Rechnung erstellen für Vietnam

Harvest bietet eine flexible Rechnungsplattform, die die Anpassung von Steuerinformationen ermöglicht und sich an verschiedene internationale Rechnungsbedürfnisse anpasst.

Hauptmerkmale einer konformen vietnamesischen Rechnung

Um sicherzustellen, dass Ihre Rechnungen den vietnamesischen Gesetzen entsprechen, müssen sie bestimmte obligatorische Informationen enthalten und vorgeschriebene Formate einhalten. Seit Juli 2022 ist die elektronische Rechnungsstellung für alle Unternehmen in Vietnam verpflichtend.

Hier ist eine Checkliste der wesentlichen Elemente:

1. Obligatorische Informationen: Jede E-Rechnung muss den Rechnungsnamen, die Seriennummer, die eindeutige E-Rechnungsnummer und umfassende Angaben zu Verkäufer und Käufer (Name, Adresse und Steueridentifikationsnummer - TIN) enthalten.
2. Transaktionsdetails: Eine klare Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen, Maßeinheit, Menge und Einzelpreis (ohne MwSt.), zusammen mit den anwendbaren MwSt.-Sätzen und der Gesamtzahlung, sind erforderlich.
3. Sprache und Format: Alle Details zu Waren und Dienstleistungen müssen in Vietnamesisch präsentiert werden. Wenn eine Beschreibung in einer Fremdsprache erforderlich ist, sollte sie in Klammern oder unter dem vietnamesischen Text in kleinerer Schriftgröße platziert werden. Das gültige Format für elektronische Rechnungen ist XML.
4. Datumsangaben und Unterschriften: Die E-Rechnung muss die Ausstellungs- und Unterzeichnungsdaten angeben und die elektronischen Unterschriften des Verkäufers enthalten. Während die elektronische Unterschrift des Käufers nicht immer obligatorisch ist, können die Parteien vereinbaren, sie einzuschließen.
5. Einhaltung der Rundverfügung 68/2019/TT-BTC: Diese Rundverfügung, die am 14. November 2019 in Kraft trat, bietet detaillierte Anleitungen zur Registrierung, Ausstellung und Verwaltung von E-Rechnungen, einschließlich Inhaltsanforderungen und Fehlerbehandlung.

Unternehmen mit einem Jahresumsatz von weniger als 3 Milliarden VND verwenden typischerweise "codierte E-Rechnungen", die einen Verifizierungscode von den Steuerbehörden enthalten, während größere Unternehmen oft "uncodierte E-Rechnungen" verwenden.

So wählen Sie einen kostenlosen Online-Rechnungsgenerator aus

Die Auswahl eines kostenlosen Online-Rechnungsgenerators für Vietnam erfordert den Fokus auf Tools, die speziell die lokale Compliance unterstützen. Der richtige Generator optimiert Ihren Rechnungsprozess und gewährleistet gleichzeitig die rechtliche Einhaltung.

Berücksichtigen Sie diese Kriterien bei Ihrer Auswahl:

1. Unterstützung der vietnamesischen Compliance: Priorisieren Sie Generatoren, die ausdrücklich die Einhaltung der vietnamesischen E-Rechnungs­vorschriften, einschließlich des obligatorischen XML-Formats und der Anforderungen gemäß Rundverfügung 68/2019/TT-BTC, angeben.
2. Vorlagenverfügbarkeit und Anpassung: Suchen Sie nach Tools, die vorgefertigte Vorlagen anbieten, die alle erforderlichen Felder für vietnamesische Rechnungen enthalten, wie z.B. TINs von Verkäufer/Käufer, detaillierte Beschreibungen von Waren/Dienstleistungen in Vietnamesisch und MwSt.-Aufschlüsselungen. Die Möglichkeit, diese Vorlagen anzupassen, um spezifische Unternehmensinformationen oder Branding einzuschließen, ist ebenfalls vorteilhaft.
3. Benutzerfreundlichkeit und Datenverarbeitung: Eine intuitive Benutzeroberfläche, die die Dateneingabe und Rechnungserstellung vereinfacht, ist entscheidend. Stellen Sie sicher, dass der Generator die einfache Eingabe vietnamesischer Zeichen ermöglicht und die korrekte Anzeige von Währung (VND) und Zahlungsbedingungen unterstützt. Einige Plattformen bieten möglicherweise sogar kostenlose authentifizierte E-Rechnungen über die Generaldirektion für Steuern (GDT) oder beauftragte Anbieter an.
4. Export- und Berichtsfunktionen: Das Tool sollte es Ihnen ermöglichen, Rechnungen im erforderlichen XML-Format für die Einreichung bei den Steuerbehörden zu exportieren, entweder direkt oder über einen autorisierten Dienstleister.

