Enviar Fatura na Alemanha

O Harvest apoia empresas no envio de faturas na Alemanha, oferecendo robustas capacidades de faturamento eletrônico com formatos UBL e Peppol. Isso simplifica os processos de faturamento e garante conformidade com os padrões europeus.

Entendendo as Regulamentações de Faturamento na Alemanha

Navegar pelo cenário de faturamento na Alemanha requer uma compreensão clara de suas regulamentações em evolução, especialmente com a mudança em direção ao faturamento eletrônico. Este guia fornece insights essenciais sobre as práticas, fluxos de trabalho e padrões necessários para a conformidade.

O faturamento na Alemanha é regido por regulamentações rigorosas, principalmente delineadas na Lei Alemã do Imposto sobre Valor Agregado (UStG), especificamente na Seção 14. Para garantir que uma fatura seja legalmente válida, ela deve conter um conjunto de detalhes obrigatórios, independentemente de ser uma fatura em papel tradicional ou eletrônica.

Os principais requisitos legais para faturas incluem:

• O nome completo e o endereço tanto do fornecedor quanto do destinatário.
• Um número de fatura único e sequencial.
• A data em que a fatura foi emitida.
• A data de entrega ou serviço, se diferente da data de emissão.
• O número de identificação fiscal do fornecedor ou o número de IVA (VAT ID).
• Uma descrição clara da quantidade e tipo de bens entregues ou do escopo e natureza do serviço prestado.
• O preço líquido, a taxa de IVA aplicável (a taxa padrão é 19%, a taxa reduzida é 7% para itens específicos), o valor correspondente do IVA e o valor total bruto. source domain
• Quaisquer bônus, descontos ou abatimentos acordados, se não já incluídos no valor declarado.
• Uma referência a qualquer isenção fiscal, se aplicável.

Para faturas que totalizam no máximo €250, requisitos simplificados se aplicam, limitando as informações obrigatórias ao nome completo e endereço do fornecedor, data de emissão, quantidade e tipo de bens/serviços, valor líquido, taxa/valor do imposto aplicável e valor bruto. Geralmente, faturas para transações B2B devem ser emitidas dentro de seis meses após a entrega de bens ou serviços.

Faturamento Eletrônico: Formatos e Conformidade

A Alemanha está fazendo uma transição progressiva para o faturamento eletrônico obrigatório (e-invoicing) para transações B2B, baseando-se na obrigatoriedade existente para transações de Governo para Empresas (B2G) desde 27 de novembro de 2020. Uma fatura eletrônica, conforme definido pelas regulamentações alemãs, deve ser emitida, transmitida e recebida em um formato eletrônico estruturado que permita o processamento eletrônico automático, o que significa que PDFs simples enviados por e-mail geralmente não são considerados faturas eletrônicas em conformidade.

Os principais formatos aceitáveis para faturas eletrônicas na Alemanha são:

• XRechnung: Este é um formato puramente baseado em XML, exigido para transações B2G e totalmente compatível com o padrão europeu EN 16931. Ele suporta as sintaxes da Linguagem de Negócios Universal (UBL) e da Fatura Interindustrial UN/CEFACT (CII).
• ZUGFeRD: Significa "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland," ZUGFeRD é um formato híbrido que combina um documento PDF/A-3 legível por humanos com um arquivo XML incorporado legível por máquinas. As versões 2.0.1 e superiores são compatíveis com a EN 16931 e são amplamente aceitas para transações B2B.

O cronograma para o faturamento eletrônico obrigatório na Alemanha é faseado:

1. 1º de janeiro de 2025: Todas as empresas baseadas na Alemanha devem ser capazes de receber faturas eletrônicas em conformidade com a EN 16931. Durante 2025 e 2026, faturas em papel ou faturas eletrônicas não conformes (como PDFs) ainda podem ser emitidas com o consentimento do destinatário.
2. 1º de janeiro de 2027: Empresas com um faturamento anual superior a €800.000 serão obrigadas a emitir faturas eletrônicas para transações B2B domésticas.
3. 1º de janeiro de 2028: A obrigatoriedade de emitir faturas eletrônicas se estenderá a todos os contribuintes alemães para transações B2B domésticas, tornando o faturamento eletrônico estruturado o padrão.

