Factuur Verzenden in Zuid-Korea

Harvest helpt je om geregistreerde tijd en kosten om te zetten in professionele facturen. Het houdt echter geen rekening met de e-factureringsregels in Zuid-Korea.

Begrijpen van de E-Factureringsregels in Zuid-Korea

Het e-factureringssysteem van Zuid-Korea, officieel bekend als de e-Tax Invoice, is een verplichte elektronische procedure voor bedrijven om btw-facturen uit te geven en te rapporteren aan de Nationale Belastingdienst (NTS). Dit systeem, dat in 2011 werd geïntroduceerd, heeft als doel de transparantie te vergroten, de efficiëntie van belastingcontroles te verbeteren en fraude te voorkomen. Het juridische kader voor e-facturering wordt voornamelijk geregeld door de Wet op de Toegevoegde Waarde.

• Verplichte Uitgifte: Alle vennootschapsbelastingplichtigen zijn sinds 2011 verplicht om e-facturen uit te geven.
• Drempel voor Individuele Bedrijven: Sinds 1 juli 2023 zijn bedrijven met een jaarlijkse omzet van meer dan KRW 100 miljoen (ongeveer USD 83.000 of EUR 73.000) in het voorgaande jaar verplicht om elektronische facturen te genereren en in te dienen bij de NTS. Deze drempel werd verder verlaagd naar KRW 80 miljoen voor eenmanszaken in 2024.
• Reikwijdte van Transacties: De verplichting tot e-facturering geldt voor zowel Business-to-Business (B2B) als Business-to-Government (B2G) binnenlandse transacties. Internationale transacties en export vallen doorgaans buiten de reikwijdte van de belangrijkste verplichting.

De NTS fungeert als de centrale autoriteit voor dit systeem, waarbij real-time of bijna real-time rapportage van e-facturen vereist is.

Het Proces van E-Facturen Verzenden in Zuid-Korea

Het verzenden van e-facturen in Zuid-Korea omvat een gestructureerde workflow om te voldoen aan de NTS-regelgeving. Het proces is ontworpen voor efficiëntie en real-time rapportage.

Hier is een stapsgewijze handleiding voor het verzenden van e-facturen:

1. Verkrijg een Digitale Certificaat: Voordat je e-facturen kunt uitgeven, moeten bedrijven een digitaal certificaat verkrijgen. Dit certificaat, vaak een Public Key Infrastructure (PKI) certificaat, is essentieel voor het authenticeren van de factuuruitgever en het elektronisch ondertekenen van de e-factuur. Bedrijven kunnen er een verkrijgen bij een gecertificeerde Korea Information Certification Authority of, in sommige gevallen, een certificaat gebruiken dat door de NTS is gegenereerd.
2. Genereer de E-Factuur: Leveranciers kunnen e-facturen genereren met verschillende methoden, waaronder de gratis overheidsportal, www.esero.go.kr, een gecertificeerde ASP, hun eigen ERP- of boekhoudsysteem, of het AVRS-telefoonnetwerk voor beperkte internettoegang.
3. Vul Verplichte Informatie In: De e-factuur moet specifieke verplichte gegevensvelden bevatten, zoals de belastingregistratienummers van de leverancier en de koper, namen, de waarde van de levering (inclusief btw) en de datum van opstelling.
4. Onderteken de Factuur Elektronisch: De gegenereerde e-factuur moet digitaal worden ondertekend met het verkregen digitale certificaat om de authenticiteit en integriteit te waarborgen.
5. Verzend naar de NTS: Ondertekende e-facturen moeten worden gerapporteerd aan de Nationale Belastingdienst (NTS) portal. Dit is een vereiste voor real-time of bijna real-time rapportage, vaak aangeduid als een "pre-clearance" model.
6. Verzend naar de Koper: Na verzending naar de NTS wordt de e-factuur doorgaans naar het geregistreerde e-mailadres van de koper gestuurd.

Technische Specificaties van E-Facturering

Het e-factureringssysteem van Zuid-Korea is afhankelijk van specifieke technische normen om uniformiteit en efficiënte verwerking door de Nationale Belastingdienst (NTS) te waarborgen. Het begrijpen van deze specificaties is cruciaal voor naleving.

