Envía Factura en Vietnam

Harvest se destaca en simplificar el proceso de facturación para empresas, aunque no cubre regulaciones específicas de facturación electrónica en Vietnam.

Entendiendo las Regulaciones de Facturación Electrónica en Vietnam

Vietnam ha adoptado la facturación electrónica (e-facturación) como un pilar de su modernización fiscal y agenda de transformación digital, haciéndola obligatoria para la mayoría de las empresas desde el 1 de julio de 2022. El objetivo principal de este cambio es mejorar la equidad y transparencia en la tributación, reducir el fraude, mejorar la eficiencia en la recaudación de impuestos y obtener supervisión en tiempo real de las transacciones al pasar de facturas en papel a electrónicas.

El camino hacia la e-facturación obligatoria comenzó con el Decreto 119/2018, que inicialmente buscaba la adopción nacional para el 1 de noviembre de 2020. Sin embargo, para permitir más tiempo de preparación a las empresas y alinearse con la nueva Ley de Administración Fiscal, el Decreto 123/2020/ND-CP pospuso el mandato al 1 de julio de 2022. Este decreto, junto con la Circular 78/2021/TT-BTC emitida por el Ministerio de Finanzas, estableció las pautas fundamentales para la implementación de la e-facturación.

Las actualizaciones legislativas recientes, particularmente el Decreto No. 70/2025/ND-CP (que modifica el Decreto 123) y la Circular No. 32/2025/TT-BTC (que reemplaza la Circular 78), efectivas desde el 1 de junio de 2025, han refinado aún más el marco de la e-facturación. Estos cambios buscan mejorar la claridad, alinearse con la Ley del IVA enmendada, aumentar la eficiencia en la administración fiscal y adaptarse al uso creciente de facturas electrónicas y transacciones digitales. Los cambios clave incluyen la expansión del alcance a proveedores extranjeros en comercio electrónico y plataformas digitales, y la exigencia de que empresas de altos ingresos y orientadas al consumidor integren sistemas de Punto de Venta (POS) con la plataforma de e-facturación para la transmisión de datos en tiempo real. Las empresas pueden mantenerse actualizadas revisando regularmente los anuncios de la Dirección General de Impuestos (GDT) y consultando con proveedores de servicios de e-facturación acreditados.

Tipos de E-Facturas y Sus Aplicaciones

En Vietnam, las e-facturas se clasifican principalmente en dos tipos según su estado de autenticación: e-facturas autenticadas y e-facturas no autenticadas. Entender estas distinciones es crucial para que las empresas aseguren el cumplimiento.

• E-Factura Autenticada: Este tipo de e-factura recibe un código de autenticación único por parte de la autoridad fiscal (Dirección General de Impuestos - GDT) antes de ser enviada al comprador por el vendedor. Estas facturas son utilizadas típicamente por la mayoría de las empresas y organizaciones económicas al vender bienes o prestar servicios, independientemente del valor de la transacción, a menos que estén específicamente exentas. El código de la GDT actúa como un mecanismo de verificación, confirmando la legitimidad e integridad de la factura.
• E-Factura No Autenticada: Estas e-facturas son enviadas directamente al comprador por el vendedor sin autenticación previa de la autoridad fiscal. Ciertas empresas en sectores regulados o aquellas con controles internos robustos pueden estar autorizadas a emitir e-facturas no autenticadas. Sin embargo, incluso estas facturas deben ser reportadas a la GDT, ya sea de manera asíncrona después de la emisión o periódicamente junto con las declaraciones de IVA. Se requiere aprobación de la autoridad fiscal para que las empresas emitan facturas sin el código de la GDT.

Más allá de estas dos categorías principales, las e-facturas también tienen diversas aplicaciones dependiendo del propósito de uso, como se detalla en el Decreto 123 (modificado por el Decreto 70). Estas incluyen:

• Facturas E-IVA: Utilizadas para transacciones donde se aplica el método de deducción del IVA, como bienes/servicios nacionales, transporte internacional y exportaciones. Esto ahora también abarca servicios de comercio electrónico y plataformas digitales proporcionados por proveedores extranjeros sin un establecimiento permanente en Vietnam.
• Facturas E-Ventas: Aplicables para empresas que utilizan el método de IVA directo o para transacciones específicas como ventas de bienes públicos.
• E-Facturas generadas desde cajas registradoras POS: Con el Decreto 70/2025/ND-CP, el uso de e-facturas generadas por cajas registradoras es obligatorio para empresas en los sectores de venta al por menor, hospitalidad, catering, servicios de alimentos y servicios personales, siempre que sus ingresos anuales superen 1,000,000 VND. Estas cajas registradoras deben estar conectadas electrónicamente al sistema de la GDT para la transmisión de datos en tiempo real. Para estas e-facturas específicas, las firmas digitales son opcionales, no obligatorias.

Todas las e-facturas, independientemente del tipo, deben emitirse en formato XML e incluir una firma digital (excepto las facturas generadas por POS) para asegurar autenticidad e integridad.