Dicas de conformidade incluem garantir que sua infraestrutura de TI possa lidar com o recebimento e processamento de faturas eletrônicas estruturadas, atualizar políticas internas e comunicar-se com fornecedores e clientes sobre formatos preferidos.

Requisitos de Arquivamento e Manutenção de Registros

O arquivamento e a manutenção de registros adequados são críticos para a conformidade na Alemanha, regidos pelos Princípios para a Manutenção e Retenção Adequadas de Livros, Registros e Documentos em Forma Eletrônica (GoBD). Esses princípios definem como as empresas devem registrar, gerenciar e reter arquivos relevantes para impostos.

Os principais requisitos para o arquivamento de faturas incluem:

• Duração: Faturas, sejam em papel ou eletrônicas, devem geralmente ser arquivadas por um período de 10 anos. Este período garante que os documentos estejam disponíveis para possíveis auditorias fiscais.
• Preservação do Formato Original: Faturas eletrônicas devem ser armazenadas em seu formato eletrônico original. Por exemplo, um arquivo XML deve permanecer um arquivo XML, e uma fatura ZUGFeRD (um formato híbrido) deve reter tanto seus componentes PDF/A-3 quanto XML incorporados. Converter uma fatura eletrônica para um formato diferente, como imprimir uma fatura XML em papel ou convertê-la para um PDF simples, geralmente não é suficiente para fins de arquivamento.
• Integridade e Autenticidade: As faturas arquivadas devem manter sua integridade e autenticidade, o que significa que devem ser protegidas contra alterações, e quaisquer mudanças devem ser rastreáveis e registradas.
• Legibilidade e Acessibilidade: As faturas devem permanecer legíveis, pesquisáveis e exportáveis durante todo o período de retenção. As autoridades fiscais devem ser capazes de acessar os dados armazenados por meio de uma interface somente leitura ou exportação estruturada.
• Formatos Híbridos: Para formatos híbridos como ZUGFeRD, o XML estruturado incorporado é considerado o elemento legalmente vinculativo e deve ser arquivado. O componente PDF é opcional, a menos que contenha informações fiscais adicionais não presentes no XML.

Cumprir esses requisitos de manutenção de registros é essencial para deduzir o IVA de entrada e evitar penalidades durante auditorias fiscais.

Isenções e Casos Especiais em Faturamento Eletrônico

Embora a Alemanha esteja avançando em direção a uma obrigatoriedade abrangente de faturamento eletrônico, existem certas isenções e casos especiais, oferecendo uma visão mais detalhada das obrigações de conformidade. Compreender isso pode ajudar as empresas a determinar se se qualificam para alguma exceção.

As principais isenções dos requisitos obrigatórios de faturamento eletrônico incluem:

• Faturas de Pequenos Valores: Faturas com um total bruto de €250 ou menos estão geralmente isentas da obrigatoriedade de faturamento eletrônico estruturado.
• Bilhetes de Transporte de Passageiros: Bilhetes para serviços de transporte de passageiros também estão isentos dos requisitos de fatura estruturada.
• Certain VAT-Exempt Supplies: Transações que estão isentas de IVA sob disposições específicas da Lei do IVA (UStG) também podem ser excluídas da obrigatoriedade de faturamento eletrônico, onde a emissão de uma fatura de IVA é voluntária.
• Pequenas Empresas (Kleinunternehmer): Empresas que operam sob a regulamentação de pequenas empresas (§19 UStG), tipicamente aquelas com um faturamento anual de até €22.000, estão isentas de emitir faturas eletrônicas estruturadas. No entanto, ainda são obrigadas a receber faturas eletrônicas de seus fornecedores a partir de 1º de janeiro de 2025.
• Empresas Estrangeiras sem Estabelecimento Fixo: Empresas estrangeiras que estão apenas registradas para IVA na Alemanha, mas não têm um estabelecimento fixo, não são obrigadas a emitir faturas eletrônicas estruturadas para transações B2B domésticas.
• Transações Transfronteiriças: As regras obrigatórias de faturamento eletrônico B2B se aplicam principalmente a transações domésticas onde tanto o fornecedor quanto o destinatário estão estabelecidos na Alemanha. Transações intra-comunitárias e transações de Empresa para Consumidor (B2C) geralmente estão fora do escopo dessa obrigatoriedade.

