Factuur Verzenden in Oekraïne

Harvest biedt krachtige tools voor het maken en exporteren van e-facturen in UBL XML-formaat, afgestemd op de belastingnalevingsbehoeften van Oekraïne.

Begrijpen van Oekraïense Factureringsregels

Oekraïense factureringsregels worden voornamelijk beheerst door belastingwetten die de nadruk leggen op digitale transformatie en transparantie. De Staatsbelastingdienst van Oekraïne speelt een centrale rol bij het toezicht op de implementatie en handhaving van e-facturering, en fungeert als de autoriteit die transactiegegevens ontvangt. Sinds 2015 is het verplicht voor BTW-geregistreerde bedrijven met een jaarlijkse omzet van meer dan UAH 1 miljoen om verkoop- en dienstenfactuurgegevens in te dienen bij het Geünificeerde Register van Belastingfacturen (URTI). Het standaard BTW-tarief in Oekraïne is 20%, met verlaagde tarieven voor specifieke goederen en diensten. Een belangrijke aanstaande wijziging is de verplichte implementatie van het Standaard Auditbestand voor Belasting (SAF-T) voor grote belastingplichtigen vanaf 1 januari 2025, dat uiterlijk op 1 januari 2027 voor alle belastingplichtigen van toepassing zal zijn. Terwijl B2G (Business-to-Government) e-facturering sinds 2018 verplicht is voor leveranciers in de publieke sector, die verplicht zijn e-facturering voor alle transacties te gebruiken, is B2B (Business-to-Business) e-facturering over het algemeen niet verplicht, maar belastingfacturen moeten elektronisch worden uitgegeven en gerapporteerd voor BTW-doeleinden.

Conforme Factuurformaten en Indiendmethoden

Om naleving te waarborgen, moeten facturen in Oekraïne voldoen aan specifieke formaten en indienprotocollen. Het vereiste formaat voor elektronische facturen is doorgaans XML-formaat, gebaseerd op de nationale standaard van Oekraïne voor belastingnaleving. Daarnaast wordt het SAF-T UA-bestand, een gestructureerd XML-bestand, gebruikt voor het rapporteren van de boekhoudkundige, belasting- en financiële informatie van een bedrijf, waarbij de nieuwste versie, SAF-T UA 2.0, de XML-structuur vereenvoudigt. Het indienproces voor BTW-doeleinden omvat het verzenden van facturen naar het Geünificeerde Register van Belastingfacturen (URTI). Bedrijven zijn verplicht om facturen in XML-formaat te genereren en deze naar de URTI te sturen voor validatie voordat ze naar ontvangers worden verzonden.

Belangrijke deadlines voor het registreren van belastingfacturen in de URTI tijdens de oorlogstoestand zijn:

• Als een factuur tussen de 1e en 15e van de maand is aangemaakt, moet de registratie voor de 5e van de volgende maand zijn voltooid.
• Als het document is opgesteld tussen de 16e en het einde van de maand, is de deadline voor registratie de 18e van de volgende maand.

Het belang van digitale handtekeningen voor e-facturen kan niet worden overschat; ze zijn verplicht voor alle elektronische facturen om authenticiteit en veiligheid te waarborgen. Een Gekwalificeerde Elektronische Handtekening (QES) is hiervoor noodzakelijk.

Beste Praktijken voor Factuurarchivering en Documentbeheer

Effectieve factuurarchivering en documentbeheer zijn cruciaal voor langdurige naleving en auditgereedheid in Oekraïne. Oekraïense wetgeving staat toe dat documenten volledig in elektronische vorm worden opgeslagen, waardoor papieren duplicaten overbodig zijn, mits aan de vastgestelde vereisten wordt voldaan. Voor algemene primaire documenten en financiële overzichten zijn juridische entiteiten doorgaans verplicht om deze gedurende 1.825 dagen (vijf jaar) te bewaren. Documenten met betrekking tot belastingcontrole, zoals die voor transfer pricing, moeten echter gedurende 2.555 dagen (zeven jaar) worden bewaard, terwijl documentatie voor openbare aanbestedingen minimaal 10 jaar moet worden bewaard.

Beste praktijken voor het onderhouden van digitale records omvatten:

• Zorgen voor toegankelijkheid: Gearchiveerde documenten moeten op elk moment gemakkelijk geopend, verzonden of ter inspectie aangeboden kunnen worden.
• Zorgen voor herstelbaarheid: Elektronische documenten moeten in hetzelfde formaat kunnen worden hersteld als waarin ze zijn aangemaakt, verzonden of ontvangen, met handtekeningen bewaard.
• Implementeren van veilige opslag: Dit omvat het gebruik van wachtwoordbeveiligde systemen, versleutelde gegevens en veilige cloudback-ups om gegevensverlies of compromittering te voorkomen.

