Envoyer une Facture au Vietnam

Harvest excelle à simplifier le processus de facturation pour les entreprises, bien qu'il ne couvre pas les réglementations spécifiques de facturation électronique vietnamiennes.

Comprendre les Réglementations de Facturation Électronique au Vietnam

Le Vietnam a adopté la facturation électronique (facturation électronique) comme pierre angulaire de sa modernisation fiscale et de son agenda de transformation numérique, la rendant obligatoire pour la plupart des entreprises depuis le 1er juillet 2022. L'objectif principal de ce changement est d'améliorer l'équité et la transparence en matière de fiscalité, de réduire la fraude, d'améliorer l'efficacité de la collecte des impôts et d'obtenir une supervision en temps réel des transactions en passant des factures papier aux factures électroniques.

Le parcours vers la facturation électronique obligatoire a commencé avec le Décret 119/2018, qui visait initialement une adoption nationale d'ici le 1er novembre 2020. Cependant, pour permettre aux entreprises de mieux se préparer et de s'aligner sur la nouvelle Loi sur l'Administration Fiscale, le Décret 123/2020/ND-CP a reporté le mandat au 1er juillet 2022. Ce décret, ainsi que la Circulaire 78/2021/TT-BTC émise par le Ministère des Finances, a établi les lignes directrices fondamentales pour la mise en œuvre de la facturation électronique.

Les mises à jour législatives récentes, en particulier le Décret n° 70/2025/ND-CP (modifiant le Décret 123) et la Circulaire n° 32/2025/TT-BTC (remplaçant la Circulaire 78), entrées en vigueur le 1er juin 2025, ont encore affiné le cadre de la facturation électronique. Ces mises à jour visent à améliorer la clarté, à s'aligner sur la Loi sur la TVA modifiée, à améliorer l'efficacité de l'administration fiscale et à s'adapter à l'utilisation croissante des factures électroniques et des transactions numériques. Les changements clés incluent l'élargissement du champ d'application aux fournisseurs étrangers dans le commerce électronique et les plateformes numériques, et l'obligation pour les entreprises à fort chiffre d'affaires et orientées vers le consommateur d'intégrer les systèmes de point de vente (POS) avec la plateforme de facturation électronique pour une transmission de données en temps réel. Les entreprises peuvent rester informées en consultant régulièrement les annonces de la Direction Générale des Impôts (GDT) et en consultant des fournisseurs de services de facturation électronique accrédités.

Types de Factures Électroniques et Leurs Applications

Au Vietnam, les factures électroniques sont principalement classées en deux types principaux en fonction de leur statut d'authentification : factures électroniques authentifiées et factures électroniques non authentifiées. Comprendre ces distinctions est crucial pour les entreprises afin d'assurer la conformité.

• Facture Électronique Authentifiée : Ce type de facture électronique se voit attribuer un code d'authentification unique par l'autorité fiscale (Direction Générale des Impôts - GDT) avant d'être envoyée à l'acheteur par le vendeur. Ces factures sont généralement utilisées par la plupart des entreprises et organisations économiques lors de la vente de biens ou de la fourniture de services, quel que soit le montant de la transaction, sauf exemption spécifique. Le code GDT agit comme un mécanisme de vérification, confirmant la légitimité et l'intégrité de la facture.
• Facture Électronique Non Authentifiée : Ces factures électroniques sont envoyées directement à l'acheteur par le vendeur sans authentification préalable de l'autorité fiscale. Certaines entreprises dans des secteurs réglementés ou celles ayant des contrôles internes robustes peuvent être autorisées à émettre des factures électroniques non authentifiées. Cependant, même ces factures doivent toujours être rapportées à la GDT, soit de manière asynchrone après émission, soit périodiquement avec les déclarations de TVA. L'approbation de l'autorité fiscale est requise pour que les entreprises émettent des factures sans le code GDT.

