Factuur maken voor Vietnam

Harvest biedt een flexibele factureringsplatform waarmee belastinginformatie kan worden aangepast, waardoor het geschikt is voor verschillende internationale factureringsbehoeften.

Belangrijkste kenmerken van een conforme Vietnamese factuur

Om ervoor te zorgen dat je facturen voldoen aan de Vietnamese wet, moeten ze specifieke verplichte informatie bevatten en voldoen aan voorgeschreven formaten. Sinds juli 2022 is elektronische facturering verplicht voor alle bedrijven in Vietnam.

Hier is een checklist van essentiële elementen:

1. Verplichte informatie: Elke e-factuur moet de factuurnaam, serienummer, uniek e-factuurnummer en uitgebreide gegevens voor zowel de verkoper als de koper (naam, adres en belastingidentificatienummer - TIN) bevatten.
2. Transactiegegevens: Een duidelijke beschrijving van de goederen of diensten, eenheid van maat, hoeveelheid en eenheidsprijs (exclusief btw), samen met de toepasselijke btw-tarieven en totale betaling, zijn vereist.
3. Taal en formaat: Alle details van goederen en diensten moeten in het Vietnamees worden gepresenteerd. Als een beschrijving in een vreemde taal nodig is, moet deze tussen haakjes of onder de Vietnamese tekst worden geplaatst, met een kleiner lettertype. Het geldige formaat voor elektronische facturen is XML.
4. Data en handtekeningen: De e-factuur moet de uitgiftedatum en ondertekeningsdatum specificeren en de elektronische handtekeningen van de verkoper bevatten. Hoewel de elektronische handtekening van de koper niet altijd verplicht is, kunnen partijen overeenkomen deze op te nemen.
5. Naleving van Circulaire 68/2019/TT-BTC: Deze circulaire, die ingaat op 14 november 2019, biedt gedetailleerde richtlijnen voor de registratie, uitgifte en beheer van e-facturen, inclusief inhoudseisen en foutafhandelingsprocedures.

Bedrijven met een jaarlijkse omzet van minder dan VND 3 miljard gebruiken doorgaans "gecodeerde e-facturen" die een verificatiecode van de belastingautoriteiten bevatten, terwijl grotere bedrijven vaak "ongencodeerde e-facturen" gebruiken.

Hoe een gratis online factuurgenerator te selecteren

Het kiezen van een gratis online factuurgenerator voor Vietnam vereist focus op tools die specifiek lokale naleving ondersteunen. De juiste generator stroomlijnt je factureringsproces terwijl deze zorgt voor juridische naleving.

Overweeg deze criteria bij het maken van je keuze:

1. Ondersteuning voor Vietnamese naleving: Geef prioriteit aan generators die expliciet de naleving van Vietnamese e-factureringsregels vermelden, inclusief het verplichte XML-formaat en de vereisten zoals uiteengezet in Circulaire 68/2019/TT-BTC.
2. Beschikbaarheid en aanpassing van sjablonen: Zoek naar tools die vooraf ontworpen sjablonen aanbieden die alle vereiste velden voor Vietnamese facturen bevatten, zoals TINs van verkoper/koper, gedetailleerde beschrijvingen van goederen/diensten in het Vietnamees en btw-uitsplitsingen. De mogelijkheid om deze sjablonen aan te passen om specifieke bedrijfsinformatie of branding op te nemen, is ook voordelig.
3. Gebruiksgemak en gegevensverwerking: Een intuïtieve interface die gegevensinvoer en factuurgeneratie vereenvoudigt, is cruciaal. Zorg ervoor dat de generator eenvoudige invoer van Vietnamese karakters mogelijk maakt en de juiste weergave van valuta (VND) en betalingstermijnen ondersteunt. Sommige platforms bieden zelfs gratis geauthenticeerde e-facturen via de Algemene Belastingdienst (GDT) of vertrouwde aanbieders.
4. Export- en rapportagemogelijkheden: De tool moet je in staat stellen om facturen in het vereiste XML-formaat te exporteren voor indiening bij de belastingautoriteiten, hetzij direct of via een geautoriseerde dienstverlener.

