Générateur de Factures pour le Vietnam

Harvest propose une plateforme de facturation flexible qui permet la personnalisation des informations fiscales, la rendant adaptable à divers besoins de facturation internationaux.

Fonctionnalités Clés d'une Facture Conforme au Vietnam

Pour garantir que vos factures respectent la loi vietnamienne, elles doivent contenir des informations obligatoires spécifiques et respecter des formats prescrits. Depuis juillet 2022, la facturation électronique est obligatoire pour toutes les entreprises au Vietnam.

Voici une liste de contrôle des éléments essentiels :

1. Informations Obligatoires : Chaque e-facture doit inclure le nom de la facture, le numéro de série, le numéro d'e-facture unique et des détails complets pour le vendeur et l'acheteur (nom, adresse et Numéro d'Identification Fiscale - TIN).
2. Détails de la Transaction : Une description claire des biens ou services, l'unité de mesure, la quantité et le prix unitaire (hors TVA), ainsi que les taux de TVA applicables et le montant total, sont requis.
3. Langue et Format : Tous les détails des biens et services doivent être présentés en vietnamien. Si une description en langue étrangère est nécessaire, elle doit être placée entre parenthèses ou sous le texte vietnamien, en utilisant une taille de police plus petite. Le format valide pour les factures électroniques est XML.
4. Dates et Signatures : L'e-facture doit spécifier les dates d'émission et de signature, et inclure les signatures électroniques du vendeur. Bien que la signature électronique de l'acheteur ne soit pas toujours obligatoire, les parties peuvent convenir de l'inclure.
5. Conformité avec la Circulaire 68/2019/TT-BTC : Cette circulaire, en vigueur depuis le 14 novembre 2019, fournit des directives détaillées sur l'enregistrement, l'émission et la gestion des e-factures, y compris les exigences de contenu et de gestion des erreurs.

Les entreprises ayant un chiffre d'affaires annuel inférieur à 3 milliards VND utilisent généralement des "e-factures codées" qui incluent un code de vérification des autorités fiscales, tandis que les grandes entreprises utilisent souvent des "e-factures non codées".

Comment Choisir un Générateur de Factures en Ligne Gratuit

Choisir un générateur de factures en ligne gratuit pour le Vietnam nécessite de se concentrer sur des outils qui soutiennent spécifiquement la conformité locale. Le bon générateur simplifiera votre processus de facturation tout en garantissant le respect légal.

Considérez ces critères lors de votre sélection :

1. Support de Conformité Vietnamienne : Priorisez les générateurs qui déclarent explicitement leur conformité avec les réglementations de facturation électronique vietnamiennes, y compris le format XML obligatoire et les exigences décrites dans la Circulaire 68/2019/TT-BTC.
2. Disponibilité et Personnalisation des Modèles : Recherchez des outils offrant des modèles préconçus qui intègrent tous les champs requis pour les factures vietnamiennes, tels que les TINs du vendeur/de l'acheteur, des descriptions détaillées des biens/services en vietnamien et des décomptes de TVA. La possibilité de personnaliser ces modèles pour inclure des informations spécifiques à l'entreprise ou un branding est également bénéfique.
3. Facilité d'Utilisation et Gestion des Données : Une interface intuitive qui simplifie la saisie des données et la génération de factures est cruciale. Assurez-vous que le générateur permet une saisie facile des caractères vietnamiens et prend en charge l'affichage correct de la devise (VND) et des conditions de paiement. Certaines plateformes peuvent même offrir des e-factures authentifiées gratuites via le Département Général des Impôts (GDT) ou des fournisseurs de services de confiance.
4. Capacités d'Exportation et de Reporting : L'outil doit vous permettre d'exporter des factures dans le format XML requis pour soumission aux autorités fiscales, soit directement, soit par l'intermédiaire d'un prestataire de services autorisé.