Häufige Fallstricke bei der vietnamesischen Rechnungsstellung

Die Navigation durch die vietnamesischen Rechnungs­vorschriften kann komplex sein, und bestimmte häufige Fehler können zu Nichteinhaltung und potenziellen Strafen führen. Sich dieser Fallstricke bewusst zu sein, kann Ihnen helfen, prüfungsbereite Aufzeichnungen zu führen.

Hier sind wichtige Fehler, die vermieden werden sollten:

• Falsche Währungsumrechnung und Devisen: Stellen Sie immer sicher, dass die auf Ihrer Rechnung angegebene Währung mit der Währung des entsprechenden Kaufauftrags übereinstimmt. Inkonsistenzen können zu Verzögerungen bei der Bearbeitung und Abweichungen in den Finanzunterlagen führen.
• Versäumnis, elektronische Aufzeichnungen zu führen: Das vietnamesische Gesetz schreibt vor, dass elektronische Rechnungen sicher gespeichert und archiviert werden müssen, und zwar für einen Zeitraum von 10 Jahren zu Prüfungszwecken. Das Versäumnis, dies zu tun, kann während einer Prüfung zu erheblichen Problemen führen.
• Missverständnis der Auswirkungen der Rundverfügung 68/2019/TT-BTC: Diese Rundverfügung beschreibt, wie Fehler zu behandeln sind. Geringfügige Fehler, wie nur im Namen oder der Adresse des Käufers (mit korrektem Steuercode), erfordern möglicherweise nur eine Benachrichtigung an die Steuerbehörden und den Käufer. Fehler, die den Steuercode, den Rechnungsbetrag, den Steuersatz oder die Beschreibung der Waren betreffen, erfordern die Ausstellung einer neuen Ersatz-E-Rechnung.
• Verwendung veralteter Rechnungsformate: Seit Juli 2022 ist die elektronische Rechnungsstellung verpflichtend, und zuvor akzeptierte Papierformat-Rechnungen sind nicht mehr gültig. Stellen Sie sicher, dass alle Ihre Rechnungen elektronisch ausgestellt werden.
• Unzureichende Datenübertragung: Unternehmen sind verpflichtet, elektronische Rechnungsdaten an die Steuerbehörden zu übermitteln, entweder direkt oder über autorisierte Dienstleister. Das Versäumnis, dies zu tun, kann zu Compliance-Problemen führen.

Häufige Fragen zur Rechnungserstellung für Vietnam

• Wie kann ich eine MwSt.-Nummer zu meiner Rechnung in Vietnam hinzufügen?
  In Harvest können Sie die Steuerinformationen Ihres Unternehmens, einschließlich einer MwSt.-Nummer, über die Kontoeinstellungen zu Ihren Rechnungen hinzufügen.
• Was sind die obligatorischen Angaben für eine Rechnung in Vietnam?
  Harvest ermöglicht die Anpassung von Unternehmensinformationen und Nachrichten auf Rechnungen, die obligatorische Angaben wie Käufer- und Verkäuferinformationen, Rechnungsdatum und Zahlungsbedingungen in Vietnamesisch enthalten können.
• Welche Arten von Benachrichtigungen bietet Harvest für Rechnungsaktivitäten?
  Harvest bietet Benachrichtigungen für verschiedene Rechnungsaktivitäten, wie z.B. wenn eine Rechnung gesendet, angesehen oder bezahlt wird, sowie Erinnerungen für überfällige Rechnungen, die Ihnen helfen, über Ihre Abrechnungsprozesse informiert zu bleiben.
• Was ist die Rundverfügung 68/2019/TT-BTC und wie beeinflusst sie die Rechnungsstellung?
  Die Rundverfügung 68/2019/TT-BTC bietet detaillierte Anleitungen zur Registrierung, Ausstellung und Verwaltung von E-Rechnungen in Vietnam. Sie beschreibt die obligatorischen Inhaltsanforderungen, Verfahren zur Fehlerbehandlung und Compliance-Maßnahmen für Unternehmen, die E-Rechnungen ausstellen. Diese Regelung hat es für Unternehmen unerlässlich gemacht, elektronische Rechnungsformate zu übernehmen und sich an ihre Richtlinien für die Steuerberichterstattung und Prüfung zu halten.
• Können Online-Rechnungsgeneratoren automatisch mit allen vietnamesischen Vorschriften konform sein?
  Obwohl viele Online-Rechnungsgeneratoren Funktionen anbieten, die helfen, die vietnamesischen Vorschriften einzuhalten, können nicht alle automatisch die vollständige Konformität garantieren. Es ist wichtig, dass die Benutzer überprüfen, ob das Tool die lokalen Anforderungen, wie das XML-Format und spezifische Inhaltsvorgaben, unterstützt und manuell sicherstellen, dass alle gesetzlichen Bestimmungen für jede Rechnung erfüllt sind.