Invia Fattura in Vietnam

Harvest semplifica il processo di fatturazione per le aziende, anche se non copre le specifiche normative vietnamite sull'e-fatturazione.

Comprendere le Normative sull'E-Fatturazione in Vietnam

Il Vietnam ha adottato l'e-fatturazione come pietra miliare della sua modernizzazione fiscale e dell'agenda di trasformazione digitale, rendendola obbligatoria per la maggior parte delle aziende dal 1° luglio 2022. L'obiettivo principale di questo cambiamento è migliorare l'equità e la trasparenza nella tassazione, ridurre le frodi, migliorare l'efficienza della riscossione fiscale e ottenere una supervisione in tempo reale delle transazioni passando dalle fatture cartacee a quelle elettroniche.

Il percorso verso l'e-fatturazione obbligatoria è iniziato con il Decreto 119/2018, che inizialmente mirava a un'adozione nazionale entro il 1° novembre 2020. Tuttavia, per consentire alle aziende di prepararsi meglio e allinearsi con la nuova Legge sull'Amministrazione Fiscale, il Decreto 123/2020/ND-CP ha posticipato il mandato al 1° luglio 2022. Questo decreto, insieme alla Circolare 78/2021/TT-BTC emessa dal Ministero delle Finanze, ha stabilito le linee guida fondamentali per l'implementazione dell'e-fatturazione.

Aggiornamenti legislativi recenti, in particolare il Decreto n. 70/2025/ND-CP (che modifica il Decreto 123) e la Circolare n. 32/2025/TT-BTC (che sostituisce la Circolare 78), in vigore dal 1° giugno 2025, hanno ulteriormente affinato il quadro dell'e-fatturazione. Questi aggiornamenti mirano a migliorare la chiarezza, allinearsi con la Legge IVA modificata, migliorare l'efficienza dell'amministrazione fiscale e adattarsi all'uso crescente di fatture elettroniche e transazioni digitali. Le modifiche chiave includono l'espansione dell'ambito ai fornitori esteri nel commercio elettronico e sulle piattaforme digitali, e la richiesta alle aziende ad alto fatturato e a quelle a contatto con i consumatori di integrare i sistemi di Punto Vendita (POS) con la piattaforma di e-fatturazione per la trasmissione dei dati in tempo reale. Le aziende possono rimanere aggiornate controllando regolarmente gli annunci del Dipartimento Generale delle Entrate (GDT) e consultando fornitori di servizi di e-fatturazione accreditati.

Tipi di E-Fatture e Loro Applicazioni

In Vietnam, le e-fatture sono principalmente suddivise in due categorie principali in base al loro stato di autenticazione: e-fatture autenticate e e-fatture non autenticate. Comprendere queste distinzioni è cruciale per le aziende per garantire la conformità.

• E-Fattura Autenticata: Questo tipo di e-fattura riceve un codice di autenticazione unico dall'autorità fiscale (Dipartimento Generale delle Entrate - GDT) prima di essere inviata all'acquirente dal venditore. Queste fatture sono tipicamente utilizzate dalla maggior parte delle imprese e delle organizzazioni economiche quando vendono beni o forniscono servizi, indipendentemente dal valore della transazione, a meno che non siano specificamente esentate. Il codice GDT funge da meccanismo di verifica, confermando la legittimità e l'integrità della fattura.
• E-Fattura Non Autenticata: Queste e-fatture vengono inviate direttamente all'acquirente dal venditore senza previa autenticazione da parte dell'autorità fiscale. Alcune aziende in settori regolamentati o quelle con controlli interni robusti possono essere autorizzate a emettere e-fatture non autenticate. Tuttavia, anche queste fatture devono comunque essere riportate al GDT, sia in modo asincrono dopo l'emissione che periodicamente insieme alle dichiarazioni IVA. È necessaria l'approvazione dell'autorità fiscale per le aziende che desiderano emettere fatture senza il codice GDT.

