. 1 januari 2027: Bedrijven met een jaarlijkse omzet van meer dan €800.000 zijn verplicht om e-facturen uit te geven voor binnenlandse B2B-transacties.
3. 1 januari 2028: De verplichting om e-facturen uit te geven zal zich uitbreiden tot alle Duitse belastingplichtigen voor binnenlandse B2B-transacties, waardoor gestructureerde elektronische facturering de standaard wordt.

Nalevingstips omvatten ervoor zorgen dat je IT-infrastructuur in staat is om gestructureerde e-facturen te ontvangen en te verwerken, interne beleidslijnen bij te werken en te communiceren met leveranciers en klanten over de gewenste formaten.

Archivering en Record-Keeping Vereisten

Juiste archivering en record-keeping zijn cruciaal voor naleving in Duitsland, gereguleerd door de Principes voor het Juiste Bijhouden en Bewaren van Boeken, Records en Documenten in Elektronische Vorm (GoBD). Deze principes definiëren hoe bedrijven belastingrelevante bestanden moeten registreren, beheren en bewaren.

Belangrijke vereisten voor factuurarchivering zijn onder andere:

• Duur: Facturen, of ze nu papier of elektronisch zijn, moeten over het algemeen gedurende een periode van 10 jaar worden gearchiveerd. Deze periode zorgt ervoor dat documenten beschikbaar zijn voor mogelijke belastingcontroles.
• Behoud van het Originele Formaat: Elektronische facturen moeten in hun oorspronkelijke elektronische formaat worden opgeslagen. Bijvoorbeeld, een XML-bestand moet een XML-bestand blijven, en een ZUGFeRD-factuur (een hybride formaat) moet zowel zijn PDF/A-3- als ingebedde XML-componenten behouden. Het omzetten van een e-factuur naar een ander formaat, zoals het afdrukken van een XML-factuur op papier of het omzetten naar een eenvoudige PDF, is over het algemeen niet voldoende voor archiveringsdoeleinden.
• Integriteit en Authenticiteit: De gearchiveerde facturen moeten hun integriteit en authenticiteit behouden, wat betekent dat ze beschermd moeten zijn tegen wijziging, en eventuele wijzigingen moeten traceerbaar en gelogd zijn.
• Leesbaarheid en Toegankelijkheid: Facturen moeten gedurende de bewaartermijn leesbaar, doorzoekbaar en exporteerbaar blijven. Belastingautoriteiten moeten toegang hebben tot opgeslagen gegevens via een alleen-lezen interface of gestructureerde export.
• Hybride Formaten: Voor hybride formaten zoals ZUGFeRD wordt de ingebedde gestructureerde XML beschouwd als het wettelijk bindende element en moet worden gearchiveerd. De PDF-component is optioneel, tenzij deze aanvullende belastingrelevante informatie bevat die niet in de XML aanwezig is.

Voldoen aan deze record-keeping vereisten is essentieel voor het aftrekken van input-btw en het vermijden van boetes tijdens belastingcontroles.

Vrijstellingen en Bijzondere Gevallen in E-Facturering

Hoewel Duitsland zich richt op een uitgebreide e-factureringsplicht, bestaan er bepaalde vrijstellingen en bijzondere gevallen, die een genuanceerd beeld van de nalevingsverplichtingen bieden. Het begrijpen hiervan kan bedrijven helpen bepalen of ze in aanmerking komen voor uitzonderingen.

Belangrijke vrijstellingen van de verplichte e-factureringsvereisten zijn onder andere:

• Kleine Bedrag Facturen: Facturen met een bruto totaal van €250 of minder zijn over het algemeen vrijgesteld van de gestructureerde e-factureringsplicht.
• Vervoersbewijzen voor Passagiers: Tickets voor passagiersvervoer zijn ook vrijgesteld van de gestructureerde factuurvereisten.
• Bepaalde BTW-vrijgestelde Leveringen: Transacties die onder specifieke bepalingen van de Wet op de Belasting Toegevoegde Waarde (UStG) vrijgesteld zijn van btw, kunnen ook worden uitgesloten van de e-factureringsplicht, waarbij het uitgeven van een btw-factuur vrijwillig is.
• Kleine Bedrijven (Kleinondernemers): Bedrijven die onder de kleineondernemersregeling (§19 UStG) opereren, doorgaans met een jaarlijkse omzet tot €22.000, zijn vrijgesteld van het uitgeven van gestructureerde e-facturen. Ze zijn echter nog steeds verplicht om e-facturen van hun leveranciers te ontvangen vanaf 1 januari 2025.
• Buitenlandse Bedrijven zonder Vaste Vestiging: Buitenlandse bedrijven die alleen btw-geregistreerd zijn in Duitsland maar geen vaste vestiging hebben, zijn niet verplicht om gestructureerde e-facturen uit te geven voor binnenlandse B2B-transacties.
• Grensoverschrijdende Transacties: De verplichte B2B e-factureringsregels zijn voornamelijk van toepassing op binnenlandse transacties waarbij zowel de leverancier als de ontvanger in Duitsland zijn gevestigd. Intra-Community-transacties en Business-to-Consumer (B2C) transacties vallen over het algemeen buiten de reikwijdte van deze verplichting.

Naast deze vrijstellingen is het belangrijk op te merken dat het gevestigde B2G e-factureringsmandaat. Sinds 27 november 2020 moet elke onderneming die een Duitse federale of staatsautoriteit factureert, een gestructureerde e-factuur indienen, doorgaans in het XRechnung-formaat, aangezien papieren en PDF's voor deze transacties niet langer worden geaccepteerd. Terwijl het federale mandaat een duidelijke weg uitstippelt, kunnen individuele deelstaten (Bundesländer) hun eigen decreten hebben met betrekking tot communicatiesystemen en toegangspunten voor B2G e-facturering, waarbij Peppol een universeel ondersteunde kanaal is.

Factuur Verzenden in Duitsland FAQs

• Wat zijn de verplichte details die op een factuur in Duitsland vereist zijn?

  In Duitsland moet een wettelijk geldige factuur verschillende verplichte details bevatten. Deze omvatten de volledige naam en het adres van zowel de leverancier als de ontvanger, een uniek factuurnummer, de datum van uitgifte, en de datum van levering indien anders. Daarnaast moet het het belastingnummer of btw-ID van de leverancier tonen, een beschrijving van goederen of diensten, netto prijs, toepasselijk btw-tarief, btw-bedrag, en totaal bruto bedrag. Vereenvoudigde regels zijn van toepassing voor facturen onder €250, die minder detail vereisen.

• Zijn er vrijstellingen van de verplichte elektronische facturering in Duitsland?

  Ja, er zijn enkele vrijstellingen van de verplichte elektronische facturering in Duitsland. Facturen met een bruto totaal van €250 of minder, vervoersbewijzen voor passagiers, en bepaalde btw-vrijgestelde leveringen zijn over het algemeen vrijgesteld. Daarnaast zijn kleine bedrijven onder de §19 UStG met een omzet tot €22.000 en buitenlandse bedrijven zonder vaste vestiging vrijgesteld van het uitgeven van e-facturen, maar moeten ze deze wel ontvangen.

• Hoe kan ik feedback geven of functies aan Harvest voorstellen?
  Harvest waardeert gebruikersfeedback en biedt een manier om suggesties rechtstreeks via hun ondersteuningskanalen in te dienen. Ze overwegen vaak gebruikersinput voor toekomstige updates en verbeteringen.
• Kunnen elektronische factureringssystemen alle soorten facturen in Duitsland verwerken?

  Elektronische factureringssystemen zijn ontworpen om veel soorten facturen te verwerken, maar er kunnen beperkingen zijn. Complexe of niet-standaard facturen vereisen mogelijk extra aanpassing of handmatige tussenkomst. Bovendien ondersteunen niet alle systemen elk e-factureringsformaat, dus het is cruciaal om de compatibiliteit met de formaten die door de Duitse regelgeving vereist zijn te verifiëren.

• Wat zijn de aanvaardbare formaten voor elektronische facturen in Duitsland?

  In Duitsland zijn de belangrijkste aanvaardbare formaten voor elektronische facturen XRechnung en ZUGFeRD. XRechnung is een XML-gebaseerd formaat dat verplicht is voor B2G-transacties en compliant is met de EN 16931-norm. ZUGFeRD is een hybride formaat dat een PDF/A-3-document combineert met ingebedde XML, geschikt voor B2B-transacties. Beide formaten ondersteunen automatische verwerking en zijn compliant met Europese normen.