Fatura Imprimível para o Vietnã

O Harvest oferece soluções de faturamento flexíveis que podem incluir informações fiscais específicas, como números de VAT, para atender às necessidades gerais de negócios.

Entendendo as Regulamentações de E-Faturamento no Vietnã

O faturamento eletrônico se tornou obrigatório para a maioria das empresas no Vietnã em 1º de julho de 2022, marcando uma mudança significativa dos sistemas tradicionais em papel. Este mandato nacional, governado principalmente pelo Decreto 123/2020/ND-CP e pela Circular 78/2021/TT-BTC, visa aumentar a transparência, combater a evasão fiscal e agilizar a administração tributária. As empresas são obrigadas a se registrar no Departamento Geral de Tributação (GDT) para emitir e-faturas. Este processo de registro geralmente envolve a apresentação do Formulário 01/ĐKTĐ-HĐĐT, que detalha o tipo de fatura escolhida (com ou sem código de autenticação da autoridade fiscal) e um endereço de e-mail ativo para notificações.

Atualizações legislativas recentes, particularmente o Decreto 70/2025/ND-CP e a Circular 32/2025/TT-BTC, que entram em vigor em 1º de junho de 2025, refinaram ainda mais o regime de e-faturamento. Essas emendas expandem o escopo para incluir certos negócios digitais estrangeiros de forma voluntária e introduzem requisitos mais rigorosos para setores de varejo e voltados ao consumidor, incluindo faturamento conectado obrigatório para grandes varejistas. A não conformidade com essas regulamentações pode resultar em multas administrativas, com penalidades por não emissão de faturas variando de VND 5 milhões a 10 milhões por violação, e potencialmente mais altas para não conformidade persistente.

Formatos Aceitos e Requisitos Legais para E-Faturas

Para garantir validade legal, as e-faturas vietnamitas devem aderir a formatos específicos e conter informações obrigatórias. O formato legalmente exigido para e-faturas é um arquivo XML estruturado (Extensible Markup Language), que é o padrão oficial estabelecido pela autoridade fiscal. Embora uma cópia em PDF legível por humanos possa ser gerada para conveniência, o arquivo de dados XML é a forma legalmente vinculativa. Um elemento crucial para autenticidade e integridade é a assinatura digital, que é obrigatória para a maioria das e-faturas, com exceção daquelas geradas a partir de caixas registradoras POS.

As e-faturas devem incluir detalhes abrangentes, refletindo as informações encontradas nas faturas de VAT tradicionais em papel. Isso inclui:

• Nome, endereço e número de identificação fiscal do vendedor.
• Nome, endereço e número de identificação fiscal do comprador (ou ID pessoal para B2C, se solicitado).
• Código e número de série da fatura, e data de emissão.
• Uma descrição clara de bens ou serviços, quantidade, preço unitário, valor total, taxas de VAT aplicáveis e o montante correspondente de VAT, levando ao total a pagar.

O sistema de e-faturamento do Vietnã categoriza as faturas em dois tipos principais: e-faturas com código de verificação e e-faturas sem código de verificação. As faturas com código de verificação são essencialmente liberadas em tempo real; o sistema do vendedor envia os dados da fatura para a plataforma do GDT, que emite um código único a ser incluído na fatura antes de ser entregue ao comprador. Para faturas sem código de verificação, os dados ainda devem ser transmitidos à autoridade fiscal no máximo no dia em que a fatura é entregue ao comprador.

Armazenamento e Segurança das E-Faturas

Manter a integridade e acessibilidade das faturas eletrônicas é fundamental no Vietnã, com requisitos rigorosos para armazenamento e segurança. As empresas são legalmente obrigadas a armazenar e-faturas de forma segura por um período de pelo menos 10 anos em conformidade com as regulamentações fiscais. Este período de retenção alinha-se ao prazo de prescrição para auditorias fiscais, garantindo que os registros estejam disponíveis para referência futura e inspeções.

O arquivo eletrônico deve preservar a integridade das faturas, o que significa que o formato XML original, as assinaturas digitais e quaisquer códigos da autoridade fiscal devem permanecer intactos para fins de auditoria. Medidas de segurança essenciais para proteger os dados das e-faturas incluem:

• Proteção contra acesso não autorizado: Implementação de controles de acesso robustos e criptografia para evitar visualização ou modificação por indivíduos não autorizados.
• Integridade dos dados: Garantir que os dados da fatura não possam ser alterados após a emissão sem detecção. Isso é amplamente apoiado pela assinatura digital.
• Sistemas de recuperação de dados: Ter mecanismos em vigor para recuperar dados em caso de falhas no sistema ou perda de dados.

As empresas podem optar por armazenar e-faturas internamente ou terceirizar o armazenamento para provedores de serviços de e-fatura certificados. Mesmo o armazenamento em servidores estrangeiros é permitido sob certas condições, desde que a integridade e acessibilidade dos dados sejam mantidas. Juntamente com as faturas em si, quaisquer registros eletrônicos relacionados, como notas de entrega eletrônicas e listas de apoio, também devem ser armazenados pelo mesmo período.