Erreurs Courantes dans la Facturation Vietnamienne

Naviguer dans les réglementations de facturation vietnamiennes peut être complexe, et certaines erreurs courantes peuvent entraîner des non-conformités et des pénalités potentielles. Être conscient de ces pièges peut vous aider à maintenir des dossiers prêts pour un audit.

Voici les erreurs clés à éviter :

• Conversion Monétaire Incorrecte et Échange Étranger : Assurez-vous toujours que la devise indiquée sur votre facture correspond à la devise de l'ordre d'achat correspondant. Les incohérences peuvent entraîner des retards de traitement et des divergences dans les dossiers financiers.
• Non-Respect de la Conservation des Dossiers Électroniques : La loi vietnamienne exige que les factures électroniques soient stockées et archivées en toute sécurité pendant une période de 10 ans à des fins d'audit fiscal. Négliger cela peut entraîner des problèmes significatifs lors d'un audit.
• Mauvaise Compréhension des Implications de la Circulaire 68/2019/TT-BTC : Cette circulaire détaille comment gérer les erreurs. Des erreurs mineures, comme celles concernant uniquement le nom ou l'adresse de l'acheteur (avec le code fiscal correct), peuvent nécessiter seulement une notification aux autorités fiscales et à l'acheteur. Cependant, les erreurs liées au code fiscal, au montant de la facture, au taux de taxe ou à la description des biens nécessitent l'émission d'une nouvelle e-facture de remplacement.
• Utilisation de Formats de Facture Obsolètes : Depuis juillet 2022, la facturation électronique est obligatoire, et les formats de factures papier précédemment acceptés ne sont plus valides. Assurez-vous que toutes vos factures sont émises électroniquement.
• Transmission de Données Incorrecte : Les entreprises sont tenues de transmettre les données de factures électroniques aux autorités fiscales, soit directement, soit par l'intermédiaire de prestataires de services autorisés. Le non-respect de cette obligation peut entraîner des problèmes de conformité.

FAQ sur le Générateur de Factures pour le Vietnam

• Comment puis-je ajouter un numéro de TVA à ma facture au Vietnam ?
  Dans Harvest, vous pouvez ajouter les informations fiscales de votre entreprise, y compris un numéro de TVA, à vos factures via les paramètres de votre compte.
• Quelles sont les informations obligatoires pour une facture au Vietnam ?
  Harvest permet la personnalisation des informations de l'entreprise et des messages sur les factures, qui peuvent inclure des détails obligatoires tels que les informations sur l'acheteur et le vendeur, la date de la facture et les conditions de paiement en vietnamien.
• Quels types de notifications Harvest fournit-il pour les activités de facturation ?
  Harvest fournit des notifications pour diverses activités de facturation, telles que l'envoi, la consultation ou le paiement d'une facture, ainsi que des rappels pour les factures en retard, vous aidant à rester informé sur vos processus de facturation.
• Qu'est-ce que la Circulaire 68/2019/TT-BTC et comment cela affecte-t-il la facturation ?
  La Circulaire 68/2019/TT-BTC fournit des directives détaillées sur l'enregistrement, l'émission et la gestion des e-factures au Vietnam. Elle décrit les exigences de contenu obligatoires, les procédures de gestion des erreurs et les mesures de conformité pour les entreprises émettant des e-factures. Cette réglementation a rendu essentiel pour les entreprises d'adopter des formats de facturation électronique et de respecter ses directives pour le reporting fiscal et l'audit.
• Les générateurs de factures en ligne peuvent-ils automatiquement respecter toutes les réglementations vietnamiennes ?
  Bien que de nombreux générateurs de factures en ligne offrent des fonctionnalités pour aider à respecter les réglementations vietnamiennes, tous ne peuvent garantir une conformité totale automatiquement. Il est important que les utilisateurs vérifient que l'outil prend en charge les exigences locales, telles que le format XML et les mandats de contenu spécifiques, et de vérifier manuellement que toutes les stipulations légales sont respectées pour chaque facture.