Rechnung senden in Vietnam

Harvest vereinfacht den Rechnungsprozess für Unternehmen, deckt jedoch nicht die spezifischen vietnamesischen E-Rechnungsregulierungen ab.

Verständnis der E-Rechnungsregulierungen in Vietnam

Vietnam hat die elektronische Rechnungsstellung (E-Rechnung) als Eckpfeiler seiner Steuermodernisierung und digitalen Transformationsagenda angenommen, die seit dem 1. Juli 2022 für die meisten Unternehmen verpflichtend ist. Das Hauptziel dieses Wandels ist es, Fairness und Transparenz in der Besteuerung zu erhöhen, Betrug zu reduzieren, die Effizienz der Steuererhebung zu verbessern und eine Echtzeitüberwachung von Transaktionen durch den Übergang von Papier- zu elektronischen Rechnungen zu ermöglichen.

Der Weg zur verpflichtenden E-Rechnung begann mit Dekret 119/2018, das ursprünglich eine landesweite Einführung bis zum 1. November 2020 anstrebte. Um den Unternehmen jedoch mehr Vorbereitungszeit zu geben und sich an das neue Steuerverwaltungsgesetz anzupassen, verschob Dekret 123/2020/ND-CP das Mandat auf den 1. Juli 2022. Dieses Dekret, zusammen mit Zirkular 78/2021/TT-BTC, das vom Finanzministerium herausgegeben wurde, legte die grundlegenden Richtlinien für die Implementierung der E-Rechnung fest.

Neueste gesetzliche Aktualisierungen, insbesondere Dekret Nr. 70/2025/ND-CP (Änderung von Dekret 123) und Zirkular Nr. 32/2025/TT-BTC (Ersatz von Zirkular 78), die am 1. Juni 2025 in Kraft treten, haben den Rahmen für die E-Rechnung weiter verfeinert. Diese Aktualisierungen zielen darauf ab, die Klarheit zu verbessern, sich an das geänderte Umsatzsteuergesetz anzupassen, die Effizienz der Steuerverwaltung zu erhöhen und sich an die zunehmende Nutzung von E-Rechnungen und digitalen Transaktionen anzupassen. Zu den wichtigsten Änderungen gehört die Ausweitung des Anwendungsbereichs auf ausländische Anbieter im E-Commerce und auf digitalen Plattformen sowie die Verpflichtung von umsatzstarken und verbraucherorientierten Unternehmen, ihre Kassensysteme mit der E-Rechnungsplattform für die Echtzeitdatenübertragung zu integrieren. Unternehmen können sich regelmäßig über Ankündigungen der Generaldirektion für Steuern (GDT) auf dem Laufenden halten und sich mit akkreditierten E-Rechnungsdienstleistern beraten.

Arten von E-Rechnungen und deren Anwendungen

In Vietnam werden E-Rechnungen hauptsächlich in zwei Haupttypen kategorisiert, basierend auf ihrem Authentifizierungsstatus: authentifizierte E-Rechnungen und unauthentifizierte E-Rechnungen. Das Verständnis dieser Unterscheidungen ist entscheidend für Unternehmen, um die Compliance sicherzustellen.

• Authentifizierte E-Rechnung: Dieser Typ von E-Rechnung erhält einen einzigartigen Authentifizierungscode von der Steuerbehörde (General Directorate of Taxation - GDT) bevor sie vom Verkäufer an den Käufer gesendet wird. Diese Rechnungen werden typischerweise von den meisten Unternehmen und wirtschaftlichen Organisationen verwendet, wenn sie Waren verkaufen oder Dienstleistungen erbringen, unabhängig vom Transaktionswert, es sei denn, sie sind ausdrücklich ausgenommen. Der GDT-Code fungiert als Verifizierungsmechanismus, der die Legitimität und Integrität der Rechnung bestätigt.
• Unauthentifizierte E-Rechnung: Diese E-Rechnungen werden direkt vom Verkäufer an den Käufer ohne vorherige Authentifizierung durch die Steuerbehörde gesendet. Bestimmte Unternehmen in regulierten Sektoren oder solche mit robusten internen Kontrollen dürfen möglicherweise unauthentifizierte E-Rechnungen ausstellen. Dennoch müssen auch diese Rechnungen weiterhin an die GDT gemeldet werden, entweder asynchron nach der Ausstellung oder regelmäßig zusammen mit den Umsatzsteuererklärungen. Die Genehmigung der Steuerbehörde ist erforderlich, damit Unternehmen Rechnungen ohne den GDT-Code ausstellen können.

