Enviar Fatura na Finlândia

A Harvest oferece suporte robusto para faturas eletrônicas UBL e integração Peppol, facilitando a conformidade com os padrões europeus de faturamento eletrônico. Faça o envio de faturas na Finlândia de forma simples e em conformidade com a Harvest.

Entendendo as Regulamentações de Faturamento Eletrônico na Finlândia

O faturamento eletrônico é um pilar da economia digital da Finlândia, com regulamentações específicas que regem seu uso, especialmente para transações envolvendo o setor público. Desde 1º de abril de 2019, os órgãos do governo central na Finlândia são obrigados a receber e processar faturas eletrônicas que atendam ao Padrão Europeu EN 16931. Essa obrigação foi estendida a todas as entidades públicas, incluindo municípios, até 1º de abril de 2020, e a partir de 6 de abril de 2021, todas as faturas eletrônicas B2G (Business-to-Government) devem aderir ao padrão EN 16931. Isso significa que os fornecedores das administrações públicas finlandesas são obrigados a enviar faturas eletrônicas estruturadas.

Embora não haja uma obrigação universal para faturamento eletrônico B2B (Business-to-Business) na Finlândia, uma regulamentação significativa permite que as empresas solicitem faturas eletrônicas de seus fornecedores. Especificamente, sob a Lei de Faturamento Eletrônico da Finlândia 241/2019, empresas com um faturamento anual superior a EUR 10.000 têm o direito de solicitar e receber faturas eletrônicas em conformidade com o EN de seus fornecedores. Esse "direito de receber" tem sido um poderoso motor para a adoção do faturamento eletrônico no setor privado, tornando-se uma prática comum mesmo sem uma obrigação geral. É importante notar que, se um comprador exercer esse direito, ele pode rejeitar faturas que não estejam em conformidade com o EN.

Formatos e Padrões de Faturamento Eletrônico na Finlândia

A Finlândia utiliza uma mistura de formatos de faturamento eletrônico nacionais e internacionais, todos projetados para garantir interoperabilidade e conformidade com os padrões europeus. Os principais formatos nacionais de faturamento eletrônico são Finvoice 3.0 e TEAPPSXML 3.0. Ambos os formatos baseados em XML estão alinhados com o padrão europeu de faturamento eletrônico, EN 16931, que define um modelo de dados comum para faturas eletrônicas. O Finvoice é amplamente utilizado por bancos para trocas de faturas eletrônicas entre seus clientes, enquanto o TEAPPSXML é prevalente entre operadores de faturas eletrônicas.

Além dos formatos nacionais, a rede Peppol desempenha um papel estrategicamente importante, especialmente para transações transfronteiriças. Peppol (Pan-European Public Procurement Online) é uma rede aberta que simplifica a troca de documentos comerciais, como faturas, de forma segura entre fronteiras. Ela permite o faturamento eletrônico transfronteiriço sem problemas, conectando empresas em toda a Europa e, cada vez mais, globalmente, com países como Japão, Austrália e Cingapura também adotando-a. Para empresas finlandesas que atuam no comércio internacional, aproveitar o Peppol, frequentemente usando o formato Peppol BIS Billing 3.0, garante interoperabilidade e conformidade com parceiros internacionais. O uso do Peppol para pedidos eletrônicos com o governo central finlandês também foi mandatado desde abril de 2024, com planos de estender isso a todos os contratos de compras do setor público até 2026.

Além disso, faturas eletrônicas em UBL (Universal Business Language), que também são baseadas em XML, são aceitas na Finlândia. O UBL é um padrão genérico de faturamento eletrônico que fornece um formato estruturado para a troca de vários documentos comerciais e é frequentemente utilizado dentro da estrutura do Peppol.