Oltre a queste due categorie principali, le e-fatture hanno anche varie applicazioni a seconda dello scopo d'uso, come delineato nel Decreto 123 (modificato dal Decreto 70). Queste includono:

• E-Fatture IVA: Utilizzate per transazioni in cui viene applicato il metodo di detrazione IVA, come beni/servizi nazionali, trasporti internazionali ed esportazioni. Questo ora comprende anche i servizi di commercio elettronico e piattaforme digitali forniti da fornitori esteri senza una stabile organizzazione in Vietnam.
• E-Fatture di Vendita: Applicabili per le aziende che utilizzano il metodo IVA diretto o per transazioni specifiche come la vendita di beni pubblici.
• E-Fatture generate da registratori di cassa POS: Con il Decreto 70/2025/ND-CP, l'uso di e-fatture generate da registratori di cassa è obbligatorio per le aziende nei settori del commercio al dettaglio, ospitalità, ristorazione, servizi alimentari e servizi personali, a condizione che il loro fatturato annuale superi 1 miliardo di VND. Questi registratori di cassa devono essere collegati elettronicamente al sistema GDT per la trasmissione dei dati in tempo reale. Per queste specifiche e-fatture, le firme digitali sono facoltative, non obbligatorie.

Tutte le e-fatture, indipendentemente dal tipo, devono essere emesse in formato XML e includere una firma digitale (eccetto per le fatture generate da POS) per garantire autenticità e integrità.

Guida Passo-Passo alla Registrazione per l'E-Fatturazione

Registrarsi per l'e-fatturazione in Vietnam implica un processo strutturato attraverso il Dipartimento Generale delle Entrate (GDT) per garantire la conformità. Tutte le aziende devono registrarsi sul sito web del GDT e ottenere approvazione prima di poter emettere legalmente fatture elettroniche.

Ecco una guida dettagliata:

• Determinare i Tipi di Documento e il Metodo di Emissione: Prima di avviare la registrazione, le aziende devono decidere quali tipi di documento di e-fattura devono emettere (ad es. autenticate o non autenticate) e selezionare un metodo di emissione. Le opzioni includono integrazione diretta tramite API, utilizzo di un fornitore di servizi accreditato o caricamento manuale di fatture XML sul portale GDT.
• Preparare il Modulo di Registrazione: Le aziende devono preparare il modulo di registrazione per l'uso delle e-fatture, tipicamente il Modulo n. 01/DKTD-HDDT, presente nell'Allegato IA del decreto pertinente. Questo modulo richiede informazioni specifiche, inclusi il tipo di fattura scelto (con o senza il codice di autenticazione dell'autorità fiscale), un indirizzo email attivo per le notifiche GDT e altri dettagli correlati.
• Ottenere una Firma Digitale: Una firma digitale valida è obbligatoria per la maggior parte delle e-fatture in Vietnam (eccetto per quelle generate da POS) per garantire autenticità e integrità. Le aziende devono procurarla da un fornitore approvato dal GDT. I fornitori di servizi accreditati locali spesso assistono in questo acquisto e nel processo di registrazione complessivo.
• Inviare la Domanda al GDT: Il modulo di registrazione completato, insieme a una decisione sulla domanda e un modello di e-fattura, deve essere inviato al GDT. Questo può spesso essere fatto tramite un fornitore di servizi di e-fatturazione.
• Revisione e Approvazione del GDT: Dopo aver ricevuto la domanda, le autorità fiscali devono esaminarla e fornire un avviso elettronico di approvazione o rifiuto, tipicamente entro un giorno lavorativo. Una volta approvata, l'azienda è ufficialmente autorizzata a emettere fatture elettroniche.

Le sfide comuni durante la registrazione possono includere la preparazione corretta di tutta la documentazione e la comprensione delle sfumature dei diversi tipi di e-fattura. Collaborare con un fornitore di servizi di e-fatturazione esperto può semplificare notevolmente questo processo e aiutare a superare potenziali ostacoli.

Contenuti Obbligatori e Conformità per le E-Fatture

Assicurarsi che le e-fatture contengano tutte le informazioni obbligatorie e rispettino gli standard vietnamiti è fondamentale per la conformità e per evitare sanzioni. Il Dipartimento Generale delle Entrate (GDT) impone requisiti specifici di contenuto per mantenere la trasparenza e facilitare l'amministrazione fiscale.