Über diese beiden Hauptkategorien hinaus haben E-Rechnungen auch verschiedene Anwendungen, abhängig vom Verwendungszweck, wie im Dekret 123 (geändert durch Dekret 70) dargelegt. Dazu gehören:

• E-USt-Rechnungen: Verwendet für Transaktionen, bei denen die Umsatzsteuerabzugsregelung angewendet wird, wie z.B. inländische Waren/Dienstleistungen, internationale Transporte und Exporte. Dies umfasst jetzt auch E-Commerce- und digitale Plattformdienste, die von ausländischen Anbietern ohne ständigen Sitz in Vietnam erbracht werden.
• E-Verkaufsrechnungen: Anwendbar für Unternehmen, die die direkte Umsatzsteuerregelung verwenden oder für spezifische Transaktionen wie den Verkauf öffentlicher Grundstücke.
• E-Rechnungen, die aus Kassensystemen generiert werden: Mit Dekret 70/2025/ND-CP ist die Verwendung von E-Rechnungen, die von Kassensystemen generiert werden, für Unternehmen im Einzelhandel, Gastgewerbe, Catering, Lebensmittelservice und persönlichen Dienstleistungen verpflichtend, sofern ihr Jahresumsatz 1 Milliarde VND übersteigt. Diese Kassensysteme müssen elektronisch mit dem GDT-System für die Echtzeitdatenübertragung verbunden sein. Für diese spezifischen E-Rechnungen sind digitale Unterschriften optional, nicht verpflichtend.

Alle E-Rechnungen, unabhängig vom Typ, müssen im XML-Format ausgestellt werden und eine digitale Unterschrift enthalten (außer für POS-generierte Rechnungen), um Authentizität und Integrität sicherzustellen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Registrierung für E-Rechnungen

Die Registrierung für E-Rechnungen in Vietnam erfolgt über einen strukturierten Prozess bei der Generaldirektion für Steuern (GDT), um die Compliance sicherzustellen. Alle Unternehmen müssen sich auf der GDT-Website registrieren und eine Genehmigung einholen, bevor sie rechtlich elektronische Rechnungen ausstellen können.

Hier ist eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung:

• Bestimmen Sie Dokumenttypen und Ausstellungsart: Bevor Sie mit der Registrierung beginnen, müssen Unternehmen entscheiden, welche E-Rechnungsdokumenttypen sie ausstellen möchten (z.B. authentifiziert oder unauthentifiziert) und eine Ausstellungsart auswählen. Optionen sind die direkte Integration über API, die Nutzung eines akkreditierten Dienstleisters oder das manuelle Hochladen von XML-Rechnungen auf das GDT-Portal.
• Registrierungsformular vorbereiten: Unternehmen müssen das Registrierungsformular für die Nutzung von E-Rechnungen vorbereiten, typischerweise Formular Nr. 01/DKTD-HDDT, das im Anhang IA des relevanten Dekrets zu finden ist. Dieses Formular erfordert spezifische Informationen, einschließlich des gewählten Rechnungstyps (mit oder ohne Authentifizierungscode der Steuerbehörde), einer aktiven E-Mail-Adresse für GDT-Benachrichtigungen und anderer relevanter Details.
• Digitale Unterschrift beschaffen: Eine gültige digitale Unterschrift ist für die meisten E-Rechnungen in Vietnam verpflichtend (außer für POS-generierte Rechnungen), um Authentizität und Integrität sicherzustellen. Unternehmen müssen diese von einem GDT-zugelassenen Anbieter beschaffen. Lokale akkreditierte Dienstleister unterstützen häufig bei dieser Beschaffung und dem gesamten Registrierungsprozess.
• Antrag bei der GDT einreichen: Das ausgefüllte Registrierungsformular, zusammen mit einer Entscheidung über den Antrag und einer E-Rechnungsvorlage, muss bei der GDT eingereicht werden. Dies kann häufig über einen E-Rechnungsdienstleister erfolgen.
• Überprüfung und Genehmigung durch die GDT: Nach Erhalt des Antrags wird von den Steuerbehörden erwartet, dass sie diesen überprüfen und innerhalb eines Arbeitstags eine elektronische Genehmigungs- oder Ablehnungsbenachrichtigung bereitstellen. Nach der Genehmigung ist das Unternehmen offiziell berechtigt, elektronische Rechnungen auszustellen.

Häufige Herausforderungen während der Registrierung können darin bestehen, sicherzustellen, dass alle Dokumente korrekt vorbereitet sind und die Nuancen der verschiedenen E-Rechnungstypen zu verstehen. Die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen E-Rechnungsdienstleister kann diesen Prozess erheblich vereinfachen und helfen, potenzielle Hürden zu überwinden.

Obligatorische Inhalte und Compliance für E-Rechnungen

Die Sicherstellung, dass E-Rechnungen alle obligatorischen Informationen enthalten und den vietnamesischen Standards entsprechen, ist entscheidend für die Compliance und zur Vermeidung von Strafen. Die Generaldirektion für Steuern (GDT) verlangt spezifische Inhaltsanforderungen, um Transparenz zu gewährleisten und die Steuerverwaltung zu erleichtern.