Au-delà de ces deux catégories principales, les factures électroniques ont également diverses applications selon leur but d'utilisation, comme l'indique le Décret 123 (modifié par le Décret 70). Celles-ci incluent :

• Factures Électroniques de TVA : Utilisées pour les transactions où la méthode de déduction de la TVA est appliquée, telles que les biens/services domestiques, le transport international et les exportations. Cela englobe désormais également les services de commerce électronique et de plateformes numériques fournis par des fournisseurs étrangers sans établissement permanent au Vietnam.
• Factures Électroniques de Vente : Applicables aux entreprises utilisant la méthode de TVA directe ou pour des transactions spécifiques comme les ventes de biens publics.
• Factures Électroniques générées par des caisses enregistreuses POS : Avec le Décret 70/2025/ND-CP, l'utilisation de factures électroniques générées par des caisses enregistreuses est obligatoire pour les entreprises dans les secteurs de la vente au détail, de l'hôtellerie, de la restauration, des services alimentaires et des services personnels, à condition que leur chiffre d'affaires annuel dépasse 1 milliard de VND. Ces caisses enregistreuses doivent être connectées électroniquement au système de la GDT pour une transmission de données en temps réel. Pour ces factures électroniques spécifiques, les signatures numériques sont optionnelles, mais non obligatoires.

Toutes les factures électroniques, quel que soit leur type, doivent être émises au format XML et inclure une signature numérique (sauf pour les factures générées par POS) pour garantir leur authenticité et leur intégrité.

Guide Étape par Étape pour l'Enregistrement de Factures Électroniques

Enregistrer pour la facturation électronique au Vietnam implique un processus structuré via la Direction Générale des Impôts (GDT) pour assurer la conformité. Toutes les entreprises doivent s'enregistrer sur le site de la GDT et obtenir une approbation avant de pouvoir légalement émettre des factures électroniques.

Voici un guide détaillé :

• Déterminer les Types de Documents et la Méthode d'Émission : Avant de commencer l'enregistrement, les entreprises doivent décider quels types de documents de factures électroniques elles doivent émettre (par exemple, authentifiées ou non authentifiées) et choisir une méthode d'émission. Les options incluent l'intégration directe via API, l'utilisation d'un fournisseur de services accrédité ou le téléchargement manuel de factures XML sur le portail de la GDT.
• Préparer le Formulaire d'Enregistrement : Les entreprises doivent préparer le formulaire d'enregistrement pour l'utilisation de factures électroniques, généralement le Formulaire n° 01/DKTD-HDDT, trouvé dans l'Annexe IA du décret pertinent. Ce formulaire nécessite des informations spécifiques, y compris le type de facture choisi (avec ou sans le code d'authentification de l'autorité fiscale), une adresse e-mail active pour les notifications de la GDT, et d'autres détails connexes.
• Obtenir une Signature Numérique : Une signature numérique valide est obligatoire pour la plupart des factures électroniques au Vietnam (sauf pour celles générées par POS) pour garantir leur authenticité et leur intégrité. Les entreprises doivent se procurer cela auprès d'un fournisseur approuvé par la GDT. Les fournisseurs de services accrédités locaux aident souvent à cette acquisition et au processus d'enregistrement global.
• Soumettre la Demande à la GDT : Le formulaire d'enregistrement complété, ainsi qu'une décision sur la demande et un modèle de facture électronique, doivent être soumis à la GDT. Cela peut souvent être fait par l'intermédiaire d'un fournisseur de services de facturation électronique.
• Examen et Approbation de la GDT : Après réception de la demande, les autorités fiscales doivent l'examiner et fournir un avis électronique d'approbation ou de refus, généralement dans un délai d'un jour ouvrable. Une fois approuvée, l'entreprise est officiellement autorisée à émettre des factures électroniques.

Les défis courants lors de l'enregistrement peuvent inclure la préparation correcte de toute la documentation et la compréhension des nuances des différents types de factures électroniques. S'associer à un fournisseur de services de facturation électronique expérimenté peut considérablement rationaliser ce processus et aider à surmonter les obstacles potentiels.