Secondo l'Articolo 10 del Decreto 123, modificato dal Decreto 70, un'e-fattura idonea deve contenere le seguenti informazioni:

• Nome dell'e-fattura e numero di serie: Identificazione chiara del tipo di documento e della sua serie.
• Numero dell'e-fattura: Un identificatore unico per ogni fattura.
• Informazioni sul Venditore: Inclusi nome, indirizzo e numero di codice fiscale del venditore.
• Informazioni sull'Acquirente: Inclusi nome, indirizzo e numero di codice fiscale dell'acquirente. Per le transazioni B2C, se richiesto dall'acquirente, può essere incluso anche il numero di identificazione personale o il numero di telefono.
• Firma Elettronica: Una firma digitale del venditore è obbligatoria per la maggior parte delle e-fatture per garantire la loro integrità e autenticità. Per le fatture generate da POS, le firme digitali sono facoltative.
• Data di Emissione: La data in cui l'e-fattura è emessa.
• Data di Firma: La data in cui l'e-fattura è firmata.
• Informazioni sul Fornitore di E-Fatture: Nome e codice fiscale del fornitore di servizi di e-fattura, se applicabile.
• Dettagli della Transazione: Una chiara descrizione di beni o servizi, inclusi prezzo unitario, quantità e prezzo di pagamento. Casi specifici hanno requisiti aggiuntivi; ad esempio, le fatture per servizi di ristorazione devono mostrare gli articoli, e le fatture per servizi di trasporto devono includere il numero di targa del veicolo e i dettagli del viaggio.

Il formato obbligatorio per i dati delle e-fatture in Vietnam è XML. Questa standardizzazione garantisce uno scambio di dati coerente con le autorità fiscali. Le aziende devono estrarre e trasmettere i dati delle e-fatture in questo formato. Le migliori pratiche per mantenere la conformità includono la verifica regolare che tutti i campi richiesti siano accuratamente compilati, garantendo che le firme digitali siano valide e aggiornate, e utilizzando software o fornitori di servizi di e-fatturazione approvati dal GDT che aderiscono automaticamente agli ultimi standard tecnici e legali. Le fatture elettroniche devono anche essere conservate in modo sicuro per un periodo di 10 anni.

Sanzioni e Applicazione per Non Conformità

La non conformità alle normative sull'e-fatturazione in Vietnam può comportare sanzioni significative, sottolineando l'importanza di un'aderenza rigorosa al quadro legale stabilito. Il governo è impegnato a far rispettare queste normative per mantenere la trasparenza fiscale e combattere le frodi.

Le sanzioni possono derivare da varie violazioni, tra cui:

• Incapacità di emettere e-fatture: Le aziende che non passano dalle fatture cartacee a quelle elettroniche o non emettono e-fatture per transazioni quando richiesto affrontano multe.
• Tempistiche errate di emissione delle fatture: Il Decreto 70/2025/ND-CP modifica l'Articolo 9 del Decreto 123/2020/ND-CP, stabilendo tempistiche specifiche per l'emissione delle fatture. Ad esempio, le fatture per la vendita di beni vengono emesse quando il possesso viene trasferito, indipendentemente dal pagamento, e per i servizi, quando il servizio è completato. Le violazioni di queste tempistiche possono comportare sanzioni.
• Utilizzo di tipi di e-fattura errati: Emettere un'e-fattura non autenticata quando è richiesta una autenticata, o viceversa, senza autorizzazione adeguata, può portare a multe.
• Fatture non sequenziali: Le fatture devono essere emesse in ordine sequenziale, e le deviazioni possono essere sanzionate.
• Dati delle e-fatture non inviati: La mancata trasmissione dei dati delle e-fatture alle autorità fiscali, sia direttamente che tramite un fornitore di servizi autorizzato, è una violazione grave.
• Utilizzo di fatture fraudolente o illegali: Questo include l'uso di fatture contraffatte, fatture per beni di contrabbando o quelle associate a un alto rischio fiscale, che possono comportare sanzioni severe.