Além dessas isenções, é importante notar a obrigatoriedade estabelecida de faturamento eletrônico B2G. Desde 27 de novembro de 2020, qualquer empresa que fature uma autoridade federal ou estadual alemã deve enviar uma fatura eletrônica estruturada, tipicamente no formato XRechnung, pois papéis e PDFs não são mais aceitos para essas transações. Embora a obrigatoriedade federal estabeleça um caminho claro, os estados federais individuais (Bundesländer) podem ter seus próprios decretos sobre sistemas de comunicação e pontos de entrada para faturamento eletrônico B2G, com Peppol sendo um canal universalmente suportado.

Perguntas Frequentes sobre Envio de Fatura na Alemanha

• Quais são os detalhes obrigatórios exigidos em uma fatura na Alemanha?

  Na Alemanha, uma fatura legalmente válida deve incluir vários detalhes obrigatórios. Estes incluem o nome completo e o endereço tanto do fornecedor quanto do destinatário, um número de fatura único, a data de emissão e a data de fornecimento, se diferente. Além disso, deve mostrar o número de identificação fiscal do fornecedor ou o VAT ID, uma descrição de bens ou serviços, preço líquido, taxa de IVA aplicável, valor do IVA e valor total bruto. Regras simplificadas se aplicam para faturas abaixo de €250, exigindo menos detalhes.

• Existem isenções da obrigatoriedade de faturamento eletrônico na Alemanha?

  Sim, existem algumas isenções da obrigatoriedade de faturamento eletrônico na Alemanha. Faturas com um total bruto de €250 ou menos, bilhetes de transporte de passageiros e certos fornecimentos isentos de IVA estão geralmente isentos. Além disso, pequenas empresas sob o §19 UStG com faturamento de até €22.000 e empresas estrangeiras sem um estabelecimento fixo estão isentas de emitir faturas eletrônicas, mas devem recebê-las.

• Como posso fornecer feedback ou sugerir recursos ao Harvest?
  O Harvest valoriza o feedback dos usuários e oferece uma maneira de enviar sugestões diretamente por meio de seus canais de suporte. Eles costumam considerar as contribuições dos usuários para futuras atualizações e melhorias.
• Os sistemas de faturamento eletrônico podem lidar com todos os tipos de faturas na Alemanha?

  Sistemas de faturamento eletrônico são projetados para lidar com muitos tipos de faturas, mas pode haver limitações. Faturas complexas ou não padronizadas podem exigir personalização adicional ou intervenção manual. Além disso, nem todos os sistemas podem suportar todos os formatos de faturamento eletrônico, por isso é crucial verificar a compatibilidade com os formatos exigidos pelas regulamentações alemãs.

• Quais são os formatos aceitáveis para faturas eletrônicas na Alemanha?

  Na Alemanha, os principais formatos aceitáveis para faturas eletrônicas são XRechnung e ZUGFeRD. XRechnung é um formato baseado em XML exigido para transações B2G e compatível com o padrão EN 16931. ZUGFeRD é um formato híbrido que combina um documento PDF/A-3 com XML incorporado, adequado para transações B2B. Ambos os formatos suportam processamento automático e estão em conformidade com os padrões europeus.