Contenu Obligatoire et Conformité pour les Factures Électroniques

Assurer que les factures électroniques contiennent toutes les informations obligatoires et respectent les normes vietnamiennes est crucial pour la conformité et éviter des pénalités. La Direction Générale des Impôts (GDT) impose des exigences de contenu spécifiques pour maintenir la transparence et faciliter l'administration fiscale.

Selon l'Article 10 du Décret 123, modifié par le Décret 70, une facture électronique éligible doit contenir les informations suivantes :

• Nom de la facture électronique et numéro de série : Identifiant clairement le type de document et sa série.
• Numéro de facture électronique : Un identifiant unique pour chaque facture.
• Informations sur le Vendeur : Y compris le nom, l'adresse et le numéro de code fiscal du vendeur.
• Informations sur l'Acheteur : Y compris le nom, l'adresse et le numéro de code fiscal de l'acheteur. Pour les transactions B2C, si demandé par l'acheteur, leur numéro d'identification personnelle ou numéro de téléphone peut également être inclus.
• Signature Électronique : Une signature numérique par le vendeur est obligatoire pour la plupart des factures électroniques afin d'assurer leur intégrité et leur authenticité. Pour les factures générées par POS, les signatures numériques sont optionnelles.
• Date d'Émission : La date à laquelle la facture électronique est émise.
• Date de Signature : La date à laquelle la facture électronique est signée.
• Informations sur le Fournisseur de Factures Électroniques : Nom et code fiscal du fournisseur de services de factures électroniques, le cas échéant.
• Détails de la Transaction : Une description claire des biens ou services, y compris le prix unitaire, la quantité et le prix de paiement. Des cas spécifiques ont des exigences supplémentaires ; par exemple, les factures de services alimentaires et de boissons doivent montrer les articles, et les factures de services de transport doivent inclure le numéro de plaque du véhicule et les détails du voyage.

Le format mandaté pour les données de factures électroniques au Vietnam est XML. Cette standardisation garantit un échange de données cohérent avec les autorités fiscales. Les entreprises doivent extraire et transmettre les données de factures électroniques dans ce format. Les meilleures pratiques pour maintenir la conformité incluent la vérification régulière que tous les champs requis sont correctement remplis, s'assurer que les signatures numériques sont valides et à jour, et utiliser des logiciels ou des fournisseurs de services de facturation électronique approuvés par la GDT qui respectent automatiquement les dernières normes techniques et légales. Les factures électroniques doivent également être stockées en toute sécurité pendant une période de 10 ans.

Pénalités et Application pour Non-Conformité

La non-conformité aux réglementations de facturation électronique au Vietnam peut entraîner des pénalités significatives, soulignant l'importance d'un strict respect du cadre légal établi. Le gouvernement s'engage à faire respecter ces réglementations pour maintenir la transparence fiscale et lutter contre la fraude.

Les pénalités peuvent découler de diverses violations, notamment :

• Non-émission de factures électroniques : Les entreprises qui ne passent pas des factures papier aux factures électroniques ou qui ne parviennent pas à émettre des factures électroniques pour des transactions lorsque cela est requis encourent des amendes.
• Moment incorrect de l'émission de la facture : Le Décret 70/2025/ND-CP modifie l'Article 9 du Décret 123/2020/ND-CP, fixant des délais spécifiques pour l'émission des factures. Par exemple, les factures pour les ventes de biens sont émises lorsque la propriété est transférée, indépendamment du paiement, et pour les services, lorsque le service est terminé. Les violations de ces délais peuvent entraîner des pénalités.
• Utilisation de types de factures électroniques incorrects : Émettre une facture électronique non authentifiée lorsque l'une authentifiée est requise, ou vice-versa, sans autorisation appropriée, peut entraîner des amendes.
• Factures non séquentielles : Les factures doivent être émises dans un ordre séquentiel, et les écarts peuvent être pénalisés.
• Données de factures électroniques non soumises : Le non-respect de la transmission des données de factures électroniques aux autorités fiscales, soit directement, soit par l'intermédiaire d'un fournisseur de services autorisé, constitue une violation grave.
• Utilisation de factures frauduleuses ou illégales : Cela inclut l'utilisation de factures contrefaites, de factures pour des biens de contrebande, ou celles associées à un risque fiscal élevé, ce qui peut entraîner des pénalités sévères.

