Enviar Fatura na Rússia

O Harvest oferece soluções de faturamento flexíveis, embora a conformidade específica com as regulamentações de e-faturação russas não seja atualmente suportada.

Entendendo as Regulamentações de E-Faturação na Rússia

Enviar faturas na Rússia envolve navegar por um conjunto específico de regulamentações, particularmente em relação à e-faturação. Embora não seja universalmente obrigatória, a e-faturação é crucial para certas mercadorias e oferece benefícios significativos para todas as empresas que operam dentro da Federação Russa.

As regulamentações de e-faturação russas exigem principalmente o uso de faturas eletrônicas para categorias específicas de mercadorias rastreáveis. Desde 1º de julho de 2021, sob a Lei Federal nº 371-FZ, transações envolvendo certos produtos exigem e-faturação obrigatória como parte de um sistema nacional de rastreabilidade. Este sistema visa monitorar o movimento de bens importados para a Rússia e a União Econômica da Eurásia (EAEU) em todas as etapas da transação.

O Serviço Fiscal Federal (FTS) da Rússia é o principal órgão regulador responsável por supervisionar a e-faturação, estabelecendo padrões técnicos e autorizando operadores de troca de dados eletrônicos. Embora a e-faturação para a maioria das transações business-to-business (B2B) permaneça voluntária, o FTS incentiva fortemente sua adoção e tem trabalhado para uma maior digitalização, com o objetivo de ter 95% das faturas em formato eletrônico até o final de 2024.

• Equipamentos de refrigeração e congelamento
• Caminhões industriais (como empilhadeiras, escavadeiras e retroescavadeiras)
• Máquinas de lavar e secar (domésticas e comerciais)
• Monitores e projetores (excluindo equipamentos de recepção de televisão)
• Circuitos integrados eletrônicos e componentes
• Carrinhos de bebê e assentos de segurança para crianças

Empresas que lidam com esses bens rastreáveis devem incluir um número de registro de lote (BRN) em suas faturas eletrônicas de IVA e relatar essas transações às autoridades fiscais.

A Estrutura e o Formato das E-Faturas na Rússia

As e-faturas na Rússia devem aderir a um formato XML estruturado específico, garantindo consistência e legibilidade para máquinas para conformidade regulatória. O formato mais comumente usado e exigido é o Documento de Transferência Universal (UTD), que é estabelecido pelo Serviço Fiscal Federal (FTS). Este formato UTD é abrangente, muitas vezes combinando tanto a fatura quanto o comprovante de entrega em um único documento digital.

• Estrutura XML: Todas as e-faturas devem ser geradas a partir de arquivos XML.
• Idioma: As tags dentro dos arquivos XML devem estar em russo.
• Tagueamento de Dados: Campos de dados específicos são definidos pelas diretrizes do FTS para garantir que todas as informações necessárias para fins fiscais e contábeis estejam presentes. Para bens rastreáveis, o número de registro de lote (RNPT) é uma inclusão obrigatória.

Erros comuns na formatação de e-faturas frequentemente surgem de desvios do esquema XML aprovado pelo FTS ou tagueamento de dados incorreto. Isso pode levar à rejeição por Operadores de Troca de Documentos Eletrônicos (EDEOs) ou não conformidade com os requisitos da autoridade fiscal. Garantir estrita adesão ao padrão UTD e tagueamento adequado em russo é crucial para evitar atrasos no processamento e possíveis penalidades.

Obtendo uma Assinatura Eletrônica Qualificada

Uma Assinatura Eletrônica Qualificada (QES) é indispensável para validar e-faturas na Rússia, proporcionando autenticidade legal e integridade aos documentos digitais. Sob a Lei Federal nº 63-FZ "Sobre Assinaturas Eletrônicas", a QES é a forma mais alta de assinatura eletrônica, legalmente equivalente a uma assinatura manuscrita. Ela garante que o documento não foi alterado desde que foi assinado e verifica a identidade do signatário.

O processo para obter uma QES para entidades legais e empreendedores individuais foi simplificado. Desde 1º de julho de 2021, essas entidades podem obter uma QES gratuitamente no Centro de Certificação do Serviço Fiscal Federal (FTS) da Rússia. Essa abordagem centralizada visa simplificar a conformidade e promover a ampla adoção da e-faturação.

• Enviar um pedido a uma autoridade de certificação autorizada. O Centro de Certificação do FTS é o principal órgão para entidades legais e empreendedores individuais.
• Fornecer documentos de identificação necessários e detalhes de registro da empresa.
• Receber um certificado qualificado para a chave de verificação da assinatura eletrônica.

Certificados ou assinaturas emitidos fora da Rússia geralmente não são aceitos para fins de e-faturação russa. A QES deve ser suportada por um certificado digital emitido por uma autoridade de certificação localmente autorizada para garantir sua validade legal dentro do quadro regulatório russo.

Papel dos Operadores de Troca de Documentos Eletrônicos

Os Operadores de Troca de Documentos Eletrônicos (EDEOs) desempenham um papel crucial como intermediários no ecossistema de e-faturação russo, facilitando a transmissão segura e conforme de documentos eletrônicos. Esses provedores certificados atuam como pontes técnicas e legais entre empresas, seus parceiros comerciais e a administração fiscal. Os EDEOs garantem a transmissão segura de e-faturas através de seus sistemas de infraestrutura certificados, que atendem a rigorosos requisitos técnicos e de segurança.