Melhores Práticas para Enviar Faturas Eletrônicas na Finlândia

Garantir conformidade e eficiência ao enviar faturas eletrônicas na Finlândia envolve seguir práticas específicas e entender os requisitos de arquivamento. O passo fundamental é usar uma solução de faturamento eletrônico que suporte os formatos exigidos, como Finvoice 3.0, TEAPPSXML 3.0 ou Peppol BIS Billing 3.0, todos em conformidade com o Padrão Europeu EN 16931. Para transações B2G, essa conformidade é obrigatória, e entidades públicas podem rejeitar faturas não conformes. Para transações B2B onde o destinatário solicitou uma fatura eletrônica (devido ao seu faturamento anual exceder EUR 10.000), a adesão a esses padrões também é crucial.

• Utilize um Operador ou Rede de Faturamento Eletrônico: A Finlândia opera um sistema descentralizado de faturamento eletrônico, dependendo de uma rede de provedores de serviços privados (operadores) para trocar faturas. Conectar-se a um operador certificado ou usar a rede Peppol garante transmissão segura e eficiente.
• Assegure o Conteúdo de Dados Correto: Todas as faturas eletrônicas devem incluir campos obrigatórios específicos, como o número de VAT do fornecedor, data da fatura e valor do VAT aplicável, de acordo com os requisitos de fatura VAT. As regras de validação são rigorosas, e faturas não conformes podem ser rejeitadas.
• Requisitos de Arquivamento: A lei finlandesa exige que todas as faturas eletrônicas sejam arquivadas por pelo menos seis anos após o final do ano fiscal. Durante esse período, as empresas devem garantir a autenticidade da origem, integridade do conteúdo e legibilidade das faturas. As faturas devem ser armazenadas em seu formato estruturado original; cópias impressas ou em PDF não atendem ao requisito de arquivamento. O arquivamento no exterior é permitido, desde que as autoridades finlandesas tenham acesso online imediato mediante solicitação.
• Sem Assinaturas Eletrônicas Obrigatórias: Embora assinaturas digitais não sejam obrigatórias para faturas eletrônicas na Finlândia, muitas empresas as utilizam para maior segurança e para garantir autenticidade e integridade.
• Aproveite os Serviços de Endereço de Fatura Eletrônica: Para encontrar o endereço de faturamento eletrônico correto e o ID de serviço para seus clientes, utilize diretórios online como o Registro de Faturamento Eletrônico do Centro de Desenvolvimento da Sociedade da Informação da Finlândia (TIEKE). Isso ajuda a garantir que as faturas cheguem ao destinatário pretendido através de seu operador preferido.

Perguntas Frequentes sobre Enviar Fatura na Finlândia

• Como a Harvest facilita o envio de faturas eletrônicas UBL na Finlândia?
  A Harvest suporta a criação de faturas eletrônicas UBL, que podem ser usadas para atender aos requisitos obrigatórios de faturamento eletrônico para fornecedores do setor público na Finlândia.
• Qual é o papel do Peppol no faturamento eletrônico finlandês?
  A Harvest pode preparar faturas eletrônicas para envio através de um gateway Peppol, facilitando transações transfronteiriças na Finlândia.
• Quais opções de suporte estão disponíveis se eu precisar de ajuda para usar a Harvest?
  A Harvest oferece várias opções de suporte, incluindo um centro de ajuda abrangente, suporte por e-mail e chat ao vivo durante o horário comercial, garantindo que você receba assistência quando necessário.
• O faturamento eletrônico é obrigatório para todas as empresas na Finlândia?
  O faturamento eletrônico não é obrigatório para todas as empresas na Finlândia. No entanto, empresas com um faturamento anual superior a EUR 10.000 podem solicitar faturas eletrônicas de seus fornecedores. Fornecedores do setor público devem enviar faturas eletrônicas.
• Quais são as limitações dos sistemas de faturamento eletrônico atuais na Finlândia?
  Os sistemas de faturamento eletrônico atuais na Finlândia podem enfrentar limitações, como padrões de formato variados em diferentes regiões e setores, o que pode complicar a interoperabilidade. Além disso, a necessidade de as empresas manterem conformidade com regulamentações em evolução pode ser desafiadora. Garantir o manuseio seguro de dados e os requisitos de armazenamento também pode apresentar dificuldades.