Bien que les taux de pénalité monétaire spécifiques puissent varier en fonction de la gravité et de la nature de la violation, ils sont conçus pour dissuader la non-conformité. Par exemple, les entreprises peuvent faire face à des amendes administratives pour des infractions mineures, tandis que des infractions plus graves, telles que l'utilisation de factures frauduleuses, pourraient entraîner des amendes plus élevées, la suspension de l'utilisation de factures électroniques, voire des poursuites pénales dans des cas extrêmes.

Pour éviter les pénalités, les entreprises devraient :

1. Rester Informées : Surveiller régulièrement les mises à jour de la GDT concernant les réglementations de facturation électronique, en particulier avec des décrets récents comme le Décret 70/2025/ND-CP.
2. Mettre en Œuvre des Systèmes Robustes : Utiliser des logiciels de facturation électronique approuvés par la GDT ou des fournisseurs de services qui garantissent la conformité automatique avec les exigences de formatage, de contenu et de reporting.
3. Effectuer des Audits Internes : Examiner périodiquement les processus de facturation électronique pour identifier et rectifier d'éventuels écarts de conformité.
4. Former le Personnel : S'assurer que tout le personnel concerné est bien informé des dernières procédures et exigences de facturation électronique.

Une conformité proactive et une compréhension claire des réglementations sont les meilleures mesures préventives contre les actions d'application.

FAQ sur l'Envoi de Factures au Vietnam

• Quelles sont les pénalités pour non-conformité aux réglementations de facturation électronique au Vietnam ?

  Les pénalités pour non-conformité aux réglementations de facturation électronique au Vietnam peuvent inclure des amendes pour ne pas avoir émis de factures électroniques lorsque cela est requis, émettre des factures dans un ordre non séquentiel, ou utiliser des types de factures non autorisés. Des violations plus graves, telles que l'utilisation de factures frauduleuses, peuvent entraîner des amendes plus élevées, la suspension des privilèges de facturation, voire des poursuites pénales. Il est crucial pour les entreprises de rester informées et conformes pour éviter ces pénalités.

• Puis-je utiliser n'importe quel fournisseur de services de facturation électronique au Vietnam ?

  Au Vietnam, les entreprises doivent utiliser des fournisseurs de services de facturation électronique accrédités par la Direction Générale des Impôts (GDT). Ces fournisseurs garantissent que le logiciel de facturation électronique est conforme aux réglementations vietnamiennes, y compris les exigences de format de données, de contenu et de procédures de reporting. Les entreprises doivent vérifier le statut d'accréditation d'un fournisseur avant de recourir à ses services.

• Comment Harvest garantit-il la sécurité de mes données financières et clients ?
  Harvest priorise la sécurité en utilisant un cryptage standard de l'industrie, des serveurs sécurisés et des audits de sécurité réguliers pour protéger vos données financières et clients contre tout accès non autorisé.
• Y a-t-il des limitations aux systèmes de facturation électronique pour les transactions internationales ?

  Les systèmes de facturation électronique peuvent rencontrer des limitations dans le traitement des transactions internationales, telles que les juridictions fiscales différentes, les conversions de devises et la conformité à des normes réglementaires diverses. Les entreprises engagées dans le commerce international doivent s'assurer que leurs solutions de facturation électronique peuvent s'adapter à ces défis et respecter les exigences spécifiques de chaque pays impliqué.

• Comment les entreprises peuvent-elles s'assurer que leurs factures électroniques sont conformes aux réglementations vietnamiennes ?

  Pour garantir la conformité avec les réglementations vietnamiennes, les entreprises doivent utiliser des logiciels de facturation électronique approuvés par la GDT qui respectent automatiquement les dernières normes légales. Elles doivent également auditer régulièrement leurs processus de facturation électronique, rester informées des changements réglementaires et s'assurer que toutes les informations obligatoires de la facture sont correctement incluses. Former le personnel sur ces exigences peut également aider à maintenir la conformité.