• Transmissão Segura: Eles fornecem uma rede segura para a troca de e-faturas, garantindo a confidencialidade e integridade dos dados durante o trânsito.
• Validação de Formato: Os EDEOs frequentemente validam e-faturas em relação ao formato XML exigido pelo FTS (UTD) antes da transmissão, ajudando a prevenir erros comuns de formatação.
• Gestão de Assinaturas Digitais: Eles apoiam a aplicação e verificação de Assinaturas Eletrônicas Qualificadas (QES) nas e-faturas.
• Relatórios Regulatórios: Os EDEOs geram registros digitais da criação e troca de e-faturas, que podem ser usados pelas autoridades fiscais para auditorias. Eles também transmitem reconhecimentos entre as partes e a autoridade fiscal.

Ao escolher um EDEO, as empresas devem considerar vários fatores:

• Certificação: Garantir que o EDEO seja autorizado e certificado pelo Serviço Fiscal Federal. No primeiro trimestre de 2025, mais de 40 EDEOs certificados foram licenciados pelo FTS.
• Capacidades de Integração: Procurar EDEOs que ofereçam integração perfeita com seus sistemas de Planejamento de Recursos Empresariais (ERP) para automatizar a faturação e simplificar a documentação financeira.
• Medidas de Segurança: Verificar seus protocolos de segurança e conformidade com as regulamentações de proteção de dados.
• Suporte e Serviços: Avaliar o nível de suporte ao cliente, treinamento e serviços adicionais, como arquivamento.
• Interoperabilidade: Considerar seu alcance de rede e capacidade de se conectar com uma ampla gama de parceiros comerciais.

Retenção e Conformidade: Arquivamento de E-Faturas

O arquivamento adequado de e-faturas é um aspecto crítico da conformidade na Rússia, garantindo que os documentos permaneçam autênticos, inalterados e acessíveis para fins de auditoria. O período de retenção obrigatório para e-faturas na Rússia é de cinco anos, alinhando-se ao prazo de prescrição para auditorias fiscais. Esse período foi aumentado de quatro anos em janeiro de 2024. Tanto fornecedores quanto clientes são responsáveis pela retenção de e-faturas.

As melhores práticas para arquivamento de e-faturas incluem:

• Retenção no Formato Original: As e-faturas devem ser mantidas em seu formato eletrônico original (XML) para preservar sua integridade e validade legal. Imprimir faturas eletrônicas e descartar a versão digital geralmente não é conforme.
• Autenticidade e Integridade: Implementar soluções que garantam a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo durante todo o período de retenção. Isso muitas vezes envolve assinaturas digitais, carimbos de tempo e armazenamento à prova de violação.
• Legibilidade e Acessibilidade: Garantir que as e-faturas arquivadas permaneçam legíveis e facilmente acessíveis às autoridades fiscais mediante solicitação. Isso significa ter ferramentas de visualização apropriadas e mecanismos de recuperação em vigor.
• Armazenamento Seguro: Armazenar e-faturas em um ambiente seguro, seja localmente ou na nuvem, desde que a autenticidade, integridade e legibilidade sejam garantidas.
• Arquivamento de Documentos Relacionados: Além das e-faturas em si, as empresas também devem conservar quaisquer mensagens técnicas trocadas através dos EDEOs, como confirmações e notificações de envio/recebimento, notas de correção e chaves de verificação.

A conformidade com as regulamentações de auditoria fiscal exige uma estratégia robusta de arquivamento. O Serviço Fiscal Federal pode comparar os registros de IVA do vendedor e do comprador, e inconsistências podem levar a avaliações fiscais e penalidades. Portanto, manter um arquivo de e-faturas bem organizado e conforme é essencial para demonstrar a devida diligência e evitar possíveis problemas durante as inspeções fiscais.

Perguntas Frequentes sobre Envio de Faturas na Rússia

• Quais são as categorias obrigatórias de bens para e-faturação na Rússia?

  As categorias obrigatórias de bens para e-faturação na Rússia incluem equipamentos de refrigeração e congelamento, caminhões industriais como empilhadeiras e escavadeiras, máquinas de lavar e secar, monitores e projetores, circuitos integrados eletrônicos e carrinhos de bebê e assentos de segurança para crianças.

• Como obtenho uma assinatura eletrônica qualificada na Rússia?

  Para obter uma assinatura eletrônica qualificada (QES) na Rússia, você precisa se inscrever em uma autoridade de certificação autorizada, como o Centro de Certificação do Serviço Fiscal Federal. Você precisará fornecer documentos de identificação e detalhes de registro da empresa. A QES é emitida com um certificado digital que verifica a identidade do signatário e a integridade do documento.

• Como posso rastrear horas faturáveis e não faturáveis no Harvest?
  O Harvest permite que você categorize entradas de tempo como faturáveis ou não faturáveis ao rastrear horas. Essa distinção ajuda você a monitorar sua produtividade e garantir faturamento preciso para seus clientes.
• As ferramentas de e-faturação podem automaticamente cumprir todas as regulamentações russas?

  Embora as ferramentas de e-faturação possam ajudar na conformidade, elas podem não cumprir automaticamente todos os requisitos regulatórios russos. Os usuários precisam garantir que as ferramentas atendam a formatos específicos, idioma e padrões de tagueamento de dados estabelecidos pelo Serviço Fiscal Federal e se integrem com EDEOs certificados para transmissão segura.

• Qual é o papel dos Operadores de Troca de Documentos Eletrônicos na Rússia?

  Os Operadores de Troca de Documentos Eletrônicos (EDEOs) na Rússia facilitam a transmissão segura de e-faturas entre empresas e as autoridades fiscais. Eles validam os formatos de e-faturas, gerenciam assinaturas digitais e garantem que todas as trocas estejam em conformidade com os requisitos regulatórios. Os EDEOs atuam como intermediários, fornecendo uma rede segura e auxiliando na elaboração de relatórios regulatórios.