Utilizando Notas de Entrega Eletrônicas para Movimento de Bens

Além das e-faturas, o sistema tributário do Vietnã também exige o uso de notas de entrega eletrônicas para documentar e controlar meticulosamente o movimento de bens. Esses documentos eletrônicos desempenham um papel crucial em complementar as e-faturas, especialmente quando os bens são transportados separadamente do evento de faturamento ou para transferências internas. As notas de entrega eletrônicas garantem rastreabilidade e fornecem um claro histórico de auditoria para o movimento físico de bens, que é um aspecto frequentemente negligenciado, mas vital para a conformidade abrangente.

Existem geralmente dois tipos principais de notas de entrega eletrônicas:

• Nota de Entrega de Transferência Interna: Usada para bens movidos entre armazéns ou instalações pertencentes à mesma empresa.
• Nota de Entrega de Distribuição Comercial: Utilizada quando os bens são enviados para agentes de vendas, intermediários ou outras partes terceiras.

As regulamentações em torno das notas de entrega eletrônicas estipulam que elas devem atender a requisitos formais semelhantes aos das e-faturas, incluindo conteúdo obrigatório, formato digital e a capacidade de serem relatadas ou verificadas pela autoridade fiscal. Isso garante que o movimento de bens seja transparente e verificável, alinhando-se aos objetivos mais amplos do sistema de e-faturamento para melhorar o controle fiscal e reduzir fraudes. Essas notas, assim como as e-faturas, também devem ser armazenadas eletronicamente pelo período de retenção legal de 10 anos.

Modelos e Ferramentas para Criar Faturas Compatíveis

Criar e-faturas compatíveis no Vietnã é facilitado pela disponibilidade de vários modelos e ferramentas de software especializadas. As empresas podem aproveitar esses recursos para garantir que suas faturas atendam aos rigorosos padrões vietnamitas. Muitos provedores de serviços de e-faturamento oferecem modelos PDF personalizáveis que estão alinhados com as diretrizes do Departamento Geral de Tributação (GDT). Esses modelos geralmente incorporam todos os campos obrigatórios exigidos pelo Decreto 123/2020/ND-CP e suas emendas, como detalhes do vendedor e do comprador, códigos fiscais, números de fatura, descrições de transações e detalhamentos de VAT.

Ao personalizar modelos, é essencial:

• Garantir conformidade com a língua vietnamita: O texto da fatura deve ser principalmente em vietnamita. Se o texto em língua estrangeira for necessário, deve ser colocado entre parênteses à direita ou abaixo do texto vietnamita e formatado em uma fonte menor.
• Usar números arábicos: Todos os números na fatura devem usar números arábicos (0-9).
• Incorporar assinaturas digitais: Garantir que o design do modelo permita a exibição clara da assinatura digital, que é crucial para validade legal.
• Alinhar com códigos fiscais: Verificar se o modelo exibe corretamente o código fiscal do GDT, especialmente para faturas com código de verificação.

Softwares e plataformas especializadas são inestimáveis para automatizar o processo de criação de e-faturas. Essas ferramentas frequentemente se integram com sistemas existentes de Planejamento de Recursos Empresariais (ERP) ou contabilidade, agilizando fluxos de trabalho e reduzindo significativamente erros de entrada de dados manuais. Elas podem formatar automaticamente as faturas na estrutura XML exigida, aplicar assinaturas digitais e facilitar a transmissão segura dos dados da fatura para as autoridades fiscais, seja diretamente ou através de provedores de serviços credenciados. Essa automação não apenas melhora a conformidade, mas também aumenta a eficiência operacional e reduz custos administrativos.

Perguntas Frequentes sobre Fatura Imprimível para o Vietnã

• Como posso adicionar números de VAT às minhas faturas para o Vietnã?
  O Harvest permite que você adicione informações fiscais específicas, incluindo números de VAT, às faturas.
• Quais são as penalidades por não conformidade com as regulamentações de e-faturamento vietnamitas?
  As penalidades por não conformidade com as regulamentações de e-faturamento vietnamitas podem incluir multas administrativas variando de VND 5 milhões a 10 milhões por violação. A não conformidade persistente pode levar a penalidades mais altas.
• Como o Harvest lida com a segurança dos dados dos clientes?
  O Harvest leva a segurança dos dados a sério e emprega várias medidas, incluindo criptografia, servidores seguros e backups regulares para proteger os dados dos clientes. Eles também cumprem as regulamentações de proteção de dados para garantir que suas informações estejam seguras.
• Existem limitações no uso de e-faturas para transações internacionais a partir do Vietnã?
  Uma limitação do uso de e-faturas para transações internacionais a partir do Vietnã é que nem todos os países reconhecem ou aceitam e-faturas estrangeiras, o que pode complicar transações transfronteiriças. Além disso, variações nas leis e requisitos fiscais entre jurisdições podem exigir adaptações ou documentação adicionais.
• Quais formatos são aceitáveis para impressão de e-faturas no Vietnã?
  No Vietnã, o formato aceitável para e-faturas é um arquivo XML estruturado, que é a forma legalmente vinculativa. Embora uma versão em PDF possa ser impressa para conveniência, os dados XML são o documento oficial reconhecido para fins de conformidade.