• Vereiste E-Factuurformaat: E-facturen moeten worden gegenereerd en ingediend bij de NTS in een XML-formaat. Dit gestandaardiseerde formaat zorgt voor consistentie en maakt automatische verwerking mogelijk.
• Verplichte Gegevensvelden: Elke e-factuur moet specifieke verplichte informatie bevatten voor juridische geldigheid, zoals het belastingregistratienummer van de leverancier, het belastingregistratienummer van de koper, de totale waarde van de levering inclusief btw, en de datum van opstelling.
• Elektronische Handtekening: Een verplichte elektronische handtekening is vereist om de authenticiteit, integriteit en niet-ontkenning van de e-factuur te waarborgen, met behulp van een digitaal certificaat dat is uitgegeven door een Publieke Certificeringsautoriteit of een e-belastingcertificaat van de NTS.
• Archiveringsvereisten: Uitgegeven e-facturen moeten digitaal worden opgeslagen voor een periode van ten minste vijf jaar vanaf het einde van het boekjaar waarin ze zijn uitgegeven.

Naleving en Boetes voor Niet-Naleving

Voldoen aan de e-factureringsregels in Zuid-Korea is cruciaal, aangezien niet-naleving kan leiden tot aanzienlijke boetes voor bedrijven. De NTS handhaaft strikte deadlines en vereisten.

• Niet-Uitgifte of Gebruik van Niet-Conforme Facturen: Als een leverancier geen e-belastingfactuur uitgeeft of deze in een niet-conform formaat uitgeeft, wordt doorgaans een boete van 2% van de leveringsprijs opgelegd aan zowel de leverancier als de koper.
• Te Late Verzend naar NTS: Als een e-factuur niet voor de 10e van de volgende maand naar de NTS wordt verzonden, kan een boete van 1% van de leveringsprijs worden toegepast.
• Valse Invoer: Boetes voor valse invoeren kunnen oplopen tot 2% van de leveringswaarde.

Veelvoorkomende nalevingsfouten en hoe deze te vermijden zijn onder andere het missen van verplichte velden, onjuiste formaten, het niet verkrijgen van een digitaal certificaat, vertraagde verzending en onvoldoende archivering.

Veelgestelde Vragen over Facturen Verzenden in Zuid-Korea

• In welk formaat moeten e-facturen zijn voor Zuid-Korea?
  E-facturen in Zuid-Korea moeten in een XML-formaat zijn. Dit is een gestandaardiseerd formaat dat zorgt voor consistentie en automatische verwerking door de Nationale Belastingdienst (NTS) mogelijk maakt. Het XML-formaat helpt bij het handhaven van uniformiteit over alle ingediende facturen.
• Zijn er beperkingen voor het internationaal verzenden van e-facturen vanuit Zuid-Korea?
  De verplichtingen voor e-facturering in Zuid-Korea dekken voornamelijk binnenlandse transacties. Internationale transacties en export vallen doorgaans buiten de reikwijdte van de verplichte e-factureringsvereisten. Bedrijven moeten echter nog steeds zorgen dat internationale facturen voldoen aan relevante internationale normen of bilaterale overeenkomsten.
• Welke gebruikersrollen zijn beschikbaar in Harvest en hoe verschillen ze?
  Harvest biedt verschillende gebruikersrollen, waaronder Admin, Projectmanager en Teamlid. Elke rol heeft verschillende bevoegdheden, zoals het beheren van projecten, het bekijken van rapporten of het registreren van tijd, zodat je de toegang kunt controleren en de beveiliging binnen je team kunt waarborgen.
• Hoe verkrijg ik een digitaal certificaat voor e-facturering in Zuid-Korea?
  Om een digitaal certificaat voor e-facturering in Zuid-Korea te verkrijgen, kunnen bedrijven een aanvraag indienen bij een gecertificeerde Korea Information Certification Authority. Alternatief kunnen ze een certificaat gebruiken dat door de Nationale Belastingdienst (NTS) is verstrekt. Dit certificaat is essentieel voor het authenticeren van de uitgever en het digitaal ondertekenen van de e-factuur.
• Welke stappen zijn betrokken bij het rapporteren van e-facturen aan de Nationale Belastingdienst?
  Het rapporteren van e-facturen aan de Nationale Belastingdienst omvat het verkrijgen van een digitaal certificaat, het genereren van de factuur met verplichte gegevens, het digitaal ondertekenen ervan en vervolgens het verzenden naar de NTS-portal. Dit proces zorgt voor naleving van de vereisten voor real-time of bijna real-time rapportage.