Guía Paso a Paso para el Registro de E-Facturas

Registrar para la e-facturación en Vietnam implica un proceso estructurado a través de la Dirección General de Impuestos (GDT) para asegurar el cumplimiento. Todas las empresas deben registrarse en el sitio web de la GDT y obtener aprobación antes de poder emitir legalmente facturas electrónicas.

Aquí tienes un recorrido detallado:

• Determina los Tipos de Documentos y Método de Emisión: Antes de iniciar el registro, las empresas deben decidir qué tipos de documentos de e-factura necesitan emitir (por ejemplo, autenticadas o no autenticadas) y seleccionar un método de emisión. Las opciones incluyen integración directa a través de API, utilizar un proveedor de servicios acreditado, o cargar manualmente las facturas XML en el portal de la GDT.
• Prepara el Formulario de Registro: Las empresas deben preparar el formulario de registro para el uso de e-facturas, típicamente el Formulario No. 01/DKTD-HDDT, que se encuentra en el Apéndice IA del decreto relevante. Este formulario requiere información específica, incluyendo el tipo de factura elegido (con o sin el código de autenticación de la autoridad fiscal), una dirección de correo electrónico activa para notificaciones de la GDT, y otros detalles relacionados.
• Obtén una Firma Digital: Una firma digital válida es obligatoria para la mayoría de las e-facturas en Vietnam (excepto para las generadas por POS) para asegurar autenticidad e integridad. Las empresas necesitan obtener esto de un proveedor aprobado por la GDT. Los proveedores de servicios acreditados locales a menudo ayudan con esta adquisición y el proceso de registro en general.
• Envía la Solicitud a la GDT: El formulario de registro completado, junto con una decisión sobre la solicitud y una plantilla de e-factura, deben ser enviados a la GDT. Esto a menudo se puede hacer a través de un proveedor de servicios de e-facturación.
• Revisión y Aprobación de la GDT: Al recibir la solicitud, se espera que las autoridades fiscales la revisen y proporcionen un aviso electrónico de aprobación o rechazo, típicamente dentro de un día hábil. Una vez aprobada, la empresa está oficialmente autorizada a emitir facturas electrónicas.

Los desafíos comunes durante el registro pueden incluir asegurar que toda la documentación esté correctamente preparada y entender las sutilezas de los diferentes tipos de e-facturas. Asociarse con un proveedor de servicios de e-facturación experimentado puede agilizar significativamente este proceso y ayudar a superar posibles obstáculos.

Contenido Obligatorio y Cumplimiento para E-Facturas

Asegurar que las e-facturas contengan toda la información obligatoria y cumplan con los estándares vietnamitas es crítico para el cumplimiento y evitar sanciones. La Dirección General de Impuestos (GDT) exige requisitos específicos de contenido para mantener la transparencia y facilitar la administración fiscal.

Según el Artículo 10 del Decreto 123, modificado por el Decreto 70, una e-factura elegible debe contener la siguiente información:

• Nombre de la e-factura y número de serie: Identificando claramente el tipo de documento y su serie.
• Número de e-factura: Un identificador único para cada factura.
• Información del Vendedor: Incluyendo el nombre, dirección y número de código fiscal del vendedor.
• Información del Comprador: Incluyendo el nombre, dirección y número de código fiscal del comprador. Para transacciones B2C, si lo solicita el comprador, también se puede incluir su número de identificación personal o número de teléfono.
• Firma Electrónica: Una firma digital del vendedor es obligatoria para la mayoría de las e-facturas para asegurar su integridad y autenticidad. Para las facturas generadas por POS, las firmas digitales son opcionales.
• Fecha de Emisión: La fecha en que se emite la e-factura.
• Fecha de Firma: La fecha en que se firma la e-factura.
• Información del Proveedor de E-Factura: Nombre y código fiscal del proveedor de servicios de e-factura, si corresponde.
• Detalles de la Transacción: Una descripción clara de los bienes o servicios, incluyendo precio unitario, cantidad y precio de pago. Casos específicos tienen requisitos adicionales; por ejemplo, las facturas de servicios de alimentos y bebidas deben mostrar los artículos, y las facturas de servicios de transporte deben incluir el número de placa del vehículo y detalles del viaje.

El formato mandatorio para los datos de e-factura en Vietnam es XML. Esta estandarización asegura un intercambio de datos consistente con las autoridades fiscales. Las empresas deben extraer y transmitir los datos de e-factura en este formato. Las mejores prácticas para mantener el cumplimiento incluyen verificar regularmente que todos los campos requeridos estén correctamente poblados, asegurando que las firmas digitales sean válidas y actuales, y utilizando software o proveedores de servicios de e-facturación aprobados por la GDT que cumplan automáticamente con los últimos estándares técnicos y legales. Las facturas electrónicas también deben ser almacenadas de manera segura durante un período de 10 años.

Sanciones y Aplicación por Incumplimiento

El incumplimiento de las regulaciones de e-facturación en Vietnam puede llevar a sanciones significativas, subrayando la importancia de la estricta adherencia al marco legal establecido. El gobierno está comprometido a hacer cumplir estas regulaciones para mantener la transparencia fiscal y combatir el fraude.