Gemäß Artikel 10 des Dekrets 123, geändert durch Dekret 70, muss eine berechtigte E-Rechnung folgende Informationen enthalten:

• Name der E-Rechnung und Seriennummer: Deutliche Identifizierung des Dokumenttyps und seiner Serie.
• E-Rechnungsnummer: Eine eindeutige Kennung für jede Rechnung.
• Informationen des Verkäufers: Einschließlich Name, Adresse und Steuernummer des Verkäufers.
• Informationen des Käufers: Einschließlich Name, Adresse und Steuernummer des Käufers. Bei B2C-Transaktionen kann auf Wunsch des Käufers auch dessen persönliche Identifikationsnummer oder Telefonnummer angegeben werden.
• Elektronische Unterschrift: Eine digitale Unterschrift des Verkäufers ist für die meisten E-Rechnungen verpflichtend, um deren Integrität und Authentizität sicherzustellen. Für POS-generierte Rechnungen sind digitale Unterschriften optional.
• Ausstellungsdatum: Das Datum, an dem die E-Rechnung ausgestellt wird.
• Unterschriftsdatum: Das Datum, an dem die E-Rechnung unterzeichnet wird.
• Informationen des E-Rechnungsanbieters: Name und Steuernummer des E-Rechnungsdienstleisters, falls zutreffend.
• Transaktionsdetails: Eine klare Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen, einschließlich Einzelpreis, Menge und Zahlungspreis. In bestimmten Fällen gelten zusätzliche Anforderungen; beispielsweise müssen Rechnungen für Lebensmittel- und Getränkeservices die Artikel auflisten, und Rechnungen für Transportdienstleistungen müssen die Kennzeichen des Fahrzeugs und die Fahrtdetails enthalten.

Das vorgeschriebene Format für E-Rechnungsdaten in Vietnam ist XML. Diese Standardisierung gewährleistet einen konsistenten Datenaustausch mit den Steuerbehörden. Unternehmen müssen die Daten der E-Rechnung in diesem Format extrahieren und übermitteln. Best Practices zur Einhaltung umfassen die regelmäßige Überprüfung, dass alle erforderlichen Felder korrekt ausgefüllt sind, die Sicherstellung, dass digitale Unterschriften gültig und aktuell sind, und die Nutzung von GDT-zugelassener E-Rechnungssoftware oder Dienstleistern, die automatisch die neuesten technischen und rechtlichen Standards einhalten. Elektronische Rechnungen müssen auch für einen Zeitraum von 10 Jahren sicher aufbewahrt werden.

Strafen und Durchsetzung bei Nichteinhaltung

Die Nichteinhaltung der E-Rechnungsregulierungen in Vietnam kann zu erheblichen Strafen führen, was die Bedeutung einer strikten Einhaltung des festgelegten rechtlichen Rahmens unterstreicht. Die Regierung ist verpflichtet, diese Vorschriften durchzusetzen, um die Steuertransparenz aufrechtzuerhalten und Betrug zu bekämpfen.

Strafen können aus verschiedenen Verstößen resultieren, darunter:

• Versäumnis, E-Rechnungen auszustellen: Unternehmen, die nicht von Papier- zu elektronischen Rechnungen übergehen oder E-Rechnungen für Transaktionen ausstellen, wenn dies erforderlich ist, sehen sich Geldstrafen gegenüber.
• Falsche Zeitpunkte für die Ausstellung von Rechnungen: Dekret 70/2025/ND-CP ändert Artikel 9 des Dekrets 123/2020/ND-CP und legt spezifische Zeitrahmen für die Ausstellung von Rechnungen fest. Beispielsweise werden Rechnungen für den Verkauf von Waren ausgestellt, wenn das Eigentum übertragen wird, unabhängig von der Zahlung, und für Dienstleistungen, wenn die Dienstleistung abgeschlossen ist. Verstöße gegen diese Zeitrahmen können Strafen nach sich ziehen.
• Verwendung falscher E-Rechnungstypen: Die Ausstellung einer unauthentifizierten E-Rechnung, wenn eine authentifizierte erforderlich ist, oder umgekehrt, ohne ordnungsgemäße Genehmigung, kann zu Geldstrafen führen.
• Nicht-sequenzielle Rechnungen: Rechnungen müssen in einer sequenziellen Reihenfolge ausgestellt werden, und Abweichungen können bestraft werden.
• Nicht übermittelte E-Rechnungsdaten: Die Nichteinhaltung der Übermittlung von E-Rechnungsdaten an die Steuerbehörden, entweder direkt oder über einen autorisierten Dienstleister, ist ein schwerwiegender Verstoß.
• Verwendung betrügerischer oder illegaler Rechnungen: Dazu gehört die Verwendung gefälschter Rechnungen, Rechnungen für geschmuggelte Waren oder solche, die mit hohem Steuerrisiko verbunden sind, was zu schweren Strafen führen kann.