Sebbene le specifiche tariffe di sanzione monetaria possano variare in base alla gravità e alla natura della violazione, sono progettate per scoraggiare la non conformità. Ad esempio, le aziende potrebbero affrontare multe amministrative per infrazioni minori, mentre reati più gravi, come l'uso di fatture fraudolente, potrebbero comportare multe più elevate, sospensione dell'uso delle e-fatture o addirittura accuse penali in casi estremi.

Per evitare sanzioni, le aziende dovrebbero:

1. Rimanere Informate: Monitorare regolarmente gli aggiornamenti del GDT riguardo alle normative sull'e-fatturazione, specialmente con decreti recenti come il Decreto 70/2025/ND-CP.
2. Implementare Sistemi Robusti: Utilizzare software di e-fatturazione approvati dal GDT o fornitori di servizi che garantiscano la conformità automatica con i requisiti di formattazione, contenuto e reporting.
3. Condurre Audit Interni: Rivedere periodicamente i processi di e-fatturazione per identificare e correggere eventuali lacune di conformità.
4. Formare il Personale: Assicurarsi che tutto il personale rilevante sia ben informato sulle ultime procedure e requisiti di e-fatturazione.

La conformità proattiva e una chiara comprensione delle normative sono le migliori misure preventive contro le azioni di enforcement.

Domande Frequenti sull'Invio di Fatture in Vietnam

• Quali sono le sanzioni per la non conformità alle normative sull'e-fatturazione in Vietnam?

  Le sanzioni per la non conformità alle normative sull'e-fatturazione in Vietnam possono includere multe per non aver emesso e-fatture quando richiesto, per aver emesso fatture in ordine non sequenziale o per aver utilizzato tipi di fatture non autorizzati. Violazioni più gravi, come l'uso di fatture fraudolente, possono comportare multe più elevate, sospensione dei privilegi di fatturazione o addirittura accuse penali. È fondamentale che le aziende rimangano informate e conformi per evitare queste sanzioni.

• Posso utilizzare qualsiasi fornitore di servizi di e-fatturazione in Vietnam?

  In Vietnam, le aziende devono utilizzare fornitori di servizi di e-fatturazione accreditati dal Dipartimento Generale delle Entrate (GDT). Questi fornitori garantiscono che il software di e-fatturazione sia conforme alle normative vietnamite, inclusi formato dei dati, requisiti di contenuto e procedure di reporting. Le aziende dovrebbero verificare lo stato di accreditamento di un fornitore prima di avvalersi dei suoi servizi.

• Come garantisce Harvest la sicurezza dei miei dati finanziari e dei clienti?
  Harvest dà priorità alla sicurezza impiegando crittografia standard del settore, server sicuri e audit di sicurezza regolari per proteggere i tuoi dati finanziari e dei clienti da accessi non autorizzati.
• Ci sono limitazioni ai sistemi di e-fatturazione per transazioni internazionali?

  I sistemi di e-fatturazione possono affrontare limitazioni nella gestione delle transazioni internazionali, come giurisdizioni fiscali diverse, conversioni di valuta e conformità a standard normativi diversi. Le aziende coinvolte nel commercio internazionale devono garantire che le loro soluzioni di e-fatturazione possano adattarsi a queste sfide e rispettare i requisiti specifici di ciascun paese coinvolto.

• Come possono le aziende garantire che le loro e-fatture siano conformi alle normative vietnamite?

  Per garantire la conformità alle normative vietnamite, le aziende dovrebbero utilizzare software di e-fatturazione approvati dal GDT che aderiscono automaticamente agli ultimi standard legali. Dovrebbero anche eseguire audit regolari dei loro processi di e-fatturazione, rimanere aggiornate sui cambiamenti normativi e garantire che tutte le informazioni obbligatorie siano accuratamente incluse. Formare il personale su questi requisiti può ulteriormente aiutare a mantenere la conformità.