Enviar Factura en Ucrania

Harvest ofrece herramientas robustas para crear y exportar facturas electrónicas en formato XML UBL, alineándose con las necesidades de cumplimiento fiscal de Ucrania.

Entendiendo las Regulaciones de Facturación en Ucrania

Las regulaciones de facturación en Ucrania están principalmente regidas por leyes fiscales que enfatizan la transformación digital y la transparencia. El Servicio Fiscal del Estado de Ucrania juega un papel central en la supervisión de la implementación y el cumplimiento de la facturación electrónica, actuando como la autoridad que recibe datos transaccionales. Desde 2015, ha sido obligatorio para las empresas registradas en IVA con ingresos anuales superiores a 1 millón UAH presentar datos de facturación de ventas y servicios al Registro Unificado de Facturas Fiscales (URTI). La tasa estándar de IVA en Ucrania es del 20%, con tasas reducidas para bienes y servicios específicos. Un cambio significativo que se avecina es la implementación obligatoria del Archivo de Auditoría Estándar para Impuestos (SAF-T) para grandes contribuyentes a partir del 1 de enero de 2025, extendiéndose a todos los contribuyentes para el 1 de enero de 2027. Mientras que la facturación electrónica B2G (de Empresa a Gobierno) ha sido obligatoria desde 2018 para proveedores del sector público, requiriendo que utilicen la facturación electrónica para todas las transacciones, la facturación electrónica B2B (de Empresa a Empresa) no es generalmente obligatoria, pero las facturas fiscales deben ser emitidas y reportadas electrónicamente para fines de IVA.

Formatos de Factura Cumplidores y Métodos de Presentación

Para asegurar el cumplimiento, las facturas en Ucrania deben adherirse a formatos específicos y protocolos de presentación. El formato requerido para las facturas electrónicas es típicamente formato XML, basado en el estándar nacional de Ucrania para el cumplimiento fiscal. Además, el archivo SAF-T UA, un archivo XML estructurado, se utiliza para reportar la contabilidad, impuestos e información financiera de una empresa, con su última versión, SAF-T UA 2.0, simplificando la estructura XML. El proceso de presentación para fines de IVA implica enviar facturas al Registro Unificado de Facturas Fiscales (URTI). Las empresas están obligadas a generar facturas en formato XML y enviarlas al URTI para validación antes de enviarlas a los destinatarios.

Las fechas límite clave para registrar facturas fiscales en el URTI durante la ley marcial son:

• Si una factura se crea entre el 1 y el 15 del mes, el registro debe completarse antes del 5 del mes siguiente.
• Si el documento se elabora entre el 16 y el final del mes, la fecha límite para el registro es el 18 del mes siguiente.

La importancia de las firmas digitales para las facturas electrónicas no puede ser subestimada; son obligatorias para todas las facturas electrónicas para asegurar autenticidad y seguridad. Se requiere una Firma Electrónica Calificada (QES) para este propósito.

Mejores Prácticas para el Archivo y Conservación de Facturas

Un archivo y conservación efectivos de facturas son cruciales para el cumplimiento a largo plazo y la preparación para auditorías en Ucrania. La legislación ucraniana permite que los documentos se almacenen completamente en forma electrónica, eliminando la necesidad de duplicados en papel, siempre que se cumplan los requisitos establecidos. Para documentos primarios generales y estados financieros, las entidades legales generalmente deben conservarlos durante 1,825 días (cinco años). Sin embargo, los documentos relacionados con el control fiscal, como los de precios de transferencia, deben conservarse durante 2,555 días (siete años), mientras que la documentación de adquisiciones públicas requiere una retención mínima de 10 años.

Las mejores prácticas para mantener registros digitales incluyen:

• Asegurar accesibilidad: Los documentos archivados deben poder abrirse, enviarse o proporcionarse para inspección en cualquier momento.
• Garantizar restaurabilidad: Los documentos electrónicos deben ser restaurables en el formato exacto en que fueron creados, enviados o recibidos, con firmas preservadas.
• Implementar almacenamiento seguro: Esto implica usar sistemas protegidos por contraseña, datos encriptados y copias de seguridad en la nube seguras para prevenir la pérdida o compromiso de datos.

La facturación electrónica en Ucrania está integrada con su sistema de reporte de IVA en tiempo real, lo que mejora la transparencia y el cumplimiento de las regulaciones fiscales. El reporte SAF-T obligatorio, que se implementará a partir de 2025, enfatiza aún más la necesidad de un robusto archivo digital integrado con los sistemas de reporte de IVA.

