Facture par Email pour le Portugal

Harvest propose des solutions de facturation flexibles qui peuvent être personnalisées pour répondre aux normes internationales de facturation électronique, y compris celles du Portugal. Gérez facilement vos besoins de facturation tout en restant conforme aux réglementations locales.

Comprendre les exigences légales pour les factures par e-mail au Portugal

Comprendre le paysage juridique des factures par e-mail au Portugal nécessite une connaissance claire des réglementations clés, notamment le décret-loi n° 28/2019. Cette loi fondamentale intègre des règles pour le traitement des factures, favorisant l'utilisation de factures dématérialisées et de systèmes d'archivage électronique pour la TVA, l'impôt sur les sociétés (IRC) et l'impôt sur le revenu des personnes physiques (IRS). Un aspect critique est l'utilisation obligatoire d'un logiciel de facturation certifié pour les entreprises dépassant certains seuils de chiffre d'affaires, abaissés à 50 000 € depuis 2020.

Une exigence importante à venir est le mandat de la Signature Électronique Qualifiée (QES). Bien qu'elle ait été reportée plusieurs fois, les factures PDF ne seront considérées comme des factures électroniques valides à des fins fiscales qu'à partir du 1er janvier 2027, si elles incluent une QES ou un sceau électronique qualifié. Jusqu'à cette date, les factures PDF sans QES restent acceptables, à condition qu'elles respectent d'autres critères de conformité, tels que d'être générées par un logiciel certifié et d'inclure les codes ATCUD et QR.

Pour les transactions entre entreprises (B2B), la facturation électronique structurée n'est pas encore généralement obligatoire au Portugal. Cependant, une organisation peut volontairement émettre une facture électronique à un acheteur avec l'acceptation préalable de ce dernier. Cet accent sur l'acceptation de l'acheteur dans les scénarios B2B est une nuance cruciale souvent négligée, soulignant que bien que l'infrastructure technique pour la facturation électronique soit robuste, le mandat d'adoption B2B repose encore sur un accord mutuel, contrairement à la facturation électronique obligatoire pour les transactions entre entreprises et administrations (B2G).

Meilleures pratiques pour rédiger des factures par e-mail

Rédiger des factures par e-mail professionnelles et claires est essentiel pour des opérations financières efficaces et pour maintenir de bonnes relations avec les clients au Portugal. Bien que le cadre légal se concentre sur le contenu et la transmission des factures, une composition efficace des e-mails garantit que vos factures sont rapidement reconnues et traitées.

• Sujets d'e-mail professionnels : Utilisez des lignes de sujet claires et concises qui transmettent immédiatement l'objectif de l'e-mail. Voici quelques exemples :
• "Facture [Numéro de Facture] de [Nom de Votre Entreprise]"
• "Paiement dû : Facture [Numéro de Facture] pour [Service/Produit]"
• "Fatura [Número da Fatura] de [Nome da Sua Empresa]" (exemple portugais)
• Éléments essentiels d'un e-mail de facture : Le corps de votre e-mail doit être professionnel et contenir des informations clés. Joignez toujours la facture réelle au format PDF, en vous assurant qu'elle inclut tous les éléments légalement requis. Ceux-ci comprennent :
• Les numéros d'identification fiscale du fournisseur et du client (NIF/numéro de TVA).
• Date de la facture et un numéro séquentiel unique.
• Une description claire des biens ou services, quantité, prix unitaire, montant taxable, taux de TVA applicable et le montant de la TVA pour chaque taux, ainsi que le total dû.
• Le code ATCUD (Código Único do Documento), un code de document unique de 8 caractères, et un code QR. Ceux-ci sont obligatoires sur toutes les factures, qu'elles soient papier ou PDF, et doivent être générés par un logiciel certifié par l'AT. Le code QR, d'une taille minimale de 30 mm x 30 mm, encode les données clés de la facture pour vérification.
• Instructions de paiement efficaces : Indiquez clairement les conditions de paiement, les dates d'échéance et les méthodes de paiement acceptées. Fournissez tous les détails bancaires nécessaires (IBAN, SWIFT/BIC) et tout numéro de référence spécifique requis pour la réconciliation. Envisagez d'inclure un lien direct vers un portail de paiement sécurisé si disponible. Des instructions de paiement claires et rapides réduisent les retards et les questions, rationalisant ainsi votre flux de trésorerie.

Conformité et stockage des factures électroniques

Assurer la conformité et le stockage approprié des factures électroniques au Portugal est primordial pour éviter des problèmes juridiques et fiscaux. L'Autorité fiscale et douanière portugaise (AT) a mis en place des mesures robustes pour améliorer la traçabilité et garantir l'intégrité des documents financiers.

Exigences de traçabilité :

• Codes ATCUD et QR : Toutes les factures émises à partir d'un logiciel certifié doivent inclure un code ATCUD unique et un code QR. L'ATCUD, un numéro de validation séquentiel unique, aide à lier les factures aux données de l'autorité fiscale, tandis que le code QR encode des détails essentiels de la facture pour vérification. Ces éléments sont cruciaux pour améliorer la transparence et lutter contre la fraude fiscale.
• Rapport SAF-T : Toutes les entreprises assujetties à la TVA, y compris les non-résidents ayant un enregistrement à la TVA portugaise, sont tenues de transmettre leurs données de facturation électroniquement à l'AT. Cela se fait principalement par le biais de fichiers SAF-T (Standard Audit File for Tax) mensuels, qui contiennent des données détaillées sur les factures. Ces rapports sont généralement dus le 5 du mois suivant l'émission des documents.