E-facturering in Oekraïne is geïntegreerd met het realtime BTW-rapportagesysteem, wat de transparantie en naleving van belastingregels verbetert. De verplichte SAF-T-rapportage, die vanaf 2025 wordt gefaseerd, benadrukt verder de noodzaak van robuust digitaal documentbeheer geïntegreerd met BTW-rapportagesystemen.

Navigeren door de Uitdagingen van E-Facturering in Oekraïne

Bedrijven in Oekraïne ondervinden vaak verschillende uitdagingen bij het implementeren en onderhouden van e-factureringssystemen. Een belangrijke hindernis is regulatory complexiteit, aangezien mandaten kunnen variëren en snel kunnen veranderen, wat voortdurende aanpassing vereist. Een andere veelvoorkomende uitdaging is technologische integratie, vooral bij de overgang van traditionele factureringsmethoden zoals PDF's naar gestructureerde gegevensformaten zoals XML, wat aanzienlijke aanpassingen van legacy ERP-systemen kan vereisen. Gegevensbeveiliging en privacy zijn ook kritieke zorgen vanwege de gevoelige financiële informatie die in facturen is opgenomen en de betrokkenheid van meerdere belanghebbenden. Tot slot kan het waarborgen van leverancier- en klantadaptatie aan nieuwe e-factureringsformaten in de hele toeleveringsketen veeleisend zijn, wat uitgebreide coördinatie en training vereist.

Om deze nalevingshindernissen te overwinnen, kunnen bedrijven verschillende strategieën aannemen:

• Kies geschikte e-factureringssoftware: Onderzoek en selecteer een systeem dat voldoet aan specifieke bedrijfsbehoeften en budget, met prioriteit voor beveiligingsfuncties zoals back-ups en multi-factor authenticatie.
• Ontwikkel duidelijke beleidslijnen: Stel duidelijke interne beleidslijnen op voor het gebruik van elektronische documenten en zorg ervoor dat alle betrokken partijen wederzijdse toestemming geven voor e-facturering.
• Maak gebruik van externe dienstverleners: Overweeg samen te werken met aanbieders die naleving kunnen vergemakkelijken, API-integratie kunnen bieden en ondersteuning kunnen bieden bij archiverings- en rapportagevereisten.

Vooruitkijkend wijst de toekomst van e-facturering in Oekraïne op wijdverspreide adoptie en diepere integratie met andere bedrijfsystemen. De ontwikkeling van projecten zoals e-TTN (Elektronieke Vrachtbrief) voor wegtransport heeft als doel de documentuitwisseling verder te digitaliseren, met een experimenteel project dat in mei 2024 is gestart. De strategie van de overheid omvat ook plannen om kunstmatige intelligentietechnologieën en directe betalingssysteem in te voeren, wat wijst op een voortdurende inzet voor een volledig digitaal financieel ecosysteem. De verplichte SAF-T-rapportage voor alle belastingplichtigen uiterlijk op 1 januari 2027 zal de toewijding van het land aan verbeterde belastingnaleving en elektronische auditing bevestigen.

Veelgestelde Vragen over Facturen in Oekraïne

• In welk formaat moeten facturen zijn voor belastingnaleving in Oekraïne?
  Facturen moeten worden uitgegeven in XML-formaat voor belastingnaleving. Harvest ondersteunt het maken en exporteren van e-facturen in UBL XML-formaat, wat aansluit bij veel Europese belastingnalevingsbehoeften.
• Hoe dien ik facturen in bij het Geünificeerde Register van Belastingfacturen (URTI) in Oekraïne?
  Om facturen in te dienen bij de URTI, moeten bedrijven deze in XML-formaat genereren en naar de URTI sturen voor validatie voordat ze aan ontvangers worden geleverd. Dit zorgt voor naleving van de Oekraïense belastingregels.
• Is er een limiet aan het aantal facturen dat ik in Harvest kan maken?
  Nee, er is geen limiet aan het aantal facturen dat je in Harvest kunt maken.
• Wat zijn de beperkingen van e-factureringssystemen in Oekraïne?
  E-factureringssystemen in Oekraïne kunnen beperkingen ondervinden, zoals regulatory complexiteit, die vaak kan veranderen, en de technische uitdagingen van het integreren van nieuwe XML-gebaseerde systemen met bestaande ERP-software. Daarnaast moet gegevensbeveiliging zorgvuldig worden beheerd vanwege de gevoelige aard van financiële gegevens.
• Wat zijn de archiveringsvereisten voor facturen in Oekraïne?
  Facturen en gerelateerde financiële documenten moeten gedurende specifieke perioden worden bewaard volgens de Oekraïense wet: vijf jaar voor algemene documenten, zeven jaar voor belastinggerelateerde documenten en tien jaar voor openbare aanbestedingsdocumenten. Naleving vereist het behouden van deze records in een veilige, toegankelijke indeling.