Navegando los Desafíos de la Facturación Electrónica en Ucrania

Las empresas en Ucrania a menudo enfrentan varios desafíos al implementar y mantener sistemas de facturación electrónica. Un obstáculo significativo es la complejidad regulatoria, ya que los mandatos pueden variar y sufrir cambios rápidos, requiriendo una adaptación continua. Otro desafío común es la integración tecnológica, particularmente al hacer la transición de métodos de facturación tradicionales como PDFs a formatos de datos estructurados como XML, lo que puede requerir importantes reformas de sistemas ERP heredados. La seguridad y privacidad de los datos también son preocupaciones críticas debido a la información financiera sensible contenida en las facturas y la participación de múltiples partes interesadas. Finalmente, asegurar la adaptación de proveedores y clientes a los nuevos formatos de facturación electrónica a lo largo de toda la cadena de suministro puede ser exigente, requiriendo una extensa coordinación y capacitación.

Para superar estos obstáculos de cumplimiento, las empresas pueden adoptar varias estrategias:

• Elegir un software de facturación electrónica adecuado: Investiga y selecciona un sistema que satisfaga las necesidades específicas del negocio y el presupuesto, priorizando características de seguridad como copias de respaldo y autenticación de múltiples factores.
• Desarrollar políticas claras: Establece políticas internas claras sobre el uso de documentos electrónicos y asegúrate de que todas las partes involucradas den su consentimiento mutuo para la facturación electrónica.
• Aprovechar proveedores de servicios externos: Considera asociarte con proveedores que puedan facilitar el cumplimiento, ofrecer integración API y apoyar los requisitos de archivo y reporte.

De cara al futuro, la facturación electrónica en Ucrania apunta hacia una adopción generalizada y una integración más profunda con otros sistemas empresariales. El desarrollo de proyectos como e-TTN (Nota de Consignación Electrónica) para el transporte por carretera busca digitalizar aún más el intercambio de documentos, con un proyecto experimental iniciado en mayo de 2024. La estrategia del gobierno también incluye planes para introducir tecnologías de inteligencia artificial y sistemas de pago instantáneo, indicando un impulso continuo hacia un ecosistema financiero completamente digital. El reporte SAF-T obligatorio para todos los contribuyentes para el 1 de enero de 2027 consolidará el compromiso del país con un mejor cumplimiento fiscal y auditoría electrónica.

Preguntas Frecuentes sobre Enviar Factura en Ucrania

• ¿En qué formato deben estar las facturas para cumplir con la normativa fiscal en Ucrania?
  Las facturas deben emitirse en formato XML para cumplir con la normativa fiscal. Harvest admite la creación y exportación de facturas electrónicas en formato XML UBL, que se alinea con muchas necesidades de cumplimiento fiscal en Europa.
• ¿Cómo presento facturas al Registro Unificado de Facturas Fiscales (URTI) en Ucrania?

  Una factura del Reino Unido debe incluir un número de identificación único, el nombre de la empresa, dirección y detalles de contacto, el nombre y dirección del cliente, una descripción clara de los bienes o servicios proporcionados, la fecha de suministro, la fecha de la factura, costos itemizados y el total adeudado. Para facturas de IVA, se requieren detalles adicionales como el número de registro de IVA y el punto fiscal.

• ¿Puedo crear facturas para múltiples proyectos dentro de la misma factura en Harvest?
  Sí, Harvest te permite incluir horas facturables y gastos de múltiples proyectos en una sola factura. Esta función ofrece flexibilidad en la facturación a los clientes por el trabajo realizado en diferentes proyectos en una factura consolidada.
• ¿Pueden las herramientas de facturación garantizar la recepción del pago en el Reino Unido?

  Las herramientas de facturación pueden facilitar el proceso de facturación y ayudar a asegurar que las facturas sean claras y cumplidoras, pero no pueden garantizar la recepción del pago. Asegurar un pago puntual también depende de términos de pago claros y una comunicación efectiva con los clientes.

• ¿Cómo afecta Hacer el Impuesto Digital a la facturación de IVA?

  Hacer el Impuesto Digital requiere que las empresas registradas en IVA en el Reino Unido mantengan registros digitales y utilicen software compatible para presentar declaraciones de IVA. Esta iniciativa tiene como objetivo reducir errores y optimizar la administración fiscal.