Las sanciones pueden surgir de diversas violaciones, incluyendo:

• Falta de emisión de e-facturas: Las empresas que no transicionan de facturas en papel a electrónicas o que no emiten e-facturas para transacciones cuando se requiere enfrentan multas.
• Emisión incorrecta de facturas: El Decreto 70/2025/ND-CP modifica el Artículo 9 del Decreto 123/2020/ND-CP, estableciendo plazos específicos para la emisión de facturas. Por ejemplo, las facturas por ventas de bienes se emiten cuando se transfiere la propiedad, independientemente del pago, y para servicios, cuando se completa el servicio. Las violaciones de estos plazos pueden incurrir en sanciones.
• Uso de tipos de e-factura incorrectos: Emitir una e-factura no autenticada cuando se requiere una autenticada, o viceversa, sin la debida autorización, puede llevar a multas.
• Facturas no secuenciales: Las facturas deben emitirse en un orden secuencial, y las desviaciones pueden ser penalizadas.
• Datos de e-factura no enviados: La falta de transmisión de datos de e-factura a las autoridades fiscales, ya sea directamente o a través de un proveedor de servicios autorizado, es una violación grave.
• Uso de facturas fraudulentas o ilegales: Esto incluye el uso de facturas falsas, facturas por bienes de contrabando, o aquellas asociadas con alto riesgo fiscal, lo que puede resultar en sanciones severas.

Si bien las tasas de sanción monetaria específicas pueden variar según la gravedad y naturaleza de la violación, están diseñadas para disuadir el incumplimiento. Por ejemplo, las empresas podrían enfrentar multas administrativas por infracciones menores, mientras que ofensas más serias, como el uso de facturas fraudulentas, podrían llevar a multas más altas, suspensión del uso de e-facturas, o incluso cargos criminales en casos extremos.

Para evitar sanciones, las empresas deben:

1. Mantenerse Informadas: Monitorear regularmente las actualizaciones de la GDT sobre las regulaciones de e-facturación, especialmente con decretos recientes como el Decreto 70/2025/ND-CP.
2. Implementar Sistemas Robustos: Utilizar software de e-facturación aprobado por la GDT o proveedores de servicios que aseguren el cumplimiento automático con los requisitos de formato, contenido e informes.
3. Realizar Auditorías Internas: Revisar periódicamente los procesos de e-facturación para identificar y rectificar cualquier posible brecha de cumplimiento.
4. Capacitar al Personal: Asegurarse de que todo el personal relevante esté bien versado en los últimos procedimientos y requisitos de e-facturación.

El cumplimiento proactivo y una clara comprensión de las regulaciones son las mejores medidas preventivas contra acciones de aplicación.

Preguntas Frecuentes sobre Envío de Facturas en Vietnam

• ¿Cuáles son las sanciones por incumplimiento de las regulaciones de e-facturación en Vietnam?

  Las sanciones por incumplimiento de las regulaciones de e-facturación en Vietnam pueden incluir multas por no emitir e-facturas cuando se requiere, emitir facturas en un orden no secuencial, o usar tipos de facturas no autorizados. Violaciones más serias, como el uso de facturas fraudulentas, pueden resultar en multas más altas, suspensión de privilegios de facturación, o incluso cargos criminales. Es crucial que las empresas se mantengan informadas y cumplan para evitar estas sanciones.

• ¿Puedo usar cualquier proveedor de servicios de e-facturación en Vietnam?

  En Vietnam, las empresas deben utilizar proveedores de servicios de e-facturación que estén acreditados por la Dirección General de Impuestos (GDT). Estos proveedores aseguran que el software de e-facturación cumpla con las regulaciones vietnamitas, incluyendo formato de datos, requisitos de contenido y procedimientos de informes. Las empresas deben verificar el estado de acreditación de un proveedor antes de contratar sus servicios.

• ¿Cómo asegura Harvest la seguridad de mis datos financieros y de clientes?
  Harvest prioriza la seguridad empleando cifrado estándar de la industria, servidores seguros y auditorías de seguridad regulares para proteger tus datos financieros y de clientes contra accesos no autorizados.
• ¿Existen limitaciones en los sistemas de e-facturación para transacciones internacionales?

  Los sistemas de e-facturación pueden enfrentar limitaciones en el manejo de transacciones internacionales, como diferentes jurisdicciones fiscales, conversiones de moneda y cumplimiento con diversos estándares regulatorios. Las empresas involucradas en comercio internacional deben asegurarse de que sus soluciones de e-facturación puedan adaptarse a estos desafíos y cumplir con los requisitos específicos de cada país involucrado.

• ¿Cómo pueden las empresas asegurar que sus e-facturas cumplan con las regulaciones vietnamitas?

  Para asegurar el cumplimiento con las regulaciones vietnamitas, las empresas deben utilizar software de e-facturación aprobado por la GDT que cumpla automáticamente con los últimos estándares legales. También deben auditar regularmente sus procesos de e-facturación, mantenerse actualizadas sobre cambios regulatorios y asegurar que toda la información obligatoria de la factura esté incluida con precisión. Capacitar al personal sobre estos requisitos puede ayudar aún más a mantener el cumplimiento.