Obwohl die spezifischen Geldstrafen je nach Schwere und Art des Verstoßes variieren können, sind sie darauf ausgelegt, Nichteinhaltung abzuschrecken. Beispielsweise können Unternehmen bei geringfügigen Verstößen mit administrativen Geldstrafen rechnen, während schwerwiegendere Verstöße, wie die Verwendung betrügerischer Rechnungen, zu höheren Geldstrafen, dem Aussetzen der Nutzung von E-Rechnungen oder sogar strafrechtlichen Anklagen in extremen Fällen führen können.

Um Strafen zu vermeiden, sollten Unternehmen:

1. Informiert bleiben: Regelmäßig die Updates der GDT zu den E-Rechnungsregulierungen überwachen, insbesondere mit den neuesten Dekreten wie Dekret 70/2025/ND-CP.
2. Robuste Systeme implementieren: GDT-zugelassene E-Rechnungssoftware oder Dienstleister nutzen, die die automatische Einhaltung der Formatierungs-, Inhalts- und Berichtspflichten gewährleisten.
3. Interne Audits durchführen: Die E-Rechnungsprozesse regelmäßig überprüfen, um potenzielle Compliance-Lücken zu identifizieren und zu beheben.
4. Personal schulen: Sicherstellen, dass alle relevanten Mitarbeiter über die neuesten Verfahren und Anforderungen zur E-Rechnung gut informiert sind.

Proaktive Compliance und ein klares Verständnis der Vorschriften sind die besten Präventionsmaßnahmen gegen Durchsetzungsmaßnahmen.

Häufige Fragen zum Rechnungsversand in Vietnam

• Was sind die Strafen für die Nichteinhaltung der E-Rechnungsregulierungen in Vietnam?

  Strafen für die Nichteinhaltung der E-Rechnungsregulierungen in Vietnam können Geldstrafen für das Versäumnis umfassen, E-Rechnungen auszustellen, wenn dies erforderlich ist, das Ausstellen von Rechnungen in nicht-sequenzieller Reihenfolge oder die Verwendung nicht autorisierter Rechnungstypen. Schwerwiegendere Verstöße, wie die Verwendung betrügerischer Rechnungen, können zu höheren Geldstrafen, dem Aussetzen der Rechnungsstellung oder sogar strafrechtlichen Anklagen führen. Es ist entscheidend, dass Unternehmen informiert und compliant bleiben, um diese Strafen zu vermeiden.

• Kann ich in Vietnam jeden E-Rechnungsdienstleister verwenden?

  In Vietnam müssen Unternehmen E-Rechnungsdienstleister verwenden, die von der Generaldirektion für Steuern (GDT) akkreditiert sind. Diese Anbieter stellen sicher, dass die E-Rechnungssoftware den vietnamesischen Vorschriften entspricht, einschließlich Datenformat, Inhaltsanforderungen und Berichtspflichten. Unternehmen sollten den Akkreditierungsstatus eines Anbieters überprüfen, bevor sie dessen Dienste in Anspruch nehmen.

• Wie gewährleistet Harvest die Sicherheit meiner finanziellen und Kundendaten?
  Harvest priorisiert Sicherheit durch den Einsatz von branchenüblichen Verschlüsselungen, sicheren Servern und regelmäßigen Sicherheitsprüfungen, um Ihre finanziellen und Kundendaten vor unbefugtem Zugriff zu schützen.
• Gibt es Einschränkungen für E-Rechnungssysteme bei internationalen Transaktionen?

  E-Rechnungssysteme können Einschränkungen bei der Abwicklung internationaler Transaktionen haben, wie z.B. unterschiedliche Steuerhoheiten, Währungsumrechnungen und die Einhaltung verschiedener regulatorischer Standards. Unternehmen, die im internationalen Handel tätig sind, müssen sicherstellen, dass ihre E-Rechnungslösungen sich an diese Herausforderungen anpassen und die spezifischen Anforderungen jedes beteiligten Landes erfüllen.

• Wie können Unternehmen sicherstellen, dass ihre E-Rechnungen den vietnamesischen Vorschriften entsprechen?

  Um die Einhaltung der vietnamesischen Vorschriften sicherzustellen, sollten Unternehmen GDT-zugelassene E-Rechnungssoftware verwenden, die automatisch die neuesten rechtlichen Standards einhält. Sie sollten auch regelmäßig ihre E-Rechnungsprozesse überprüfen, sich über regulatorische Änderungen informieren und sicherstellen, dass alle obligatorischen Rechnungsinformationen genau enthalten sind. Die Schulung des Personals zu diesen Anforderungen kann zusätzlich helfen, die Compliance aufrechtzuerhalten.