Veelvoorkomende valkuilen bij Vietnamese facturering

Het navigeren door Vietnamese factureringsregels kan complex zijn, en bepaalde veelvoorkomende fouten kunnen leiden tot niet-naleving en mogelijke sancties. Bewustzijn van deze valkuilen kan je helpen om audit-klaar te blijven.

Hier zijn belangrijke fouten om te vermijden:

• Onjuiste valutaconversie en vreemde wisselkoersen: Zorg ervoor dat de valuta die op je factuur staat overeenkomt met de valuta op de bijbehorende inkooporder. Inconsistenties kunnen leiden tot verwerkingsvertragingen en discrepanties in financiële records.
• Het niet bijhouden van elektronische records: De Vietnamese wet vereist dat elektronische facturen veilig worden opgeslagen en gearchiveerd voor een periode van 10 jaar voor belastingauditdoeleinden. Het negeren hiervan kan leiden tot aanzienlijke problemen tijdens een audit.
• Misinterpretatie van de implicaties van Circulaire 68/2019/TT-BTC: Deze circulaire beschrijft hoe om te gaan met fouten. Kleine fouten, zoals alleen in de naam of het adres van de koper (met correcte belastingcode), vereisen mogelijk alleen een melding aan de belastingautoriteiten en de koper. Echter, fouten met betrekking tot de belastingcode, factuurbedrag, belastingtarief of goederenbeschrijving vereisen de uitgifte van een nieuwe vervangende e-factuur.
• Gebruik van verouderde factuurformaten: Sinds juli 2022 is elektronische facturering verplicht, en eerder geaccepteerde papieren factuurformaten zijn niet langer geldig. Zorg ervoor dat al je facturen elektronisch worden uitgegeven.
• Onjuiste gegevensoverdracht: Bedrijven zijn verplicht om elektronische factuurgegevens over te dragen aan belastingautoriteiten, hetzij direct of via geautoriseerde dienstverleners. Het niet doen kan leiden tot nalevingsproblemen.

Veelgestelde vragen over het maken van facturen voor Vietnam

• Hoe kan ik een btw-nummer aan mijn factuur in Vietnam toevoegen?
  In Harvest kun je de belastinginformatie van je bedrijf, inclusief een btw-nummer, aan je facturen toevoegen via de accountinstellingen.
• Wat zijn de verplichte gegevens voor een factuur in Vietnam?
  Harvest stelt je in staat om bedrijfsinformatie en berichten op facturen aan te passen, die verplichte gegevens zoals koper- en verkoperinformatie, factuurdatum en betalingstermijnen in het Vietnamees kunnen bevatten.
• Welke soorten meldingen biedt Harvest voor factuuractiviteiten?
  Harvest biedt meldingen voor verschillende factuuractiviteiten, zoals wanneer een factuur is verzonden, bekeken of betaald, evenals herinneringen voor achterstallige facturen, zodat je op de hoogte blijft van je factureringsprocessen.
• Wat is Circulaire 68/2019/TT-BTC en hoe beïnvloedt het facturering?
  Circulaire 68/2019/TT-BTC biedt gedetailleerde richtlijnen voor de registratie, uitgifte en beheer van e-facturen in Vietnam. Het schetst verplichte inhoudseisen, procedures voor foutafhandeling en nalevingsmaatregelen voor bedrijven die e-facturen uitgeven. Deze regelgeving heeft het essentieel gemaakt voor bedrijven om elektronische factureringsformaten aan te nemen en zich aan de richtlijnen te houden voor belastingrapportage en auditing.
• Kunnen online factuurgeneratoren automatisch voldoen aan alle Vietnamese regelgeving?
  Hoewel veel online factuurgeneratoren functies bieden om te helpen voldoen aan Vietnamese regelgeving, kan niet iedereen automatisch volledige naleving garanderen. Het is belangrijk dat gebruikers verifiëren dat de tool lokale vereisten ondersteunt, zoals XML-formaat en specifieke inhoudseisen, en handmatig controleren of aan alle wettelijke bepalingen voor elke factuur is voldaan.