Mandats de stockage légal :

• Les factures électroniques doivent être conservées pendant un minimum de 10 ans.
• Durant cette période, l'intégrité, l'authenticité et la lisibilité des factures doivent être garanties.
• L'archivage numérique est autorisé au Portugal ou dans tout autre État membre de l'UE, à condition que l'accès via des terminaux situés au Portugal soit garanti. L'archivage en dehors de l'UE nécessite une autorisation préalable de l'AT.

Spécificités de conformité à la TVA : Le Portugal adhère aux exigences de contenu standard des factures de la directive TVA de l'UE, complétées par ses spécificités nationales comme les codes ATCUD et QR obligatoires. Le rapport mensuel SAF-T joue un rôle central dans la conformité à la TVA, fournissant à l'autorité fiscale un accès quasi temps réel aux données de transaction.

Changements et délais à venir dans la facturation électronique portugaise

Le paysage de la facturation électronique au Portugal évolue continuellement, avec plusieurs changements clés et délais à venir que les entreprises doivent anticiper pour maintenir leur conformité.

Un des changements les plus significatifs à venir est l'exigence obligatoire d'une Signature Électronique Qualifiée (QES) sur les factures PDF. Cette exigence, qui a connu plusieurs reports, doit maintenant entrer en vigueur le 1er janvier 2027. À partir de cette date, les factures PDF sans QES ne seront plus considérées comme des factures électroniques valides à des fins fiscales, soulignant la nécessité pour les entreprises d'intégrer la signature qualifiée dans leurs flux de facturation. D'ici là, les factures PDF restent acceptables sans QES, à condition qu'elles respectent d'autres réglementations existantes, telles que l'inclusion des codes ATCUD et QR et d'être générées par un logiciel certifié.

En regardant plus loin, la soumission obligatoire du fichier comptable SAF-T pour les transactions effectuées en 2026 a été reportée et sera désormais due en 2028. Cette extension donne aux entreprises un temps supplémentaire pour adapter leurs systèmes et processus comptables à cette exigence de reporting complète. De plus, l'utilisation obligatoire de la facturation électronique pour les transactions entre entreprises et administrations (B2G) a été étendue aux petites et moyennes entreprises (PME) et aux micro-entreprises à partir du 1er janvier 2026.

Ces changements réglementaires font partie de la stratégie de transformation numérique plus large du Portugal, s'alignant sur des initiatives telles que la TVA à l'ère numérique de l'UE (ViDA), qui vise à standardiser la facturation électronique structurée et le reporting numérique quasi temps réel pour les transactions B2B intra-UE d'ici 2028-2030. Les entreprises doivent rester vigilantes, surveillant les mises à jour officielles de l'Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) pour s'assurer que leurs systèmes et pratiques sont prêts pour la conformité future.

FAQ sur les factures par e-mail pour le Portugal

• Quelles sont les exigences légales spécifiques pour les factures par e-mail au Portugal ?

  Les factures par e-mail au Portugal doivent être conformes au décret-loi n° 28/2019, qui exige l'utilisation d'un logiciel de facturation certifié pour la plupart des entreprises. Elles doivent inclure des détails essentiels tels que le numéro d'identification fiscale du fournisseur et du client, le numéro de facture et une description détaillée des biens ou services. De plus, les factures doivent comporter les codes ATCUD et QR, et respecter des normes spécifiques de stockage et de traçabilité pour garantir la conformité avec la législation fiscale portugaise.

• Une signature électronique est-elle obligatoire pour les factures PDF au Portugal ?

  Actuellement, une signature électronique n'est pas obligatoire pour les factures PDF au Portugal. Cependant, à partir du 1er janvier 2027, une Signature Électronique Qualifiée (QES) sera requise pour que les factures PDF soient considérées comme valides à des fins fiscales. Jusqu'à ce que ce mandat entre en vigueur, les factures PDF sans QES restent acceptables à condition qu'elles respectent d'autres réglementations.

• Y a-t-il une limite sur le nombre de factures que je peux créer dans Harvest ?
  Non, il n'y a pas de limite sur le nombre de factures que vous pouvez créer dans Harvest.
• Quelles sont les limitations des outils de facturation électronique pour garantir la conformité avec les réglementations portugaises ?

  Les outils de facturation électronique peuvent rencontrer des limitations telles que la nécessité de s'intégrer à un logiciel certifié pour générer des factures avec les codes ATCUD et QR obligatoires. De plus, ils doivent garantir la conformité avec des exigences spécifiques de stockage et de traçabilité, ce qui peut nécessiter une connaissance réglementaire locale complexe. Ces outils nécessitent également des mises à jour pour s'aligner sur les changements réglementaires et les délais en évolution.

• Comment puis-je m'assurer que mes factures par e-mail sont conformes aux réglementations sur la TVA au Portugal ?

  Pour garantir la conformité avec les réglementations sur la TVA au Portugal, les factures doivent inclure des informations détaillées telles que le numéro de TVA, le numéro de facture, la date et une répartition des biens ou services avec les taux de TVA applicables. Elles doivent également comporter les codes ATCUD et QR et être générées à l'aide d'un logiciel certifié. La soumission régulière de fichiers SAF-T aux autorités fiscales portugaises est également cruciale pour la conformité.